Mitt konto

Logga in

Registrera

ATEA Rapid

Intranätverk har genomfört en oberoende* undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case).

I Intranätverks professionella nätverksgrupper kan du få raka och ärliga svar om leverantörer och implementationer och diskutera allt  som rör intranät och den digitala arbetsplatsen.

I tabellen nedan redovisas leverantörens svar på frågorna. 

Mer information om Atea Rapid.

ATEA Rapid

FrågaSvarKommentar
Licens/kostnad
Typ (buy-once, maintenance osv)Fastpris implementation
+ maintenance
En gångs fastprisbelopp för implementation, därefter en månadskostnad per användare för support och maintenance.
Källkod (tillgång till, ja/nej)NejFinns ingen källkod i Ateas standardleverans. Implementation av Atea Rapid Intranät är gjort med skriptning på konfiguration av standard SharePoint.
Kostnad (1 000 användare/år) - On-premImplementation: 630 000kr
Maintenance: 212 000kr
Med erhållen rabbat om Atea är licenspartner. Siffror är avrundade till närmaste 1000kr.
Kostnad (1 000 användare/år) - Office 365Implementation: 595 000kr Maintenance: 149 000krMed erhållen rabbat om Atea är licenspartner och Partner Of Record. Siffror är avrundade till närmaste 1000kr.
Kostnad (10 000 användare/år) - On-prem / Office 365Ta kontakt för offert
Kostnad (50 000 användare/år) - On-prem / Office 365Ta kontakt för offert
Implementationstid (i veckor, min-medel-max)4 VeckorAtea kan leverera lösningen inkl. komplet utbildning inom 30 dagar. Leveranstid beror snarar på kundens förmåga att själv kunna vara delaktig/driva implementations/utrullningsprojekt. Befintliga leveranser har visat vanliga leveranstider runt 4-6 månader beroende på sektor - kunder inom offentligsektorn har oftast längre implementationstider.
Tekniska krav
Add-ins arkitektur (ja/nej)NejAtea Rapid Intranät innehåller ingen färdig ramverk eller utvecklad komponenter som måste installeras på miljön.
Mobil (fungerar på, ja/nej)JaÅtkomst via webbläsare med full responsive design.
Mobilapp (egen, operativsystem)NejVåra lösningar har full stöd via Microsofts egna appar för SharePoint.
Mobilapp funktionalitet (beskriv)Enl. Microsoft app för SharePoint.
Tillgänglighetsnivå (WCAG)HögAllt som stöds som standard i SharePoint enl. Microsoft när det gäller åtkomst/funktionalitet i webbläsare på olika enheter.
On-prem (ja/nej)Ja
O365 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2013 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2016 (stöd för, ja/nej)Ja
Google PageSpeed Insights (poäng)-
W3C Validator (resultat)-Går ej att utföra då sidan kräver inloggning.
Funktionella krav
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade) ja/nej, beskriv.JaNyhetsfunktionen ger möjligheten till övergripande samt målgruppsriktad nyheter för olika delar av organisationen genom metadatakategorisering och standard sökfunktioner/webparts. Presentationen av nyheter är anpassad med visningsmallar.
Åtkomst och behörigheter (hur styr man rolltilldelning och behörighetstilldelning? T.ex. via AD eller inbyggd behörighetsmotor i applikationen?) ja/nej, beskriv.JaRoll- och behörighetstilldelning görs enligt de standard alternativen som finns med SharePoint/Office 365. Traditionellt via AD-grupper/användare som är inlagda i SharePoint-behörighetsgrupper. Men standard lösningar för bl.a. FBA & federering finns som alternative.
Personalisering (hur riktar man information/innehåll till personer och grupper?)JaAteas lösning har full stöd för målgruppsanpassning via de standardfunktioner som finns out-of-the-box I SharePoint online/on-prem. På ett enkelt sätt kan man rikta information och innehåll till olika personer/grupper inom organisationen. Övriga funktioner är byggt med resultat byggt på sök såm är alltid rättighetstrimmad.
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.) ja/nej, beskriv.JaAteas standardleverans inkluderar uppsättning av metadatatjänsten med relevanta terms för stöd till olka aspekter av kundens informations- och dokumenthanterings behov.
Anpassade dokument/officemalla r (Stöd för) ja/nej, beskriv.JaAteas standardleverans inkluderar uppsättning av olika dokumentmallar (innehållstyper
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende) ja/nejJaVia standard SharePoint RSS feed webpart.
Grupparbetsplatser (mallar för mobil) ja/nejnejAtea bygger inga särskilda mallar eller device channels för mobil, alla våra lösningar har ingbyggt stöd för responsive webb. Vår responsiv lösningar är baserat på CSS och masterpages och är helt separat från den nya out-of-the-box responsiv funktion som Microsoft har nyss släppt.
Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box) ja/nej, beskriv.Atea erbjuder en fristående produkt för samarbetsplatser med självbetjänningsfunktion och en "rollup"-lista på samtliga siter man har rättigheter till. Denna produkten är lätt integrerat/länkat in till vår intranät modul.
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box") ja/nej, beskrivJaKunder har alla möjligheter med det som finns som standard med SharePoint, till exempel att använda Yammer Embed via skriptredigeringswebbpart eller köpa 3:e parts lösningar på SharePoint Store. Om kunder önskar tilläggsanpassningar/egenutvecklad lösningar är det möjligt för Atea att leverera dessa som tillägg i leveransprojektet.
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare) ja/nejJaFull stöd finns för konfiguration av arbetsflöde/formulärhanteirng enl. standard SharePoint. Antigen med SharePoint Designer och InfoPath eller 3:e parts lösningar t.ex Nintex. Där finns inga färdigkonfigurerad "processtöd" lösningar I Ateas standardleverans. Om kunder önskar tilläggsanpassningar/egenutvecklad lösningar är det möjligt för Atea att leverera dessa som tillägg i leveransprojektet.
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. ) ja/nej, beskriv.JaAteas lösning för att driva användarens deltagande med innehåll i olika delar av intranätet stöds via de standardfunktioner som finns med t.ex. diskussionsforum där man kan ha s.k. badges och rykte, samt gillar/ratings på innehåll.
Hantering av användarprofiler är helt enligt standardfunktioner i Office 365/SharePoint.
Ideation (stöd för förbättringsförslag) ja/nejJaVad gäller feedback/förbättringsförslag till Atea erbjuder vi tillgång till en externtjänst "UserVoice" som kunder får tillgång till som en del av support och maintenance avtalet.
Ateas lösning för Ideation för intern feedback som "tipslåda" är baserat på standard listor/arbetsflöde mm baserat på kundens önskemål. Vi har därför ingen färdig standardfunktion för detta då alla kunder har unika behov. Funktionen är inte en obligatorisk del i lösningen och läggs in/konfigureras efter behov.
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt") ja/nejJaStandardfunktioner för "följ" och "avisera mig" som finns inbyggde i SharePoint.
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)JaOm den befintlig lösning har stöd för standard SharePoint.
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)JaInbyggd funktioner I SharePoint/Office 365. Google Analytics stöds i standard SharePoint med hjälp av 3:e parts lösningar: https://googleanalytics365.codeplex.com/
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer) ja/nejJaStandard Microsoft/Office hjälpsidor.
Övrigt
Beskriv kort fördelarna med er produkt (512 tecken)Traditionella custom-lösningar görs med utvecklad, kodad komponenter som måste installeras på en SharePoint-miljö. Vilken kan orsaker problem när det gäller patchning och uppgradering samt ev. migrering till molnet.
Med en implementation av Atea Rapid Intranät installerar vi inga kodad paket, ramverk eller lösningar på er SharePoint miljö. Vår fristående Rapid Engine applikation skriptar konfiguration av standard SharePoint. Ni som kund får en fullfärdig konfiguration som ni äger och har kontroll över.
Kundreferenser (organisationsnamn, kommer att publiceras i rapporten)Ronneby Kommun, Enköpings Kommun, Aviator, Radix Kompetens m.fl.
Länk till video/s om produktenn/ahttps://www.atea.se/sharepoint
Övriga kommentarerhttps://www.atea.se/nyheter/2016/microsoft-korar-atea-till-cloud-partner-of-the-year/

Ateakoncernen tilldelas Microsofts Cloud Partner of the Year globalt. Utmärkelsen visar att Atea har en stark och komplett molnkompetens som underlättar i kundernas verksamhet.

Microsofts motivering till utmärkelsen lyder:
“The 2016 Partner of the Year Award goes to Atea. The judging team was impressed by Atea’s Rapid Intranet offering as well as their continued ability to drive consumption across multiple Office 365 workloads.”

Content restricted

Bool Core

Intranätverk har genomfört en oberoende* undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case).

I Intranätverks professionella nätverksgrupper kan du få raka och ärliga svar om leverantörer och implementationer och diskutera allt  som rör intranät och den digitala arbetsplatsen.

I tabellen nedan redovisas leverantörens svar på frågorna. 

Mer information om Bool Core.

Bool Core

FrågaSvarKommentar
Licens/kostnad
Typ (buy-once, maintenance osv)-Som produkt eller som tjänst där support och förvaltning ingår. Finns även kommunlicens.
Källkod (tillgång till, ja/nej)Ja
Kostnad (1 000 användare/år)-Beroende på licensform och typ av kund
Kostnad (10 000 användare/år)-Beroende på licensform och typ av kund
Kostnad (50 000 användare/år)-Beroende på licensform och typ av kund
Implementationstid (i veckor, min-medel-max)-1-12-24 veckor. Teknisk leverans sker på en vecka. De flesta projekt sker på mellan 6 - 24 veckor ungefär.
Tekniska krav
Add-ins arkitektur (ja/nej)Ja
Mobil (fungerar på, ja/nej)JaHela lösningen är responsiv och fungerar på de flesta plattformar.
Mobilapp (egen, operativsystem)NejKompatibel med appar från Microsoft
Mobilapp funktionalitet (beskriv)-
Tillgänglighetsnivå (WCAG)-I nivå med SharePoint
On-prem (ja/nej)Ja
O365 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2013 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2016 (stöd för, ja/nej)Ja
Google PageSpeed Insights (poäng)-66
W3C Validator (resultat)-83. Samtliga fel orsakade av Microsofts kod i standard SharePoint. Samma resultat på en standard SharePoint installation.
Funktionella krav
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade) ja/nej, beskriv.JaNyhetssidor kan visas ut genom olika webbdelar baserat på målgrupp, nyhetskategorier eller metadatataggar. Användare kan se nyheter baserat på vilka nyhetskategorier och metadatataggar som personen har valt att följa. Nyheter kan även riktas till användare i en specifik målgrupp eller visas ut baserat på en specifik nyhetskategori.
Personalisering (hur styr man rolltilldelning och behörighetstilldelning? T.ex. via AD eller inbyggd behörighetsmotor i applikationen?) ja/nej, beskriv.JaGenom rolltilldelning och/eller användarepreferens. Mycket konfigurerbart.
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.) ja/nej, beskriv.JaSharePoint har en egen serviceapplikation för metadatahantering. Superanvändare kan på en global plats skapa upp metadataterminologi på olika språk och använda för att applicera etiketter och metadata på sidor, dokument och annat innehåll i lösningen. Hashtags och metadatatermer kan användas för att strukturera innehåll och göra innehåll mer sökbart.
Anpassade dokument/officemallar (Stöd för) ja/nej, beskriv.JaDokument- och officemallar kan anpassas och laddas upp på en central plats i lösningen och kopplas till olika innehållstyper som kan publiceras ut och göras tillgängliga i hela lösningen. Dokument- och officemallar kan även användas lokalt på en specifik webbplats eller i ett specifikt dokumentbibliotek.
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende) ja/nejJaRSS flöden kan enkelt visas ut i standardwebbdelar i lösningen. Utseende och formatering av RSS flödet kan anpassas efter önskemål.
Grupparbetsplatser (mallar för mobil, ja/nej)JaMobilläge kan aktiveras för grupparbetsplatser.
Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box) ja/nej, beskriv.JaLösningen har funktionalitet där en användare kan se sina aktuella grupparbetsplatser listade. Det finns möjlighet att skapa upp hemliga eller privata grupparbetsplatser som ej är tillgängliga för alla användare.

En användare kan på vissa grupparbetsplatser välja att bli medlem, på vissa grupparbetsplatser krävs en injbudan från en superanvändare.

Det finns även en överblickssida med ett index över samtliga grupparbetsplatser som användaren har behörighet att se. Grupparbetsplatser kan här enkelt hittas genom att filtrera på webbplatstyp eller bokstav i grupparbetsplatsens namn.
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box") ja/nej, beskrivJaMöjlighet att publicera sitt personliga flöde integrerat på startsidan. Möjlighet att använda Yammer för att kommentera nyheter finns som tillval.
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare) ja/nejJa
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. ) ja/nej, beskriv.JaI Bool Core finns en funktion som visar ut till hur stor del användares profil är ifylld. Användare kan också få notifieringar där de blir påminda om att fylla i eller uppdatera sin användarprofil. En superanvändare kan ställa in vilka profilegenskaper som ska påminnas om genom notifieringar och även hur ofta notifikationerna ska skickas ut.
I SharePoint finns även inbyggd funktionalitet för gamification. Användare kan få poäng och utmärkelser för prestationer genom att utföra aktiviteter som att svara på andra användares inlägg eller på andra sätt vara aktiv på miljön.
Ideation (stöd för förbättringsförslag) ja/nejJa
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt") ja/nejJaStödjer flertalet händelser på intranätet kopplade till den inloggade användaren. Finns även dokumenterade API:er för att integreras mot andra applikationer.
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)JaInkluderar även en snabbsök som söker medan du skriver. Sökmotorn bygger på SharePoint standard och kan inkludera data från andra system.
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)JaBåde inbyggd analysfunktionalitet och möjlighet att koppla på Google Analytigs.
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer) ja/nejJaErbjuder bland annat en dashboard för redaktörer där alla verktyg och stöd finns samlade i ett enkelt gränssnitt
Övrigt
Om Bool Core-Bool Core är en produkt utvecklad under 8 års tid som idag används av fler än 100 000 använder i över 20 länder. Det är en beprövad produkt med fokus på slutanvändaren och användarvänlighet. Tekniskt bygger den på nära integrationer mot Office 365 och att nyttja standard funktionalitet där det är möjligt.
Kundreferenser (organisationsnamn, kommer att publiceras i rapporten)-Haldex, Diös Fastigheter, Sveriges Radio, LKAB, Höganäs AB, Sydsten, Södertörns Brandförsvarsförbund, ITAB, Blekinge Tekniska Högskola, Strängnäs Kommun, Vellinge Kommun, Envac, Grontmij, BDO, Skellefteå Kommun, Folksam, Marks Kommun, Konkurrensverket, Munksjö Paper, SSAB, Öresundsbron, Öresundskraft
Länk till video om produkten-www.bool.se/core-online
Övriga kommentarer-Nordens bästa intranät 2015! https://sverigeskommunikatorer.se/nyheter/nordens-basta-intranat-korat/

Manus för demonstration av paketerad lösning för SharePoint och Office 365

Ett exempel på manus för leverantörer att följa vid en demonstration av paketerad lösning för SharePoint och Office 365.

Grundförutsättningar

Bifoga dokument att användas i demonstrationen:

  • Nyhet (text, bild)
  • Anvisning (text i Word)
  • Bifoga ett organisationsschema för demonstrationen.

Personas (exempel)

  • Direktör (Direk Törius), leder ”Verksamhet”, och är linjeansvarig för ”Chef”
  • Chef (Che Fén), leder arbetet på ”Avdelning”, underställd ”Direktör”.
  • Medarbetare (Med Arbetarsson), arbetar för ”Chef”
  • Intranätansvarig (Intranät Ansvarig), arbetar på ”Huvudkontoret”, där VD sitter.
  • Kommunikatör (Kommunika Törsdotter), arbetar på ”Staben” för ”Verksamheten”, där ”Avdelning” ingår.

Schema

Sammanlagd tid för leverantören att genomföra demonstration är 2 timmar.

Förkonfigurerade integrationer

Nedanstående konfigurationer är genomförda i förväg och är en del av utvärderingsmatrisen.

  • Personlig profil, språkkunskaper ska kunna redigeras av samtliga användare.
  • Visning av utvald RSS-flöde, exempel: https://intranatverk.se/feed/
  • Visning av flöde från Yammer för gruppen ”Verksamheten”.
  • Samarbetsplats med dokument, med nyhetsflöde och dokumentbibliotek för ”Avdelning”.

Demonstration

Leverantören inleder med en övergripande presentation som besvarar frågorna:

Kostnad och licensmodell, 10 minuter.

  • Leverantören ska redovisa licensmodell.
  • Leverantören ska beskriva kostnaden för deras lösning som inbegriper funktionalitet för att genomföra alla uppgifter i denna demonstration.
  • Leverantören ska också redovisa kostnad där all funktionalitet ingår i leverantörens paketerade lösning.
  • Redovisa pris för det antal användare som din organisation har, fundera på om mobiltelefon är främsta sättet för åtkomst.

Teknik, 40 minuter

Leverantörens ska lämna dokumenterat svar på nedanstående i form av en PowerPoint-presentation. Leverantören ska redovisa:

  • Lösningens övergripande arkitektur
    • Integration med katalogtjänst och behörigheter
    • Personalisering (målgruppsanpassning av innehåll)
    • Templates
    • Web parts/add-ins
  • Hantering av metadata
  • Notifieringssystem (förklara hur det fungerar, kan med fördel visas som en del av ”Uppgifter”)
  • Mobilitet, redovisa för vilka plattformar som stöds och hur (t.ex. RWD eller App)
  • Förvaltning
  • Hantering av hjälpsystem (se ”Uppgifter > ”Kommunikatör behöver hjälp”)
  • Visa och förklara testresultat för, Google PageSpeed och W3C validator.

Paus 10 minuter

Uppgifter, 60 minuter.

Dessa uppgifter ska köras i realtid under demonstrationen, är mätpunkter i utvärderingsmatrisen.

Publicera nyhet för alla

  • Publicera en nyhet (se bifogad nyhet) som ”Kommunikatör”.
  • Nyheten ska sedan visas för alla i organisationen.
  • ”Intranätansvarig” ska kunna se statistik och ändra metadata för nyheten.

Publicera en nyhet för ”Staben”,

  • Publicera en nyhet i grupparbetsplatsen ”Staben”,

Publicera dokumentet ”Anvisning”

  • Publicera dokumentet ”Anvisning” (bifogas) på en grupparbetsplats för  ”Staben”
  • Dokumenten ska kunna läsas av alla på ”Staben”.

Medarbetare uppdaterar sin personlig profil

  • Medarbetare ska uppdatera sin profil med uppgiften att hen pratar finska.

Söka efter ”acme”

  • Kommunikatör söker efter ”acme” via startsidan.
  • Informationen kan inte hittas. Kommunikatör ska uppdatera metadata för dokumentet ”Anvisning” och lägga till ”acme” som metadata.

Sök efter ”anvisning”

  • Medarbetare söker efter ett dokument som heter ”anvisning” via startsidan.

Söka efter kompetens ”finska”

  • Direktör söker efter någon med kompetensen ”finska”, inför ett studiebesök från Finland.

Målgruppsstyr dokument

  • Dokumentet ”Anvisning” ska kunna ses av ”Chef” på ”Avdelning.
  • Kommunikatör ser till att dokumentet är riktat till målgruppen ”Chefer”.

Visa dokument i mobil

  • Chef går till grupparbetsplatsen för ”Staben” med sin mobil för att läsa  ”Anvisning”
  • Chef lämnar en kommentar.

Kommunikatör behöver hjälp

  • Kommunikatör vill infoga en bild i ”Nyhet” men vet inte hur man gör.
  • Kommunikatören läser inbyggd hjälp för att lära sig hur.

Uppdatera RSS-visning

  • Intranätansvarig ska uppdatera RSS-visningens länk samt se över möjligheterna att formatera utseendet.

Uppdatera visning av Yammer

  • Intranätansvarig ska uppdatera visningen av Yammer, idå det ska visas ett flöde från en annan grupp än den som är inställd.

Analysera användning

  • Intranätansvarig vill se vad som har hänt den senaste veckan. Statistik och händelser.

Förbättringsförslag (Ideation) – Optional

  • Medarbetare lämnar in förbättringsförslag. Chef granskar förslaget och ger positivt besked.

Spelifiering (Gamefiction) – Optional

Wizdom

Intranätverk har genomfört en oberoende undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case).

I Intranätverks professionella nätverksgrupper kan du få raka och ärliga svar om leverantörer och implementationer och diskutera allt  som rör intranät och den digitala arbetsplatsen.

I tabellen nedan redovisas leverantörens svar på frågorna. 

Mer information om Wizdom.

Wizdom

FrågaSvarKommentar
Licens/kostnad
Typ (buy-once, maintenance osv)-Software Subscription
Källkod (tillgång till, ja/nej)No
Kostnad (1 000 användare/år)-400-1000 users - 2000€ monthly
Kostnad (10 000 användare/år)-7500-1000 users 6000€ monthly
Kostnad (50 000 användare/år)-40000-50000 users 15000€ monthly
Implementationstid (i veckor, min-medel-max)-2 weeks to what ever the customers wants
Tekniska krav
Add-ins arkitektur (ja/nej)Yes
Mobil (fungerar på, ja/nej)Yes
Mobilapp (egen, operativsystem)-Fall 2016
Mobilapp funktionalitet (beskriv)-News, Video, Webforms, handbook, Training, social, mentions, notifications etc.
Tillgänglighetsnivå (WCAG)-Same as SharePoint
On-prem (ja/nej)YesYes and hybrid scenarios
O365 (stöd för, ja/nej)YesYes and hybrid scenarios
SP2013 (stöd för, ja/nej)YesYes and hybrid scenarios
SP2016 (stöd för, ja/nej)YesYes and hybrid scenarios
Google PageSpeed Insights (poäng)-See screenshots - on O365 & Azure. On prem it would be faster
W3C Validator (resultat)-Same as SharePoint
Funktionella krav
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade) ja/nej, beskriv.YesThe most advanced intranet news system in the market for SharePoint. There are 2 parts: Part 1: News channels system. the possebility to create any number of news channels and sub news channels. News channels can contain different types of content. News, RSS feeds, Video and it can automatically monitor a O365 video channel and post a new "video" news when a new video is added to a channel. All channels have global read write persmissions. Part 2: Presentation of the different news channels. Wizdom has a 2 different news webparts that can be put anywhere in the intranet. For each webpart there are many different presentation templates, e.g. news rotators, different list views, sliders, tile view etc. and customers can create their own UI templates also, in the Wizdom inline template editor. For each webpart that is placed on a page it can be selected what news channels should be displayed and if they are mandatory or if some users automatically should subscribe to the news channel. The users then have the option to subscribe or unscubscribe. All news items have a social engine. It is possible to like, contact author, comment and mention sombody in a comment. When another user is mentioned in a comment the user is notified that with a link to the article. In addition it is possible to allow users for the specific webpart to create news (depending on the channel setttings), subsribe/unsubsribe. The user can comment, link etc. and create news and a small dialog pops up were the user can create the news. Wizdom knows who the users is and what channels the user can create news in. The user the has a rich text editor with links, pictures, video etc. and can deicide when and for how long the news article should be displayed and it is possible if allows to post on behalf on somebody else (secretary fx.) There is also advanced search in the news archive. In addtion Wizdom keeps track of what news items the user should read and that is displayed in the top navigation bar. In addition the user has the option to select if some channels should come as an email.
Personalisering (hur styr man rolltilldelning och behörighetstilldelning? T.ex. via AD eller inbyggd behörighetsmotor i applikationen?) ja/nej, beskriv.YesEverything is personalized. All Wizdom components have target audience and can and will present personalised information. All righst management is via AD. All features and functions have user rights.
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.) ja/nej, beskriv.YesAnd we have also added this for pages in SharePoint
Anpassade dokument/officemalla r (Stöd för) ja/nej, beskriv.-Template management for SharePoint is coming Fall 2016
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende) ja/nejYes
Grupparbetsplatser (mallar för mobil) ja/nejYes
Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box) ja/nej, beskriv.YesWizdom has an advanced site provisioning enginge to create SharePoint site based on templates. In addition to automatcially creating these site Wizdom has added a lot of extran functionality to the sites. E.g. kanban, rolls etc.
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box") ja/nej, beskriv-Out of the Box, better integration coming spring 2017
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare) ja/nejYesDrag and drop formbuilder that is extremly easy to use. When a form is created a list in SharePoint is automatically created also, with all the properties from the list
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. ) ja/nej, beskriv.YesBetting, Poll, tip of the day etc.
Ideation (stöd för förbättringsförslag) ja/nejYes
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt") ja/nejYes
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)Yes
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)Yes
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer) ja/nejYesFully documented and also how to videos
Övrigt
Om Wizdom-Wizdom offers the market’s most advanced and feature rich intranet & digital workplace add-on to SharePoint: Office 365, 2013 and 2016.

Wizdom provides a lot of extra features to SharePoint such as: Advanced news management, governance, handbooks, web forms, added CMS functionality, notifications, automated site provisioning, mobile support, dynamic megamenu, language support etc.

Wizdom has the largest install base in Europe with over 200 happy customers and over 400.000 users, and is the fastest growing intranet & digital workplace solution in Europe.
Kundreferenser-Jyske Bank, Widex, Vallensbæk Kommune, Chr. Hansen, FLSmidth , Stadtwerke Lübeck see: http://www.wizdom-intranet.com/references/
Videos om produkten-www.wizdom-intranet.com
Övriga kommentarer-

Valo

Intranätverk har genomfört en oberoende undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case).

I Intranätverks professionella nätverksgrupper kan du få raka och ärliga svar om leverantörer och implementationer och diskutera allt  som rör intranät och den digitala arbetsplatsen.

I tabellen nedan redovisas leverantörens svar på frågorna. 

Mer information om Valo.

Valo

FrågaSvarKommentar
Licens/kostnad
Typ (buy-once, maintenance osv)BothValo has a one-off license fee, broken down to Intranet basic package and a number of add-ons. In addition, there is an optional annual subscription that grants the customer access to our frequent releases (roughly once every two months)
Källkod (tillgång till, ja/nej)No
Kostnad (1 000 användare/år)-80000 Kr. Intranet base package without add-ons. Installation work excluded.
Kostnad (10 000 användare/år)-120000 Kr Intranet base package without add-ons. Installation work excluded.
Kostnad (50 000 användare/år)-120000 Kr. Intranet base package without add-ons. Installation work excluded.
Implementationstid (i veckor, min-medel-max)-1-12-24. Minimum implementation time 1 week, including Valo installation and customer branding.
Tekniska krav
Add-ins arkitektur (ja/nej)YesValo intranet is built according to Microsoft’s recommendations for implementing a sustainable and future-proof cloud solution. This model is called Cloud App Model, and it means that all the code that Valo solution requires is placed outside of SharePoint - in Microsoft Azure.
Mobil (fungerar på, ja/nej)YesResponsive UI design AND native mobile app for iPhone and Android
Mobilapp (egen, operativsystem)YesiPhone, Android
Mobilapp funktionalitet (beskriv)YesNews browsing, commenting, liking. Notifications.
Tillgänglighetsnivå (WCAG)YesAccessibility study of Valo Intranet
On-prem (ja/nej)Yes
O365 (stöd för, ja/nej)Yes
SP2013 (stöd för, ja/nej)Yes
SP2016 (stöd för, ja/nej)Yes
Google PageSpeed Insights (poäng)NoValo Intranet is a solution that requires login. Google PageSpeed test can only be run for public-facing web sites.
W3C Validator (resultat)NoValo is based on SharePoint. SharePoint dictates most of the UI elements which are evaluated by W3C validator. SharePoint sites rarely get good results from automatic validators. However, we are continuously testing the UI with the most common browsers - both desktop and mobile -, and in practice it renders perfectly.
Funktionella krav
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade) ja/nej, beskriv.YesThe news are published in one single location and can be displayed anywhere in the Intranet. It is possible to comment and like a news item.
It is possible to drag&drop an image into the news image field. News can be filtered per user's location or business area.
Personalisering (hur styr man rolltilldelning och behörighetstilldelning? T.ex. via AD eller inbyggd behörighetsmotor i applikationen?) ja/nej, beskriv.YesNews and events on the front page are displayed according to the user's location or business area (defined in the user profile). Other contents can be targeted by using so-called audiences, SharePoint groups, or AD groups.
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.) ja/nej, beskriv.YesValo metadata model enables defining the locations and business areas, which can be used for content targeting. Valo deployment also includes the definition of document metadata model.
Anpassade dokument/officemalla r (Stöd för) ja/nej, beskriv.YesCustomer's own document templates can be attached to Valo's content types, enabling them to be provided for the end users.
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende) ja/nejYesRSS feed is one of Valo's customized web parts.
Grupparbetsplatser (mallar för mobil) ja/nejYesValo Teamwork add-on provides tools for your teams to work together.
The Teamwork add-on has two options:
1) Workspaces (uses SharePoint team sites)
2) Office 365 Groups
The Workspaces option includes the following features:
• Two ready-made workspace templates: Project workspace and team workspace.
• Workspace order form
• Workspace approval process
• Automatic workspace creation as site collection
• Automatic Yammer group creation
• Option for inviting external users in workspaces
• Workspaces inactivation process, setting documents as read-only
• Workspaces summary page with filters by workspace lifecycle stage, responsive design
• Workspace search

The Office 365 Groups option includes the following features:
• Groups summary page, grouping the user’s Groups by Favourites, My Groups, and Browse Groups
• Each Group icon is a link to the Group’s Outlook view
• Quick group search
• Button for creating a new Group (takes the user to the default Group creation form)
• Latest discussions from the user’s Groups
• Latest documents from the user’s Groups

Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box) ja/nej, beskriv.YesSee above
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box") ja/nej, beskrivYesYammer embedded out-of-the-box on front page and others. Yammer groups created and users added automatically, and Yammer embedded on team workspaces.
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare) ja/nejYesValo includes four ready-made forms which use SharePoint lists. These can be extended by using SharePoint native tools, or 3rd-party solutions.
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. ) ja/nej, beskriv.YesNumber of comments and likes is displayed for each news item. Valo Administrator's Toolpack also summarizes these statistics. Coming by December 2016: Expertise finder and "Profile completeness"
Ideation (stöd för förbättringsförslag) ja/nejYesValo Release 1.10 (planned for September 2016) includes an Idea Management add-on.
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt") ja/nejYesValo mobile app includes a notification feature about news. Furthermore, the users can install the Yammer mobile app, which gives notifications about new posts in Yammer.
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)YesWe are leveraging SharePoint's strong native search engine. In addition to the general search, Valo includes a People Finder feature.
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)YesValo's Administrator's Toolpack add-on includes Intranet analytics such as most popular pages, least visited pages, most commented news, possibly outdated pages, etc.
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer) ja/nejYesUser instructions are included in the Administrator's Toolpack.
Övrigt
Beskriv kort fördelarna med er produkt (512 tecken)-Valo has over 100 existing customers globally. Valo is built with Microsoft's most recent Cloud development principles. Valo has a dedicated team which enables aligning the product with Microsoft's roadmap and inventing new, exciting features.
Kundreferenser (organisationsnamn, kommer att publiceras i rapporten)-Oriflame, Bixia, Eldon, Boliden
Länk till video/s om produkten-youtu.be/2mguf2TXPAA
Övriga kommentarer

Omnia

Intranätverk har genomfört en oberoende undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case).

I Intranätverks professionella nätverksgrupper kan du få raka och ärliga svar om leverantörer och implementationer och diskutera allt  som rör intranät och den digitala arbetsplatsen.

I tabellen nedan redovisas leverantörens svar på frågorna. 

Mer information om Omnia.

