Tre år med mitt intranät som en trädgård

Att vara intranätansvarig på Skatteverket kan liknas vid att vara en mångarmad trädgårdsmästare. I alla fall om vi får tro Nils-Erik Gustafsson. I sin presentation på Intranätverk 2014 berättade han om sitt arbete på Skatteverket och varför man kan se sitt intranät som en trädgård – en intressant och användbar metafor.

Skatteverket är en dokumenttung organisation med många anställda (10 800) fördelade över hela Sverige på 105 orter. Ordning och reda är därför ett måste, någonting som Nils-Erik Gustafsson ständigt strävar efter. Hans arbete spänner över flera områden och mycket fokus ligger på att göra intranätet användbart för medarbetarna.

En bok som Nils-Erik rekommenderar och själv har inspirerats av är ”Ett år med min trädgård” av den tjeckiska författaren Karel Čapek. I boken sägs bland annat”Hur sant är det inte att det bästa ligger framför oss? Varje nytt år skänker större växt och skönhet”. Att arbeta långsiktigt och strategiskt är något som Nils-Erik tillämpar i sitt arbete som intranätansvarig. Och att se sitt intranät som en trädgård är en metafor som han gärna använder.

Intranät som en trädgård

  • Precis som en trädgård behöver man anlägga intranätet. Oftast är det där som allt fokus och alla pengar hamnar. Därefter måste man:
  • Underhålla,
  • Förändra,
  • Utvidga,
  • Och framför allt: Vårda och rensa ogräs. Låter man tusen blommor blomma blir det många maskrosor, och precis så är det på ett intranät. Den dagliga vårdnaden och skötseln måste prioriteras.

Någonting som Nils-Erik också vill lyfta fram är vikten av att aldrig vara nöjd. Det finns alltid saker som kan förbättras i takt med att såväl verksamheten som tekniken utvecklas. Det mest fundamentala tipset enligt Nils-Erik är återkoppling. Skatteverket använder till exempel ett återkopplingsformulär för sin sökfunktion, något som myndigheten har haft stor nytta av. Formuläret ger möjligheten att förstå hur den som har gjort en sökning har tänkt. Man kan gradera huruvida sökresultatet var bra eller dåligt, och lämna en fritextkommentar kring hur sökfunktionen kan förbättras. För att underlätta för ännu mer återkoppling är Skatteverket tydligt med att framhäva vem som är intranätansvarig, ämnesrådesansvarig respektive sidansvarig.

Alla artiklar som publiceras på intranätet är också signerade och möjliga att kommentera. En annan viktig aspekt i Nils-Eriks arbete med intranätet är utbildning. Tillsammans med en IT-kollega utbildar han alla redaktörer i Skatteverkets CMS (SiteVision). Detta för att dels öka medveten hos dem men också för att de ska få ett ansikte på Nils-Erik och hans kollega på IT-avdelningen och veta att de finns tillgängliga.

Garbage in – garbage out gäller alltid. Om du exempelvis skriver en dålig rubrik minskar möjligheten för både sökfunktionen och dina kollegor att hitta rätt.

Om ni är intresserade av att lära er mer om hur Nils-Erik arbetar med Skatteverkets sökfunktion rekommenderar vi att ni kikar på hans presentation på Intranätverk 2014. Där bjuds ni på några snabba fix som tar upp när man ska använda sig av flikar istället för federerad sökning, iFrames för externa källor samt specialsidor. Det råder inget tvivel om att tydlighet och användbarhet är två värdepelare i Nils-Eriks arbete.

Den mångarmade trädgårdsmästaren (som han själv beskriver sig) har många knep för att skapa ordning och reda, och att se sitt intranät som en trädgård har säkert väckt flera intressanta tankar hos er.

Biografi Nils-Erik Gustafsson

Nils-Erik Gustafsson
Nils-Erik Gustafsson

Nils-Erik har, efter att studerat datateknik på LiTH, ägnat sitt drygt 30-åriga yrkesliv åt att göra det ”lätt att göra rätt och svårt att göra fel”. Han har varit verksam som systemergonom, interaktionsdesigner och användbarhetsexpert på företag som CERN, Ericsson, ELLEMTEL och IBM Nordic Laboratories, samt under åtta år arbetat som konsult med uppdrag hos bl.a. Vägverket, Borlänge kommun och Svenska Kyrkan. Under sin långa karriär har Nils-Erik arbetat med allt från mobiltelefoner och uttagsautomater till stora telekomsystem, intranät och externa webbar.

Sedan drygt tre år tillbaka är han webbstrateg på Skatteverkets huvudkontor och ansvarig för Skatteverkets intranät, som har drygt 10 800 användare. Understundom föreläser och undervisar han på bl.a. Uppsala och Stockholms universitet samt Designhögskolan i Umeå. Vid pressläggning meddelar Nils-Erik att han lämnar Skatteverket och i september kommer att börja arbeta som användbarhetskonsult på inUse i Stockholm.

Vi frågar – Nils-Erik svarar

Vad är det roligaste/mest intressanta med intranät?

Delvis att du har en större omsättning på informationen på ett intranät jämfört med en extern webb, men också att man kan ta sig lite större frihet. På ett intranät finns möjligheten att testa olika saker utan att man får dåligt anseende. Ofta testar jag en ny funktion, t.ex. facetter, på intranätet och sedan kan mina kollegor som arbetar med vår externa webb utnyttja den lösningen.

Vilka trender kan vi urskilja när det gäller intranät i framtiden?

Jag tror att interaktiviteten kommer att öka — att man använder sig av olika sorters diskussionsforum ännu mer. Sedan tror jag också att vi får se mer video i framtiden. Istället för att skriva en nyhetsartikel om exempelvis en ny chef kan man intervjua personen i en kort videosnutt på några minuter. Faktum är att de flesta människor i dag har en ganska kapabel videokamera i sin mobiltelefon som möjliggör detta.