Omnia

FrågaSvarKommentar
Licens/kostnad
Typ (buy-once, maintenance osv)-Finns 2 val. Licens med uppdateringsavtal eller prenumeration.
Källkod (tillgång till, ja/nej)-Ja och nej. Omnia säljs som en produkt. Det går bra att fortsätta bygga på Omnia, då Omnia har öppna API:er och ett tooling-verktyg i Visual Studio.
Kostnad (1 000 användare/år)-Licens - engångskostnad 230 000kr, Prenumeration - 10 900kr/mån
Kostnad (10 000 användare/år)-Offert
Kostnad (50 000 användare/år)-Offert
Implementationstid (i veckor, min-medel-max)-Min - 1v
Medel - 6v
Max - 12v
Tekniska krav
Add-ins arkitektur (ja/nej)Ja
Mobil (fungerar på, ja/nej)JaHela lösningen är responsiv
Mobilapp (egen, operativsystem)NejHela lösningen är responsiv och fungerar på de flesa devices
Mobilapp funktionalitet (beskriv)NejHela lösningen är responsiv och fungerar på de flesa devices
Tillgänglighetsnivå (WCAG)-Går att anpassa till WCAG reglerna.
On-prem (ja/nej)JaFungerar både on on-prem och i molnet
O365 (stöd för, ja/nej)JaFungerar både on on-prem och i molnet
SP2013 (stöd för, ja/nej)JaFungerar både för sp2013 och sp2016
SP2016 (stöd för, ja/nej)Jafungerar både för sp2013 och sp2016
Google PageSpeed Insights (poäng)-
W3C Validator (resultat)-Går ej att utföra då sidan kräver inloggning.
Funktionella krav
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade) ja/nej, beskriv.Ja
Personalisering (hur styr man rolltilldelning och behörighetstilldelning? T.ex. via AD eller inbyggd behörighetsmotor i applikationen?) ja/nej, beskriv.Ja
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.) ja/nej, beskriv.Ja
Anpassade dokument/officemallar (Stöd för) ja/nej, beskriv.Ja
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende) ja/nejJa
Grupparbetsplatser (mallar för mobil) ja/nejJa
Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box) ja/nej, beskriv.Ja
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box") ja/nej, beskrivJa
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare) ja/nejJa
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. ) ja/nej, beskriv.Ja
Ideation (stöd för förbättringsförslag) ja/nejJa
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt") ja/nejJa
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)Ja
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)Ja
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer) ja/nejJa
Övrigt
Om Omnia-Omnia Intranet är en smakfullt designad produkt beståendes av färdiga koncept, mallar, smarta funktioner och lättanvända verktyg. Anpassat för att förenkla för användaren, redaktören och administratören.
Med Omnia skapar du enkelt nya sidor, projektplatser och nyheter. Du får fria uppdateringar av produkten 10-15ggr/år. Detta gör att intranätet alltid kommer att vara uppdaterat med de senaste funktionerna som finns på marknaden.
Kundreferenser-Axfood, Bluestep, Brandts Bil, Cadcraft, Cibes Lift AB, Cybercom, Dekra, Eskilstuna-Kuriren, Halmstad Energi och Miljö AB, Hannes Snellman, Helsingborgs Hamn AB, Högskolan Väst, Ikano bank, Integra Engineering AB, Intersport, iStone AB, Jon Stenberg AB, Lärande i Sverige AB, Micropower, MPC Consulting AB, Natur och Kultur, Naturvårdsverket, Nordic E-commerce Group, Rikshem, Sala kommun, Semantix, S-invest, Snow Software, Sofus Regulatory Affairs AB, ST1, The Swedish Club, SWEP, Thule, Universitets och högskolerådet, Vedum, Vivab, Skogforsk, Ejendals AB, Mockfjärds Fönstermästaren AB, Soltak AB, Umeå universitet, mfl.
Länk till video/s om produkten-www.preciofishbone.se/omniaintranet/
Övriga kommentarer

IntraActive

Intranätverk har genomfört en oberoende* undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case).

I Intranätverks professionella nätverksgrupper kan du få raka och ärliga svar om leverantörer och implementationer och diskutera allt  som rör intranät och den digitala arbetsplatsen.

I tabellen nedan redovisas leverantörens svar på frågorna. 

Mer information om IntraActive.

IntraActive

FrågaSvarKommentar
Licens/kostnad
Typ (buy-once, maintenance osv)-Maintenance. Der er mulighed for buy once, men i dette medfølger ingen software assurance og ingen adgang til opdateringer af produktet
Källkod (tillgång till, ja/nej)NejMen man kan tilkøbe adgang til brug af vores deployment frameworks
Kostnad (1 000 användare/år)-240.000DKK
Kostnad (10 000 användare/år)-Pris på efterspørgsel
Kostnad (50 000 användare/år)-Pris på efterspørgsel
Implementationstid (i veckor, min-medel-max)1-8 uger1-8 uger. Dette afhænger typisk af planlægning af workshops og koordinering med kundens projektorganisation. Selve produktet kan installeres og leveres på 1 uge
Tekniska krav
Add-ins arkitektur (ja/nej)Ja
Mobil (fungerar på, ja/nej)JaDesignet i IntraActive er responsive
Mobilapp (egen, operativsystem)-Under udvikling. Forventes lanceret i 1. version i Q42016. Det bliver ikke identisk til SharePoints egen app, men kommer til at have fokus på mere klassiske intranetfunktionaliteter. Appens design og funktionalitet er udviklet i samarbejde med vores kunder
Mobilapp funktionalitet (beskriv)-Nyheder, notifikationer, corporate directory, employee handbook. Mulighed for push af vigtige notifikationer. Indhold er målrettet brugeren
Tillgänglighetsnivå (WCAG)-Ikke noget udover hvad SharePoint selv tilbyder
On-prem (ja/nej)Ja
O365 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2013 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2016 (stöd för, ja/nej)Ja
Google PageSpeed Insights (poäng)-
W3C Validator (resultat)-
Funktionella krav
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade) ja/nej, beskriv.JaNøglefunktioner i IntraActive er: obligatoriske nyheder målrettet brugere baseret på deres profilinformation. Mulighed for at brugere kan abonnere på nyheder selv. Fleksibel oprettelse af nyhedskanaler. Mange forskellige nyhedsvisninger, fx nyhedsrotator og listevisning. Sociale elementer som kommentarer og likes. Automatisk oversættelse af nyheder til flere sprog Nøglefeatures
Obligatoriske nyheder
Brugerne kan selv abonnere på nyheder
Sprog og oversættelse
Kommentarer og likes
Fleksibilitet: præsentation, oprettelse, visninger
Forskellige webparts: seneste kommenterede nyheder, mest læste…
Personalisering (hur styr man rolltilldelning och behörighetstilldelning? T.ex. via AD eller inbyggd behörighetsmotor i applikationen?) ja/nej, beskriv.JaMan styrer målretning vha. brugerpofilen hvor vi har information om brugeren fx afdeling, lokation, rolle eller andet. Administrator af intranettet definerer så hvad brugere fra en given lokation eller afdeling skal se. Vi har personalisering indbygget i forskellige moduler: nyheder, notifikationer, megamenu og My department
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.) ja/nej, beskriv.JaVi har en funktion der hedder prefilled fields hvor det er muligt at udfylde udvalgte sidefunktioner automatisk. Dette gør det muligt at hjælpe redaktører i oprettelse af fx nyheder
Anpassade dokument/officemalla r (Stöd för) ja/nej, beskriv.Nej
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende) ja/nejJaSharePoint understøtter dette
Grupparbetsplatser (mallar för mobil) ja/nejJaVia vores modul IntraActive Workspaces kan man strukturere og vedligeholde forskellige former for samarbejde.
Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box) ja/nej, beskriv.JaWorkspaces gør det muligt at definere forskellige skabeloner for samarbejde, fx communities, team sites eller projektrum. Brugerne kan selv oprette sites og ved hjælp af metadata sikrer man at brugerne kan få et overblik over relevante sites igen. Administratorer har værktøjer til at sikre en god governance af sites igennem deres livscyklus
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box") ja/nej, beskrivNej
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare) ja/nejNejVi anbefaler brug af Microsoft forms og flow til dette.
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. ) ja/nej, beskriv.JaIntraActive nyhedsmodul indeholder mulighed for likes og kommentarer.
Ideation (stöd för förbättringsförslag) ja/nejNejIkke udover standard SharePoint
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt") ja/nejJaVi har et notifikationsmodul som tillader at oprette korte hurtige beskeder som kan målrettes brugere. Disse beskeder er tilgængelige overalt på intranettet og kan indeholde tekst, billede og video. Brugere kan få et overblik over læste og ulæste notifikationer
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)Nej
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)JaStøtte for Google Analytics og Application Insights
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer) ja/nejJaIntraActive brugermanualer er tilgængelige for brugerne
Övrigt
Om IntraActive-IntraActive Intranet er bygget efter cloud first principper og med en stabil og fremtidssikret arkitektur. Vores løsning kan tilpasses både mellemstore og enterprise virksomheder. Vi inddrager vores kunder i udviklingen af produktet så features altid afspejler behovene hos vores kunder. Adoption er vores hovedfokus og dette sikrer vi via vores implementeringsproces og community omkring produktet hvor vi blandt andet afholder learning labs hver måned.
Kundreferenser-MT Højgaard, Matas, Coloplast, Ambu, Den Danske Scenekunstskole
Länk till video/s om produkten-intraactive.net
Övriga kommentarer

Noste

Intranätverk har genomfört en oberoende* undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case).

I Intranätverks professionella nätverksgrupper kan du få raka och ärliga svar om leverantörer och implementationer och diskutera allt  som rör intranät och den digitala arbetsplatsen.

I tabellen nedan redovisas leverantörens svar på frågorna. 

Mer information om Noste.

Noste

FrågaSvarKommentar
Licens/kostnad
Typ (buy-once, maintenance osv)-Vi har ett definierat projekt som är en startpunkt för större och komplexa företag och som är den kompletta lösningen för mindre företag med enklare behov.
Källkod (tillgång till, ja/nej)JaHiQ utveckar till våra kunder.
Kostnad (1 000 användare/år)-Vi har inget abonemang idag.
Kostnad (10 000 användare/år)-
Kostnad (50 000 användare/år)-
Implementationstid (i veckor, min-medel-max)12 - 15 - 2000Det går utmärkt att fortsätta att utveckla intranätet in i evigheten men det ligger i både vårt och kundens intresse att komma i mål. Vi ser gärna fram emot att arbeta vidare med alla våra kunder i en continous development/förvaltning.
Tekniska krav
Add-ins arkitektur (ja/nej)NejVi baserar all kärnstruktur på så nära Office 365 standard som möjligt för att kundernas lösningar ska klara uppdateringar och nya tjänster så enkelt som möjligt.
Mobil (fungerar på, ja/nej)JaSharePoint blir sommaren 2016 responsiv och får en sprillans ny mobilapp så svaret är rungande JA!
Mobilapp (egen, operativsystem)JaJa, Microsoft har massor av appar och vi ser till att göra det mesta av allt som ingår i plattformen. Om det behövs så kan vi utveckla nya appar och det gör vi gärna - men inget som löses av plattformen till ingen ytterligare kostnad för kunden.
Mobilapp funktionalitet (beskriv)JaDu kan vara mobil på riktigt! Nå dina kollegor för att prata, chatta och läsa deras dokument. Sök och samarbeta. Läs företagets nyheter och skapa dokument som följer ditt företags affärsregler.
Tillgänglighetsnivå (WCAG)-
On-prem (ja/nej)JaVi gör onprem också men vår fokus är Office 365.
O365 (stöd för, ja/nej)JaJajjamensan! Det är vad vi gör!
SP2013 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2016 (stöd för, ja/nej)Ja
Google PageSpeed Insights (poäng)-Varje projekt blir unikt och vi har inte standardvärde för detta.
W3C Validator (resultat)-Varje projekt blir unikt och vi har inte standardvärde för detta.
Funktionella krav
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade) ja/nej, beskriv.JaVi bygger vidare på Active directory och val i personliga profiler för att skapa målgrupper efter position och intressen när vi levererar nyheter.
Personalisering (hur styr man rolltilldelning och behörighetstilldelning? T.ex. via AD eller inbyggd behörighetsmotor i applikationen?) ja/nej, beskriv.JaVia AD och via taxonomi i val för den personliga profilen och skapandet av nyheter.
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.) ja/nej, beskriv.JaDet finns mer möjligheter att tagga saker än vad som är rimligt och vi hjälper kunderna med en kommunikationsstrategi och plan för att skapa tydlighet och enkelhet för kunden och alla dess medarbetare.
Anpassade dokument/officemalla r (Stöd för) ja/nej, beskriv.JaVi skapar innehållsmallar (content types) som går att använda inte bara i skapandet av dokument utan även för att göra en automatisk och systematisk arkivering.
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende) ja/nejJa
Grupparbetsplatser (mallar för mobil) ja/nejJa
Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box) ja/nej, beskriv.JaVi har flera olika mallar som vi tagit fram tillsammans med arbetssätt och syften
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box") ja/nej, beskrivNejVi använder embed och fristående i paket. Behövs det tas fram något unikt kan vi det, men rekommenderar mot det eftersom Yammer kommer troligtvis utvecklas av Microsoft för en tätare integration. Då kommer kunder få betala för att avveckla integrationen.
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare) ja/nejJaVi har ett antal olika rekommendationer där vi arbetar med standardflöden, kodade lösningar och 3:e partslösningar beroende på förutsättningar och mål.
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. ) ja/nej, beskriv.NejInte i dagsläget. Vi jobbar med utbildning, information men tittar på ett samarbete med 3:e part som kunden själv ska kunna nyttja för att även använda som onboarding för nya siter själva.
Ideation (stöd för förbättringsförslag) ja/nejJaVi kan ta fram ett arbetssätt där vi skapar ett arbetsflöde.
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt") ja/nejJaMassor av notifikationer i standard Office 365.
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)JaOffice 365 har en kraftfull sök som kan integreras med nästan vad som helst där man behöver titta på möjligheterna att indexera andra källor.
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)JaMan kan lägga till Google Analytics även om vi rekommenderar mot det (för intranät) och nu släpper även SharePoint 2016 en massa analys på site nivå. Mycket spännande.
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer) ja/nejJa
Övrigt
Om Noste-Vi har en startpunkt som tar dig förbi de jobbigaste delarna av att komma igång och sedan har du något som du kan leva med länge. Du blir inte bunden till oss som leverantör även om vi välkomnar dig som förvaltningskund också.
Kundreferenser-SJ mfl
Länk till video/s om produkten-
Övriga kommentarerPrenumerera gärna på vår blogg för att hålla dig uppdaterad om vad som händer i Office 365 världen -www.intractify.sewww.intractify.se

Altran Digital Workplace (ADW)

Intranätverk har genomfört en oberoende* undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case).

I Intranätverks professionella nätverksgrupper kan du få raka och ärliga svar om leverantörer och implementationer och diskutera allt  som rör intranät och den digitala arbetsplatsen.

I tabellen nedan redovisas leverantörens svar på frågorna. 

Mer information om Altran Digital Workplace (ADW).

Altran Digital Workplace (ADW)

FrågaJa/NejKommentar
Licens/kostnad
Typ (buy-once, maintenance osv)-Buy-once eller som tjänst
Källkod (tillgång till, ja/nej)Ja
Kostnad (1 000 användare/år)-Kontakta Altran för offert
Kostnad (10 000 användare/år)-Kontakta Altran för offert
Kostnad (50 000 användare/år)-Kontakta Altran för offert
Implementationstid (i veckor, min-medel-max)4
Tekniska krav
Add-ins arkitektur (ja/nej)JaModuläruppbygnad
Mobil (fungerar på, ja/nej)JaADW är fullt responsiv via webbläsare
Mobilapp (egen, operativsystem)-Se ovan
Mobilapp funktionalitet (beskriv)-Se ovan
Tillgänglighetsnivå (WCAG)-35 av 38 punkter i WCAG 2.0 AA
On-prem (ja/nej)Ja
O365 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2013 (stöd för, ja/nej)Ja
SP2016 (stöd för, ja/nej)Ja
Google PageSpeed Insights (poäng)-
W3C Validator (resultat)-
Funktionella krav
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade) ja/nej, beskriv.Ja
Personalisering (hur styr man rolltilldelning och behörighetstilldelning? T.ex. via AD eller inbyggd behörighetsmotor i applikationen?) ja/nej, beskriv.JaStyrs via AD:t eller annan likvärdig katalogtjänst
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.) ja/nej, beskriv.JaSharePoints standardfunktionalitet för detta
Anpassade dokument/officemalla r (Stöd för) ja/nej, beskriv.Ja
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende) ja/nejJa
Grupparbetsplatser (mallar för mobil) ja/nejJa
Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box) ja/nej, beskriv.Ja
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box") ja/nej, beskrivJaIntegrerat med nyheter, siter och olika portaler inom ADW såsom kunskapsbanken. Kommentarer och gilla på innehållsidor (nyheter etc) görs i Yammer.
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare) ja/nejJaEnkel anpassning efter kundens behov
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. ) ja/nej, beskriv.Ja
Ideation (stöd för förbättringsförslag) ja/nejJa
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt") ja/nejJa
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)Ja
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)Ja
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer) ja/nejJa
Övrigt
Om Altran Digital Workplace-Altran Digital Workplace ett mobilt intranät som engagerar alla medarbetare. På ett unikt sätt ger ADW användaren en personaliserad upplevelse med en stor enkelhet att hitta den information/aktiviteter som är viktig för just dem. I allt ifrån vilka applikationer man ser till proaktiv information genom notifieringar oavsett om det avser externa system utanför Office365/SharePoint eller färdiga portaler inom ADW.
Kundreferenser-Vasakronan, Swedish Match
Länk till video/s om produkten-www.altrandigitalworkplace.com
Övriga kommentarer
nätverksgrupp diskuterar

Nätverks­grupp om intranät online

Intranätverk online

Intranätverk online är en nätverksgrupp exklusivt till för praktiker som jobbar i organisationer och företag med intranät/ digitala arbetsplatsen. Konsulter/leverantörer kan ej bli medlemmar.

Vår ställer kunskap om intranät / digitala arbetsplatsen, intranätsök och kommunikation till ditt förfogande. Det enda du behöver göra är att delta och dela med dig av dina erfarenheter om intranät och dra lärdom av andras. Kristian Norling är facilitator på nätverksträffarna.

Vad innebär medlemskapet?

Ett medlemskap innebär att du får åtkomst till vårt diskussionsforum (vi använder Yammer) där vi utbyter kunskap och erfarenheter kring intranät / digitala arbetsplatser.

Dessutom får du delta på våra verkstäder, nätverksdagar och intranätkonferenser till mycket förmånliga priser.

Vad kostar det?

Ett medlemskap i Intranätverk online kostar 1995 kronor + moms per år.

Vad ingår online?

Nätverksgrupp online + Intra2

Medlemskap online samt medlemskap hos Intra2 (tjänst för att dela skärmdumpar på intranät) för endast 2995 + moms per år.

Om medlemskapet

Medlemskapet är personligt, men kan när som helst överlåtas till en kollega.

Nätverksgruppen online ger unika möjligheter till erfarenhetsutbyte som bidrar till nya insikter, ofta direkt användbara i den egna verksamheten.

Bli medlem redan i dag!

Riktmärkning (benchmark) av intranät / digital arbetsplats

Att genomföra en riktmärkning av intranät / digital arbetsplats är en viktig del i förvaltningen. Riktmärkning / benchmark kallas även för prestandamätning och prestandajämförelse.

Att jämföra intranätet / digitala arbetsplatsen med andra kan vara en intressant och nyttig övning. Du och din organisation kan upptäcka både brister och styrkor med ert eget intranät / digitala arbetsplats. Att utvärdera både kvantitativt eller kvalitativt ger värdefulla insikter och bidrar till åtgärdsplaner kopplade till strategi och måluppfyllelse.

Genom riktmärkningen upptäcker du förbättringsområden och får insikt i vilka åtgärder som ger mest effekt i förhållande till andra åtgärder.

När vi genomför riktmärkning (benchmark), gör vi det inom följande områden:

Vi har genomfört riktmärkning (benchmark) av intranät under många år och det ingår i medlemskapet i våra nätverksgrupper.

 

 

Paketerade lösningar för SharePoint och Office 365

Vi har genomfört en oberoende* undersökning av paketerade lösningar för SharePoint (on-premise och online) samt Office365 (O365) som finns på den svenska marknaden.

Syftet med undersökningen är att ge dig som funderar på en paketerad lösning ett första urval av leverantörer. Vårt råd är att hitta ett par leverantörer som uppfyller era generella användningsbehov, för att sedan be dom göra en visning (live-demo) utifrån ett antal användningsfall (use-case), med utgångspunkt från vårt förslag på manus.

Vi redovisar leverantörernas svar på frågorna. Se översikt nedan.

Detaljsvar

Svar väntas

Avstått deltagande/ej svarat

Leverantörer vi EJ frågat och som endast har SP online/O365 i sitt erbjudande.

Vi har först och främst kontaktat de som står som kontaktpersoner för respektive lösning. Om kontaktperson ej finns, företagets allmänna epost för kontakt.

*Vi är leverantörsoberoende, vi säljer inga lösningar och gör ingen konsulting inom området.

Översikt leverantörssvar

I nedanstående tabell finns en översikt av svaren. Se leverantörernas enskilda svar för kommentarer (speciellt de fall där ja/nej saknas i tabellen).
Fråga/LeverantörAltranAtea RapidBool CoreNosteIntra-ActiveOmniaValoWizdom
Källkod (tillgång tillJaNejJaJaNej-NejNej
Add-ins arkitekturJaNejJaNejJaJaJaJa
Mobil (fungerar på)JaJaJaJaJaJaJaJa
Mobilapp (egen)-NejNejJa-NejJa-
On-premJaJaJaNejJaJaJaJa
O365 (stöd för)JaJaJaJaJaJaJaJa
SP2013 (stöd för)JaJaJaJaJaJaJaJa
SP2016 (stöd för)JaJaJaJaJaJaJaJa
Nyhetscenter (möjlighet till organisationsövergripande nyheter och målgruppsanpassade)JaJaJaJaJaJaJaJa
PersonaliseringJaJaJaJaJaJaJaJa
Metadatahantering (möjlighet för användare att använda etiketter, förbättrad metadatahantering för superanvändare.)JaJaJaJaJaJaJaJa
Anpassade dokument/officemallar (Stöd för)JaJaJaJaNejJaJa-
RSS visning (möjlighet att ta in externa RSS-flöden och visa upp och formatera utseende)JaJaJaJaJaJaJaJa
Grupparbetsplatser (mallar för mobil)JaNejJaJaJaJaJaJa
Grupparbetsplater integration (bättre integration av grupparbetsplatser än "out-of-the-box)Ja-JaJaJaJaJaJa
Yammer integration (bättre integration med Yammer än "out of the box")JaJaJaNejNejJaJa-
Arbetsflöden (formulär och formulärhantering som kan skapas av användare/superanvändare)JaJaJaJaNejJaJaJa
Gamification (stöd för, t.ex. för ifyllnad av personlig profil, antal "gillar"/kommentarer osv. )JaJaJaNejJaJaJaJa
Ideation (stöd för förbättringsförslag)JaJaJaJaNejJaJaJa
Notifikationer (notifieringssystem för händelser, påminnelser och "nytt")JaJaJaJaJaJaJaJa
Sökfunktion (möjlighet att integrera annan befintlig lösning för sök i stället för den inbyggda)JaJaJaJaNejJaJaJa
Statistik/analys (stöd för t.ex. Google Analytics eller inbyggt)JaJaJaJaJaJaJaJa
Inbyggd hjälp (för redaktörer och administratörer)JaJaJaJaJaJaJaJa

Utmärkt

På Intranätverk lever vi efter devisen ”dela kunskap om intranät / digitala arbetsplatsen”. Vi ser att många gör bra saker med sina intranät och vill gärna uppmärksamma dom för sitt arbete.

Men vi tycker inte att tävlingar om bästa intranät är speciellt fruktbart, då det är väldigt svårt att utvärdera och bedöma ett helt intranät / digital arbetsplats. Och sällan är allt på ett intranät / digital arbetsplats bra eller bäst.

Istället vill vi premiera god praxis och små, smarta lösningar som många kan ha nytta och inspireras av.

Utmärkt – en utmärkelse för intranät / digitala arbetsplatsen

Med start hösten 2016 kommer vi att dela ut utmärkelsen ”Utmärkt” till de som gjort bra saker med intranät.

Det kan vara alltifrån: enskilda funktioner, förbättringar, styrning & ledning, sök, förvaltning, statistik, informationsarkitektur och mycket, mycket mera.

Alla som erhåller utmärkelsen ”Utmärkt” kommer, förutom äran, att få:

  • Diplom (inramat och skickat per post)
  • Personlig motivering för utmärkelsen
  • Skriftligt praktikfall publicerat här på webbplatsen

Hur blir jag nominerad?

Du måste vara villig att dela med dig av skärmdumpar och information för publicering på intranatverk.se samt på intra2.se

Du nominerar ditt eller andras arbete genom att kontakta oss på info@intranatverk.se 

Vi förbehåller oss rätten att också nominera och dela ut ”Utmärkt” när vi själva träffar på god praxis! Självklart med medgivande från de som mottager ”Utmärkt”.

Jury

Juryn består i dagsläget av Kristian Norling och Fredrik Wackå. Inom kort hoppas vi kunna presentera ytterligare två jurymedlemmar.

improved access to intranet information with Martina Strandh, Malmö 2015

Improving co-worker access to intranet information within IKEA

Presented by Martina Strandh (IKEA) Intranätverk 2015: Malmö, 24 September

During her presentation at Intranätverk 2015: Malmö, Martina Strandh from IKEA spoke about the challenge to make information more easily accessible for co-workers within the company. A journey that has lead to several changes and a lot of improvements on both IKEA:s intranet and extranet.

Martina Strandh belongs to the corporate communications department within IKEA. She puts a lot of time and energy on working with solutions that support information and knowledge sharing, as well as working with IKEA:s digital workplace in general. Martina is employed by the IKEA Group, which has 315 stores in 27 countries across the world. A total number of approximately 147, 000 people work within the IKEA Group.

IKEA:s vision is ”to create a better everyday life for the many people”. According to Martina, this vision also applies to the co-workers within the company, meaning that they should be provided with the best possible everyday work-life. To be able to reach that vision, IKEA has put a lot of focus on working with internal communication for the last six to seven years, as well as developing a proper digital workplace.

The intranet

IKEA:s intranet is called IKEA Inside and has about 100, 000 active users. Martina explains that the intranet in fact is a business tool and one of the main communication channels that the co-workers rely on. They use the intranet to get information, get access to other tools, strategies, activity plans, portals etc.

The intranet has one common home page, but what the employees see when they visit the homepage depends on in which company as well as in which geographical site they work. Some information is also targeted to specific job titles. It’s basically about getting access to the information that’s relevant to the person in question.

News

Martina explains that she and her colleagues have broken away news from the intranet in order to make it available from external devices. The news consists of global news, national news as well as local news that are based on site and company. The employees also have the possibility to personalize the way they see the news feed by re-arranging in which order they want the news to appear. In addition, they can also add tabs for different news topics, countries or sites directly to the intranet’s homepage.

Improving co-worker access to intranet information

Although a lot of improvements have been made regarding news on the intranet, a lot of co-workers at IKEA don’t have the possibility to access all the information during their working hours. Martina explains that most of the employees work in stores or in distribution centers, and therefore don’t sit in front of the computer everyday. A big challenge for Martina and her colleagues was to improve the possibility for these co-workers to keep up-to-date with what’s happening within IKEA, as well as making it possible for them to make use of the benefits that the company offers. In short, they needed to find a way to make all the  intranet information more easily accessible for everyone within IKEA.

In order to accomplish this, Martina and her colleagues decided to work together with the global HR-department and merge IKEA:s extranet, which had been in place for a while, with the improved news solution.

IKEA Inside Outside

This resulted in IKEA Inside Outside, which basically is a merge of the news that exists on IKEA Inside with links to the key HR-content. This solution made it possible for co-workers to access all the information they need from outside of work – either on their home computers or their mobile phones.

In addition to this, Martina and her colleagues have also made it possible to access Yammer from IKEA Inside Outside. They’re currently working on providing each and every co-worker with an e-mail address, which will allow them to log on to Yammer whenever they find it suitable.

The pre-requisites

According to Martina, the pre-requisites for a fully functional IKEA Inside Outside are as follows:

A digital identity: Everyone at IKEA has a digital identity, although some of the employees don’t necessarily know it. Martina explains that this is a communication challenge for the managers as they need to speak to the co-workers and tell them about their possibilities.

Internet access: The goal is ”full internet access to everybody at IKEA everywhere”. This is currently being rolled out and will probably be in place rather soon.

IKEA e-mail address: Everyone needs their own e-mail address. As mentioned before, this is in progress.

Trust & leadership

Although most of the technicalities are already in place, there’s still quite a big hurdle regarding trust and leadership. Martina explains that the co-workers need to trust the system as well as being able to see the benefits of using these solutions. In addition, the managers also have to lead by example and show trust in the co-worker’s capabilities of using the solutions in the best possible way.

For more in depth explanations, please have a look at Martina’s presentation at Intranätverk 2015: Malmö in the video below. More intranet videos.

You can also take a look at her presentation on Intranätverks archive on SlideShare.

Innehåll på intranätet med Elisabet Lundholm, Region Skåne

Serviceanpassat innehåll på intranätet hos Region Skåne

Presentation av Elisabet Lundholm (Region Skåne) på Intranätverk 2015: Malmö, 24 september

I sin presentation på Intranätverk 2015: Malmö pratade Elisabet Lundholm om hur Region Skåne har gjort för att serviceanpassa innehållet på deras intranät. Fokus låg på vilka argument samt metoder de använde för att nå ut med arbetet.

Elisabet inledde sin presentation med att berätta lite kort om Region Skånes intranät som vid projektets start bestod av ungefär 17 000 sidor och 15 000 dokument. Det fanns alltså väldigt stora mängder information. Och mycket av denna information var, enligt Elisabet, relativt svår att hitta.

All information som existerade i kombination med en dålig struktur gjorde att medarbetarna upplevde en stor avsaknad av service på intranätet. En stor del av medarbetarna hos Region Skåne hade problem med att hitta enkla och nödvändiga saker på intranätet, vilket ledde till stor överbelastning för bland annat avdelningen för lönesupport. Intranätet fungerade kort och gott inte som det skulle.

Innehåll på intranätet

Därmed bestämde sig Elisabet och hennes kollegor för att göra någonting åt saken. De startade ett projekt med att serviceanpassa innehållet på intranätet. Ett projekt som, enligt Elisabet, krävde bra argumentation. Hon förklarar att Region Skåne har många faktaägare och de tycker självklart att deras information är viktigast. Här gällde det alltså för Elisabet och hennes kollegor att kunna motivera varför viss information var viktigare än annan.

Personal/HR-området

De började med att titta på Personal/HR-området. Elisabet berättar att det existerade ungefär 2240 sidor med HR-information. Ungefär 10 procent av dessa var välbesökta medan cirka 75 procent i princip inte användes. Det fanns också cirka 270 innehållsskapare på olika nivåer i verksamheten.

För att ta reda på hur väl innehållet fungerade genomfördes en effektivitetsmätning. Elisabet och hennes kollegor samlade ihop underlag till en undersökning, vilket bland annat bestod av de frågor som lönesupporten fick, besöksstatistik från intranätet samt sökstatistik.

I effektivitetsmätningen fick 15 medarbetare ett 10-tal uppgifter att lösa medan de granskades. Elisabet förklarar att resultatet var lite blandat. Vissa ämnesområden fungerade bra och andra sämre. De kom också fram till att det fanns väldigt mycket innehåll som störde medarbetarna när de skulle göra sina uppgifter. Bland annat duplicerad information, dåligt innehåll, bra innehåll dolt i djupa dokument samt en komplicerad informationsstruktur.

Stöd- och serviceområdet

Efter Personal/HR gick Elisabet och hennes kollegor in på Stöd- och serviceområdet. Här existerade cirka 3215 sidor varav ungefär 15 procent var välbesökta. Antalet innehållsskapare var cirka 275 stycken och dessa arbetade i flera olika verksamheter inom Region Skåne.

För att undersöka området närmre gjordes en behovsanalys med hjälp av ett faktaunderlag. Underlaget bestod av input från supporter och kundtjänster, interna kundundersökningar, användarundersökningar, besöksstatistik och sökordsanalys. Det skickades också en enkät till 3000 medarbetare varav ungefär 400 svarade.

Analysen resulterade i tydliga toppbehov bland medarbetarna. Titta gärna på Elisabets presentation på SlideShare nedan för djupare genomgång av toppbehoven.

Presentation av resultatet

Med hjälp av dessa undersökningar hade Elisabet och hennes kollegor tagit reda på hur informationen fungerade och vilka behov som fanns bland medarbetarna. Nästa steg handlade om att presentera resultatet på ett sätt som gjorde det enkelt för medarbetarna att komma till rätta och framför allt övertygade faktaägarna. Detta gjordes genom två metoder.

Card Sorting – grovsortering av innehållet. Med hjälp av detta kunde Elisabet och hennes kollegor få fram kartor och siffror som underlättade vid argumentation om varför någonting ska prioriteras.

Tree Testing – kort och gott ”trädtesta” informationsstrukturerna så att de blev anpassade till hur medarbetarna sökte.

Elisabet förklarar att de genom dessa metoder skapade sig ett bra underlag för argumentation då det sammanlagda resultatet faktiskt visade hur användarna själva ville att intranätet skulle se ut och fungera.

Ett annat argument var också förankringen. I och med att Region Skåne har cirka 32 000 medarbetare fanns det ingen möjlighet att diskutera situationen med var och en. Men Elisabet och hennes kollegor kunde däremot visa att närmare 1000 medarbetare hade deltagit i struktur- och innehållstesterna, vilket utgjorde en bra grund att stå på.

Hur det blev

Elisabet fortsatte sin presentation med att prata om själva resultatet efter deras arbete med att serviceanpassa innehållet. Hon förklarar att personaldelen har gått från att tidigare vara informerande till att nu fungera som instruerande. Vad gäller servicedelen har bland annat support och felanmälan lyfts till startsidan på intranätet.

Vill du veta mer om resultatet ber vi dig titta på Elisabets presentation på Intranätverk 2015: Malmö i videon nedan.

Argumentation

En av de viktigaste grundpelarna för Elisabet och hennes kollegor i detta projekt var alltså argumentationen. För dem handlade det om att ta reda på majoritetens syn på hur saker och ting fungerade. Många källor till faktaunderlaget samt en bred referensgrupp var viktiga faktorer. Elisabet förklarar att det dock är viktigt att förstå att alla inte kan bli nöjda. Konkret fakta brukar däremot kunna övertyga de flesta skeptiker.

Intranätenkät

WIC

Web Service Award

Intranätverk

God praxis intranät

Intranätlanseringar

Övertyga chefen

Intranätdesign

Intranätstatistik

Innehållshantering intranät

Metadata

Intranätledning

Intranätbudget

Undersökningar om intranät

WSA IntraTeam Janes undersökning  

Rapporter om intranät

Jane McConnell WSA IntraTeam Razorfish Real Story Group

Skärmdumpar på intranät

En förteckning över skärmdumpar på intranät. Vi samlar på startsidor. Söksidor. Nyhetssidor och annat som intresserar oss. Bidra med en bild på ditt intranät, vi publicerar.

Publiceringsverktyg för intranät

Inget skrivet om detta heller. Länkar till annat läsvärt in här.

Läsvärda intranätbloggar

Intranätguider

Vi samlar på lanserings- och beskrivningsguider om intranät. Exempel: Arbetsmiljöverket Kinnarps – Stargate

Intranät definition

Detta är en översättning av en artikel skriven 2011 av James Royal-Lawson, Mark Morell och Kristian Norling. 

Wikipedia defines an intranet as ‘A private computer network that uses Internet Protocol technology to securely share any part of an organization’s information or network operating system within that organization. The term is used in contrast to internet, a network between organisations, and instead refers to a network within an organisation’.

For people new to intranets or new to managing intranet professionals, an intranet can still be confused with the internet. While it has many similarities – use a browser, view web pages, complete tasks, share knowledge and views with others – it has many distinctive differences. These include focus on consistent branding and usability across all sites, everyone using the same processes and tools, everyone uses same publishing tool and probably only one search engine to use amongst others.

Every intranet is different. This is because an intranet is a visual display of the organisation’s values, culture, purpose, direction and overall approach to how it supports everyone. These differences, sometimes subtle ones, affect the experience people have using their organisation’s intranet.

There are numerous definitions of the term ”intranät”, they are all correct in some way. Here are a few examples:

intranät (engelska intranet), ett datornät som tillhandahåller liknande tjänster inom en organisation som Internet
Nationalencyklopedin

A part of the Internet or part of the Web used internally within a company or organization.
Berners-Lee 

a private computer network that uses the protocols of the Internet
Wictionary

A privately maintained computer network that can be accessed only by authorized persons, especially members or employees of the organization that owns it.
Answers.com

a computer network with restricted access, as within a company, that uses software and protocols developed for the Internet.
Reference.com

Vår intranät definition

A collection of tools and websites that are restricted for use by employees and workers within a particular organization.

However, in practice, the word ”intranet” is used differently by different people in different organizations: The broadest definition is as above. It refers to a web-based collection of information, collaboration spaces, business applications and networking tools that people in the organization need to do their jobs.

For some people, the word ”intranet” includes both information and collaboration, but not the social and networking tools. It will probably include business applications. A third more narrow definition focuses only on the information needs of the organization. Teamwork and collaboration may happen elsewhere, using dedicated tools.

In addition, the term ”social intranet” has been used since 2000. This refers to the concept of an intranet with integrated social media and social networking tools. The emphasis here is people ”connecting” and collaborating.

Another term in use is ”intranet 2.0” which is similar to a ”social intranet”. The 2.0 concept refers to the term ”enterprise 2.0” (coined by Andrew McAffee in 2006) which emphasizes how business processes are streamlined through the use of social media tools. The emphasis here is more on ”’process”’ and collaboration. A more recent term used is ”digital workplace” which conveys the concept that the intranet is no longer an internal communication and information tool, but has become the ensemble of what people need to work. 

 

Digitala arbetsplatsen

Definition – översättning Jonathan Philips har den bästa definitionen. Referenser till böcker och artiklar:

  • Oscar Berg
  • Paul Millers bok
  • DWG
  • Mark Morrell
  • Wackå

Fallstudier om intranät

Förteckning över fallstudier om intranät.

Enterprise Search

Findability report

Martin White

Video med SKF

Ravi mynampaty slides

Agnes Molnar company

Ed Dale

Rikard Spålseus med Swedish Match intranät

Swedish Match intranät – fokus på det viktigaste

Rikard Spålséus presenterar Swedish Match intranät på Intranätverk 2015: Stockholm, 5 november

Social kommunikation, nyheter och dokument. Fokus på det viktigaste har gett ett uppskattat intranät inom Swedish Match. Och just detta fick vi en inblick i när Rikard Spålséus höll sin presentation på Intranätverk 2015: Stockholm.

Swedish Match (mest känt för sin snustillverkning) finns i nio länder och har sex tillverkningsanläggningar. Företaget klassas som semiglobalt då det finns utspritt över olika delar av världen, men inte riktigt överallt. Merparten av användarna av intranätet är dock lokaliserade i Sverige och USA.

Swedish Match intranät i siffror och ord

Rikard inledde sin presentation med att ge oss några konkreta fakta om Swedish Match intranät:

  • SharePoint Online, Office 365
  • 2500 användare
  • 1000 dagliga användare
  • 75 000 visningar av startsidan per månad
  • Ca. 600 visningar per global ”nyhet”
  • Ca. 400 visningar per lokal ”nyhet”

I sin tidiga yrkeskarriär arbetade Rikard som brevbärare på CityMail för att sedan inrikta sig på kvalitets- och processutveckling. Han har alltid varit en förespråkare för enkla processer och myntade själv begreppet ”fyllesäkert” som, på ett skämtsamt sätt, syftar till att saker ska vara så enkla att de kan klaras av på fyllan. Och, enligt Rikard, bör samma princip appliceras på intranätet.  

Mest använda funktioner

Rikard förklarar att de mest använda funktionerna på Swedish Match intranät är Yammer, nyheter och arbetsrum/samarbetsytor. Nedan följer Rikards djupgående beskrivningar av de olika funktionerna samt dess användningsområden.

Nyheter

På kommunikationsavdelningen där Rikard arbetar publicerar de ungefär tio nyheter i veckan. Dessa nyheter kan gillas och kommenteras av medarbetarna. Nyheterna kategoriseras som antingen globala eller lokala. En ytterligare kategori är så kallade sociala nyheter som medarbetarna publicerar själva.

Nyheterna går att hitta på intranätets startsida och är uppdelade efter de olika kategorierna.

Yammer

Även om nyheter är ett bra sätt att sprida information anser Rikard att Yammer är den viktigaste kommunikationskanalen inom Swedish Match. Anledningen till detta är att Yammer används i väldigt hög grad av medarbetarna och därav bygger företagets kultur. Rikard förklarar att de unga människor som kommer in i Swedish Match oftast har gedigen erfarenhet av sociala medier och vet hur de får ”likes” och skapar engagemang. Han sträcker sig till och med så långt som att kalla dem för ”bättre kommunikatörer än vad jag är”.

Vidare förklarar Rikard att Yammer inte bara är kul och glamouröst. Det fungerar också som det främsta kommunikationsverktyget för säljavdelningen som använder Yammer för att publicera försäljningssiffror direkt via sina mobiltelefoner. Swedish Match har också skapat en grupp på Yammer vid namn ”produktavvikelser” där exempelvis klagomål från kunder och liknande publiceras.

Enligt Rikard har båda dessa användningsområden lett till ett större engagemang bland medarbetarna. Han berättar att Yammer i grund och botten gör medarbetarna till kommunikatörer. Istället för att gå via kommunikationsavdelningen kan de själva kommunicera via Yammer, vilket medför att själva kommunikationsprocessen kan utföras utan fördröjning.

Arbetsrum/samarbetsytor

Utöver nyheter och Yammer är arbetsrum eller så kallade samarbetsytor en funktion som används i hög grad inom Swedish Match. Rikard förklarar att dessa arbetsrum inte är särskilt roliga utan nästan enbart består av dokument. Han har själv försökt få medarbetarna att använda arbetsflöden, uppgiftslistor, gemensamma kalendrar etc. utan genomslag. Arbetsrummen fungerar helt enkelt som dokumentbibliotek, vilket, enligt Rikard, verkar vara det som medarbetarna känner sig bekväma med.

För att underlätta att hitta dokument finns en sökfunktion som, enligt Rikard, fungerar väldigt bra i SharePoint. Det finns även mappar och mappnavigering för bättre struktur. Vidare förklarar Rikard att ”Utforskaren” fortfarande är nödvändig då de jobbar i Office 2010. Han och hans kollegor har mappat upp arbetsrummen som favoriter så att medarbetarna kan jobba i SharePoint precis som i en vanlig file share. En metod som gör det enklare för användaren och även bidrar till att dokumenten kompletterar varandra snarare än att ta ut varandra.

Sök och användarnas åsikter

Rikard berättar att intranätets sökfunktion har utvecklats en hel del under åren. I dagsläget jobbar han och hans kollegor bland annat en hel del med sponsrade länkar. Viktiga funktioner i relation till sök är även sökfrågor, sökboxar för varje sajt/dokumentbibliotek samt möjligheten att avgränsa sökningen.

I och med det ständiga fokuset att prioritera de mest vitala delarna anser de flesta inom Swedish Match att intranätet är enkelt att använda och fyller en bra funktion inom verksamheten. Enligt Rikard finns det dock brister vad gäller hastigheten i SharePoint Online-miljön, vilket är en utmaning för framtiden. Och sedan går det självklart även att finslipa de funktioner som fungerar bra i dagsläget.

Grundfos recept för social media (och Yammer) med Christian Carlsson Grundfos

Grundfos recept för social media (och Yammer)

Presentation av Christian Carlsson (Grundfos) på Intranätverk 2015: Stockholm, 5 november

Det var mycket skratt och glädje när en engagerad Christian Carlsson höll sin presentation om Grundfos recept för intern social media och Yammer på Intranätverk 2015: Stockholm.

Grundfos är en av världens ledande pumptillverkare. Förutom pumpar tillverkar företaget även standardmotorer, dränkbara motorer samt utvecklar avancerad elektronik för övervakning och styrning av pumpar. Grundfos är baserat i Danmark, där Christian också har sin arbetsplats, men finns representerat världen över.

Global Working Culture

“To drive business growth, innovation, and strategy execution, by making it normal to engage openly in the globally connected Grundfos – internally and externally – with a sincere intent of leveraging opportunities and ideas, collaborating effectively, or reducing inefficiencies.”

Detta är Christians och Grundfos definition av Global Working Culture – ett begrepp som har en central roll i företaget. Christian förklarar att Global Working Culture handlar om att lägga så lite fokus som möjligt på själva IT-sidan, utan istället prioritera aspekter som kultur, behov, syfte och beteende.

Smart Worker

För ett antal år sedan fick Grundfos Global Working Culture tillökning i form av begreppet Smart Worker. Christian förklarar att uppdelningen mellan dessa begrepp fungerar som sådant att Working Culture i första hand fokuserar på nya sätt att arbeta, nya trender. Här jobbar Christian och hans kollegor väldigt mycket med pilotprojekt som oftast inte är längre än tre månader och utvärderar därefter dess effekt.

Smart Worker, å andra sidan, arbetar aktivt med möjliggörande och antagande av det som redan existerar. Christian förklarar att de som arbetar inom Smart Worker inte tittar på nya saker utan istället tar över det som Working Culture-sidan kommer med. Det kan exempelvis handla om hur företaget får fler att använda den nya SharePoint-sajten etc.

Vidare berättar Christian att någonting som är högt prioriterat inom Grundfos är öga-mot-öga-interaktionen. Han förklarar att de jobbar mycket med att prata med de anställda, vilket görs på personlig nivå eller användarnivå.

GWC milstolpar – några exempel

Vill du se några exempel på vad Christian och hans kollegor åstadkommit inom Global Working Culture? Kika då gärna på Christian presentation på Intranätverk 2015: Stockholm i videon nedan.

Yammer och Grundfos Social Business Cookbook

Christian fortsatte sin presentation med att gå in på Grundfos användning av Yammer och deras så kallade Social Business Cookbook (ladda ner boken).

Grundfos har i dagsläget ungefär 10 000 medlemmar på Yammer vara cirka 2500 använder Yammer veckovis och 4000 månadsvis. Bland dessa skickas runt 900 meddelanden per vecka. Vidare förklarar Christian att ett stort användningsområde inom Yammer är grupper och att det i dagsläget existerar 636 publika och 720 privata grupper.

Vad gäller Grundfos Social Business Cookbook berättar Christian att den i grund och botten är uppdelad i tre delar. Den första delen handlar om vad Grundfos vill få ut av ”social business” både internt och externt. Kort och gott var någonstans själva effekten ligger – exempelvis kostnadseffektivitet, intäkter, aktivitet.

Den andra delen handlar mer om analys. Här har företaget analyserat vad som faktiskt låg till grund för ett löst problem och därefter gjort korta beskrivningar av händelseförloppet, vilket kan likna ett recept.

Den sista delen berör de fundamentala ingredienserna som bara måste finnas i Grundfos för att företaget ska fungera. Christian nämner Working Out Loud som ett exempel, vilket handlar om att dela med sig. Han förklarar att meningsutbyte medarbetare emellan är extremt vitalt för att kunna uppnå bättre resultat.

Working Out Loud

Just begreppet Working Out Loud är någonting som Christian och hans kollegor praktiserar. Han förklarar att någon i hans arbetsgrupp varje måndag gör ett inlägg vid namn Working Out Loud. Detta följs av en så kallad Weekly Horizon Watch, vilket i grund och botten är ett par kommentarer om vad han eller hon ska arbeta med under veckan. Därefter fyller någon från arbetsgruppen på med några korta kommentarer, vilket i sin tur kanske leder till att någon utanför (som exempelvis följer arbetsgruppen) går in och skriver en kommentar osv.

Enligt Christian är detta ett väldigt enkelt sätt att skapa intresse och struktur bland medarbetarna.

Framtiden – Collaboration Maturity Measurement

Christian förklarar att Grundfos mål är att bli ännu mer samarbetsvilligt i framtiden, vilket också är nästa stora sak som han och hans kollegor tittar på. För att nå dit vill Christian lägga större vikt vid att undersöka beteenden bland medarbetarna istället för att mäta aktiviteter. Fokus ska ligga på huruvida medarbetarna ställer frågor och i vilken utsträckning de får svar på sina frågor. Kort och gott om de är bra på att göra sina kollegor delaktiga i konversationen – någonting som, enligt Christian, är högst vitalt för framgång. Du kan läsa mer i bloggposten ”Performance Appraisal in the Digital Enterprise Workplace”.

Digitallt

Digitallt är Intranätverks podd. Podden är för alla som jobbar med intranät, digitala arbetsplatser och annat med fokus på organisationers interna digitala arbete. Vi kommer att snacka om mycket om allt digitalt, helt enkelt digitallt.

Ett avsnitt per månad, både på svenska och engelska.

Vi vill gärna att du som lyssnar/vill lyssna ger oss förslag på vad som är intressant ämnen och personer att intervjua. Lämna förslag genom att att mejla digitallt@intranatverk.se eller tipsa på @digitallt_pod eller @intranatverk

Intranät personalisering

Intranät och personalisering

”Personalisering handlar i grunden om att lära sig vad som verkligen betyder något för en viss individ och sedan använda den kunskapen till att leverera en skräddarsydd tjänst eller produkt till individen ifråga. Personalisering kan ses just som förmågan hos en verksamhet att leverera rätt produkt eller tjänst på rätt sätt i rätt tid till rätt person och är ett koncept som är tillämpbart i alla kanaler, såväl fysiska som digitala.”

Oscar Berg, 2009

Intranät personalisering kan göras ur de tre aspekterna:

  • Innehåll
  • Funktionalitet
  • Presentation

Denna artikel fokuserar på presentation av innehåll.

Intranät personalisering – innehåll

För att personalisera innehållet för den enskilda användaren (genom profilbaserad filtrering) behöver användaren ange vissa egenskaper/attribut om sig själv. Egenskaperna utryckts med hjälp av nyckelord (så kallad metadata). Frågor som användaren ska besvara är

  • Jag arbetar med…
  • Jag är intresserad av…
  • Jag jobbar på…

För varje enskild fråga kan flera nyckelord anges. Exempel.

  • Jag arbetar med: ekonomi, verksamhetsutveckling, projekt
  • Jag är intresserad av: ledarskap, personalfrågor, friskvård
  • Jag jobbar på: Volvo, fabriken, stad, industrigatan

All information som publiceras måste ha angett nyckelord som svarar på ovanstående frågor. De är

  • Ämne (frågorna Jag arbetar med och Jag är intresserad av).
  • Organisation och plats (motsvaras av frågan Jag jobbar på)

Information matchas mot användarens angivna egenskaper (profilbaserad filtrering) och visas för användaren. Det gäller dokument, nyheter och mycket annat. I förlängningen bör även personalisering innefatta de tjänster (verktyg/funktioner/applikationer) som erbjuds via intranätet.

Personalisering innebär INTE att information kan väljas bort av den enskilda användaren. I arbetet med  personalisering är det viktigt att ange vilken information som ska ses av ”alla”. Med alla menas alla inom en viss kontext, tex. organisation: alla som jobbar på lagret eller ämne: alla som jobbar med ekonomi. Detta styrs genom målgrupp i metadataramverket (se nedan)

De kontrollerade ämnesorden (de valbara nyckelorden) fastställs och ägs av Intranätansvarig (läs mer om förvaltning).

Intranät personalisering – viktiga saker att tänka på

Metadata (ämnesordlista) utgör basen för en god sökbarhet och hittbarhet, och kan bidra till ett bra intranätsök / verksamhetssök.

Inom en intranätförvaltning blir metadata, den kontrollerade ämnesordlistan, ett av de viktigaste objekten att förvalta. Arbetet med metadata, ämnesordlista,  bör göras i samarbete mellan sökredaktör, intranätansvarig och ansvarig för dokumenthatering.

Ämnesordlistan böra vara en del av det metadataramverk, mycket väl beskrivet av Västra Götalandsregionen ”Informationsmodell: Metadata för Episerver CMS”.

En kontrollerad ämnesordlista måste oftast arbetas fram, då det generellt saknas i de flesta organisationer. Med utgångspunkt från befintliga intranät, kategorisering av styrdokument och kortsorteringsövningar. Befintliga intranät har ofta en navigeringsstruktur som bör kunna utgöra basen i en grundläggande ämnesordlista. Därefter bör kortsorteringsövningar genomföras (se Card Sorting). Inom ramen för arbetet med en ämnesordlista bör resultaten i rapporten ”Intranet in a Box”, av Customer Carewords, studeras eftersom ämnesordlistan hänger ihop med navigations- och informationsstruktur för ett intranät.

Den kontrollerade ämnesordlistan måste också samordnas med t.ex. dokumenthantering och den hantering av metadata.

Sociala intranät, nätverk och samarbetsfunktioner

Kunskap skapas i dialog med andra människor i nätverk. Att införa sociala intranät, digitala samarbetsfunktioner och sociala kanaler (av typen Yammer) kan ge stora vinster för individen och för organisationen. Medarbetaren kan delta i dialog kring beslut, dela kunskap, efterfråga kunskap och expertis och samarbeta med kollegor över både professionella och organisatoriska gränser. En bieffekt av väl fungerande samarbetsfunktioner är att mängden epost mycket ofta minskar väsentligt. Samarbetsfunktioner bryter ner informationsmässiga silos och möjliggör samarbete över organisationsgränser och mellan professioner. I många organisationer används samarbetsfunktioner aktivt för innovation och vardaglig verksamhetsutveckling (Scanias globala sociala nätverk – en snabbare väg till kunskap (video, ca 20 minuter)! I många organisationer har samarbetsfunktioner bidragit till att stärka och utveckla organisationskulturen, t.ex. på Swedish Match där Yammer blivit den viktigaste kommunikationskanalen och samtidigt bygger deras kultur.

De främsta fördelarna med samarbetsfunktioner på sociala intranät:

  1. Uppmuntrar medarbetare att dela kunskap
  2. Fångar upp värdefull (tyst) kunskap
  3. Organisationen kan systematiskt hämta in och strukturera kunskapskapitalet (t.ex. genom att en community manager fångar upp vanligt förekommande frågor och svar och publicerar dom på intranätet)
  4. Främjar dialog (genom tvåvägskommunikation)
  5. Bemyndigar medarbetare och skapar engagemang samt delaktighet
  6. Skapar/stärker organisationskultur
  7. Ett ypperligt verktyg för kommunikativt ledarskap! (Exempelvis ger det möjlighet att föra dialog med medarbetarna utanför de mer planerad mötesformerna)

Referenser

Making the business case for Enterprise Social Networks

Enterprise Social Network: Capabilities, Key Enablers and Obstacles

What influences employees to use enterprise social networks?

De sociala intranätens praxis

Praktikfall

Scanias globala sociala nätverk – en snabbare väg till kunskap (video, ca 20 minuter).

Enterprise Social Networks: Build Communities in Your Business (Intel, artikel)

HRs roll på intranätet / digitala arbetsplatsen

Den digital och den fysiska arbetsplatsen

Vi står idag inför en stor förändring av organisationer och deras arbetssätt, en digital omvandling. HRs roll på intranätet och förändringen av den fysiska och den digitala arbetsplatsen (läs intranät) går hand i hand, ny teknik ger möjlighet till nya arbetssätt, som samtidigt kräver ny teknik, nya organisationsformer och ett nytt ledarskap (Global Human Capital Trends 2015, Leading in the new world of work). Den stora utmaningen i den digitala omvandlingen är kulturell. Organisationskultur, ledarskap och anpassade regelverk är det som hjälper eller stjälper den förändringsresa som precis har påbörjats. Här är ett strategiskt ledarskap från HR avgörande. Och en möjlighet för organisationer att bli attraktiva som arbetsplatser.

Den digitala arbetsplatsens / intranätet syften

HRs roll på intranätet / den digitala arbetsplatsen bör vara självklar och framträdande. Intranät / digital arbetsplatser har två huvudsyften. 

  • Att fungera som kulturbärare och -förstärkare
  • Ge medarbetarna verktyg för att sköta sitt jobb (självservice OCH verksamhetssystem)

HRs roll på intranätet / digitala arbetsplatsen

Specifikt så kan HR särskilt driva arbetet inom följande delar av de intranätet/den digitala arbetsplatsen:

  • Organisationskultur och förändringsledning
  • Introduktion för nyanställda
  • Kompetensutveckling 
  • Kunskapsbanker
  • Självservice

Organisationskultur och förändringsledning

Samarbetsfunktioner ger möjlighet att stödja och stärka organisationskulturen. Interna sociala nätverk (t.ex. som Yammer/Tibbr och Jive) ger möjligheter att stödja ett kommunikativt ledarskap , hitta kompetens, kunskapsdelning, få svar (råd och stöd) av kollegor samt även främja verksamhetsutveckling innovation. Stora kvalitetsförbättringar kan uppnås relativt enkelt genom att det blir enklare att dela med sig av och sprida goda erfarenheter. För att inte tala om all arbetstid som sparas. Praktikfall: Scanias globala sociala nätverk – en snabbare väg till kunskap (video, ca 20 minuter).

Introduktion för nyanställda

Introduktion för nyanställda är ett område där intranätet kan ge ett kostnadseffektivt och välfungerande stöd för nyanställda. De kan genom ett introduktionsprogram (uppdrag, videos, dokument) lära sig om organisationen och sin roll och i slutändan även genomgå test för att följa upp att de förstått och tagit till sig nödvändig baskunskap om organisationen. Ett prisbelönt exempel är NNE Pharmaplans introduktionsprogram för nyanställda (video, ca 20 minuter).

Kompetensutveckling

Ett annat område där den digitala arbetsplatsen verkligen kan ge stort genomslag är inom kompetensutveckling. Genom att erbjuda möjligheter till utbildning och uppföljning via intranätet kan medarbetarna själv bestämma när och hur de ska gå utbildningar och genomföra tester och certifieringar. En annan aspekt är den interna arbetsmarknaden, viktig för att behålla kompetens samt ge medarbetarna möjlighet att utvecklas genom att byta arbetsuppgifter. Vanligt förekommande är:

  • Utbud och anmälningar till kurser, utbildningar mm
  • E-Learning
  • Certifiering
  • Platsannonser / Intern arbetsmarknad
  • Personprofiler, ge medarbetarna möjlighet att själva beskriva sin kompetens

Kunskapsbank

Inkluderar all dokumentation, webbplatser och handböcker som ger svar på vanligt förekommande frågor och ger stöd till medarbetare och chefer kring:

  • Lön
  • Pension
  • Arbetsmiljö
  • Ledar- och medarbetarskap
  • Utvecklings- och lönesamtal
  • Tjänsteresor
  • Mötesteknik

Självservice

I väl fungerande intranät erbjuds medarbetarna god självservice som inkluderar bland annat:

  • Lönebesked
  • Tidsredovisning (flex mm)
  • Ledighetsansökningar
  • Redovisning av egna utlägg
  • Friskvårdsbidrag (ansökan)
  • Resebeställningar

Referenser

Drivkrafter för intranät och intranätets användbarhet

Användningen av ett intranät avgörs av främst av dess användbarhet och nytta för den enskilda medarbetaren. Om användarens behov har varit i centrum vid designen av intranätet så kommer användbarheten bli stor. Egennyttan styr den enskildas användning oavsett organisationens målsättning. Idag har också medarbetare en förväntning på att IT ska fungera lika bra och enkelt på jobbet som det gör på fritiden.

Medarbetare vill kunna sköta sitt arbete så smidigt som möjlig, idag är tyvärr oftast IT-system snarare ett hinder än hjälp i det dagliga arbetet. Intranätets utgångspunkt bör därför utgå ifrån medarbetarens behov och organisationens möjlighet att erbjuda den service (läs tjänster) som förenklar och underlättar den yrkesmässiga vardagen. Därigenom skapas drivkraften att använda intranätet.

Nämnvärt att notera: moderna intranät är arbetsverktyg och plats för samarbete, inte en kommunikationskanal. 

Drivkrafter för intranät:

  • Hitta kollegor med specifik kompetens
  • Relevant information (som är instruerande, inte informerande)
  • Självservice som gäller den egna anställningen
  • Samarbeta med kollegor
  • Kommunicera med kollegor
  • Tjänster (tillgång till verksamhetssystem som medarbetaren behöver för sitt jobb)
  • Nyheter (kan var informerande)

Genom att erbjuda bra sökfunktion, samarbetsplatser och samarbetsfunktioner, självservice, tillgång till verksamhetstjänster och en plats för nyhetsförmedling kommer medarbetarna få ett bra intranät som underlättar och stödjer deras yrkesmässiga vardag.

Referenser

Publisher Manifesto

We at Intranätverk publish books that we like, we care about and we think will help you! We are on a mission to deliver valuable and useful knowledge.

As an independent publisher we care about the quality of our books, about our authors and our customer service.

We like to be in touch with everyone who reads the books we publish, because our authors and we care about what you think about the books, so please tell us! It is how we keep improving what we offer.

We love publishing books and we hope you love reading them. If you like our books, we would love you to buy them directly from us. If you do, all the money goes towards investing in new books and authors.

If you buy directly from us you will also get:

  • all the updates for the ebook you buy
  • an ebook version included with every print version of the book
  • no DRM
  • free shipping via post

For the sake of transparency: We share profits 50/50 with our authors. 

Kristian Norling, February 2016

Webbshop

Shop

Kassan

My account

Logga in

Registrera

Checkout

Intranet definition

This is an edited version of an article written back in 2011 by James Royal-Lawson, Mark Morell and Kristian Norling. 

Wikipedia defines an intranet as ‘A private computer network that uses Internet Protocol technology to securely share any part of an organization’s information or network operating system within that organization. The term is used in contrast to internet, a network between organisations, and instead refers to a network within an organisation’.

For people new to intranets or new to managing intranet professionals, an intranet can still be confused with the internet. While it has many similarities – use a browser, view web pages, complete tasks, share knowledge and views with others – it has many distinctive differences. These include focus on consistent branding and usability across all sites, everyone using the same processes and tools, everyone uses same publishing tool and probably only one search engine to use amongst others.

Every intranet is different. This is because an intranet is a visual display of the organisation’s values, culture, purpose, direction and overall approach to how it supports everyone. These differences, sometimes subtle ones, affect the experience people have using their organisation’s intranet.

There are numerous definitions of the term ”intranet”, they are all correct in some way. Here are a few examples:

A part of the Internet or part of the Web used internally within a company or organization.
Berners-Lee 

a private computer network that uses the protocols of the Internet
Wictionary

A privately maintained computer network that can be accessed only by authorized persons, especially members or employees of the organization that owns it.
Answers.com

a computer network with restricted access, as within a company, that uses software and protocols developed for the Internet.
Reference.com

Our intranet definition

A collection of tools and websites that are restricted for use by employees and workers within a particular organization.

However, in practice, the word ”intranet” is used differently by different people in different organizations: The broadest definition is as above. It refers to a web-based collection of information, collaboration spaces, business applications and networking tools that people in the organization need to do their jobs.

For some people, the word ”intranet” includes both information and collaboration, but not the social and networking tools. It will probably include business applications. A third more narrow definition focuses only on the information needs of the organization. Teamwork and collaboration may happen elsewhere, using dedicated tools.

In addition, the term ”social intranet” has been used since 2000. This refers to the concept of an intranet with integrated social media and social networking tools. The emphasis here is people ”connecting” and collaborating.

Another term in use is ”intranet 2.0” which is similar to a ”social intranet”. The 2.0 concept refers to the term ”enterprise 2.0” (coined by Andrew McAffee in 2006) which emphasizes how business processes are streamlined through the use of social media tools. The emphasis here is more on ”’process”’ and collaboration. A third, recent term used is ”digital workplace” which conveys the concept that the intranet is no longer an internal communication and information tool, but has become the ensemble of what people need to work. 

Our view is that intranet and the digital workplace is the same thing. Others are free to disagree. 

Tack så mycket!

vi-alskar-intranat

Kul att du valt att prenumerera på Intranätnytt!

Vi vill bidra till kunskapsbildningen kring intranät. Om du har några idéer om vad du vill att vi ska skriva om, undersöka eller om du har synpunkter på vad vi kan göra bättre, hör gärna av dig till oss:  kristian@intranatverk.se

Följ oss på @intranatverk för en daglig dos av intranätkunskap.

 

Om Intranätverk

Intranätverk grundades på övertygelsen om att vi lär oss i dialog med andra; genom att ställa frågor, lyssna på andras berättelser, fundera och sedan agera. Kunskap skapar vi tillsammans med andra genom att dela erfarenheter.

Just kunskapsutbyte är något som vi värdesätter högt, vilket också speglar vår verksamhet. Vi tillhandahåller nätverksgrupper, arrangerar konferenser och nätverksdagar samt erbjuder en stor kunskapsbank här på webbplatsen i form av artiklar, videos, konferensböcker med mera.

I april 2015 publicerade vi ”Intranät som skapar värde”. Boken är skriven av Sveriges främsta experter i området och finns tillgänglig som både e-bok och tryckt.

Vi nöjer oss dock inte där utan försöker ständigt hitta nya vägar att sprida kunskap om intranät och den digitala arbetsplatsen.

Historien bakom Intranätverk

”Efter att ha arbetat med intranät i många år, besökt ett stort antal konferenser i Sverige samt runt omkring i Europa, både som deltagare och talare, tyckte jag att det var något som saknades för oss som arbetar med intranät i Sverige. Just därför valde jag att starta Intranätverk – intranätkonferenser och nätverksgrupper av internationellt slag, med goda möjligheter till nätverkande och där deltagarna ska ha tid att lära.”

”Intranätverk är vårt bidrag till att öka kunskapen om intranät, skapa mötesplatser och bygga nätverk för oss som arbetar med intranät.”

Kristian Norling, grundare av Intranätverk

Vill du veta mer?

Är du nyfiken på vårt arbete? Kontakta gärna oss. Vi finns alltid tillgängliga för att besvara dina frågor eller motta dina synpunkter!

Kristian och Ted

Vi på Intranätverk

Kristian NorlingKristian Norling (Grundare och VD)

Kristian har sedan millenieskiftet ett brinnande intresse för intranät. Med en lång och varierande erfarenhet från webb- och intranätbranschen har han haft roller som infomaster, webmaster, projektledare, IT-strateg och marknadsdirektör. 2013 startade han Intranätverk eftersom han vill bidra till kunskapsbildningen inom intranät.

Verksamhetssök (Enterprise Search) intranät / digitala arbetsplatsen är ämnen som Kristian talar om, med goda omdömen, på konferenser i Europa och USA. Har vid ett par tillfällen kallats ”söknörd”. 

Press och media

Kontakta Kristian på kristian@intranatverk.se eller ring på 073-688 93 53.

Pressbild Kristian (jpeg, 2.2MB).

 

Ted BergTed Berg (Koordinator)

Ted är vår koordinator som bland annat ansvarar för Intranätverks medlemsrelationer. Han har varit anställd hos företaget sedan 2008, men 2012 lämnade han det danska kontoret för det svenska.

Skicka ett mail till Ted

 

 

 

Foton: Peter Lindberg

Karro Zetterholm

Karro Zetterholm has been working at Volvo Cars since January 2013 and now holds the position as Manager Digital Business Lead. Before that, she worked as a consultant for the company for eight years, mainly focusing on the web.

Presentation: Creating intranet governance

Karro Zetterholm, Manager Digital Business Lead at Volvo Car Group, takes us through the journey that Volvo Car Group went through during 2014 when developing and launching a new intranet in a new platform. With historically poor search results and low end user satisfaction, the project came to include the setup of new information architecture, a total review of current content and structure, set up of clear guidelines and governance for content, permission groups and more, with good results.

More about Karro

LinkedIn

Marcin Kręcioch

Creative Director and Co-Founder of EDISONDA Studio since 2009, specialized in graphic user interface design. He has been working with many organizations from IT companies, corporations, to startups.

Presentation: The story behind TAURON’s award-winning intranet

During their presentation, Hubert and Marcin will describe the process of designing one of the biggest, European intranets — a project which was realized for an energy company called TAURON. The presentation is going to be more than a typical case study – a complex and interesting story about the UCD process in the context of a huge organization.

What the delegates will learn:

  • How to use the UCD process in designing huge systems (eg. intranets)

  • How to conduct research to better understand the context of the organization
  • The typical obstacles organizations could meet on their path, and how to avoid 
them.
  • Difficulties in designing for the energy industry 

  • How to manage these types of projects

Hubert Turaj

Hubert Turaj – UX Director and Co-Founder of EDISONDA Studio since 2009, specialized in interaction design and usability testing. He has been working with many organizations from IT companies, corporations, to startups.

Presentation: The story behind TAURON’s award-winning intranet

During their presentation, Hubert and Marcin will describe the process of designing one of the biggest, European intranets — a project which was realized for an energy company called TAURON. The presentation is going to be more than a typical case study – a complex and interesting story about the UCD process in the context of a huge organization.

What the delegates will learn:

  • How to use the UCD process in designing huge systems (eg. intranets)

  • How to conduct research to better understand the context of the organization
  • The typical obstacles organizations could meet on their path, and how to avoid 
them.
  • Difficulties in designing for the energy industry 

  • How to manage these types of projects
Brian Lamb

Brian Lamb

Started working life training people in the health service (NHS). Got interested in technology, did an MSc, did various technology consulting jobs (Cap Gemini, Vision Consulting). Went solo in 2003. Working on big websites, mostly with Gerry McGovern, mostly Intranets (my passion) but a good mix of big US corporates, Euro multinationals and public sector in UK and US. What I really like doing is Solving the breakdowns between technology and what people actually need to do. Climbing mountains, coaching rugby, hanging out with my family.

Presentation: Intranet in a box – 60,000 people help design your intranet

60,000 employees in 55 organisations worldwide have voted in Customer Carewords Top Task polls. Brian and Fredrik discuss the results of an expert analysis of the votes and how the results can be used to design, manage and improve the quality of your intranet. Some of the challenging messages from the analysis:

  • You are not unique. Your intranet should share its basic framework with other organizations.
  • Big consultations with stakeholders waste valuable time and effort
  • The really important tasks are harder to find but the rewards are great
Juha Pihlaja

Juha Pihlaja

Juha is a member of Ambientia‘s rock star concept designer team, that works with designing business-driven, user-centered web services, such as social intranets and e-commerce solutions. Juha (also known as the Wiki-Jesus) has been the leading Finnish consultant for Atlassian Confluence based intranets for several years, during which he has designed and created well-received intranet solutions for customers ranging from governmental organizations to public corporations, from dozens to thousands of users.

Presentation: Social Intranet done right

– How to design a digital workplace for employees either working at the office or behind the wheel of a bulldozer  A social intranet is not just a news channel or document storage – it’s a whole digital workplace and a new channel for all communication that occurs among employees. This talk will guide you through the process of designing a social intranet – not just to support information work – but also to help bring the non-computer based employees to the online community and make sure the intranet also supports all of their communication and information needs. Good design also makes the implementation and deployment of the new intranet a whole lot easier, as you will learn from this talk.

More about Juha

Intranätstrategi och förändringsarbete

Helene Dahlberg (NetRelations)

Vad finns det för särskilda krav att ta hänsyn till i globala intranätprojekt? Hur arbetar man strategiskt med utveckling, utrullning och införande av ett nytt intranät? Och när börjar egentligen förändringsarbetet? Dessa var frågor som Helene Dahlberg från NetRelations diskuterade i sin presentation ”Intranätstrategi och förändringsarbete” på Intranätverk: Stockholm – en presentation som byggde på hennes arbete med ett globalt företag inom förpackningsbranschen.

Helene Dahlberg arbetar som intranätstrateg på NetRelations och har lång erfarenhet från webbkommunikation och intranätutveckling. Hennes stora intresse ligger i hur man gör information tillgänglig samt hur man skapar informationintranät som ger ett mervärde för slutanvändaren och den tilltänkta målgruppen.

Agenda

På Intranätverk: Stockholm berörde Helene ämnena intranätstrategi och förändringsarbete i ett projekt med ett globalt företag inom förpackningsbranschen. Agendan för presentationen såg ut som följer:

  • Varför är det svårt att få användarna att ta till sig ett nytt intranät?
  • När börjar förändringsarbetet och hur kan man öka användandet av intranätet?
  • Varför behöver man en intranätansvarig och hur arbetar man med en strategi?

Varför är det svårt att få användarna till intranätet?

Enligt Helene finns det en massa olika anledningar som ofta är gemensamma för många organisationer. Det kan handla om allt från ointresse till att det inte finns tid för att arbeta med intranätet eller att intranätet inte fyller någon funktion.

Helene berättar att man, i det berörda fallet, ställdes inför utmaningen att gå från 50 intranät till 1 intranät. Det första steget var att föra över all global information till det nya intranätet. Enligt Helene finns det ingen mening med att ha informationen lokalt om den redan är tillgänglig globalt – då är det istället bättre att ärva och använda sig av den information som redan existerar. Detta är ett nytt sätt att tänka och strukturera innehåll och ett förändringsarbete som involverar aktiva val om vilken information som är nödvändig för en specifik målgrupp eller användare. Det är också när användarna får göra aktiva val som de börjar se nyttan och fördelarna med intranätet.

Vidare förklarar Helene att man gick från ett delvis organisatoriskt och uppgiftsorienterat intranät till ett personifierat och uppgiftsorienterat intranät. Mycket fokus lades på att förbättra sökfunktionen och införa ny funktionalitet för samarbete.

När börjar förändringsarbetet?

Enligt Helene börjar förändringsarbetet redan i ett tidigt stadium när diskussionen om ett nytt intranät tar vid – vid förstudien och business caset. Hon förklarar att man från start oftast är en ganska liten grupp som börjar analysera behov och skapa en målbild. Det stora förändringsarbetet tar dock vid när projektet påbörjas och förväntningar byggs upp under utrullningsprojekt, workshops och intervjuer etc.

Lanseringsaktiviteter är en del av kommunikationsplanen som i grund och botten handlar om att visa funktionalitet och möjligheter med intranätet och skapa beröringspunkter med användarna. Men att införa nya sätt att jobba och ändra beteende tar lång tid och måste kontinuerligt arbetas med.

Just därför kommer det största förändringsarbetet efter projektet när man ska få de anställda att använda det nya intranätet och se möjligheter som finns. Särskilt i projekt med personaliserade intranät där de anställda behöver tid för att lära sig se fördelarna med de nya funktionerna och börja anpassa sig till nya beteenden på intranätet.

 


 

I nästa del av Helenes presentation pratade hon om hur man arbetar med förändring på både det strategiska och praktiska planet.

Strategiskt förändringsarbete handlar om att veta intranätets målgrupper, vad de behöver och vilka som är nyckelpersoner inom organisationen, och hur man bäst når ut och aktiverar dem under och efter projektet.

Praktiskt handlar det om att veta när, hur och hur mycket man ska kommunicera till de olika målgrupperna. Hur hittar man ”early-adopters” och hur kan man använda dem för att kommunicera fördelar och erfarenheter till andra?

Samtidigt är det också viktigt att kunna påvisa vilken nytta och effekt det nya intranätet ger med KPI:er, enkätundersökningar, användartester och statistik.

Intranätstrategi

Helene avslutade sin presentation med några korta ord om intranätstrategi. Enligt henne handlar strategi alltid om nuläge och framtid. Hon förklarar att en intranätstrategi måste följa företagets strategiska mål och visioner. Intranätstrategin behöver också utvecklas och göras om under tidens gång då man ständigt befinner sig i nya ”nulägen” och utefter dem måste skapa nya mål och visioner.

Biografi Helene Dahlberg

Helene Dahlberg jobbar som intranätstrateg på NetRelations och har femton års erfarenhet från att arbeta med intranät och webben i internationella företag.

Scanias interna sociala nätverk – en snabbare väg till kunskap

Karin Gustavsson (Scania)

Med flertalet stundande utmaningar är det ett måste för Scania att hänga med i svängarna. På Intranätverk: Stockholm visade Karin Gustavsson exempel på hur Scanias interna sociala nätverk, Agora, är integrerat i verksamheten och hur det används av medarbetarna i deras dagliga arbete.

Karin Gustavsson har arbetat på Scania i tre år och innehar rollen som community manager. Hon ingår i ett team som kallas core collaboration som jobbar med Scanias alla gemensamma lösningar för kommunikation och samarbete.

Som ni säkerligen vet är Scania ett stort företag med anställda verksamma i över 100 länder. I dagsläget har Scania dock inte ett gemensamt intranät utan, som Karin förklarar det, ett lapptäcke av alla möjliga kommunikationslösningar.

Agora, Scanias interna sociala nätverk, är den första lösningen på Scania som är tillgänglig för alla, även om alla inte har behov av nätverket som det ser ut i dag. 

Den sociala satsningen

Karin förklarar att Scania har som mål att öka sin produktivitet. Tanken är att produktiviteten ska ha fördubblats fram till 2020 med samma antal anställda. För att lyckas med detta krävs åtgärder som underlättar för medarbetarna att göra sitt arbete på ett effektivt sätt.

En av de största utmaningarna med att åstadkomma en ökad produktivitet är själva kunskapsöverföringen. Enligt Karin kommer Scania behöva rekrytera cirka 10 000 nya medarbetare fram till 2020 på grund av pensionsavgångar och liknande. Och dessa måste lära sig sina arbetsuppgifter genom enkla metoder.

Hur går man då tillväga?

Den stora frågan är självklart hur man löser detta. Karin och hennes kollegor kom ganska tidigt till insikten att sociala verktyg, likt Agora, är nödvändiga för att skapa ett bra stöd till medarbetarna. Men den sociala biten är bara en del av lösningen.

Karin förklarar att Scanias strategi kring IT är att man jobbar modulärt – det vill säga att man anpassar lösningen efter kundens behov. Vidare lägger man också stor vikt vid så kallad core collaboration, som är en modulbaserad lösning. Core collaboration handlar om flera lösningar som är väldigt integrerbara och flexibla. Framför allt integration är nyckeln i det hela.

För mer information om Scanias arbete med core collaboration, ta en titt på Karins presentation på Intranätverk: Stockholm i videon nedan.

En inblick hos Scania

Karin fortsatte sin presentation med att visa några exempel på hur arbetar med de sociala verktygen och hur dessa har integrerats på Scanias intranät. Hon berättar att man bland annat har en funktion som kallas ”Ask a colleague” (förklaras längre ned i texten). Man har också skapat stor nytta av profilkorten då dessa möjliggör en direkt kontakt mellan personer genom det sociala nätverket. Karin och hennes kollegor gör i dag också en hel del enkäter som genererar svar från användare runt hela världen, vilket bidrar till värdefulla synpunkter och kunskap.

En djupare förklaring av de sociala verktygen finns tillgänglig i videon ovan.

Ask a colleague

Den största succén, enligt Karin, är funktionen ”Ask a colleague”. Denna funktion är integrerad på intranätet och gör det möjligt för vem som helst att ställa en fråga till alla som är verksamma i organisationen. När frågan är ställd får samtliga på intranätet en notifikation och kan då svara på frågan, bevaka konversationen eller helt enkelt bara strunta i den – allt beroende på om den är av intresse eller inte. 

Frågor som ställs med hjälp av ”Ask a colleague” börjar ofta med: Är det någon som vet vem? Eller: Är det någon som vet var? Men så länge som ämnet är arbetsrelaterat är alla frågor välkomna.

Karin förklarar att funktionen i sig är väldigt tidseffektiv och erbjuder ett kunskapsutbyte som annars förmodligen inte hade varit möjligt. 

Några lärdomar

I arbetet med Scanias sociala nätverk har Karin och hennes kollegor dragit flera lärdomar. De har bland annat kommit till insikten att ständigt förbättringsarbete är betydligt bättre än en stor lansering. Förändringar likt dessa tar tid, och detta är något som de flesta medarbetare har förståelse för.

Vidare berättar Karin att idéer och åtgärder nödvändigtvis inte behöver komma uppifrån och ner. I många fall är det en framgångsfaktor när saker kommer från gräsrotsnivå istället för från ledningen. Detta eftersom de ”vanliga” arbetarna ofta är mer insatta i hur det dagliga arbetet sköts och vad som skulle kunna göras bättre. 

Allmänna observationer

Karin avslutade sin presentation med några allmänna observationer:

  • Jobba med information och engagemang parallellt
  • Leta efter människors drivkrafter
  • Arbeta med ett dedikerat team
  • Hitta de naturliga ledarna

Biografi Karin Gustavsson

Karin har jobbat på Scania IT de senaste tre åren. Hon ansvarar bland annat för det interna sociala nätverk som används globalt på Scania. Karin har en bakgrund inom strategisk kommunikation och har jobbat med en lång rad uppdrag, främst inom internkommunikation och intranät, både som konsult och anställd.

Jonathan Phillips

Jonathan Phillips is an award-winning digital communication and collaboration expert. Jonathan is Senior Manager of Digital Communications at Coca-Cola Enterprises, where he is responsible for digital communications across European and US territories. With over 15 years experience of intranet, internet, social media, social enterprise and other digital communication technologies, he is a regular keynote speaker, contributor to the digital community and a recognised global expert on intranet technologies. He is the co-founder of Intranetizen, a world-leading intranet resource. He is based in Bristol and London.

Jonathan is the Chair and non-executive director of two Bristol charities, and a communication advisor to UK Government and the University of Bristol.

Presentation: iConnect 2015 – Coca-Cola Enterprises’ new, responsive, social intranet

  • From research to delivery – a journey through the new Coca-Cola Enterprises’ intranet
  • Designing for the mobile worker
  • Cross-functional governance; cross-functional site

More about Jonathan

Measuring intranet engagement

Kevin Cody (SmallWorlders)

What do we mean by engagement? Why does it matter? And how do we measure intranet engagement? These were some of the questions that Kevin Cody from SmallWorlders discussed in his presentation at Intranätverk: Stockholm. In addition, he also gave us some valuable insights in how to interpret the engagement score to create a winning engagement strategy.

Like all technology, intranets have evolved over the years. But the way people measure how well their intranets are performing hasn’t changed at all. It’s mostly about how many pages the intranet consists of etc. – metrics that are used because they’re quite easy to get.

Three problems

According to Kevin, there are three common problems when it comes to measuring intranet engagement:

  • The completeness problem
  • The overview problem
  • The comparison problem

These are explained more in depth in his presentation at Intranätverk: Stockholm in the video below.

A fully engaged intranet

Creating a benchmark means defining what a hypothetical fully engaged intranet would look like. For example:

  • It would have a user base of 100 percent.
  • These would visit the intranet every day.
  • They would view a certain amount of pages (e.g. 10) every day.
  • And they would perform each possible form of interaction once per visit.

Kevin explains that engagement is a combination of interest and activity. The top three bullets above all fit into the interest category, whereas the forth one ends up under activity. To be able to measure the total engagement, you have to look at these two aspects separately and then combine them.

The engagement model

Splitting engagement into interest and activity is something that Kevin calls “the engagement model”. It might be a little bit hard to grasp how this allows us to calculate the engagement on our intranets. To make it easier, Kevin has come up with a visual model in which the engagement is calculated by the use of a box. Please have a look at Kevin’s presentation at Intranätverk: Stockholm above to learn more about visual engagement.

The engagement number

Combining the interest score and the activity score will result in an engagement number. This number can be of great value to a company as it allows us to do external benchmarking and perform an internal diagnosis. Kevin explains that using the engagement number for external benchmarking is a great way to see how your number compares to other companies. You can look at the interest score and the activity score separately or combined. In which areas is the engagement satisfactory and in which does it need to be improved? You can also use your intranet’s “fingerprint” to compare intranets/companies that are similar to your own.

Internal diagnosis

In addition to external benchmarking, the engagement number can be used to get a better understanding of what’s influencing the engagement. By performing a so-called internal diagnosis, you are able to see why the engagement might differ from time to time and which activities make the engagement rise. Then you can repeat those activities to get the engagement that you want. Analyzing the engagement in the form of a heat wave can also be very useful. (View PPT-slide below)

To summarize

Measuring your intranet engagement might sound a bit tricky, but using the engagement model makes it a lot easier. Although a great deal of companies don’t pay attention to their engagement, it is a great way to detect issues as well as positive areas. Kevin points out that looking at the correlation between the intranet engagement score and business metrics, for example your share price or profitability, could be of great value. The engagement score at a certain time or a certain place can also work as a good indicator for important aspects of your business. So why not give it a try?

Biography Kevin Cody

With a background in technology and marketing, Kevin has specialized in intranets since 1997. He is the founder and Managing Director of SmallWorlders, a London based intranet agency and consulting company. SmallWorlders, founded 10 years ago, has won every major intranet award for international clients such as Nestlé, De Beers and Heineken.

Peak IT: När IT slutar leverera värde

Jonas Söderström (inUse)

”Technology isn’t working. The digital revolution has yet to fulfill its promise of higher productivity and better jobs.” Dessa ord publicerades i den världsberömda tidningen The Economist i oktober 2014.

Efter drygt 40 år av IT-utveckling ser vi fler havererade IT-projekt än lyckade. Vad beror egentligen detta på? Handlar det om den fundamentala krocken mellan Moores lag och lagen om avtagande marginalnytta? Eller om Metcalfes lags onda tvilling? Om så är fallet, hur ska vi då göra för att förhindra den nedåtgående kurvan? Dessa var frågor som Jonas Söderström från inUse diskuterade i sin presentation på Intranätverk 2014: Stockholm.

Vi lever just nu i den starkaste teknikoptimistiska vågen sedan början av 70-talet. Till grund för alla de förändringar som sker nu finns en stark bakomliggande metafor: Moores lag – den exponentiella trenden uppåt.

60-talet

Även på 60-talet var den exponentiella kurvan en stark symbol för framåtskridande. Under denna period förutsåg man inte bara en massa nya prylar utan även andra saker efter den utveckling som då fanns. Det sades bland annat att vi människor vid dags dato (2015) skulle ha tre månaders semester, en lön på 60 000 kronor/månad (vilket i dagens penningvärde är närmare 500 000 kronor) samt fyra timmars arbetsdag.

Men faktum är att den ekonomiska utvecklingen inte går framåt. Och produktiviteten saktar in. Det är alltså något som inte stämmer.

Lagen om avtagande marginalnytta

Enligt Jonas kan det vara så att vi har förväxlat den exponentiella kurvan med någonting annat. När vi pratar om IT ska vi kanske egentligen referera till den flackt s-formade kurvan eller lagen om avtagande marginalnytta. De flesta fenomen beter sig nämligen ungefär på det här sättet.

Gödningsmedel är ett bra exempel. Tillväxten kommer att öka väldigt snabbt i början tills en viss punkt är nådd. Därefter kommer det hela att plana ut. Och om man då kastar på ännu mer gödningsmedel blir det faktiskt giftigt och grödorna minskar.

Peak X

Jonas förklarar att vi i dag har ett fenomen som vi kan kalla för Peak X. Just detta fenomen är särskilt intressant när vi tittar på den teknologiska utvecklingen. Är det kanske så att IT har nått sin topp? Är vi framme vid Peak IT?

Ett tydligt exempel är våra lönesystem som i flera fall innehåller många felaktigheter. Jonas ger en djupare förklaring av detta i sin presentation på Intranätverk: Stockholm i videon nedan.

Varför har det blivit så här? Jonas har två potentiella förklaringar:

Alt. 1: Alla är idioter (faktiskt inte särskilt troligt)

Alt. 2: Exponentiellt ökande komplexitet

Sammankopplade system

Med varje nytt system som vi lägger till möjliggör vi exponentiellt ökande interaktioner mellan systemen. Ju fler delar vi försöker integrera, desto fler system kommer att vara sammankopplade med varande.

Dessa så kallade friktionspunkter behöver inte heller vara kopplade till andra IT-system. Det finns en massa andra kopplingar som ofta är bortom vår kontroll.

Faktum är att detta inte var ett problem när vi hade 4, 5 eller kanske 20 system i verksamheten. Numera har många organisationer emellertid hundratals system som på ett eller annat sätt behöver kopplas samman, vilken kan skapa en stor röra.

Metcalfes lags onda tvilling

Jonas förklarar att Metcalfes lag i det stora hela handlar om att värdet av ett nätverk ökar exponentiellt med antalet noder i det – det vill säga att ju fler telefonabonnenter det finns, desto större nytta har man av ett telefonnätverk. Den onda tvillingen är graden av ökande komplexitet, ökande sårbarhet och ökande antal friktioner i ett nätverk med allt för många noder.

Har vi nått Peak IT?

Enligt Jonas går det inte att dra en generell slutsats huruvida vi är i toppen av IT-kurvan. Däremot kan vi konstatera att digitaliseringen möjliggör komplexitet samtidigt som byråkratiseringen driver komplexitet. IT har också en stark drivkraft att ständigt bygga mer och bygga nytt. Dessa förhållanden tillsammans blir, vad Jonas brukar kalla, en giftig cocktail.

Vad ska vi då göra?

Jonas förklarar att vi i dag är i ett läge där vi måste börja minska (över)användningen – likt exemplet med gödningsmedel. Problemet är dock att våra ledningar ofta är tio år efter oss och inte hänger med i den snabba utvecklingen. Därför behöver vi ge ledningen insikt.

Vidare bör vi också ta mer fasta på Minimum Viable Product (MVP). I utvecklingsanseende ska vi nog inte sträva efter att tänja gränserna ytterligare.

För att sammanfatta så är det inte fler motorvägar som löser problemet med övertrafikering. Gångbroar, cykelbanor och liknande är istället mycket bättre alternativ.

Biografi Jonas Söderström

Jonas Söderström är informationsarkitekt. Han har arbetat med användbarhet i datasystem och med internet som konsult sedan mitten av 1990-talet, med uppdrag för ett stort antal företagskoncerner, organisationer och myndigheter. Han har kallats ”den svensk som kommer närmast begreppet webbanvändbarhetsguru”. Våren 2012 utsågs han till en av medlemmarna i den svenska regeringens särskilda arbetsgrupp för ökad användbarhet och tillgänglighet på det digitala området. Han föreläser ofta om digital arbetsmiljö, inte minst i fackliga sammanhang.

Intranet trends in Finland 2014

Hanna P. Korhonen (North Patrol)

In the summer of 2014, Hanna P. Korhonen and her colleagues at North Patrol conducted the first “Intranet trends in Finland” study. At Intranätverk: Stockholm, she presented the results and pointed out some key differences between Finnish and Swedish intranets. 

Hanna P. Korhonen has had the position as intranet and web communication specialist at North Patrol for over a year. North Patrol is a quite small company that helps their clients to find the right intranet concept, technology and vendor. After getting some inspiration from Swedish intranet surveys, the company decided to conduct their own in Finland. And in the summer of 2014, the “Intranets in Finland 2014” study was published – the first intranet study ever performed in Finland. The survey was conducted as an online survey between the 6 of May until the 8 of June 2014. Hanna explains that the primary target group was intranet managers and they received 113 responses from 94 organizations. All together the participants answered 36 questions about intranets.

Typical Finnish intranets

After reviewing the answers, Hanna and her colleagues reached several interesting conclusions. The first thing they looked at was the top features of Finnish intranets. The survey shows that links to common tools, event calendars, phone books and organizational guidelines are at the top. Hanna explains that the social features overall are used to quite a big extent.

Finland vs. Sweden

According to Hanna, there are many similarities between Finnish and Swedish intranets, although they differ in some categories. (View in PPT-slide below) The big difference is in terms of the platforms. In Finland, half of the intranets are built on SharePoint whereas only one quarter of the Swedish companies use SharePoint as their platform. In Sweden, EPiServer is more frequently used.

Six trends in Finnish intranets

  1. Breakthrough of mobile

Almost half of the Finnish intranets (43 percent) are accessible with mobile devices, and 44 percent of the organizations are planning to jump on to this trend. According to Hanna, this will revolutionize the use of intranets for employees not working at a desk.

  1. Video content exploding

The survey shows that 42 percent of the Finnish organizations publish videos on their intranets. 71 percent have answered that they will increase the use of videos in the near future.

  1. More social features

Hanna explains that social features are quite common on Finnish intranets but still limited to some extent. The survey, however, predicts a great rise in social features over the next couple of years – especially in using intranets for praising co-workers and rewarding them for their good work, building up Q&A sections, and generating and sharing ideas and initiatives. The most common social feature today is the ability to comment on content.

  1. Wider collaboration possibilities

In regards to collaboration possibilities, especially sites or spaces for teamwork are getting more common. And the results of the survey points toward an up-going spiral.

  1. Integration into operational management

Hanna explains that the survey shows an increase in organizations publishing information about how they’re doing – key figures, reports etc. – as well as what’s happening around them – e.g. media monitoring and customer feedback. It is also getting more common to use the intranet as a strategic and/or operational tool to manage the company. However, this is still quite rare; according to the study only 23 percent of the Finnish intranets are strategically managed.

  1. Emphasis on transparency

Social tools, tools for teamwork and using the intranet as a strategic management tool – all this leads to greater transparency and openness. This is not only a trend that concerns the employees and management, but also customers and the market in the future.

A few recommendations

The “Intranets in Finland 2014” study brings some interesting trends and numbers to our attention. Whether the trends should be followed or not is up to each individual organization, but Hanna ended her presentation by giving a few recommendations from herself and her colleagues at North Patrol:

  • There are many types of intranet concepts – for different purposes and various organizational cultures. Therefore, you cannot copy an intranet.
  • First decide the concept, and then choose the technology.
  • The highly personalized front page is dead. Instead, spend your time thinking in terms of usable team sites/spaces or starting points for a few selected roles.
  • Mobile access will revolutionize intranets and internal communications. But is the IT-department ready for that level of openness? There might be concerns regarding security.
  • Nobody wants to own collaboration or the information inside the organization. Maybe the communications department just needs to grab it and make it work?

Biography Hanna P. Korhonen

Hanna P. Korhonen is a communications professional specialized in intranet concept design, defining requirements, as well as online and internal communications. Hanna has over ten years of experience with web services, e.g. as a content manager, buyer, product owner and administrator, as well as leading extensive roll-outs and training users. At North Patrol, an independent consulting company based in Finland, she consults on project planning and defining requirements, and supports the customers, especially in intranet concept design.

Fredrik Wackå på Intranätverk 2013

Fredrik Wackå

Fredrik’s main interest is to provide management information for successful intranets with focus on facts, not opinions. His work is mainly aimed at the early stages of intranet development. He has helped a large amount of organizations with analyzing needs, performing user tests as well as measuring efficiency. Besides being a consultant, Fredrik is also a writer and has a special interest for creating good and useful content.

Presentation: Intranet in a box: 60,000 people help design your intranet

60,000 employees in 55 organisations worldwide have voted in Customer Carewords Top Task polls. Brian and Fredrik discuss the results of an expert analysis of the votes and how the results can be used to design, manage and improve the quality of your intranet. Some of the challenging messages from the analysis:

  • You are not unique. Your intranet should share its basic framework with other organizations.
  • Big consultations with stakeholders waste valuable time and effort
  • The really important tasks are harder to find but the rewards are great

Previous presentations

Intranätverk 2013: Från informatör till serviceredaktör – innehållsarbetarens roll på den digitala arbetsplatsen

Samuel Driessen presenterar på Intranätverk 2014: Stockholm

The importance of why for intranets

Samuel Driessen (Entopic)

In his presentation ”The importance of why for intranets” at Intranätverk: Stockholm, Samuel Driessen shared his experience with helping large organizations to define their intranet goals and strategies. He also provides us with valuable information about how to distinguish between a good and a bad goal as well as how to set up a strategy that successfully drives the intranet development.

Why do we need an intranet? Or why don’t we need an intranet? According to Samuel Driessen from Entopic, we should always be very open to the “why-question”. Asking the question “why” helps us think and find out what’s essential – something we should do more often with our intranets and digital workplaces. Samuel points out that the current research basically says the same. The value that we get out from our intranets is much lower than it could be. But if we answer the why-question in a better way, we would have more ambitious, realistic, valuable and useful intranets.

Metaphor – the tree

According to Samuel, the hard truth is that the why-questions isn’t asked at all in many companies today – there’s no real intranet goal defined. A lot of people just jump over the question about goal and strategy and put all their energy into functionality. And in those cases that the question actually is brought up to the surface, it’s usually done in a small group within the company. To explain the importance of why, Samuel uses a tree as a metaphor. If you have asked the why-question, the tree will have much firmer roots and the branches will reach higher towards the sky. The tree will also be more sustainable and stay alive for quite a long time. Not asking the why-question will, on the other hand, make the tree more fragile and it wouldn’t be able to grow to the same heights.

Why an intranet?

If you have an intranet goal – how do you define it? Samuel explains that a lot of people believe that having news, profiles, project spaces and microblogging is a good definition of an intranet goal. But they have forgetting to ask: Why do we need this? These things are more about functionality than the actual goal itself. Other organizations say that they have an intranet to improve internal communications or knowledge sharing. In these cases, the why-question is also forgotten. Internal communications could also be improved by e-mails, meetings etc. Samuel explains that one of the reasons why intranet projects fail is because the employees aren’t sure why they should use it. How does the intranet help them in their daily work?

A good intranet goal

According to Samuel, there are four elements that together create a good intranet goal:

  • The goal has to be specific and measurable, and not necessarily about money.
  • The goal has to be inspirational.
  • The goal has to focus on both the now and then.
  • The goal must relate to the business goals and the employee’s work.

If one of these elements doesn’t relate to the goal – the goal has to be improved.

How to get to the why

Defining the intranet goal is really a team effort. Therefore, according to Samuel, it should be done in a broad group within the organization. Instead of just discussing the matter with the people in communications, you should go out in the company to find out how the employees are getting work done and how it can be improved. Try to work with them and define what the intranet should be about. A good way to get everybody’s opinion is to do a mix of one-on-one-interviews and workshops. The main questions should be: How can the intranet make the employees do their work in a better way? And how can it improve the organization? Samuel explains that this, in practice, often leads to more realistic and achievable goals. What the communications department thinks about the intranet usually differs a lot from other departments. Going out in the company generates a broader consensus and also creates a lot of enthusiasm among the employees.

Ask why more often

To summarize, Samuel points out that it’s important to distinguish between why and how. The goal itself is why we have an intranet. The strategy is how we get there. By making sure that the goal is specific and measurable, inspirational, focused on both the now and then, and in line with the work of the employees, we are certain to have a great success. And do not forget to always ask the question: Why?

Biography Samuel Driessen

Samuel Driessen is Manager Projects and senior consultant at Entopic. Entopic is an intranet strategy, design and development agency based in The Netherlands. Before Entopic, Samuel worked for Oce, a large, international manufacturer of print and scan systems. Samuel’s blog: info-architecture.blogspot.com Samuel’s Twitter: @driessen

Riksdagens nya rollstyrda intranät presenteras av Jessica Bodin på Intranätverk 2014: Stockholm, november

Riksdagens nya rollstyrda intranät

Jessica Bodin (Riksdagsförvaltningen)

Riksdagens intranät har tre olika målgrupper som i det stora hela har samma behov som ska uppfyllas på intranätet. Men hur gör man intranätet relevant och intressant när användarna har olika fokus i sitt uppdrag och arbete? Detta var någonting som Jessica Bodin diskuterade i sin presentation ”Riksdagens nya rollstyrda intranät” på Intranätverk 2014: Stockholm.

Jessica Bodin arbetar som projektledare på Riksdagsförvaltningen och har under de två senaste åren jobbat med intranätet. Hon har spelat en stor roll i framtagandet av Riksdagens nya intranät som lanserades i mars 2014.

Bakgrund

Innan arbetet med det nya intranätet påbörjades gjorde Jessica och hennes kollegor en förstudie samt en grundlig behovsanalys. Detta följdes av cirka ett års genomförandeprojekt. Riksdagens nya intranät är byggt på EPiServer 7 tillsammans med SharePoint 2013 där EPiServer främst används som ett publiceringssystem. Jessica berättar att man i dagsläget försöker koppla ihop EPiServer med SharePoint och vidareutveckla det för de sociala delarna. Vidare förklarar Jessica att Riksdagen i dag har cirka 1500 användare som nyttjar intranätet nästan varje dag. Intranätredaktionen består av sex medarbetare där alla jobbar heltid med olika uppdrag. Utöver detta finns en projektledare – en roll som innehavs av Jessica på deltid.

Målgrupper, behov och rollstyrning

Ledamöter, partikanslier och riksdagsförvaltningen – dessa är de tre målgrupper som Riksdagens intranät vänder sig till. Även om målgrupperna i sig är väldigt tydliga har de verksamma i Riksdagen inte samma regler och förutsättningar. Just därför har Jessica och hennes kollegor valt att rollstyra intranätet. Jessica berättar att det i huvudsak är tre delar på intranätet som är rollstyrda. En av delarna är den som innefattar nyheter och går under namnet ”Aktuellt”. Den som jobbar på Riksdagsförvaltningen kan exempelvis få egna nyheter som är märkta med ”RDF”.

Nyheterna kan också riktas specifikt till chefer/ansvariga. De nyheter som inte är märkta gäller för alla. Även om materialet är märkt är det möjligt för samtliga användare att se allt som cirkulerar på intranätet. Detta genom funktionen ”Byt roll”. Jessica förklarar att man där kan gå in och se intranätet som om man vore någon annan. Utöver nyheterna finns det två andra delar som också är rollstyrda.

På Riksdagens intranät finns en flik som heter ”Jag vill”. Denna fungerar som ett stöd för medarbetarna av praktisk och administrativ karaktär. Jessica berättar att syftet med detta är att samtliga ska kunna fokusera på sina huvudsakliga uppgifter och inte behöva lägga ned tid på att leta på intranätet. Vidare har Jessica och hennes kollegor också gjort det möjligt att blanda rollstyrda sidor med sidor som är till för alla. Till detta har man infört en teknisk lösning som tillåter att återanvända block och bara ändra där det behövs.

Sökfunktionen

Hur går det då till i sökfunktionen? Jessica förklarar att en sökning på exempelvis ”resa” ger ett resultat som riktar sig till förvaltningen och ett som vänder sig till ledamöterna. Däremot ger denna sökning inget specifikt resultat för partikanslierna då dessa inte ersätts vid resor. Den som söker behöver därför vara lite uppmärksam om det som kommer upp vid sökningen verkligen gäller en själv. När man klickar på ett sökresultat är sidorna i sig också märkta med exempelvis ”ledamot”.

Nya vs. gamla intranätet

En stor skillnad med Riksdagens nya intranät jämfört med det gamla är att den tidigare versionen var relativt informationstung medan den nya är mer uppgiftsbaserad. Det nya intranätet är dessutom anpassat för mobil användning i mycket större utsträckning. Jessica berättar också att Riksdagen har gått från ett ganska vildvuxet intranät till ett där redaktionen har superkoll. Sist, men inte minst, finns det betydligt mer så kallat verksamhetskritiskt innehåll, vilket gör att medarbetarna behöver använda intranätet för att kunna utföra sitt arbete.

Vad tycker redaktörerna om det rollstyrda intranätet?

Enligt Jessica mottogs det nya intranätet väl bland redaktörerna. Det som i första hand uppskattades var möjligheten att kunna anpassa innehållet efter mottagaren, vilket gör det lättare att nå rätt målgrupp. Tack vare rollstyrningen kan man nu också rikta material direkt till specifika personer. På den negativa sidan innebär det nya intranätet en ganska stor omställning i tankesätt. Det gäller att redaktörerna håller tungan rätt i mun då rollstyrningen kräver uppmärksamhet vid publicering.

Arbetsmetoden

Som avslutning valde Jessica att säga några ord om själva arbetsmetoden vid genomförandet av projektet. Hon berättar att man under projektets gång använde sig av Scrum. Och enligt henne har det fungerat otroligt bra att arbeta enligt en anpassad version av Scrum när man jobbar med just innehållsutveckling, både under och efter projektet.

Biografi Jessica Bodin

Jessica Bodin har de senaste sjutton åren arbetat som projektledare för digitala lösningar för extern och intern kommunikation för både myndigheter och den privata sektorn. Hjärtat klappar extra mycket för användbarhet och användarens upplevelse. Hon har tagit fram flera prisbelönta webbplatser och appar, bland annat för IKEA Sverige och för Utrikesdepartementet och Sida.

Anna Feltsen presenterar "Extreme Intranet Makeover" på Intranätverk 2014: Stockholm, november

Extreme intranet makeover

Anna Feltsen (Addtech)

”Det finns ingen mening med att köpa Ferrari om det är Skoda man behöver.”

I sin presentation ”Extreme intranet makeover” på Intranätverk: Stockholm berättade Anna Feltsen om Addtechs rekordsnabba resa med att plocka fram ett helt nytt intranät. En resa som resulterade i en stabil plattform och ett återuppstått intresse bland medarbetarna.

Vad gör man när man inser att användarna beskriver sitt intranät som en plats dit dokument kommer för att dö? Vad gör man när man inser att företaget har vuxit ifrån sin befintliga leverantör? Och vad gör man när man har koncerninformation på 120 SharePoint-sajter och i 147 dokumentbibliotek?

Dessa var frågor som Anna Feltsen och hennes kollegor i Addtechs intranätgrupp ställdes inför när de för drygt ett år sedan bestämde sig för att se över intranätet. Deras gemensamma lösning var ganska simpel: ”Vi måste börja om” – helt enkelt göra en ”extreme intranet makeover”.

Stora utmaningar

För att förstå vilka utmaningar Addtech stod och, även i dag, ställs inför krävs lite bakgrundsinformation om företaget. Addtech är en teknikhandelskoncern som består av cirka 140 starkt decentraliserade och entreprenörsdriva dotterbolag. Moderbolaget i sig är väldigt litet men hos dessa dotterbolag finns i dag cirka 2000 anställda – ett antal som ständigt växer i takt med att dotterbolagen ökar. Och till allt detta finns ett centraliserat intranät.

Därför är det kanske inte så konstigt att företaget har en stor förbättringspotential när det kommer till intranätet. Anna förklarar att en av de största utmaningarna hon och hennes kollegor har är att leverera centrala IT-tjänster i den här decentraliserade världen.

Börja om på nytt

När Addtech beslutade sig för att börja om på nytt med intranätet insåg man att det krävdes någonting att relatera till. Anna berättar att enkelhet och effektivitet var två ord som togs som gisslan och ständigt finns i grunden när företaget tittar på intranätfrågor.

Den första konkreta åtgärden som vidtogs var att Anna och hennes kollegor började titta sig runt och lära av andra: Vad gör alla andra? Och hur lyckas de? I samma skeende satte de sig också ned i företagets intranätforumgrupp. Anna förklarar att gruppen består av en extremt engagerad koncern-VD och en minst lika engagerad koncern-CFO. Till detta tillkommer personal från kommunikation och IT som arbetar aktivt med intranätfrågor.

I intranätforumgruppen diskuterades vad som var bra, vad som var dåligt samt hur företaget skulle kunna etablera en bättre kontakt med sina dotterbolag. Anna berättar att man ville skapa möjligheten för alla dessa dotterbolag att ha sina egna intranät inom en global lösning. Ett annat mål var att fokusera på samarbetsytorna – helt enkelt att bolagen skulle kunna samarbeta på ett bra sätt.

Ny leverantör

Det hela resulterade i en lättare variant av kravspecifikation, vilken låg till grund för sökandet efter en ny leverantör.

Som vi alla vet är det inte alltid helt enkelt att hitta en ny leverantör. Anna berättar att Addtech tittade på ett antal olika leverantörer som målade upp många fina lösningar. I detta skeende är det, enligt Anna, viktigt att hålla hårt i sin kravspecifikation för att inte ryckas med i något man egentligen inte behöver. Efter mycket letande hittade Addtech en leverantör som matchade företagets önskemål.

Bygga från grunden

När en ny leverantör väl var funnen valde Addtech att pensionera det man tidigare hade. Det handlade helt enkelt om att bygga om från grunden. Vad gäller informationsflytten förklarar Anna att det mesta gjordes manuellt av den enkla anledningen att det behövde städas.

Under arbetet med att starta om tog Anna och hennes kollegor fäste vid de nyttiga diskussioner som fördes vid projektets uppstart: Vad vill vi med vårt intranät? Hur ska meny och navigering se ut? Vilken information ska finnas kvar? Och vilka funktioner ska aktiveras?

Lansering

Vid själva lanseringen förstod Anna och hennes kollegor direkt att de stod inför en tuff utmaning med att skapa intresse kring intranätet. Men med några smarta knep, varav ett förklaras mer utförligt i videon av Annas presentation på Intranätverk 2014: Stockholm, lyckades man få fler anställda att besöka intranätet.

Resan i korthet

  • I oktober kom uppvaknandet – insikten att det måste börjas om
  • Under november hämtades inspiration från andra och sökandet efter en ny leverantör påbörjades
  • Precis innan jul skrevs det avtal med en ny leverantör och Addtech var redo att köra igång i januari
  • I januari var det dags för uppstartsmötet för intranätprojektet
  • Det största jobbet var från mars till maj, under denna period lades mycket tid på att flytta information, visa och definiera vad som skulle fås ut av intranätet
  • I maj skedde själva lanseringen av intranätet

Hur ser intranätet ut i dag?

Till skillnad från tidigare är all koncerninformation i dag samlad i en och samma undermeny. Anna berättar att dotterbolagen också har möjligheten att ha sina egna intranät inom den globala lösningen. De gemensamma samarbetsytorna kan skapas och tas bort efter egna önskemål, någonting som också gäller länkarna. Utöver detta finns ett gemensamt nyhetsflöde där bolagsinformation och nyheter kan styras.

Det har alltså hänt en hel del sedan Anna och hennes kollegor ställdes inför utmaningen att plocka fram ett nytt intranät för Addtech. Den rekordsnabba resan har resulterat i en stabil grund att stå på och ett intranät som för första gången väcker intresse bland medarbetarna. Och även om det finns mycket kvar att göra är den gemensamma uppfattningen i företaget att projektet har varit lyckat.

Biografi Anna Feltsen

Med mer än 13 års erfarenhet från IT-branschen jobbar Anna Feltsen i dag som Service Manager för IT och infrastruktur på Addtech. Stort fokus ligger på IT-tjänsteleveransen till dotterbolagen inom Addtech där mycket användar- och leverantörskontakter ingår. Till detta är Anna även extremt engagerad i intranätarbetet – hon drivs av att IT ska skapa värde för användaren. Privat är Anna, utan inbördes ordning, pysseltokig, mamma, fru och nyfrälst löpare.

Presentation, Intranätverk 2014: Stockholm

Artiklar Intranätverk 2014: Stockholm

Vi på Intranätverk vill att du ska kunna njuta av din konferensupplevelse och inte behöva anteckna frenetiskt för att få med dig all värdefull information. Därför dokumenterar vi så mycket material som möjligt. Vårt uppdrag är att sprida kunskap om intranät!

Nedan finner du sammanfattningar av samtliga presentationer från Intranätverk: Stockholm den 13 november 2014.

 

Intranät­system och -program

Det finns många olika sätt att bygga intranät. Det går att köpa helt molnbaserade tjänster, använda färdigpaketerade produkter, använda utvecklingsplattformar, öppen källkod och förstås kombinationer och olika hybrider av dessa. Det finns massor av olika intranätlösningar. De vanligaste systemen för intranät kan delas upp i nedanstående grupper:

  • Dokumenthantering
  • Interna sociala medier / nätverk
  • Portaler
  • Publiceringsverktyg
  • Specialiserade intranätsystem

Om du vill skaffa ett nytt system för intranätet rekommenderar vi Real Story Groups rapporter, som vi har mycket goda erfarenheter av. En bra sammanfattning över utbudet av intranätsystem får du i ”Intranet systems beyond SharePoint – overview to best alternatives”. Och om du funderar på SharePoint är det värt att läsa och se ”SharePoint: What’s Good, What’s Bad”.

Dokumenthantering

Dokumenthantering (på engelska Document Management) kallas även för samlingsbegreppet Enterprise Content Management och som också inkluderar WCM. Några alternativ:

Interna sociala medier och nätverk

Interna sociala nätverk är en allt viktigare del av ett väl fungerande intranät. De bär vidare det historiska arvet från forumprogram. Exempel på några av de vanligaste system för interna social nätverk på marknaden:

Portaler

Kallas ibland för verksamhetsportal och intranätportal. Några av de på marknaden förekommande systemen för portaler.

Publiceringsverktyg

Publiceringsverktyg, på engelska Content Management System (CMS) eller Web Content Management (WCM), är det vanligaste sättet att bygga intranät. Många publiceringsverktyg har även sociala funktioner, men är i grunden fortfarande dokumenthanteringssystem för webbaserad information. Följande intranät CMS är relativt vanliga i Sverige:

På intranät i Sverige används mest Episerver, följt av SharePoint (alla versioner) och Sitevision på tredje plats. (Enligt undersökningen Intranät i Sverige 2013 av Intranätverk)

SharePoint och Office 365

Mer om olika paketerade lösningar för SharePoint (SP), både on-line och on-premise, samt Office 365 (O365)

Specialiserad intranätsystem

Det finns ett antal system på marknaden som levererar mer eller mindre kompletta system för intranät. Målgruppen är främst mindre och medelstora företag. En förteckning över specialiserade intranätsystem som vi sprungit på de senaste åren:

Information

En av de allra viktigaste uppgifterna för ett intranät är att ge medarbetarna tillgång till den information de behöver för att göra sitt jobb. Genom att kontinuerligt arbeta med organisationens informationshantering, där dokumenthantering ingår, kan användarna få tillgång till rätt information som är enkel att hitta. Bra informationshantering leder till ett bra intranätsök.

För att lyckas med informationshanteringen krävs det en god kvalitet på informationen och att organisationen har en god allmän informationshygien. En god informationshygien innebär att information som är gammal och inaktuell regelbundet tas bort enligt fastställda rutiner. I offentliga organisationer finns rutiner och riktlinjer fastställda i så kallade dokumenthanteringsplaner.

Livscykelhantering av information

Med livscykelhantering avses att informationen som är publicerad inte är RUTten, dvs. Redundant, Utgången eller Trivial.

I praktiken betyder det att informationen ska gallras enligt fastställda principer. Frågan som ska besvaras är: När ska information raderas, arkiveras eller uppdateras? All information som publiceras måste ha information om när den är skapad, publiceras, uppdaterad (ändrad) och beräknad livstid. Genom kategorisering av information kan dess livslängd bestämmas. Exempel:

  • En policy har ofta en lång giltighetstid, kanske 10 år
  • En nyhet ska arkiveras efter 6 månader
  • Evenemangsinformation ska arkiveras efter att den inträffat

Metadata

Metadata är information om informationen, den beskriver informationens karaktär. Med hjälp av metadata kan information klassificeras och kategoriseras. I de allra flesta publiceringsverktyg och dokumenthanteringssystem finns det en uppsjö av metadata som antingen kan fyllas i av användaren eller av systemet självt. De metadata som är viktigast för informationshanteringen har att göra med olika typer av datum:

  • Skapat
  • Publicerat
  • Ändrat
  • Arkiveras

Övriga metadata som är användbar i informationshantering och dokumenthantering är klassifikation och dokumenttyp. Klassifikation, ofta användas begreppet kategorisera, används för att ordna och dela upp information i olika grupper och göra den översiktlig. Genom att dela upp informationen i olika kategorier kan livscykelhanteringen underlättas, t.ex. genom att bestämma vad som är policydokument, och sen ha en regel som säger att alla policydokument har en giltighetstid på 10 år från publiceringsdatumet osv.

 

Practical info

To make Intranätverk a pleasant experience for all of you, we have collected all the practical info that you might need.

Wondering how to get to the conference? Curious of which hotel you should book? Or just interested in knowing more about the conference in general? Just click on the conference that you will attend and the answers will be right in front of your eyes.

Still not finding what you’re looking for? Please contact Kristian Norling.

Networking days

In addition to our conferences, Intranätverk also arrange networking days. These are held once a year in Gothenburg, Stockholm and Malmo. Our networking days consist of speaker presentations and workshops with emphasis on knowledge sharing. For more information, please contact Kristian Norling.

Venues

Intranätverk 2015 venues:

Gothenburg (20-21 May):

Malmo (24 September):

Stockholm (5 November):

Documentation

For us at Intranätverk, it’s important that all participants get the chance to enjoy the conferences without feeling the need to take notes. So don’t worry about forgetting important information – we document as much as possible so that it’s easy for you to look back at the moments that caught your attention.

The documentation:

  • All the presentations are recorded and published (pending permission from the speakers).
  • We take photos and conduct interviews during the conferences.
  • We write summarizing articles of each presentation.
  • If time allows us to, all the material is put together in our very own conference books, which will be available for download (free of charge).

Intranätverk Conferences

About the intranet conferences

Intranätverk intranet conferences focus on active participation. We want to offer all participants a unique and exciting experience. Therefore, it’s no surprise that Intranätverk chooses another path than similar conferences. At Intranätverk, you don’t have to listen to hour-long presentations, which make you loose interest midway. Instead, we ask our speakers to keep the presentations short (maximum 20 minutes) and focus on the most important issues. In addition, Intranätverk is one of few conferences that strives to have an even distribution between male and female speakers – all with great knowledge in their respective fields.

Email info@intranatverk.se if you are interested in presenting! Want to know more about how to do an Intranätverk presentation? Read the speaker information.
 
To make the conferences even more interesting, Intranätverk invites speakers from several different countries all over the world. We are very proud to be able to offer an international perspective, which contributes to new insights and knowledge. It’s also very important for us that everyone participates under the same terms. At Intranätverk, you don’t have to focus on various kinds of showcases and exhibitions. We want the initiative to be solely on our participants and prioritize networking and discussions.
 
The conversation topics of the intranet conferences can, of course, be discussed more in depth in the evening when dinner/snacks and social activities are on the agenda. And last but not least, at Intranätverk we publish a lot of documentation after the conferences.
Intranätverk

English

Intranätverk shares knowledge about intranets and the digital workplace. We publish books, arrange conferences and facilitate communities of practice. 

Collaborating in a Social Era

Ideas, insights and models that inspire new ways of thinking about collaboration 

Collaborating in a Social Era - cover

There’s a disconnect between who we are as people and how we work together.

In the book Oscar Berg tackles the big organizational problems and brings human scale solutions. Learn how the Collaboration Pyramid and the Five Principles of Collaborative Communication can transform your ways of working. Start now. Start with yourself. Bring your team along. You don’t need permission to improve your communication. Lead the transformation.

Buy the book!

Digital Success or Digital Disaster?

Succeed with the good governance guide; a toolkit for your site, intranet, and digital workplace

frontcover_mark_0504_2

Mark Morrell’s book is a practical, experience-based approach to growing and managing a successful intranet. Based on Mark’s many years of experience as the manager of an award winning intranet and his recent work with dozens of organisations, ‘Digital success or digital disaster?’ will help you show how good governance has measurable benefits, justifying future investment in your intranet.

Buy the book!

 

Intranets, an anthology to be published 1 March 2017.

The book is an anthology (editor: Kristian Norling and Brian Lamb) about intranets (digital workplace). The book cover many different aspects of intranets, but on an introductory (overview) level. A chapter handles a single topic that is relevant for intranets.

We already have many authors signed-up, but we have room for a few more. Contact Kristian at kristian@intranatverk.se if you would like to contribute!

The book will be 300+ pages, published in first as an ebook and later in print (pending demand). 

Editing in InDesign, printing, publishing etc. is done by Kristian Norling of Intranätverk.

Intranätverk: Gothenburg conference in numbers

The participants are intranet managers, editors, architects, communication as well as digital managers and IT specialists from the business side. The conference is arranged because we think there is a need to network, listen, learn and share knowledge amongst us intranet professionals. There is also a lack of really good intranet related conferences in Sweden, where you can learn and share experiences. This conference is founded and organised by me, Kristian Norling. I have been working with intranets since 2001 and over the years I have experienced and participated in a lot of great conferences. This knowledge and experience, together with your knowledge and experience and that of all the participants and speakers, I am sure we will make Intranätverk 2016 even better than the 2013 – 2015 editions. 

About Intranätverk

Intranätverk provides networking groups, conferences and forums for knowledge sharing about intranets and the digital workplace. Our networking groups are spread out over the country, and we arrange conferences in Gothenburg, Stockholm and Malmö annually. Intranätverk was founded on the idea that the best way to learn is through dialogue: by asking questions, listening to stories from others, reflecting and then acting. Knowledge is something that we create together by sharing our experiences. The purpose of Intranätverk is to provide better opportunities for knowledge sharing. We help intranet professionals to create networks, share experiences and learn from each other.

Interested in presenting? Or need more information? Contact us at info@intranatverk.se In addition to our conference in Gothenburg, Intranätverk is also arranged in Stockholm and Malmö. 

Intranätförvaltning

Intranät­förvaltning

Intranätförvaltning (intranet governance) är det enligt oss mest avgörande för ett bra, användbart och nyttigt intranät. För att lyckas med intranätförvaltning krävs det en beslutsmässig förvaltningsorganisation med tillräckliga resurser, tydliga mål, fastställd intranätstrategi och en väl fungerande styrning och uppföljning. Läs om ett praktikfall: How Intranet Governance Helped Ericsson och Mark Morrell har länge arbetat med och skrivit mycket om intranet governance. Se Sara Redins presentation från Intranätverk 2013: There is always Governance somewhere, but has it reached your intranet?

Intranätförvaltning – organisation

Vilken typ av förvaltningmodell som än används, behövs det en styrgrupp för intranätet där viktiga strategiska och taktiska beslut tas. Kanske styrgruppen rent av ska kallas för en intranätstyrelse, likt en bolagsstyrelse. Oavsett vad den heter ska gruppen vara beslutsmässig, det innebär att de som finns representerade i intranätstyrelsen har mandat att besluta om intranätets budget (storlek och innehåll). Styrelsen fastställer också mål för intranätet. Den intranätansvariga bör regelbundet rapportera till intranätstyrelsen och rapportera hur arbetet fortskrider i förhållande till de uppsatta målen och intranätbudgeten.

Hur analys och uppföljning kan ske beskrivs i sista delen av denna artikel. Den intranätansvariga ansvarar för att intranätstrategin följs och är den som bör ansvara för att ta fram strategin för beslut i intranätstyrelsen. Fredric Landqvist har på på sin blogg ”Emergent Meccano” beskrivit hur en förvaltningsorganisation skulle kunna se ut i posten: ”Moving targets: playin’ the networked web governance game”. Illustration nedan är från bloggposten.

Governance Workflow av Fredric Landqvist
Governance Workflow av Fredric Landqvist

Intranätstyrning

Att styra ett intranät är inte enkelt för att nå den största framgång, kan det beroende på organisationens kultur behöva göras på olika sätt. Användningen av intranätet måste också förankras i organisationen. Det krävs ofta ständiga förhandlingar med olika intressenter för att nå framgång, inte bara kontroll. Det viktiga är att använda sig av sunt förnuft och sätta saker i kontext. De regelverk som är fastställda (för att utöva kontroll) kanske inte är anpassade till eller fungerar i alla verksamheter i organisationen. Dessa utmaningar i arbetet med intranät innebär att den intranätansvariga ibland måste agera diplomat och ibland polis. Emellanåt kan humor också vara användbart.

Malmö stad har fastställt ett antal principer för att leda arbetet med intranätet. Läs ”Nio vägledande principer i intranätarbetet” med Jesper Bylund för mer insikt. Utöver principer kan dokumenterade av riktlinjer och rutiner vara bra för att utöva viss kontroll.

Intranätanalys, -statistik och -utvärdering

För att veta om intranätet levererar nytta och uppfyller uppsatta mål, är det lämpligt att ha ett antal nyckeltal för intrantätet som kan mätas över tid. Nyckeltalen bör baseras på statistik från intranätet. Exempel på nyckeltal för intranätanalys: Intranet Analytics: 5 Truly Helpful Social Intranet Measurements. En påminnelse om att vi bara ska mäta det som vi ska agera på: Intranet metrics & KPIs – only measure what you mean to act upon. Självklart måste intranätstatistiken analyseras, uttolkas och förklaras.

Att ha många besök på intranätets startsida kan verka vara ett bra mått på hur populärt intranätet är. Men om alla besökare till startsidan snabbt lämnar den är det inte bra, om det är viktigt för organisationen att de besöker startsidan.

Att arbeta med kontinuerlig uppföljning går hand-i-hand med kontinuerlig utveckling. Att mäta, analysera, följa upp och agera/ändra är en bra process för ett ständigt arbetete med att förbättra intranätet. Att mäta användarnas nöjdhet med intranätet, med hjälp av kvalitativa metoder är också viktigt. Genom att analysera användningsnöjdheten kan nya insikter fås som inte hade upptäckts med hjälp av användningsstatistik. T.ex kan en total avsaknad av en för verksamheten viktig funktion upptäckas via kvalitativa undersökningar, men via intranätstatistik hade det inte uppdagats eftersom något som inte finns inte kan mätas! Ett annat sätt att upptäcka innehåll som användarna efterfrågar eller tror finns kan identifieras med hjälp av sökanalys.  

Intranät­projekt

Ett intranätprojekt kan förstås vara olika i omfattning, svårighetsgrad och resurstilldelning. Under åren har vi själva genomfört ett par och bistått i många intranätprojekt. Här har vi samlat några av de erfarenheterna. Vi fokuserar har på de delar av ett projekt kring intranät som sker före en eventuell upphandling och det som ingår efter upphandlingsfasen i ett intranätprojekt. Och kom ihåg: det viktigaste är att kontinuerligt arbeta med förbättringar av intranätet och undvika åtminstone omdesign-projekt, även om det ibland förstås kan vara nödvändigt. Hur du kontinuerligt arbetar med intranätet kan du höra Nils-Erik Gustavsson berätta om i presentationen ”Tre år med mitt intranät”.

Förstudie

Denna del av ett projekt är nog det allra viktigaste och det som måste genomföras grundligt för ett lyckat intranätprojekt som leder till ett intranät som både användarna och organisationen vill ha och använda. Vi har mycket positiva erfarenheter av både effektkartläggning och Customer Carewords som metoder för att identifiera användningskrav och sätta mål och önskad effekt. Alla metoder där användaren och användningen sätts i fokus är bra. Björn Böller berätta i ”Applying User-Centered Design (UCD) to Intranet Projects…or how employees can/should be involved” om hur de samlade in krav och involverade användarna i utvecklingen av sitt prisvinnande intranät. Märk väl att kravinsamling inte får bli för detaljerad. Vad användarna vill och varför är i denna fas viktigare än hur de vill göra något.

Varför är faktiskt den allra viktigaste frågan och den förklaras väl av Samuel Driessen i denna presentation: The importance of why for intranets and digital workplaces. I förstudiefasen kan också viktiga nyckelpersoner och intressenter (stakeholders) identifieras. Att jobba tillsammans med dem är avgörande för om intranätet (och projektet) i slutändan ska bli framgångsrikt. Hur du kan jobba med förankring kan du höra Sara Redin berätta om i sin presentation ”Intranätets förankring i organisationen”.

Kravspecifikation

En kravspec ska enkelt beskrivet innehålla alla de krav som anses viktiga och relevanta, men även oviktiga och irrelevanta. Den innehåller övergripande krav baserat på den vision och de mål som intranätet har. Även viktiga principer fastställs i en kravspec. Om intranätet ska vara mobile-first, responsivt, tillgängligt. Vad är designprinciperna? Funktionalitet osv. Ett exempel på utmärkta principer presenteras av Jesper Bylund: ”Nio vägledande principer i intranätarbetet”. Detaljeringsgraden är förstås olika för olika typer av kravspecifikationer, men att bli för detaljerad är något vi avråder ifrån. Åtminstone om utvecklingen ska ske enligt agila principer och användbarheten ska testas innan lansering. Chansen är ganska stor att kravpecen inte lyckats beskriva användarna krav tillräckligt bra och det vet ingen förrän i användningen!

Utveckling

Utveckla intranät bör ske iterativa med agila utvecklingsmetoder. Snabba, små utvecklingsuppdrag leder till stora förbättringar över tid. Enligt devisen: Hur äter man en elefant? En bit i taget… Emil Öberg berättar om utvecklingen av Uppsala Universitets första gemensamma intranät och hur de använde behovsdriven utveckling i: ”Två år av behovsdriven utveckling – sakerna som funkar, vi har hela listan

Införande

Kanske den del av ett intranätprojekt som ofta inte får den uppmärksamhet som den förtjänar. Det är ju nu arbetet börjar på riktigt. Med utbildning, förvaltning, ledning, styrning och mycket annat. Mycket viktigt är den kommunikation och marknadsföring som sker före, under och efter införandet av projektresultatet. Att använda lanseringsvideos har blivit ett alltmer populärt grepp de senaste åren och många bra exempel hittar du i Ellen Van Aken samling av ”Intranet Launch Videos”.    

Intranätyrket. Framgår dina arbetsuppgifter med intranätet i din arbetsbeskrivning?

Intranät­yrket

Hur är det att ha intranät som yrke / jobb? Vad gör alla som arbetar med intranät? Vad innebär intranätyrket?

Oftast är det ett arbete som görs del på en del av arbetstiden enligt undersökningen ”Hur mår Sveriges Intranät 2014?” där endast 14 procent av respondenterna säger att de arbetar heltid med intranät. Inte heller läggs det mycket resurser på intranät, även om 60 procent har en en budget så är det mindre än hälften  av ledningarna som säger att intranätet är viktigt.

Och inte heller har alla arbetet med intranätet i sin arbetsbeskrivning.

Framgår dina arbetsuppgifter med intranätet i din arbetsbeskrivning?
Framgår dina arbetsuppgifter med intranätet i din arbetsbeskrivning?

I undersökningen Intranät i Sverige 2013 så ligger ansvaret på intranätet hos kommunikationsavdelningen i tre fjärdedelar av organisationerna. Det innebär att de flesta som arbetar med intranät är anställda på kommunikationsavdelningen.

Båda undersökningarna konstaterar att resurserna till intranät är ökande, vilket är positivt! Och de kommande året ska en tredjedel göra om sina intranät, det blir många intranätprojekt att leda.

Vår erfarenhet säger oss att det är ganska ensamt att jobba med intranät, vi har ofta inga kollegor. Att vara intranätansvarig är att vara en nutida renässansmänniska, en tusenkonstnär. Det gäller att behärska många olika roller och ha kunskap inom en lång rad olika ämnesområden. Det är både en utmaning och något som gör intranätyrket omväxlande och roligt. Kompetensutvecklingen är något som de flesta sköter själva, genom att ta till sig kunskap på nätet, gå på intranätkonferenser eller träffa kollegor inom intranätyrket.

För att förstå mer om vad det innebär att arbeta med intranät, så genomför vi just nu en anonym undersökning om intranätyrket. Delta gärna i undersökningen om du jobbar med intranät!

Vanliga titlar inom intranätyrket

Några av de vanligast förekommande titlarna för oss som jobbar med intranät:

  • intranätansvarig / webbansvarig
  • intranätstrateg / webbstrateg
  • intranätredaktör / webbredaktör
  • infomaster / webmaster
  • kommunikatör
  • kommunikationsstrateg
  • internkommunikatör
  • objektledare
  • projektledare

Om du har en av ovanstående titlar så vill gärna intervjua dig, för den undersökning och artikelserie som vi arbetar med just nu. Skicka epost till kristian@intranatverk.se om du vill bli intervjuad! Du som blir intervjuad får givetvis läsa artikeln innan vi publicerar något.

 

Intranet knowledge and research

Intranät­forskning

Forskning om intranät är ett viktigt bidrag till kunskapsbildningen och -spridningen om intranät.

Därför har vi sammanställt intranätforskning från svenska universitet och högskolor som vi stött på och även rapporter och undersökningar från intranätbranschen.

Akademisk intranätforskning

Läs en intervju med Dick Stenmark som är docent i informatik och arbetar på institutionen för tillämpad IT på Göteborgs universitet. Han har avsatt flera år åt intranätforskning ur olika perspektiv – bland annat inom design, policy och sök.

En förteckning av alla avhandlingar om intranät och de senaste fem årens godkända uppsatser om intranät från universitet och högskolor.

Rapporter och undersökningar om intranät i Sverige

Åren 2012 och 2013 genomfördes undersökningen ”Intranät i Sverige”,  läs sammanfattningarna för resultaten 2012 och 2013. Sedan 2014 samarbetar Intranätverk med Web Service Award, deras undersökning ”Hur mår Sveriges Intranät?” har genomförts årligen sedan 2008.

Intranätyrket

Hur är det att ha intranät som yrke? Just nu genomförs en undersökning om intranätyrket. Delta gärna du också, självklart anonymt! Om du vill bli intervjuad om ditt arbete med intranät, hör gärna av dig till oss.

Intranätnamn

Vi har även publicerat en lista med över 160 namn på svenska intranät, kolla in hela listan över intranätnamn.

Internationella undersökningar och rapporter om intranät och den digitala arbetsplatsen

Gratis

Att köpa

  • Digital workplace trends av Jane McConnell. En av de bättre rapporterna om intranät och den digitala arbetsplatsen. Om du deltar i undersökningen får du rapporten gratis. Rekommenderas!
  • Intranet Design Annual av NNG. En designfokuserad årlig rapport. Läsvärd.
  • Real Story Group skriver mycket bra och oberoende rapporter om olika typer av verktyg och system som publiceringverktyg (CMS, WCM, DAM) intranätportaler, sociala nätverk (Enterprise Social Networks, ESN) osv. Rekommenderas varmt om du ska köpa eller upphandla.

Övriga informationsresurser om intranät

Mycket mer information och kunskap om intranät finns förstås publicerat här på webbplatsen. Artiklar från intranätkonferenserna finns sammanställda i Intranätverks konferensböcker.

Fredrik Wackå har under åren publicerat mycket matnyttigt om intranät.

Kolla gärna in dessa resurser (på engelska) för mer om intranät:

  • Intranet Article Index, en samling med fler än 700 artiklar.
  • Intranetizen, fyra framstående intranätpraktiker skriver om intranät. Även gästposter.
  • Kilobox.net, Wedge Black skriver om internkommunikation och intranät.
  • Oscarberg.net, Oscar Berg skriver om den digitala arbetsplatsen och framtidens organisationer.
Intranät

Intranät

Att bidra till kunskapsbildning och -spridning är något som vi brinner för och anledningen till att Intranätverk grundades. Vi hoppas att alla som arbetar med intranät hittar något intressant och läsvärt här.

Intranät frågor och svar

Vi vill ge svar på frågor som:  Vad innebär egentligen intranätyrket? Ett intranätprojekt, vad kan det bestå av? Vilka intranätsystem används i Sverige? Intranätförvaltning, hur organiseras den bäst?  Vad är en intranätstrategi och vad ska den innehålla? Hur hantera information och förbättra informationskvaliten? Hur ska jag arbeta med sök på intranätet (verksamhetssök)? Det kan vara en stor utmaning. Därför har vi publicerat en snabbguide för bättre verksamhetssök och även en kort artikel om vad som krävs i en sökstrategi? Det där med sökanalys är det viktigt? Ja, om du vill lyckas med sök. Läs vad sökanalys innebär och vad du ska göra för att lyckas.

Intranätartiklar

Vår artikelserie om intranät och den digitala arbetsplatsen, som även finns sammanställda i intranätartiklar från konferenserna.

Intranätforskning

Sammanställningar över avhandlingar och de senaste årens uppsatser om intranät. Rapporter om intranät i Sverige och andra läsvärda undersökningar.

Intranätsystem

En översikt av intranätsystem och -program som används i Sverige. Marknadsundersökning av paketerade lösningar för SharePoint / Office 365. Dokumenthantering, interna sociala medier / nätverk, portaler, publiceringsverktyg och specialiserade intranätsystem.

Intranätpresentationer

Över 90 presentationer (med fler än 50 000 visningar!)  från våra konferenser finns publicerade på Slideshare.

Intranätvideos

Mer än 100 videos om intranät (med 5000+ spelningar!) finns publicerade från Intranätverk. De handlar om intranätförvaltning, –strategi, -styrning, -innehåll, –sök och mycket, mycket mera. 

Böcker

Intranätverk är också ett bokförlag, vi ger ut böcker om intranät, digitala arbetsplatser och webb.

Podd

Intranätverks podd heter Digitallt. Fokus på organisationers interna digitala arbete. Vi snackar om allt digitalt, helt enkelt Digitallt.

Intranätyrket

Vad innebär det att arbeta med intranät? Ofta anställd på kommunikationsavdelningen, arbetar ensam och endast en del av arbetstiden läggs på intranätet. Sanningen är förstås mer komplex och vi har sammanställt en kort genomgång om vad det innebär att ha intranät som sitt jobb.

Intranätnamn

Under flera år har vi samlat svenska intranätnamn, här hittar du den kompletta listan med fler än 170 intranätnamn med många funktionella och fyndiga namn.

Intranätkonferenser

Intranätverk är en serie intranätkonferenser som arrangeras varje år i Göteborg, Malmö och Stockholm. Konferenserna fokuserar på lärande och att dela kunskap och erfarenheter om intranät.

Nätverksgrupper

Ökad kunskap ger större framgång, att följa med i de senaste trenderna, dra lärdom av varandra, är samtliga framgångsfaktorer för ett lyckat intranätarbete. Allt det får du genom att bli medlem i någon av våra nätverksgrupper.

Sökstrategi

Sökstrategi

En sökstrategi bidrar till att förklara varför och hur sökfunktionens uppgift ska lösas, vad som ska göras och när!

Att hjälpa användare att hitta information när det inte är uppenbart var den finns, eller att den finns.

Citatet ovan beskriver en av de vanligast förekommande (och främsta) uppgifterna för en organisations verksamhetssök. Med verksamhetssök, även kallat intranätsök, avses de verktyg och system som samverkar för att söka på intranät och i organisationens egna informationskällor. 

En strategi ska förstås i främsta hand stödja organisationens verksamhetsmål.

Att skriva en sökstrategi är en viktig övning för att förstå, ge vägledning och förklara vilka principer som gäller för sökfunktionen. Sökstrategin hjälper också organisationen att fastställa målen, organisationen och åtgärderna som ska genomföras de närmaste åren och är ett verktyg för att nå visionen för sökfunktionen. Ett exempel på hur en vision för sökfunktionen kan formuleras:

Enkelt att hitta den information jag behöver för att göra mitt jobb.

En strategi bör kompletteras med en strategisk handlingsplan där de kommande årens aktiviter finns nedskrivna. Den strategiska handlingsplanen bör innehållande en detaljerad beskrivning för det kommande året och sammanfattande beskrivningar för åren 2-3 samt år 4 och framöver.

Sökstrategi – innehåll

En sökstrategi bör innehålla följande:

  • Verksamhetsmål
  • Användningskrav
  • Förvaltning och organisation
    • Nyckelpersoner
    • Granskning av sökfunktionen
    • Helpdesk och support
    • Utbildning
  • Information
    • Livscykelhantering av information
    • Metadata
    • Taxonomi
  • Design
  • Teknik

För ett exempel på hur en sökstrategi kan formuleras, se Västra Götalandsregionens m. fl. pågående arbete med sökstrategi*.

Sökstrategi
Sökstrategi

*Författaren till denna artikel har bidragit till sökstrategin.

Intranätartiklar

Har du förslag på en artikel om intranät?  Saknar du en artikel om intranät? Hör gärna av dig till oss på info@intranatverk.se

Intranätartiklar från konferenserna

När du deltar på Intranätverks konferenser ska du kunna njuta av din konferensupplevelse och inte känna dig tvungen att anteckna frenetiskt för att få med dig all värdefull information. Därför dokumenterar vi så mycket som möjligt så att du enkelt kan se tillbaka på de ögonblick som fångade ditt intresse.

Och om du inte hade möjlighet att delta på konferensen så vill vi att du ska kunna ta del av den kunskap som förmedlades på konferensen. Vi har publicerat mycket läsvärda intranätartiklar från konferenserna nedan.

Intranätverk 2014: Göteborg, 20-21 maj

Alla artiklar från Intranätverk 2014: Göteborg

Intranätverk 2014: Malmö, 30 september

Alla artiklar från Intranätverk 2014: Malmö

Intranätverk 2014: Stockholm, 13 november

Alla artiklar från Intranätverk 2014: Stockholm

Skärmdump med sökningen "influensa" i prototyp för ny sökdesign på VGR - december 2014

Snabbguide till ett bra intranätsök (verksamhetssök – enterprise search)

Ett väl fungerande intranätsök är verksamhetsövergripande och kräver insatser av ett flertal olika roller, på många områden med olika tidsomfång. Insatser behöver ofta genomföras inom både förvaltning/ledning, information och teknik/design. Ett intranätsök ska betraktas holistiskt eftersom det är många olika faktorer som påverkar om sökfunktionen på intranätet fungerar bra eller dåligt. Vi använder intranätsök eller verksamhetssök istället för det engelska enterprise search.

Huvudregeln för en sökfunktion är: skit in, skit ut.

Avgörande för en väl verksamhetssök är hur bra kvaliteten är på informationen som indexeras. Exempel: Om information som indexeras saknar läsbara och beskrivande titlar (oläsbar titel är t.ex. Dokument1.doc), eller saknar korrekt metadata (t.ex. att författarfältets innehåll i ett Word-dokument är mallens skapare, bara en förkortning eller är tomt) så håller informationen låg kvalitet. Det som kallas sökmotoroptimering är helt enkelt oftast en fråga om att ha god informationshygien och att följa skrivregler.

För att ett intranätsök ska fungera på ett bra sätt behövs ofta insatser på nedanstående områden, med de viktigaste åtgärderna i punktlista. Praktikfall med god praxis : Att jobba med sök på Chalmers.

Förvaltning/ledning

Det viktigaste beslut en organisation kan ta kring sök är att utse en sökansvarig! Att införa en organisation, sätta upp en förvaltning och införa rutiner för sök är också viktigt. Detta behöver inte bli varken kostsamt eller resurskrävande. Det är bättre att börja i liten skala än att inte börja alls. Med liten skala avses här ett par timmar i veckan i genomsnitt. Och kom ihåg att långsiktigt arbete är det viktiga, inte massiva punktinsatser (även om det också kan behövas). Saker du bör göra inom förvaltning/ledning för att få ett bra intranätsök:

  • Utse en sökansvarig
  • Skapa en organisation för sök
  • Sätt upp en förvaltning av intranätsök/verksamhetssök
  • Tillgodose verksamhetskrav och mål, dvs. identifiera krav och mål där sök kan vara (en del) av lösningen t.ex. genom effektkartläggning.
  • Fastställ en sökstrategi. Exempel: VGR sökstrategi (under arbete)
  • Analys av sökstatistik

Information

Det allra viktigaste för en väl fungerande sökfunktion är att det är god kvalitet på den information som indexeras och att organisationen har en god informationshygien. Med god informationshygien menas att information som är gammal och inaktuell regelbundet gallras efter fastställda rutiner. I offentliga organisationer finns detta ofta fastställt i så kallade dokumenthanteringsplaner.

Paradox: En stor mängd information ger potentiellt större verksamhetsnytta (genom att tillgängliggöra befintlig dokumenterad information) men försvårar möjligheten att hitta rätt information!

Livscykelhantering av information

Livscykelhantering av information är mycket viktig för god sökbarhet. Med detta begrepp avses att information som finns tillgänglig inte ska vara RUTten, dvs. Redundant, Utgången eller Trivial. I praktiken betyder det att informationen som finns tillgänglig i alla informationskällor ska gallras enligt fastställda principer.

Enkelt utryckt: När ska information raderas, arkiveras eller uppdateras?

Detta bör ske genom att kategorisera all information/alternativt informationskällan i sin helhet. Kategorisering styr informationens livslängd. En policy kan t.ex. anses vara giltig i 10 år, en nyhet ska arkiveras efter 6 månader. Evenemangsinformation ska arkiveras efter att den inträffat osv.

Kontrollerat vokabulär/Ordlista/Nomenklatur/Taxonomi

Många organisationer som har lyckats väl med sin sökfunktion har som en del i sin informationshantering skapat en förteckning över sin gemensamma begreppsvärld som bidrar till en bra sökbarhet. I dessa organisationer återfinns oftast ett särskilt gemensamt system för hanteringen av organisationens gemensamma begreppsvärld, så kallad taxonomi (ibland Master Data), och en förvaltning av densamma (i förekommande fall Master Data Management).

Metadata

Det bör finnas en specifikation för vilken metadata som är ett minimum i alla de informationskällor som ska vara sökbara.  Metadata ger god sökbarhet. Ett minimum av metadata borde var:

  • Titel
  • Beskrivning
  • Nyckelord
  • Datum (publicerad, uppdaterad och arkiverad)
  • Status för dokument. T.ex. Giltig/Utgången/Arkiverad
  • Canonical URL, alla webbsidor ska ha en ursprungs-URL

En organisation som vill lyckas med sitt intranätsök bör införa ett standardiserat sätt att märka upp innehållet på intranätet. Med fördel kan också schema.org specifikationen användas på intranät likaväl som på webben. Saker du bör göra med information för att få ett bra intranätsök:

  • Skapa en bra informationsarkitektur/struktur
  • Skapa en förteckning över den gemensamma begreppsvärlden inom oganisationen
  • Sätt upp livscykelhantering av information
  • Metadatahantering ska vara standardiserad och en del i informationsskapandet.

Teknik/design

Tekniken är förstås en viktig del av ett väl fungerande intranätsök. Generellt kan sägas att alla de tekniska plattformar för sök (sökmotorer) som i dag finns på marknaden är bra. Idag är det också vanligt att använda sig av öppna källkodslösningar för sin sökfunktion, speciellt i de fall där organisation har anammat verksamhetssök (Enterprise Search).

Valet av plattform för sökfunktionen är ett viktigt strategiskt ställningstagande och bör vara en del av en bra sökstrategi. Design är viktigt, speciellt i dag då de flesta refererar till Google som referens när det gäller hur en sökfunktion bör se ut och fungera. Det är viktigt att sökfunktionen beter sig likadant överallt på intranätet i största möjliga utsträckning – allt för att underlätta för användarna. Givetvis ska en sökfunktions designmönster och designprinciper inte avvika från användarnas referensram. Det viktigaste är att sökfunktionens design ger användar- och verksamhetsnytta. Saker du bör göra inom teknik/design för att få ett bra intranätsök:

  • Gör ett strategiskt plattformsval för sök
  • Sätt upp en teknisk förvaltning av sök
  • Ett globalt intranätsök bör fungera likadant överallt (funktioner) och vara placerad på samma ställe (designprincip)
  • Fastställ designprinciper för sök
  • Fastställ önskvärda funktioner för sök

Inspiration till bra intranätsök

Exempel på god design av sök*, som självklart är responsiv.  Varningstrianglarna markerar innehåll som har passerat bäst-före-datum.

Exempel på bra intranätsök. Skärmdump med sökningen "influensa" i prototyp för ny sökdesign på VGR - december 2014
Skärmdump med sökningen ”influensa” i prototyp för ny sökdesign på VGR – december 2014

*författaren har varit IT-arkitekt (systemdesign) i arbetet med prototypen.

Intranet knowledge and research

Uppsatser om intranät

En lista med över 60 uppsatser om intranät. Listan innehåller uppsatser publicerade på universitet och högskolor i Sverige efter 2009. Bland intranätuppsatserna finns bland annat: praktikfall om intranät i privat och offentlig sektor, funktioner, användningsstudier, knowledge management, intranätsök, interna sociala nätverk, internkommunikation, publiceringsverktyg, sociala intranät, kunskapshantering och mycket, mycket mer.

Har du skrivit en uppsats som handlar om intranät men som inte är med i listan? Skicka gärna ett mejl till oss på info@intrateam.se så lägger vi till din intranätuppsats i listan.

 

TitelFörfattareÅr
Användningen av olika informations- och kommunikationskanaler inom företagQuyen Dinh
Martin Phan
2012
Att använda intranät som informationskälla: En studie kring medarbetares önskemålHanna Arvidsson
Anna Bennitz
2014
Att fastna i det interna nätet: Ett arbete i att inkludera hela organisationen i informationssystem som intranätEmilia Gillström2012
Att gilla eller inte gilla: En studie av organisationsvärldens interna användning av sociala medier och dess effekter för medarbetares dagliga arbeteAnna Sturesson
Feda Denadija
2013
Att inreda ett intranät: En rapport över framtagandet av en ny design för ett intranätNinni Forslin2012
Att mäta det omätbara – En intranätsmodul för att mäta mjuka värdenAndreas Jacobsson
Björn Karlsson
2009
Att skapa kunskap i informationshavet – Om hur text kan struktureras för att skapa lärande i intranätKarin Tegeman2010
CMS-baserat studentintranät: Undersökning och utveckling av studentintranät

Lovisa Johansson
Filip Södergren

2010
Content Management i praktikenKalle Nebert
Viktor Karlsson
2010
Den som söker skall finna? Om att tillgängliggöra information via intranätet för omvårdnadspersonal och legitimerad personal inom Vård- och äldreomsorgsförvaltningenKatrin Svensson2016
Det ligger i människans natur att berätta historier: Hur corporate storytelling på intranätet kan öka personalens tillfredsställelseMaria Karlsson
Cecilia Lindberg
2010
Det sociala intranätetEmil Bengtsson
Johan Larsson
2013
Det sociala intranätet – ett forum för information, interaktion och identifikationJessika Hällerö
Emmy Nordin
Anna Salomonsson
2012
Det sociala intranätet – ett forum för medarbetares deltagande, dialog och lärande? En fallstudie av Electrolux E-gate CommunityTherese Månsson
Johanna Kojan
2011
Det sociala intranätet – Modern teknik i ett företag med anorDavid Lennersten
Karl Oskar Mattsson
2010
Det sociala intranätet ur ett mottagarperspektiv – En kvalitativ studie av Skellefteå kommuns nya sociala intranätEmma Silfver2013
Determining expertise from indirect evidence: Expert search in an enterprise settingViktor Holmberg;2013
En demokratisk organisation – ett klick bort? En kvantitativ innehållsanalys som undersöker potential för demokratisk kommunikation via intranätJill Johansson Vennelin
Stina Gabrielsson
2012
Enterprise 2.0 – En studie kring kommunikation och informationsutbyte via det sociala intranätet KominEllinor Wihlborg
Viktor Wihl
2012
Enterprise 2.0 som kunskapshanteringssystemSofie Pettersson2011
Ett ”bra” intranät – Ett framgångsrikt exempel på användarcentrerad systemdesignDaniel Baagöe-Larsen2010
Facebook som intranät? En studie om internkommunikation i facebookgrupper och sociala funktioner i intranätFrida Grims
Malin Bylund
2013
Förändring av intranät och dess inledande utmaningarJannie Rönnbäck2014
Hur kan intranät användas för Knowledge Management? – En kvalitativ studie inom svensk sjukvårdKatarina Dahl2013
Index – Den nya faxen: En studie om intern kommunikation och meningsskapande på AB LindexHanna Lundberg
Malin Marmont
2009
Informationsförsörjning i intranätmiljöer: Kommunikativ innovationJessika Svensson2010
Informationssökning och kunskapsförmedlingAndrée Hansson
Johan Nilsson
2010
Internal communication – The employee perspectiveEmilia Bergquist2014
Intranät 2.0 – Intranätsansvarigas uppfattningar av interaktivitet på intranätCaroline Grönqvist2009
Intranät: En studie kring tillvägagångssätt vid införande av intranätEmma Johansson2010
Intranät – en tillräcklig kommunikationskanal? En fallstudie om intranät som kommunikationskanal för arbetsmiljömässig informationAlfred Åkesson
My Blixt
Sanna Alvinell
2010
Intranät: Ett verktyg mot jämlik kommunikationJoakim Brännström
Bert Persson
2011
Intranät från ett användarperspektiv: riktlinjer att följa vid en implementeringEmeli Andersson
Ida Magnell
Matilda Pettersson
2009
Intranät från ett användarperspektiv: En fallstudie om hur en grupp bibliotekarier upplever och använder sig av intranät i deras yrkesrollOlof Stenlund2009
Intranät för personliga assistenter: En studie av förutsättningar för effektiv informationshantering i vardagspraktik med stöd av ITJessica Nordin
Sofia Niemi
2010
Intranät – Igår, idag och imorgon På vilket sätt kan organisationer skapa affärsnytta med Webb 2.0 lösningar i sina intranät?Mikael Nowakowski
Christofer Stäke
2009
Intranätets nya ansikteSarah Mesch
Lisa Naess
2014
Intranätets utvecklingsfas: inte bara en framtida informationskällaJohanna Pettersson
Malin Söderqvist
2009
”Intranätet SIW”. En kvantitativ studie av vilken syn medarbetarna på Södra Älvsborgs sjukhus har på intranätet.Boel Rosbäck2014
Intranät som ett användbart stöd för informationsöverföringJoacim Nilsson2014
Kontextuell inverkan på intranät: Viktiga aspekter vid design för kontextuell förändring och limiterade utrymmenRickard Strömbäck2011
Kunskapshantering: En kvalitativ studie om vad som utgör kunskapshanteringen på en enhet inom en bilkoncernEvelina Nyström
Caroline Winther
2014
Kunskapshantering inom växande IT-bolag. En kvalitativ fallstudie på ett mindre IT-bolagPatrik Evertsson
Jonas Lundin-Selander
2014
Kunskapshantering med interna WikiOla Andersson
Oskar Rollof
2010
Låt den sista utvägen bli den första ingången: Att underlätta implementeringen av ett nytt intranät då dess föregångare underutnyttjats av de tänkta användarnaLudvig Lindström2013
Medarbetarportalen: En kvalitativ studie om användarnas relation till intranätet på sin arbetsplatsCarl Wennerström
Karl-Adam Granskog
2014
Myrstack, ja tack! – en studie om hur Wallenstams intranät används, upplevs och skulle kunna förbättrasAxel Birgerstam
Evelina Lindberg
2013
Optimera ett intranäts användarmedverkan – En kvalitativ studie om att säkerställa användningen av ett intranätJesper Wentzel
Johan Karlströmer
2012
Personlighetstyper och upplevelse av ett nytt arbetsstöd: undersökning gjord på Trafikverkets Intranät och anställdaElin Helander2010
Processkartläggning som metod för att hitta ett ramverk för användarroller : En fallstudie på Botkyrka kommunEmilie Frisén2011
Sociala Intranät: Dess användning, möjligheter och riskerJessica Berner
Andrea Wildt-Persson
2011
Sociala medier som företagsanpassat kommunikationsmedelChristofer Sjöberg
Anton Gustle
2011
Sociala plattformar och ”employee voice” : Används sociala plattformar inom intern kommunikation av anställda för att utrycka åsikter, tankar och idéer?Tobias Fredriksson
Aleksei Kuprin
2013
Socialt nätverkande och informationsdeltagande i sociala intranät: En fallstudie av Medarbetarportalen på Uppsala universitetSvante Hansson
Gabriel Smoljár
2014
Strategier för mobila intranät: Identifiering av framgångsfaktorer för mobila intranätlösningarSebastian Källman Andersson2014
Strategisk styrning av intranät: Centrala val att uppmärksammaCarl Braunstein
Emma Forsgren
2010
Vad ska prioriteras? En studie av intranätets tänkbara användningsområden inom hälso- och sjukvårdenSofia Persdotter
Sofie Karlsson
Jenny Karlsson
2009
Val av källor: En studie av de anställdas informationssökning inom företaget Viking LineKristiina Öis2010
Web 2.0 i intranät – en studie om Web 2.0-funktioner i intranätMarc Andersson
Andreas Greding
2009
Vem är Jan-Direkt? En studie av en intranätbaserad funktion för kommunikation mellan medarbetare och ledningKristina Berg
Åse Bergdahl
2009
Ökad intranätsanvändning: Anställda i fokusPatrik Forberg Appelberg
Robin Blank
2012
Nio vägledande principer för intranätarbete med Jesper Bylund på Intranätverk 2014 Malmö

Intranätarbete: nio vägledande principer

Jesper Bylund (Malmö Stad)

Precis som rubriken antyder valde Jesper Bylund, konferensens sista talare, att prata om ett antal principer för intranätarbete som har gjort Malmö Stads intranät till en stor succé. Dessa principer har inte bara bidragit till en ökad aktivitet på intranätet och en större nöjdhet bland de anställda, utan också underlättat vid flertalet processer.

För ett par månader sedan övertog Jesper Bylund rollen som digital utvecklingschef på Malmö Stad. En krävande uppgift som innebär stort ansvar och förmågan att ge tydliga direktiv. Därför är det nödvändigt att ha ett antal väl utarbetade principer att luta sig mot. I sin presentation på Intranätverk 2014: Malmö delade han med sig av just detta; närmare bestämt hans nio vägledande principer för ett lyckat intranätarbete.

Principer för intranätarbete

#1 Vänd på pyramiden

Jesper anställdes på Malmö Stad 2003 och det första han märkte var att intranätet var ganska föråldrat. Intranätet var i grund och botten uppbyggt från ”top-down” istället för ”bottom-up”. Alla de 21 000 anställda fördes in på samma startsida, vilket enligt Jesper var långt ifrån optimalt. Den första principen handlar därför om att vända på pyramiden och ge den anställda det han eller hon eftersöker direkt, gärna på startsidan. Den enskildes behov måste alltid prioriteras.

#2 Mer än nyheter

När Jesper anställdes på Malmö Stad var det i första hand för att skriva nyheter på intranätets startsida. Den generella åsikten vid denna tidpunkt var att intranätet var till för just detta. Men Jesper insåg relativt fort att intranätet handlade om mer än nyheter. Det första steget blev därför att utveckla intranätet till en plattform för intern kommunikation för att sedan ta steget till att fokusera på intern effektivitet. Jesper förklarar att intranätet inte ska fungera som en informationsplats utan ett verksamhetssystem för effektivitet. Ordet effektivitet är också någonting som ofta får ledningen att öppna både ögon och öron.

#3 Fyra typer av innehåll

För att lyckas med ett intranät behövs fyra typer av innehåll. Ett gammalt intranät har oftast bara det så kallade basmaterialet samt nyheterna medan ett modernt intranät måste innehålla tjänster. Det modernaste är det som vi brukar kalla för sociala intranät, vilket är en benämning som Jesper inte använder sig av (att vara social är någonting man är på middagen eller krogen). På intranätet handlar det istället om samarbete.

#4 Iterationer vs. Big Bang

Stora projekt är i vissa fall ett måste, men för att arbetet ska gå framåt kan det vara lämpligt att jobba i små iterationer. Enligt Jesper är en tidsram på 2-3 månader rimlig. Genom att arbeta i små iterationer kan man hela tiden påvisa att saker blir bättre längs med vägen. Detta arbetssätt gör det också enklare att bibehålla en tydlig och effektiv kommunikation.

#5 Olika typer av tid

Gerry McGovern pratar om att det finns två typer av arbetstid – ”skill time” och ”tool time”. Jesper förklarar att Malmö Stad lägger stort fokus på att sina anställda ska vara i så kallat skill time. En förskolelärare ska exempelvis ägna sin arbetstid åt att ta hand om barnen (skill time) och inte sitta med en massa pappersarbete (tool time). Enligt Jesper har normala organisationer mellan 20-30 procent tool time. Denna tid är väldigt dyr och i Malmö Stad skulle en tool time på 30 procent bland de anställda innebära kostnader på ca. 2,5 miljarder skattepengar per år. Om intranätet kan bidra till att minska denna tool time frigörs tid som har ett stort värde.

#6 De anställda rör på sig

En anställd tillhör olika gemenskaper och ett bra intranät måste stödja att medarbetarna rör på sig. Vid det ena ögonblicket kan man vara en kommunikatör, vid det andra tillfället en Malmö Stad-anställd och vid det tredje en stadskontorsanställd. Jesper förklarar att detta är något som Malmö Stad stödjer genom sin masthead på intranätet. Denna innehåller flikar som leder den anställda vidare till exempelvis dashboarden, ”min förvaltning”, eller ”mitt arbetsfält”.

Jesper och hans kollegor jobbar också mycket med att kategorisera innehållet så att det tydligt framgår om en sida på intranätet gäller för alla eller bara vissa. Utöver det läggs också tid på att segmentera efter affärsenhet och arbetsroll. Och till sist även personifiera innehållet i den mån möjligt.

#7 För alla devices

Malmö Stad har en enad uppfattning om att intranätet ska vara tillgängligt i alla devices. I dag kan intranätet nås från mobilen, surfplattan och datorn. Samma adress, användarnamn och lösenord gäller oavsett om man är hemma eller på kontoret. Värdefulla saker och funktioner som kontaktboken, kommentarsfält för nyheter och sök fungerar exakt likadant i alla devices.

#8 Ett open source-intranät

Den åttonde principen handlar om open source. Om du är intresserad av att veta mer kring Malmö Stads open source-intranät ber vi dig titta på videon av Jespers presentation från Intranätverk: Malmö.

#9 Regel: Fem procent

Jesper förklarar att han vill ha fem procent av varje system. Enligt honom ska exempelvis HR-systemet inte se ut precis som intranätet. Däremot bör kanske flexen vara en funktion som är integrerad i intranätet. Likaså vill Jesper inte heller att hela ekonomisystemet ser ut som intranätet, utan kanske enbart attesten eftersom många attesterar räkningar med jämna mellanrum. Den grundläggande tanken är alltså att intranätet ska vara separerat från övriga system, men samtidigt inkludera nödvändiga funktioner från dessa.

Hitta dina egna principer

Dessa nio principer har gjort Jespers liv och intranätarbete mycket enklare. Men han poängterar att det gäller för var och en hitta sina egna principer. Oavsett vilka man väljer att följa är det oerhört viktigt att ha några att knyta an till. Annars är risken stor att både intranät och intranätarbete blir alldeles för svårt att hantera.

Biografi Jesper Bylund

För mer information om Jesper, besök hans profil på LinkedIn.

Patrik Bergman at Intranätverk 2014: Malmö

Personal Knowledge Mastery (PKM) and the social intranet

Patrik Bergman (Axis)

Late in the afternoon it was time for Patrik Bergman from Axis to enter the stage. His presentation focused on Personal Knowledge Mastery (PKM), a method by Harold Jarche, which helps you take control over your personal development and keep you connected in the digital workplace and social intranet.  

Patrik Bergman is the global intranet editor at Axis Communications – meaning getting global content into our intranet, making everybody contribute, and being the product owner. Since a few years back, Axis has grown extremely rapidly from 700 to almost 2000 employees. And there are a lot of things going on in the company.

Social intranet! Well, maybe.

Since six months back, Axis uses SharePoint 2013 on premise. Patrik explains that the brochure said that SharePoint 2013 would solve many problems and that the users would love it. Some things were true, such as the search engine, while others didn’t really take off as expected. For example, many employees were hesitant regarding the social functionality. To get a better understanding of how the employees perceived the intranet, Axis performed the WIC-survey. And when the employees got the chance to write whatever they wanted, they were very open about the intranet. Regarding the social functionality, several explained that they didn’t need yet another channel. They already had chat programs, e-mail and more. The fact that 25 percent of the employees are Linux workers can also create challenges. Basically, SharePoint works best for Windows users.

Personal Knowledge Mastery

In parallel to this, Patrik took a workshop in Personal Knowledge Mastery, a method developed by Harold Jarche. The formal definition of PKM is: A set of processes, individually constructed, to help each of us make sense of our world and work more effectively. Patrik explains that PKM involves three different processes. The first part is all about seeking (on Google, Twitter etc.). After that, you start making sense of it by relating what you’ve found to the challenges you face internally. Lastly, you bring something new to the table by sharing. The great thing about PKM, according to Patrik, is that you’re allowed to take some time to reflect. He explains that what he’s seen from using SharePoint 2013 is that it emphasizes the sharing part so heavily. We might actually be missing the first two steps in order for people to share something that they think is valuable. A bigger focus on Seek and Sense might also do the trick.

PKM applied to a social intranet

  • Seek: Pull and push.
  • Sense: Make personal via reflection.
  • Share: Add value via new ideas.

The idea is basically to throw something out to the world and hear what people think about it. Then you get it back and have time to reflect before throwing something new out to the world. The main goal: To create a better workplace.

Social or intelligent intranets?

According to Patrik, the social intranets are emphasizing sharing too much. In his opinion, we should therefore do something else and make people good at sharing. The fact is that by only sharing, you actually can become more noise than signal. So just introducing a social intranet without aligning it with people’s needs, can make it rather noisy. On the other hand, based on the real business needs, a social intranet can be awesome. Patrik explains that a big potential with social intranets is to increase insights, which is related to PKM. Therefore, it might be a good thing to find tools to increase the insights by using the social functionality. A process in which PKM can play a great role.

How do we support learning?

Something that is always important to bear in mind is how people learn in organizations. Patrik explains that we’re often talking about the 70 – 20 – 10 perspective. 70 percent of what we learn is via tough jobs – we bump into challenges every week and learn from them. 20 percent is via feedback and communities, and the last 10 percent is via courses and formal learning. The big question we need to answer is: How do we support the informal 90 percent? A good step in the right direction is to support Seek and Sense. According to Patrik, one idea could be to integrate the seek part via tools that people already use. Instead of only having a news feed, you should also let the intranet support you in the first two parts. Twitter, for example, could very well be connected to the intranet in order to make it easier for people to use it.

Vision: A more humane workplace

Patrik explains that what he’s striving towards is a more humane workplace. We should never forget why we’re working with intranets and why we’re gathering there. It’s not only about tools, but how we can help each other. In his opinion, PKM can help us bring something new to the table on how intranets can bring value to a company. Patrik ended his presentation with his four steps to create an intranet that people will use:

  • Set a vision in line with the business goals.
  • Create a business plan based on people’s needs.
  • Prepare for a long, hard journey.
  • Do your best at work. Relax at home.

Biografi Patrik Bergman

Patrik Bergman arbetar som global redaktör för intranätet på Axis i Lund. Han ansvarar för att intranätet når de ursprungliga målen, att det stödjer företagets framtida mål, och att det motsvarar användarnas förväntningar. För att genomföra detta konkret omvandlar han användarnas önskemål till use cases, som övergår i konkret utveckling varje iteration. Patriks bakgrund är som infomaster och produktchef på Aspiro, doktorand på Malmö Högskola, samt manusförfattare och instruktionsdesigner på AcadeMedia och Axis. Privat är han familjefar, och gillar att läsa Dostojevskij de minuter som blir över.

Sara Redin på Intranätverk 2014: Malmö

Intranätets förankring i organisationen

Sara Redin (Think! Digital)

Sara Redin kommer från danska Think! Digital och hennes presentation handlade om hur viktigt det är att förankra intranätet i organisationen. I alla de intranätprojekt som hon har tagit del av har det funnits en vital gemensam nämnare: en projektägare som aktivt jobbat med att hantera de många intressenter/nyckelpersoner som måste inkluderas för att intranätet ska bli en succé och kunna fortsätta utvecklas.

Att förankra sitt intranät innan, under och efter ett projekt är ett måste. Annars finns det så mycket som kan gå fel. Dessa ord kommer från Sara Redin som har arbetat med många intranätprojekt under sina år i branschen. I dagsläget jobbar hon med ett intranät i en dansk/svensk organisation. Ett kännetecken i organisationen är att danskarna är väldigt framåt medan svenskarna är mer försiktiga. Det finns alltså nyansskillnader som det är viktigt att vara uppmärksam på. Och precis samma sak gäller när vi pratar om stakeholder management.

En samlad arbetsplats

I början av sin presentation refererade Sara till Jane McConnells term ”Unified workplace web”. Sara förklarar att dilemmat vi ska försöka lösa med intranät är att vi ska skapa en samlad arbetsplats för alla på det ena eller andra sättet. Detta kan vara olika svårt beroende på organisationens storlek och spridning etc. Så vilken är då den rätta vägen för att nå till ett förankrat intranät? En fråga som man kan ställa sig är om stakeholder management är annorlunda i intranätprojekt än i andra typer av projekt. Sara förklarar att så ofta är fallet, även om skillnaderna inte är allt för stora. Ett intranät fungerar inte som en extern webbplats där 80 procent av syftet kan uppfyllas av två, tre affärsenheter i ett företag. Intranät har många olika syften och ska fylla en rad olika funktioner.

Lär känna dina stakeholders

Sara förklarar att det är av stor betydelse att hålla koll på sina stakeholders och de som är viktiga i det aktuella projektet. Ett bra sätt att börja är att mappa ut vad som är viktigt för dessa personer och hur de tänker. När allt är utmappat kan det hela samlas i ett system, vilket underlättar för alla att samexistera inom samma ram. Enligt Sara är detta inte det enklaste och man behöver också ha i åtanke att stakeholders kan ändra sig med tiden då andra affärsområden kommer i fokus. Därför är det av yttersta vikt att ha en väldigt strukturerad map som beskriver hur man kan angripa de här aktörerna i sitt projekt.

Kommunikation är exempelvis en stakeholder som är viktig att ständigt hålla glad. Annars kommer avdelningen, med största säkerhet, att sätta en massa käppar i hjulet. Med IT och andra mer teknologiskt orienterade avdelningar gäller det att hålla sig involverad för att kunna arbeta tillsammans med lösningar. Sara förklarar att det naturligtvis kan se olika ut beroende på organisation, men att mappa ut sina stakeholders och deras tankar kring projektet är en oerhört viktig pusselbit. Frågan man ska ställa sig ur deras synvinkel är: What’s in it for me?

Agila processer

För ett par år sedan kom Sara till en stor organisation där en kvinna vid namn Lona arbetade. Hon hade, under ett och ett halvt år, jobbat med att förbereda alla stakeholders på att förstasidan på intranätet skulle ändras. Saras stora lärdom från detta var att Lonas insats med intressenterna var en absolut färskvara. När man har fått dem på sin sida gäller det att verkligen göra någonting här och nu. Annars finns det en stor risk att det sker någon förändring och att det hela rinner ut i sanden. Därför är det, enligt Sara, bra att jobba med agila processer som skapar resultat relativt fort och flyttar positionen från en gång till en annan.

Behöver en Frodo

Vem är då den rätta personen för att sköta detta krävande arbete? Sara förklarar att det mycket väl kan vara en intranätprojektledare. Men faktum är att de som jobbar med intranät sällan har möjlighet att enbart ansvara för ett projekt – de har en massa andra uppgifter att sköta samtidigt. Stakeholder management handlar mycket om att hålla möten, involvera människor, skriva nyhetsbrev och kommunicera för att hålla projektet levande. Eftersom de som arbetar med intranätet ofta är ansvariga för något annat område är risken stor att de blir avbrutna och inte kan jobba fullt ut med ett projekt.

Och som Sara förklarade tidigare bör stakeholder management pågå hela tiden – innan, under och efter. Personen som lämpar sig bäst för en uppgift som denna är därför en som är lite osjälvisk och nästan innehar rollen som en ofrivillig hjälte med många vänner på rätt ställe. En person som har ett nätverk av folk som ständigt jobbar med honom eller henne under hela projektet. Helt enkelt en karaktär likt Frodo i Sagan om Ringen.

Kommunicera lika budskap

Enligt Sara är de flesta stakeholders för intranätet ofta människor som har rätt så lite förståelse för vad som krävs för att ett intranät ska fungera. De har många åsikter, de förväntar sig att bli hörda, och de har i vissa fall väldigt mycket inflytande. Sara förklarar att dessa personer kan vara svåra att hålla på spåret. Därför gäller det att tidigt få dem på din sida så att de också kommunicerar ditt budskap.

Något som är av stor vikt är att hitta KPI:er (Key Performance Indicator) som man kommer överens om och kan kommunicera tillsammans. En bra idé, enligt Sara, är också att involvera skeptikerna i att ta svåra beslut för att på så sätt stärka förtroendet hos dem.

Till sist poängterar Sara också betydelsen av att använda design med omsorg samt att kunna påvisa felaktigheter och potentiella lösningar. Ju mer man kan kvantifiera sin rekommendation, desto bättre är det. Risken om man inte gör detta är att gräsrötterna för eller senare kommer att resa sig och gå emot allt, och sedermera etablera en egen informationskanal utanför ditt intranät.

Biografi Sara Redin

Med cirka 15 års erfarenhet i webbranschen har Sara Redin kunskap så att det blir över. I dag arbetar hon på danska Think! Digital där hon dagligen stöter på spännande utmaningar. Innan dess har hon under sju års tid jobbat som ERFA-gruppmoderator hos J. Boye i Danmark med fokus på bland annat digital strategi och governance. Vid sidan av arbetet värdesätter Sara tid med familjen och tre gånger i veckan ägnar hon sig åt sitt stora fritidsintresse – konståkning.

Vi frågar – Sara svarar

Vilken är den främsta utmaningen i arbetet med intranät i dagsläget? Det beror mycket på organisationen. Även om vi alla skulle vilja att intranätet var prioriterat så finns det andra system i organisationerna som är mer kritiska här och nu. Det gör att de stora lyften som kanske behöver göras blir svåra att få till.

Oscar Berg på Intranätverk 2014: Malmö

Intranätets roll i digitaliseringen av dagens organisationer

Oscar Berg

I sin presentation gick Oscar Berg in på ämnet om hur allt fler organisationer genomgår en omfattande digitalisering, och hur detta påverkar såväl arbetssätt som interaktion inom och utanför organisationen. Hans slutsats var att intranät, med rätt strategi och utformning, kan komma att spela en strategisk roll som möjliggörare i den digitala transformeringen. 

Genomgår er verksamhet en digital transformering? Detta var en fråga som ställdes av analysföretaget Altimeter Group, och utgångspunkten i Oscar Bergs presentation. Frågan besvarades av flertalet företag, framför allt amerikanska, och hela 88 procent svarade ja. Vad som menas med digital transformering kan vara luddigt och Oscar förklarar att det i grund och botten handlar om att man omdefinierar organisationen – från affärsmodell till processer och arbetssätt. Även hur man kommunicerar och arbetar internt för att kunna möta kunden på ett digitalt sätt. Kort och gott ett slags paradigmskifte.

Upplevelser och evighetsloopen

Den digitala transformeringen är väldigt kopplad till hur konkurrenssituationen ser ut. Enligt Oscar förväntar sig dagens konsumenter någonting mer än bara det basala. De förväntar sig upplevelser, och det är egentligen där som företagen differentierar sig mot varandra i allt högre grad. I dagens samhälle råder det en hysteri över vissa varumärken. Bland cafékedjorna är Starbucks ett tydligt exempel. Varför har då de lyckats så mycket bättre än många andra? För att de erbjuder kunderna någonting extra utöver själva kaffet. Och de har dessutom gjort detta på ett digitalt sätt där kundupplevelsen omfattar alla digitala kanaler.

Som företag måste man alltså leverera kundupplevelser som naturligtvis behöver vara bättre än vad någon annan kan ge. Oscar förklarar också att det är högst väsentligt att samla feedback och få återkoppling kring kundernas upplevelser. Företaget behöver sedan omvandla detta till insikter som det kan använda för att förbättra sitt erbjudande. Denna så kallade evighetsloop togs fram av Esteban Kolsky och är en modell som måste fungera för ett lyckat resultat.

Två viktiga faktorer

Enligt Oscar finns det två faktorer som sticker ut i den digitala transformeringen. Dessa är kundmöte och samarbete. Gemensamt för både kundmöte och samarbete är att det i första hand ska ske digitalt och i andra hand fysiskt. Företag och organisationer måste alltså tänka om från grunden. Dels hur de möter kunderna, men också hur de kommunicerar och samarbetar internt. Oscar förklarar att detta dessvärre inte fungerar särskilt bra. Den fysiska närheten och den organisatoriska tillhörigheten blir kommunikationsbarriärer som gör det svårt för människor att arbeta med andra. Detta är någonting som måste förändras.

Förändrade arbetssätt

Någonting som kan vara både skrämmande och fascinerande, enligt Oscar, är hur vårt arbetssätt förändras. Han förklarar att vi länge har jobbat med att ersätta människor med maskiner för att slippa betala löner. Även rutinbaserat kunskapsarbete börjar ersättas av datorer i allt raskare takt. Det som dock ökar i betydelse är det kreativa kunskapsarbetet och det manuella arbetet. Människor som skruvar på saker och fixar behövs fortfarande i hög grad även om det i dagsläget handlar mer om kreativ problemlösning än rutinbaserade uppgifter. Oscar förklarar att grunden i det här arbetet är att vi har fungerande kommunikation och samarbete via digitala medel. Alla är egentligen kunskapsarbetare i någon utsträckning och det är detta vi behöver stödja med våra system som exempelvis intranätet.

Kommunikations- och samarbetsplattform

Dagens organisationer har ofta affärssystem för hela verksamheten. Det finns också funktionella system som stödjer grupper och team, och i vissa fall även någon form av projektstöd. När det gäller det mer dagliga arbetet, som att lösa uppgifter och hitta information, menar Oscar dock att stödet i många fall är dåligt. Varför? För att det i mångt och mycket består av e-post. Enligt Oscar var e-post aldrig tänkt för samarbete utan mer för att dela information på ett snabbt sätt. Som situationen ser ut i dag brottas vi emellertid med överfulla inboxar, vilket leder till en enda stor röra. Detta i sig är ett stort problem, men ett nästan ännu större bekymmer är det faktum att de allra flesta inte är medvetna om problematiken. De räds istället av tanken av ytterligare ett verktyg för att kunna kommunicera. Just här kan intranätet spela en stor roll som en kommunikations- och samarbetsplattform.

Oscar förklarar att intranätet har alla möjligheter att bidra i paradigmskiftet – från att arbetet styrs av fysisk närhet till att det formas av virtuell närhet.

Intranätets roll i den digitala transformeringen

Om intranätet kan ta den rollen har det, enligt Oscar, också ett existensberättigande i det lite längre perspektivet. Målet är i grund och botten att flytta människor närmare varandra genom bättre kommunikation och samarbete. Men för att i slutändan kunna åstadkomma detta måste följande grundstenar tas i beaktande:

  • Fokusera på individernas behov i olika situationer. Användarna behöver ha stöd i de situationer de befinner sig i.
  • Tänk mobilt först. Utgå ifrån att man ska kunna göra arbetet var som helst.
  • Bryt teknikfokuset med tjänstetänkande. Att prata om tjänster istället för teknik gör att man kan fokusera på det som är viktigast; att skapa värde.
  • Gör tjänsterna lika enkla och tillgängliga som vi är vana vid som konsumenter.
  • Ta fasta på dessa principer för effektivare kommunikation. Principer för att kunna samarbeta och kommunicera gränslöst: Öppenhet, Transparens, Deltagande, Dialog, Erkännande.

Biografi Oscar Berg

Oscar Berg bor i Lund och arbetar på frilansbasis som digital strateg och expert inom Enterprise Collaboration. Oscar har under många år bloggat och föreläst om hur sociala teknologier och mobilitet kan användas till att öka organisationers produktivitet, innovationsförmåga och snabbrörlighet.

Organisationsprinciper för en sammanhållen digital arbetsplats med Fredric Landqvist på Intranätverk 2014 Malmö

Organisationsprinciper för en sammanhållen digital arbetsplats

Fredric Landqvist (Findwise)

Hur skapar man hållbara rutiner, processer och verktyg för att få en sammanhållen digital arbetsplats och användarupplevelse? Och hur skapar man en smidig informationshantering i den digitala vardagen? Dessa var frågor som Fredric Landqvist från Findwise diskuterade i sin presentation, med exempel från DNV GL, Husqvarna och Domstolsverket.

Fredric Landqvist är sedan ett år tillbaka hemmahörande på Findwise. Vid sidan av sitt primära jobb spenderar han också tid vid institutionen för tillämpad IT på Göteborgs universitet. Ett stort intresse för Fredric är informatikfrågor, det vill säga socialiseringsnormen för hur vi människor använder information för att kunna jobba och göra saker ihop.

I sin presentation på Intranätverk 2014: Malmö diskuterade Fredric organisationsprinciper för en sammanhållen digital arbetsplats.

Exempel: Kylskåp och garderob

Fredric inledde sin presentation med att förklara att många av oss väljer att sortera våra varor i kylskåpet på ett visst sätt. Det mest praktiska är att placera varorna med kort utgångsdatum längst fram och de med längre hållbarhet i kylskåpets bakre del. En princip som kan tyckas självklar, men som inte följs av alla.

Ett annat exempel är hur vi organiserar våra garderober. Vissa väljer att placera de kläder som de främst vill använda på ett ställe där det är enkelt att komma åt dem. Även här pratar vi om en ganska otvivelaktig princip för att underlätta vid själva urvalsprocessen.

Enligt Fredric är dessa två exempel väldigt talande i och med att de illustrerar en praxis som borde följas. Men något som vi måste ta i beaktning är att vi alla har olika användarbeteenden runt den sorteringsalgoritm vi har för gemensamma resurser.

Ordning och reda

Fredric förklarar att vi människor inte kan låta bli att hänga ihop. Men när vi pratar om sorteringsalgoritmer kretsar mycket kring att försöka få människor att samarbeta runt samma tema, vilket inte alltid är så lätt. Det finns dessutom en densitet, det vill säga hur mycket som får plats, som måste has i åtanke. När det gäller organiseringsprinciperna för vårt innehåll har vi dock glömt bort den här enkla mekanismen. Fredric förklarar att detta i längden innebär att vår hårddisk eller liknande till sist är överfull, och att gå igenom allt material kräver mycket tid och blir sällan gjort.

Därför förespråkar Fredric lite ordning och reda. Han berättar att vardagen för oss som arbetar med intranät ofta ser ut precis på detta vis, med en massa dokument som inte har kvalitetsstämplats på flera år. Ett annat bekymmer är alla dessa ihopbyggda system som i många fall har helt separata organiseringsprinciper. För att kunna nå fram mellan systemen krävs en organisering som sträcker sig utanför den enskilda entiteten.

Organisering genom metadata

Som forskare har Fredric tittat en hel del på vad som händer på utsidan. Och enligt honom kan flera av de organiseringsprinciper som vuxit fram på utsidan nu även användas på insidan. Allt handlar om metadata, något som Fredric brukar kalla för resursbeskrivningar. På ett klädesplagg finns det exempelvis en resursbeskrivning som är väldigt användbar i tvättstugan. Det är dock få personer som sorterar sina kläder i garderoben efter tvättanvisningar, något som emellertid hade underlättat stort vid själva tvättprocessen.

Samma princip gäller för den information som vi skapar i alla dessa gemensamma system. Den som skriver ett dokument har ett särskilt syfte, medan den som ska hitta dokumentet har ett helt annat användningsområde. Detta betyder att vi måste ha delaktighet. De personer som skapar innehåll i alla dess former måste bjuda in de som använder informationen för att skapa en bättre beskrivning.

Riksantikvarieämbetet och standarder

För att illustrera lyfte Fredric fram Riksantikvarieämbetet som har i uppgift att vara en minnesorganisation, det vill säga att katalogisera alla prylar från runstenar till tavlor. Efter att de hade skrivit långa register som beskrev alla objekt insåg de att några saker var dåligt beskrivna. För att lösa detta använde de sig av användarna.

Fredric förklarar att varje profession har en viss metod för vad den vill beskriva, vilket gör att behovsbilden varierar för olika människor. Därför måste man komma överens om vad det är man egentligen pratar om. Eftersom nästan inga verksamheter är helt unika finns liknande standarder hos de flesta. Det som är bra med dessa är att de kan fungera som praxis. Och enligt Fredric kan dessa standarder också vara en normering för vår inre arbetsarena.

För mer information om metadata och standarder samt fler illustrerande case; titta gärna på Fredrics presentation från Intranätverk: Malmö (video på Vimeo).

En sammanhållen digital arbetsplats och användarupplevelse

Enligt Fredric finns alla förutsättningar för att kunna applicera dessa metoder i arbetet med intranät och digitala arbetsplatser. Faktum är att allt redan finns på utsidan – väldigt snyggt illustrerat, välfungerande och väl sammansatt. Fredric förklarar att om vi exempelvis söker på Leonardo Da Vinci på Google kommer vi att få upp namnet på honom, en strukturerad sökresultatruta, samt en massa referenser till hans tavlor etc.

Med hjälp av metadata och standarder kan alltså saker som ligger på olika ställen, med olika syften, harmonisera med varandra. Någonting som i det stora hela skapar en sammanhållen användarupplevelse.

Biografi Fredric Landqvist

Fredric Landqvist har lång erfarenhet i intranätbranschen och arbetar i dag som informationsstrateg och informationsarkitekt. Sedan 2002 är han också industridoktorand på institutionen för tillämpad IT vid Göteborgs universitet.

Vi frågar – Fredric svarar:

Vad tycker du är det mest intressanta med intranät?

Att det ska vara en replika av den externa Internetframväxten. Rent logiskt borde det vara lättare att få folk på insidan att arbeta ihop, men så är det inte. Faktum är att folk i professionella nätverk delar bättre och enklare än vad de gör på insidan. Internet är en väldigt länkad arena, men intranäten är fortfarande strukturerade genom olika uppgiftsorienterade stödsystem och man har en massa dokument, vilka är svåra att länka. Det är en stor utmaning och blir intressant att försöka lösa.

Linda Backlund presenterar på Intranätverk 2014: Malmö

Praktikfall Metria: ett verksamhetskritiskt intranät

Linda Backlund (inUse)

Ännu ett kärt återseende från Intranätverk: Göteborg. Linda Backlund från inUse berättade om deras arbete med Metrias intranät som resulterade i en plattform för smidigt samarbete inom organisationen och med kund. Att säga intranät i det här fallet är kanske inte helt korrekt eftersom Metria till slut valde att kalla det för någonting annat…

Det statliga bolaget Metria (tidigare en del av Lantmäteriet) har 22 kontor i Sverige utspridda från Kiruna i norr till Malmö i söder. När det var dags för Metria att skaffa ett nytt intranät   fick Linda Backlund från inUse uppdraget att utforska vad det bästa intranätet för bolaget skulle vara och sedan vara med i processen att utforma det.

Nyttan uppstår i användningen

InUse har ett motto som heter ”nyttan uppstår i användningen”. Linda förklarar att det utgår från tre punkter där den mellersta är själva systemet – i det här fallet ett intranät. Verksamheten (till höger) vill göra en investering i det här systemet, och för den investeringen vill man självklart få ut en viss effekt. Till vänster finns användarna som nyttjar systemet. En arbetsinsats som användarna naturligtvis vill få ut en viss nytta av.

Enligt Linda är detta en cykel som måste hänga ihop. För att verksamheten ska kunna få de önskvärda effekterna av investeringen behövs en förståelse för vilket värde användarna kan få för att de i sin tur ska använda systemet. Om det råder några tveksamheter här är chansen till succé inte särskilt stor.

Effektstyrning

Vid Lindas första möte med Metria diskuterades olika typer av intranät och i vilken riktning intranätet skulle gå. Och Metria kände sig tryggt med den metod som inUse använder sig av.

Metoden som Linda applicerar kallas för Effektstyrning ®. Den börjar med den ack så väsentliga frågan ”varför” för att förstå och beskriva syftet med verksamheten. Att göra klart för vad verksamheten vill uppnå är en grundpelare för att skapa ordning och en tydlig riktning.

Nästa steg handlar om att förstå användningen: hur gör användarna i dag och hur vill de agera framöver? Vad är det som motiverar dem och vad är det som hindrar dem? Linda förklarar att det är först när dessa frågor har besvarats som man kan börja utforma lösningen, det vill säga vad. Vad kan vi göra för att hjälpa användarna för att de ska lyckas? Detta handlar också om att kunna generera ett värde till både användarna och verksamheten.

Effektstyrningens tre faser:

  • Undersökningsdelen som innefattar en analys, både kring verksamheten och användarna.
  • Utvecklingsdelen som gärna får göras i små avgränsade enheter.
  • Effektstyrd förvaltning – den kontinuerliga förbättringsprocessen.

Effektstyrningens olika delar sammanfattas i en effektkarta som fungerar likt en blueprint för projektet. Linda berättar att effektkartan är av stort värde då den har fastställts på hög nivå. Även om den visserligen är ett levande dokument ger den möjligheten att skjuta bort en massa tyckande som skapar oreda under arbetets gång.

Från problemidentifiering till uppföljning

För att ta reda på varför och hur använder sig Linda av semistrukturerade intervjuer. Både för att titta på verksamhetens mål och syfte, men också för att förstå användarna och deras mönster. Linda förklarar att det med hjälp av dessa intervjuer är enkelt att ta reda på var det gör mest ont i verksamheten. Utöver intervjuerna hålls även workshops för att justera och förankra besluten med nyckelpersoner i organisationen.

Någonting som också är otroligt viktigt, enligt Linda, är mätning och uppföljning. Dels att validera och testa under projektets gång med riktiga användare, men också att man följer upp projektet i efterhand. Därför är det högst väsentligt att formulera mätpunkter och det är bra om man gör en så kallad nollmätning för att veta var man står i dag.

Linda berättar att problemet i Metrias fall handlade mycket om att bolaget hade ett stort lönsamhetsfokus, vilket gjorde att man jobbade mer och mer i stuprör istället för att samarbeta. Detta förstärktes av att Metria hade många olika system som hade växt upp från gräsrotsnivå. Konsekvenserna blev att man inte visste vad den andra gjorde och hade dålig koll på bland annat kundrelationer. Samarbete och koll var därför två nyckelord som identifierades.

Ett verksamhetskritiskt intranät

Under processen med att ta fram Metrias nya intranät cirkulerade det flera tankar i bolaget om vikten av ett projekt som detta. Den stora frågan handlade om varför just detta var verksamhetskritiskt. För att kunna åstadkomma någonting bra är det, enligt Linda, väsentligt att verksamhetsnytta lyfts upp. Det är just när intranätet stödjer affären och verksamheten som de anställda behöver använda det och sedermera kommer använda det. Linda förklarar att det annars finns en risk att intranätet bara blir någonting som är bra att ha.

När projektet hade slutförts och intranätet stod redo valde Metria, till skillnad från många andra, att avvika från benämningen intranät. Det kallades istället för Metria ENAS som står för Engagerat Nära Agilt Samarbete – ord som representerar bolagets kärnvärden. Just ordet samarbete var något som Metria la till parallellt med intranätprojektet då detta blev allt mer framträdande. Ett ganska bra bevis på att projektet i sig och Lindas arbete var väldigt lyckat.

Fler praktikfall om intranät presenterade på Intranätverk.

Biografi Linda Backlund

Linda Backlund är strateg och projektledare sedan flera år tillbaka och har arbetat på inUse de senaste tre åren. Hon drivs av att vara involverad i stora intranätprojekt med dedikerade team. Om Linda får bestämma lämnas ingenting åt slumpen och hon har gärna ett finger med i hela processen från strategi till lansering.

Vi frågar – Linda svarar:

Kan du dela med dig av en framgångsfaktor i ditt arbete med intranät?

Det handlar väldigt mycket om att ha en process som gör att medarbetare, beställare och intressenter är med från början. Så att det blir en förankring längs med vägen och en gemensam bild av vad vi ska uppnå och vad som är viktigt.

Ingvar Johansson på Intranätverk 2014: Malmö

Navigate – smart och effektiv hjälp för nyanställda

Ingvar ”Ingo” Johansson (NNE Pharmaplan)

Under Intranätverk: Göteborg fick vi stifta bekantskap med Ingvar Johansson då han berättade om NNE Pharmaplans nya ”on-boarding”-program. På Intranätverk: Malmö var han tillbaka och delade ännu en gång med sig av det framgångsrika introduktionsprogrammet som gör det lättare för nyanställda att snabbt bekanta sig med organisationen och komma in i sina arbetsuppgifter.

Ingvar började sin presentation med att visa en kort introduktion av NNE Pharmaplan. Om du är intresserad av att få lite bakgrundskunskap om företaget ber vi dig att kika på Ingvars presentation från Intranätverk: Malmö (video på Vimeo). När NNE Pharmaplan inledde processen med att skapa ett nytt introduktionsprogram för nyanställda (också kallat on-boarding-program) var den självklara frågan varför detta behövdes. För NNE Pharmaplans del grundade sig det hela i att det inte fanns något gemensamt system för nyanställda, och man såg många fördelar med att skapa ett introduktionsprogram som alla kunde använda sig av. Inom de närmaste tre åren räknar företaget med att anställa mellan 1000 och 1 500 personer och, enligt Ingvar, uppstår det ofta problem vid ombyte av personal. Eftersom NNE Pharmaplan sysslar med att sälja kunskap blir det en dyr process att byta medarbetare med allt som det innebär. Det nya systemet skulle därför bidra till såväl en ökad trygghet hos de nyanställda som ökad effektivitet och minskade kostnader.

En bra grund att stå på

Ingvar berättar att tanken bakom introduktionsprogrammet är att de nyanställda ska lära sig om företaget och samtidigt få en inblick i marknaden. De ges dessutom träning i viktiga arbetsmoment och har därmed en bra grund att stå på när det ”riktiga” arbetet väl drar igång. Hur går man då till väga för att uppnå detta? När NNE Pharmaplan utvecklade programmet använde företaget sig av en modell som heter SCRUM där de olika uppgifterna delades in i små bitar. Själva introduktionen, som den ser ut i dag, består av tre “missioner” och börjar på företagets webbplats för att sedan fortsätta på intranätet.

De tre missionerna

Mission 1: Här loggar den nyanställda in på ett konto via företagets webbplats. Personen möts av en välkomstvideo där de olika ledarna i företaget medverkar. Därefter förs du vidare till ett kontrollrum i vilket de olika uppgifterna finns tillgängliga. Här ges du också tydliga direktiv med hjälp av en introduktionsvideo som förklarar hur det hela går till. När du klickar på de olika uppgifterna kommer du in på en sida som består av text, information och en uppgift. Uppgifterna är av varierande slag men gemensamt är att det finns ett inslag av interaktivitet. När du löst dina uppgifter tilldelas du en examen och leds vidare till nästa steg. Mission 2: Den här delen sker på intranätet och handlar mer om undervisning än allmänvetande om firman. Tanken är att den nyanställda ska lära sig viktiga moment, och precis som i föregående del ställs du inför flera olika uppgifter som leder fram till en examen. Mission 3: Ganska liknande föregående del fast med andra typer av moduler. Här finns också en interaktiv ”fråga-svar-funktion” där du kan ställa frågor till personalchefen. I detta steg stöter du även på ett flertal ”att-göra-listor” som innehåller checklistor som du ska beta av. När den nyanställda tagit sig igenom de tre stegen får han eller hon en slutlig examen som bevis på sin nytillägnade kunskap. Och därefter är denne mer än redo att möta de utmaningar som väntar.

”Blended learning” och projektteamet

För att göra själva inlärningsprocessen rolig och givande använder sig NNE Pharmaplan av något som kallas för ”blended learning”. Det är ett sätt där man blandar olika typer av lärande – det kan exempelvis vara face-to-face, e-learning, videoklipp, webinars, eller ren och skär läsning. Projektteamet bakom introduktionsprogrammet bestod av anställda från både HR och IT, något som, enligt Ingvar, innebar ett antal utmaningar ur ett kommunikationsperspektiv. NNE Pharmaplan samarbetade bland annat med kinesiska utvecklare, vilket ställde höga krav på tydlighet. Det var därför väsentligt att tidigt formulera klara direktiv för hur arbetet skulle bedrivas så att alla jobbade på samma nivå.

Effektivt ur flera aspekter

När NNE Pharmaplan gjorde sitt introduktionsprogram satte företaget upp ett krav på att man skulle arbeta på befintliga plattformar och att man, i den mån möjligt, skulle använda sig av resurser inom organisationen. Ungefär 75 procent har gjorts utan extern inblandning, vilket har reducerat kostnaderna en hel del. Inte nog med att kostnaderna har varit låga, det nya introduktionsprogrammet har också visat sig vara en stor succé för organisationen. Kunskapsfrämjande och tidseffektivt är två andra attribut som sticker ut, och det är kanske just därför som programmet har uppmärksammats även utanför företaget.

Biografi Ingvar ”Ingo” Johansson

Ingvar ”Ingo” Johansson bor i Malmö och jobbar på NNE Pharmaplan norr om Köpenhamn, Danmark. Hans arbetsuppgifter är mycket varierande med fokus på webbdesign, kommunikation, användbarhet/användarvänlighet med mera. Därutöver förekommer det en hel del bild- och videoredigering. Ingvar är ursprungligen autodidakt grafiker/illustratör. Han gick över till design på elektroniska medier i början av 90-talet och läste några år senare en utbildning som hette ”Internetspecialist”. Det avslutande examensprojektet gjorde han hos NNE (som det hette på den tiden) och har sedan 1997 varit anställd där. Numera kan ”Ingo” också stoltsera med att ha fått en bensinstationskedja uppkallad efter sig…

Dana Leeson presenting at Intranätverk 2014: Malmö

Building and managing a business critical intranet

Dana Leeson (BSI)

In her presentation at Intranätverk 2014: Malmö, Dana Leeson spoke about the long journey to create a business critical intranet for BSI. A journey involving many sleepless nights and a couple of grey hairs, but one that in the end became a great success, and also resulted in a prestigious award.

Dana Leeson is the digital workplace architect at the British Standards Institution (BSI). Her presentation at Intranätverk: Malmö focused on one huge question: What does it take to build and maintain a business critical intranet? According to Dana, it’s a journey that tests your limits. It can be quite exhilarating, but it can also be gut wrenching. Dana explains that an intranet has three fundamental purposes: communication, collaboration and transaction. Before they started the project, the communication aspect at BSI was quite good. But they wanted the intranet to be more than that. They wanted the intranet to be the place where people would go to do their jobs.

About BSI

The British Standards Institution (BSI) is a global company with 67 offices in 28 countries. The institution has more than 3 100 global employees plus 1 500 sub-contractors. Among the 3 100 employees, 60 percent are based in the assessment, assurance and testing parts. So, as you might understand, Dana and her colleagues faced a pretty big task in creating an intranet that would support the needs of the entire institution.

“The year I hardly slept”

Before Dana got started on the project, BSI had four different management systems. Dana explains that these four systems held all of the institution’s different processes and procedures. The auditors were complaining that they had no idea where to go, and that they often had to visit more than one of the four systems to get a handful of documents to complete their jobs. In September 2012, BSI kicked off an initial workshop with representatives from the different business streams and regions. The purpose was to find a way to implement the four systems into one. And at that moment, Dana knew that taking on this task would mean giving up on her sleep. Dana explains that they instantly knew that the BMS had to accomplish four different things:

  • Easy to use.
  • Externally accessed by our contractors.
  • Comprehensive document management.
  • Reliable and secure.

How do you manage 2000+ documents?

Because BSI had no standard practice, Dana and her colleagues had to review, re-format and amend 2000+ documents. Quite a lot of documents for a small team. Dana explains that the first thing they did was to look at the document ID-numbers. Given that BSI had launched a new brand, they also had to re-format every single one of those 2000+ documents into their new template. After they missed their first two deadlines, they realized the resources they had weren’t enough. The solution was to employ a document management professional temp to perform the huge task. A task that took her six months to complete. While she was working on that, Dana and her colleagues had to establish a common theme on document types and document categories. After months of meetings, they finally had four content types, six document types and eleven document categories. Each one of those content types, document types and document categories were defined, approved, signed-off, and circulated. Dana explains that because everything was written down, nobody could debate it. Alongside this, Dana and her colleagues also had to review and assign a technical owner, a document owner, a document controller and a document approver to each document.

Being bold enough to say no

During the project, Dana became pretty good at saying no. She explains that she learned something quite important from the auditors. The feedback from them was that they wanted to get into the system, get their documents and then get out. In order to accomplish this, a lot of features had to be shut off. The primary thing Dana and her colleagues focused on was making sure that the auditors could do their one core objective.

What the system looks like

If you’re interested in finding out how the system looks now, please have a look at Dana’s presentation from Intranätverk: Malmö (video on Vimeo).

Dana’s key learnings

  • Have the proper resources in place. It’s not just about having the resources during the project, but especially after the project.
  • Having problems before the project is launched is always better than after. It’s important to take care of as much as possible beforehand so that it doesn’t hit you in the face later on.
  • Define everything, have a record of it and circulate that. The fact is that people can have many definitions of something we think is very second nature.
  • Bring people who are not used to software development along the journey.
  • Take time. Even the simplest things can require a great deal of working hours to be done properly.

Biography Dana Leeson

With more than 10 years of experience in the third sector with companies such as WWF-Canada and the Huntington Society of Canada, Dana has worked in various internal communications roles before becoming the global Digital Workplace Architect at BSI (British Standards Institution). Managing all of BSI’s internal digital tools can be a multi-hat role with handling stakeholders, conducting usability testing, training, creating governance and processing documents, but most of all listening to employees. Dana has established a career as a leader on employee communication and collaboration and is an internal social media enthusiast. She is also the co-founder of The IC Crowd and is one quarter of the Intranetizen team – a world leading blog on intranets and digital workplaces.

Sam Marshall at Intranätverk 2014: Malmö

Making sense of your Digital Workplace

Sam Marshall (ClearBox Consulting)

What is the opportunity for the digital workplace? What are the things that matter most to your employees? What changes in management and mindset are needed? Sam Marshall, owner of ClearBox Consulting, discussed these, and many more, questions in his presentation about the heavy subject: digital workplaces.

The intranet has an identity crisis and we’re not quite sure what it’s for anymore. To begin with, we should work out the purpose of our entire digital workplace. Then we can define the purpose of the intranet within that. These are the words of Sam Marshall at ClearBox Consulting, and his presentation at Intranätverk: Malmö focused on the issue: how to make sense of your digital workplace. According to Sam, intranets are not about technology. They’re about people’s behavior – how they use the intranet. The fact is that we’re actually pretty bad at predicting how technology will be used in practice, and we have to ask ourselves: what’s the plan for how we want people to use this technology? We always have to bear in mind that the most important thing is what people want to achieve.

Digital workplace manifesto

During his presentation, Sam spoke about 11 guiding rules that together make up the “digital workplace manifesto”.

Work is no longer a place

It’s quite fair to say that work no longer is a place, at least for people spending most of their working hours in front of the computer. More and more people are working from home, which has two big plus sides: it often increases productivity among the workers and the organization can save a lot of money. The downside is that if you can work from anywhere, you can’t leave your work behind. Sam refers to the words of Dave Coplin, Microsoft: “We need to stop thinking of work as a destination and ask ourselves: what’s the best place for me to work today?”

Manage the outcome, not the process

This is basically about setting up goals and achieving them in the best way for you. How you reach your goals doesn’t really matter, as long as you reach them within your time limit. Sam explains that this relies on trust from your boss, and even more tricky; it actually relies on trust from your peers. When you’re always working from home and rarely pays a visit to the office, your colleagues might wonder what you’re actually doing. A good way to get around this is to use micro blogging such as Yammer or Twitter and share your process as well as your thoughts.

The digital workplace should be a pleasure to use

There’s no secret that head offices tend to look pretty fancy. But the fact is that only a minority works in the head office. Their main contact point is instead the intranet or the digital workplace. Therefore, we should work on making the digital workplace a pleasure, which most certainly will have an impact on employee engagement.

Collaboration only works if we do it in the same way

Sam explains that it’s important for the organization to set out some standards. If that isn’t done, you will recreate the physical silos with digital ones.

Let me be myself online

If you’re not physically present at the office, the way that people perceive you has to be online. According to Sam, some companies are very resistant of this and they point out that workplace tools should only be used for work purposes. But the fact is that it’s actually very nice to know how people’s lives are. It can also provide very useful context for how we work together.

Learning is good for me and the company

One of the most satisfying things with work is feeling that you’re developing and that you can apply what you’ve learned. But, in reality, most of the knowledge that’s useful in our jobs isn’t provided by the company. Instead, we keep on developing by reading blogs, taking courses and getting involved in discussion forums. It’s the HR-department’s responsibility to provide you with a good set of recourses to grow.

Not everyone is an early-adopter

When launching a new system or a tool, you have to take into consideration that not everyone is an early-adopter. You have to provide people with the opportunity to experiment and learn for them to understand and use the new system or tool. Some might be early-adopters but a great deal will require some assistance on the way. And a few will probably never get on board, no matter how hard you try.

Work doesn’t stop at the firewall

In many organizations today, work isn’t only done by employees, but also by agencies, contractors etc. Sam explains that we can give our employees a wonderful digital workplace. But if we don’t have a way of extending that to the other people that the employees have to work with, we will end up with the same old great e-mail attachments. And aren’t we all tired of that?

Everything should be geared to helping me do the work that matters

Don’t you just love the feeling when you’re into that state of flow? When it happens, you should be able to continue working without anyone or anything disturbing you. Especially since flow is interrupted very easily and is pretty hard to regain. According to Sam, it is therefore important that we construct the digital workplace in a way to get rid of all the little irritations such as logins, e-mails etc. The same principle goes for the office – when you’re having a meeting or a brainstorming session, you should be able to work in a private area.

Working relationships involve understanding each other

Sam refers to the words of Guy Browning: “Internal communication is the process by which the bosses tell everyone what is happening, followed by a feedback stage where everyone can tell the bosses what is really happening.”

For more info

The 11th guiding rule is: “If I don’t like it, I can always leave.” For more info about this, a deeper look at the above mentioned, and some closing words; please watch Sam’s presentation from Intranätverk: Malmö (video on Vimeo).

Biography Sam Marshall

Sam Marshall is the owner of ClearBox Consulting and has specialized in intranets and the digital workplace for over 15 years, working with companies such as AstraZeneca, AkzoNobel, BT, The RSPB, Standard Life and BUPA. His current activities focus on intranet and digital workplace strategy, the business side of SharePoint, and the use of social tools for collaboration and internal communication. E-mail sam@clearbox.co.uk or tweet @sammarshall.

Pierre Du Rietz på Intranätverk 2014 Malmö

Hur mår Sveriges intranät 2014?

Pierre Du Rietz (Web Service Award)

Pierre Du Rietz delade med sig av resultat från trendrapporten: ”Hur mår Sveriges intranät 2014?”. Den årliga studien, som startade 2008, kartlägger statusen på Sveriges intranät och dess organisationer enligt intranätansvariga. Studien genomförs av Web Service Award, och i år har Intranätverk varit med och bidragit.

Pierre Du Rietz kommer från Web Service Award som arbetar med undersökningar och mätningar av företags intranät och webbplatser. Därför är det kanske inte så konstigt att Pierre värdesätter den viktiga variabeln av att kunna mäta och påvisa effekt. Web Service Award genomför varje år studien: Hur mår Sveriges intranät? Resultatet är en sammanställning av intervjuer/enkäter med ansvariga i intranätbranschen. I Pierres presentation på Intranätverk: Malmö fick vi ta del av några viktiga slutsatser från undersökningen om intranät 2014.

Antal användare, åtkomst och ingång

Pierre berättar att de flesta intranät har fler än 500 användare. En siffra som kan låta hög, men kan förklaras av det faktum att mindre organisationer ofta inte är i behov av ett intranät. Enligt Pierre är det i de flesta fall först när man kommer över 50 anställda som det finns en anledning att ha ett intranät. Vidare förklarar Pierre att de flesta personer i dag har tillgång till intranätet utanför arbetsplatsen. Endast åtta procent har svarat att de bara når intranätet på arbetsplatsen.

Frågan man dock kanske bör ställa sig är vad som egentligen klassas som en arbetsplats i dagsläget. Hur kommer man då åt intranätet? Enligt Pierre finns det två principer. Den ena är att man börjar på en gemensam startsida i organisationen. Alltså att man startar i det stora perspektivet (där alla ser samma sak) och sedan vandrar vidare nedåt. Den andra principen är ett personligt inlogg med en personlig startsida, vilket enbart fyra procent har angett att de har. 19 procent har svarat att de har en kombination av dessa två.

Arbetstid och administration av intranätet

Hur mycket tid jobbar egentligen de som är ansvariga med sina intranät? Undersökningen visar att de flesta arbetar mindre än 50 procent med intranätet, vilket alltså betyder att merparten av alla intranätansvariga har intranätet som en arbetsuppgift bland många andra. Problematiken med detta, enligt Pierre, är att det uppstår en konkurrens om tid och blir en fråga om vad som kommer att prioriteras. Som Pierre förklarade tidigare finns de flesta intranät hos stora företag. Bland dessa är det vanligt förekommande att man har en decentraliserad organisation, det vill säga att många bidrar till innehållet.

Knappt en tredjedel har svarat att administrationen är centraliserad. Enligt Pierre är det väldigt intressant att se hur organisationen bakom ser ut eftersom det troligtvis påverkar hur man arbetar med intranätet och i slutändan även resultatet. I de organisationer där få jobbar med intranätet blir arbetet oftast enklare tack vare att man jobbar nära varandra och får en stringens i arbetet. Nackdelen är dock att tiden för dessa inte alltid räcker till. I en decentraliserad organisation kan många vara med och bidra till intranätet, men det är inte säkert att alla har den kunskap som krävs eller ens vill jobba med intranätet. Pierre förklarar att han i de flesta fall är motståndare till decentralisering då det är svårt att bli duktig på någonting man gör väldigt sällan.

Syfte – det absolut viktigaste

Enligt Pierre måste alla intranät ha ett syfte och ett mål, och det ska vara mätbart. På frågan om det finns ett definierat syfte med intranätet svarade 71 procent ja. För Pierre är det en gåta att inte 100 procent vet varför de har sina intranät. Vad är poängen med att ha någonting om man inte vet varför man har det? En lika oroväckande siffra är att enbart 46 procent upplever att undersidorna på intranätet har ett syfte. Pierre förklarar att detta innebär att många sidor på intranätet alltså är helt onödiga. Varför inte lyfta upp informationen så att varje sida har ett syfte och blir meningsfull? Pierre förklarar att vi här kan finna nyckeln till varför ganska många intranät går rätt så dåligt.

Som redaktör måste man vara rakryggad och ha inställningen att inget som inte har ett direkt syfte får komma ut på intranätet. Frågan man måste ställa sig är: Vad är syftet och vem vänder sig detta till? Enligt Pierre är det först då vi kan påvisa att intranätet faktiskt levererar någonting och inte bara finns där.

Användarvänlighet och information

En sammanställning av resultatet från Web Service Awards senaste 20 undersökningar visar att drygt 30 procent upplever att det är svårt att hitta på intranätet. Ännu fler tycker också att sökverktyget inte fungerar särskilt bra. Något som, enligt Pierre, visar att det finns ett navigations- och strukturproblem på många intranät. Vad gäller information ser dock siffrorna relativt bra ut, vilket betyder att navigationen och strukturen har större brister än själva informationen. Pierre förklarar att detta är något som många bör ta fasta på för att förbättra intranätet i sin helhet.

Kvalitetssäkring av innehåll

Hur jobbar vi med innehållet? Enligt Pierre pekar resultatet tyvärr på att de flesta inte har rutiner för att jobba med kvalitetssäkring av innehållet. Och, som vi alla förstår, innebär detta att en hel del av innehållet på intranätet är irrelevant. Pierre menar att en lösning skulle kunna vara att redaktörerna får kontinuerliga påminnelser om att kontrollera all information. Vidare kan det också vara bra att utnyttja potentialen hos användarna genom att även de kan rapportera felaktigheter. För den fullständiga rapporten och fler undersökningar, besök Web Service Awards webbplats.

Biografi Pierre Du Rietz

För mer information om Pierre, besök hans profil på LinkedIn.

Intranätverk

Artiklar från Intranätverk 2014: Malmö

Vi på Intranätverk vill att du ska kunna njuta av din konferensupplevelse och inte behöva anteckna frenetiskt för att få med dig all värdefull information.

Därför dokumenterar vi så mycket material som möjligt. Vårt uppdrag är att sprida kunskap om intranät!

Du kan läsa alla artiklarna här. Nedan finner du sammanfattningar av samtliga presentationer i artiklar från Intranätverk 2014: Malmö den 30 september.

Sketchnotes for Martin White's Reflections at Intranätverk 2014

From My Perspective – important topics for intranet managers

As the final point of Intranätverk 2014, information scientist Martin White summarized the most important outcomes of the presentations and discussions. He also commented on topics that he noticed were not covered in the presentations but which he feels are important for intranet managers to take note of.

In 1998, Martin White wrote the book “Intranet Management” along with some colleagues. At that time, they thought they had a pretty clear idea of what the lessons for intranet best practice were. Martin explains that the principles laid down back then were generally accepted, not only by him and his team, but also by basically everyone in the intranet field. The biggest concern for Martin, though, is that about 15 years later, people are still discovering them for the first time. One interesting thing, according to Martin, is that out of the 20 books or so published on intranets; only 3 have been published since the year 2000. So, it’s actually quite fair to say that much new hasn’t been brought to our attention over the last couple of years.

Teamwork

Something that has changed since 1998, though, is that we work together. We work in teams, we work in groups and we work in communities. But using the word collaborate would not be appropriate in this sense. Martin explains that collaborate refers to a group of people coming together to solve a common objective. Saying that the people who built Stonehenge or the pyramids collaborated would be correct, but in terms of people working together on the intranet it doesn’t apply that easily. So, we work in teams, and Martin points out that you’ll notice that these teams have tablets and cell phones. What’s interesting, according to Martin, is how small of an effort is put into meeting the needs of tablets and smart phones in teams. It’s only been about the great-unwashed sitting at desktops in corporate headquarters, making the decisions that will change the lives of millions. But the fact is that people in corporate headquarters rarely make money for the company. Instead, it’s the people close to the customers that make the paydays possible.

Martin White of Intranet Focus presenting at Intranätverk 2014

Successful intranets

In 2011, Jane McConnell issued a survey among 450 organizations, looking for the components of a successful intranet. Martin explains that these things aren’t necessarily the ones that bring a smile to your CEO. Why? Because you have to be user focused.

The ease of publishing and location independent intranets

With intranets, you’re not just looking at the users of the intranet; you’re also looking at the users who have to put stuff on it. According to Martin, no one usually bothers to find out how difficult it is to publish. The team can show you how well it works, but they’ve actually never published something from their own CMS. And giving them the task to publish a simple press release can be devastating. So, publishing has to be made much easier. Another thing that’s crucially important is mobile access. And, if we are to believe in Martin, there’s going to be a transformation in mobile access when the chief executives realize that this is the way people work. As mentioned before, the people outside of the office use their smart phones and tablets instead of their laptops. Location independent is most definitely a word for the future.

Focus on decisions

According to Martin, an intranet is a decision support tool. It’s not a communication tool because we only communicate to help people make better decisions. When we understand what decisions we have to make in our organization, we will build much better intranets. And we’ll also realize that the intranet doesn’t stand alone. Martin explains that you always have to focus on decisions, and when you do that, you can link it directly to the performance of the company. If you can make a decision more quickly, you’ll usually improve your margins.

The future – digital workplaces

According to Martin, it’s fair to say that intranets aren’t everything. In order to really connect your organization, you have to take a view across all the streams you have – the blogs, the wikis, the document management systems, the intranets and the HR systems. Martin explains that a whole lot of stuff is going on in all organizations today and most people are doing multiple tasks at the same time. They need to find a way to balance their work, and so far, intranets don’t do that since they’re single-tasked. Instead, we should direct our minds toward the digital workplaces. Interested in finding out more about Martin’s approach to digital workplaces, as well as several other topics brought to our attention at Intranätverk 2014? Please have a look at Martin’s presentation in the video below.

Information is key

If we are to believe in Martin, thinking in terms of content, structure, information architecture and search isn’t necessarily the right way to go. Instead, we have to understand that intranets are about information. Martin explains that 48 percent of the early adopters of successful digital workplaces have either managed or optimized their information management. So, according to Martin, information is where we need to put our focus. Information helps people make better decisions, and with better decisions, the organization will progress. Putting the digital workplace in the context of information management will surely make the difference.

Bio Martin White

Just after getting his degree in chemistry, Martin White decided to do something else. For the last 40 years he’s been working as an information scientist, making sure that people use information in the best possible way. In 1999, he set up his company, Intranet Focus, and most of his work today is focused on intranet strategies for large multinational organizations. Described by Tony Byrne as one of the wise men in the field, Martin has achieved more than you can imagine during his successful career. And we’re privileged to have had him as a speaker at Intranätverk 2014.

Sketchnotes for The Synergy Between Traditional and Social Intranets with Mads Richard Møller

The Synergy Between Traditional and Social Intranets

There’s no doubt that an intranet has to be social and interactive. But, according to intranet consultant Mads Richard Møller, these aspects should not take focus off the basic purpose of the intranet: supporting business needs. At Intranätverk 2014, he showed three examples of how companies have combined both the business and the social aspects, and by that created synergy between traditional and social intranets.

Mads Richard Møller has been working as an intranet consultant since 2000 when he founded the companies Intracom Consult and Intra2. Over the last 14 years, he’s had insight in more than 500 Danish intranets and has become very aware of the challenges in the field. Mads Richard Møller presenting at Intranätverk 2014

Don’t re-invent the wheel – or throw it out with the bath water

A key philosophy in Mads’ work is that even though the digital world is changing rapidly, there are still extremely valuable learnings in “good old practice”. So, instead of using resources to invent a wheel that’s already been invented, or even worse, throwing it out because it’s seen as “old fashioned” – it’s far more valuable to combine old and new best practices. 

Three cases

During his presentation at Intranätverk 2014, Mads spoke about three cases regarding the synergy between traditional and social intranets.

Intranet + Yammer = 1

The first case concerned a Danish law firm with about 500 employees, located in different areas of the country. Mads explains that the main idea was to create a concept of a basic, well-functioning intranet. This would mean that the employees should be able to use the intranet in their daily work as well as being able to interact with their co-workers through it. Basically combining necessary functions with social elements. In this case, the company chose to combine the traditional intranet with Yammer to create a common platform. Mads explains that in this specific case it was also important to separate the professional discussions (exchanging knowledge and sharing information etc.) from the daily “chit-chat”. Therefore, they created different Yammer-groups assigned for the different purposes.

Fusion via Yammer

As the second case, Mads illustrated how Yammer could be used in the merging process of two companies. According to Mads, it was done pretty easily in this specific case. How? By creating a common Yammer-group and presenting it as an integrated part of both intranets. If you’re interested in finding out more about how this is done, please have a look at Mads’ presentation at Intranätverk 2014 in the video below.

Business vs. social

According to Mads, it’s vital that you are aware of the main purpose of the intranet. Going too social and turning it into a pseudo-Facebook isn’t necessarily the right way to go. The third case demonstrated by Mads brought just this specific issue to our attention. The company in this specific case had a very functional and traditional intranet. But one day the upper management wanted to use the new social media by launching a separate platform called Ourbook, which in many ways reminded of Facebook. The issue was that this platform stood alone from the intranet, something that resulted in two different systems within the organization. This meant that the employees had to choose which one to use – the “boring” or the “fun”. As a part of a later re-launch, the two platforms were merged into one platform – in which the “social” and the “business” elements were combined.

The key is combination

The three cases demonstrated by Mads are a reminder of how important it is to create synergy between traditional and social intranets. According to Mads, clever intranet managers know how to combine both the business and the social aspects into one. The recipe is to make it possible for everyone to participate and contribute to the intranet, but at the same time preserve the traditional management governed intranet. But as simple as it may sound, the process requires a whole lot of knowledge and patience.

Bio Mads Richard Møller

Mads Richard Møller is the founder of Intracom Consult that, since 2000, has helped more than 100 private and public companies exploiting the business potentials of intranets and digital workplaces. In 2002, he wrote the first Danish book about the business use of intranets and Internal Portals. Mads is also the founder of the Intra2 community where more than 250 Danish companies share knowledge about intranets and digital workplaces. In addition, Mads has a partnership with Worldwide Intranet Challenge, which offers the world’s most widespread Intranet User Survey and Benchmark. More than 50 000 employees from more than 200 companies have participated so far.

Sketchnotes; A New Intranet Structure for Preem with Kirsi Välimaa

A New Intranet Structure for Preem

Although the employees of Preem were happy with how their previous intranet supported their daily work, a survey within the company showed several flaws concerning menus and navigation. So when Kirsi Välimaa and her colleagues decided to build a new intranet structure for the company’s intranet, the prime target was to make it easier for everyone to find what they were looking for. At Intranätverk 2014 we got to hear about the exciting journey.

Preem is Sweden’s largest supplier of fuel, as well as the largest refiner in the Nordic Region. Almost half of all refined products that are sold in Sweden have been refined or produced by Preem. The company owns two refineries, which are located in Gothenburg and Lysekil, while the head office is based in Stockholm. This means that the approximately 1 200 employees of Preem currently work at three different locations. In addition to that, Preem also has more than 600 filling stations in Sweden. So when the company decided to bring some changes to the intranet, the big challenge for Kirsi Välimaa and her colleagues was: How to make an intranet that’s useful to everybody?

Kirsi Välimaa presenting at Intranätverk 2014
Kirsi Välimaa presenting at Intranätverk 2014

The home page

To the right we have the common news for everybody within the company. We also have news from the oil industry worldwide as well as information from the top management. In the next section we have information targeted to different employees based on where they work. On the left side of the page you can find “My Favorites”, which is used quite a lot on our intranet, as well as “My Tools” where you can personalize and add things to the main tools that you use. At the bottom we have quick links to the most used pages in each category.

Survey to detect problem areas

In 2013, Preem conducted a survey to get to know how the users perceived the intranet and get a better understanding of the current problem areas. The survey consisted of three different parts, one of which was an online survey sent to all employees. Kirsi explains that they received a lot of comments on the online survey, and therefore got a good grip on what the problems were on the current intranet. One of the questions on the survey was: Is the intranet an important tool for you? 87 percent of the employees answered either “very important” or “quite important”. Another question was: Does the intranet support your daily work? Here 85 percent answered “yes to a large extent” or “yes to a certain extent”. And as for the question: Do you find what you are looking for when searching? – 86 percent said “yes, often” or “yes, sometimes”. These results were quite satisfying for Kirsi and her colleagues, but when they saw the figures on “How do you perceive the menus and navigation?” they were not that happy. Only 41 percent of the employees were pleased with this, which meant that something had to be done.

Guidelines for editors

The first step was to revise the navigation and the menus – a pretty big task since the intranet consisted of many pages. Kirsi and her colleagues set out some guidelines to the editors on how to construct the new form of the page, as well as simple rules for them regarding where to put the links, what to put at the top of the page and so on. Since most of the editors also have other tasks during their working days, Kirsi explains that it was important to make editing easy for them. If you’re interested in finding out more about these guidelines, please have a look at Kirsi’s presentation at Intranätverk 2014 on the following video.

Test once and then again

To revise the intranet structure, Kirsi and her colleagues were asked to create a first draft for the new structure. The draft was then tested with eight employees in different areas. They were all asked a couple of questions while looking at the draft for a new structure (on a piece of paper), and Kirsi wanted them to think out loud to really understand their thought patterns. After the results from the first test were in, Kirsi and her colleagues revised the structure according to them, and then made a second test. This test was basically conducted in the same manner as the first, and since the results were positive they decided to implement the new structure with just a few small changes.

“About Preem” – new intranet structure

A couple of days later, the new intranet structure, now called “About Preem”, was launched. When the employees visited the first page, they were met with a question: We have launched a new structure for “About Preem”. Do you think it’s easier to find what you are looking for now? 60 percent found the new intranet structure better – a good start according to Kirsi, but the work will continue until they reach a perfect 100 percent. To be able to improve the intranet, Kirsi explains that the most important thing for her is to understand what the employees are looking for. This is the base for making an intranet that’s useful to everyone. Although Kirsi and her colleagues have come a long way regarding the new structure, they have quite a lot of challenges ahead of them. The next in line is the re-launch of “My Employment” and, further on, they are looking to upgrade to SharePoint 2013.

Bio Kirsi Välimaa

Kirsi Välimaa is currently in charge of the intranet at the Swedish fuel company Preem. She’s been working with digital channels since the middle of the ‘90s and has, during her career, lead several projects regarding intranets and web solutions. In 2011, Kirsi together with the construction company NCC, won the prize for Sweden’s best intranet.

Sketch notes for Content Tactics with Wedge Black

Content Tactics – Executing Your Strategy on the Page

Instead of focusing on strategy, intranet consultant Wedge Black chose to bring the subject of content tactics to our attention. In his presentation at Intranätverk 2014, Wedge shared some valuable tips about writing in a simple but effective way, and how to lay out your intranet pages. Wedge began his presentation with a quote:

“Content strategy plans for the creation, publication, and governance of useful, usable content.”
~ Kristina Halvorson

According to Wedge, the terms useful and usable are very important in this context. To be useful, the content has to help you do something, while usable is about being able to access the information when and where you need it. Since content strategy is a very big subject, Wedge chose to discuss content tactics – a matter of scale and focus – for each individual page on the intranet.

Wedge Black presenting at Intranätverk 2014

Headlines

The purpose of a headline is to help a person choose what to read. And, perhaps even more importantly, choose what not to read. Not everything on an intranet can be important to everyone, as different audiences require different information. Therefore, the headline has to be clear and honest. In good communications, you want to cover the who, what, why, where, when and how. Wedge explains that if the headline and the two sentence summary (beneath the headline) covers the who and the what, the audience has a greater chance of working out whether it’s relevant to them or not.

Images

Images need to be more useful than merely portraits, which belong in your profile within the people directory. Images need to attract interest and convey meaning. Wedge explains that you should use real people and real photographs from within your organization. Mobile phone cameras are fine for taking “real” pictures. Stock photographs are to be avoided.

Hyperlinks

Good web design practices say that you need to embed your links in meaningful text loaded with keywords. When you write “click here”, you’re not helping anyone find the next page or topic. The hyperlink should actually explain what you’re going to get even before you click it. An intranet packed with PDFs, PowerPoint, and Word documents slows everyone down. Nobody expects Wikipedia to offer PDFs on every topic; your intranet communications need to be in well laid out pages – which can link to PDFs (etc.) when necessary. Wedge’s advice is to always tell people when linking to a file or document, for example: Read navigation design using card sorting [PDF; 425KB] to learn more about designing menus.

Layout and “F-pattern”

A well-structured page on the intranet should follow good journalistic practice. Most people scan web/intranet pages for the information they’re looking for. So content authors should follow the inverted pyramid; start with the important things right at the top. Use separate paragraphs for each subject, and one or more subheadings to introduce new topics as you go down the page. The use of subheadings is really important. Why? Because people read in an “F-pattern”. This also means that the images should be put on the right-hand side, so that they don’t break up the reading pattern. If you’re interested in finding out more about layout and the “F-pattern”, please check out Wedge’s presentation at Intranätverk 2014 in the video below.

Write for your audiences

Following (when appropriate) the inverted pyramid format, and understanding how people scan-read pages, will help you write for your audience, rather than your boss. Using short sentences and bullet points makes it easier for readers to find what’s relevant to them. When writing, Wedge’s advice is to always be human – it’s not about crafting perfect sentences, it’s about communicating meaning. In order to do this, you have to empathize with your audiences and understand what it is that they’ve come to the intranet to achieve. For instance, the home page probably isn’t the right area to use humor, metaphors, acronyms and jargon. On a team site, however, it might be more appropriate. You have to know your audiences and their intentions – the broader your audience, the more simple and clear you have to be.

The equation

Message + Audience + Channel = good comms. Match the message to the audience to the channel. The first step is to imagine what the audience desires and where the audience resides. Then, it’s about finding the appropriate channel to reach them. Don’t consider the intranet as one channel; there are multiple spaces and digital channels within. For full details, see Wedge’s presentation on SlideShare and download his guide to creating intranet content .

Bio Wedge Black

Having managed intranets for global and regional companies, Wedge has been involved with internal communications since 2004. He champions the “people-centred task-focused” intranet, and has a soft spot for well-laid out pages that help people get things done. Wedge considers the presentation and clarity of content to be key to effective communication. Wedge founded the Intranet Now conference in the UK. Wedge publishes his thoughts about internal comms and intranet use at Kilobox Communiqué and his work has been featured at Simply-Communicate, at Melcrum, and in the Journal of Internal Communications. You can follow @Wedge for intranet ideas and conversation.

Sketchnotes for Case: triptic intranet with Arthur Turksma

Case: Iris Intranet

Winner of the Intranet Design Annual, the Iris intranet emphasizes that it has been “designed by humans for humans”. At Intranätverk 2014, intranet strategist Arthur Turksma shared some design principles that certainly will improve every intranet. At least they helped Arthur and his colleagues to reach their goal: to have happy users.

One of the main reasons behind the success of Iris is, according to Arthur, that it’s done in a different way. The intranet has received praise from, among others, Jakob Nielsen, who said that it’s a “breath of fresh air”. During the journey to make Iris, Arthur and his colleagues discovered a few design principles, which came together within the intranet. The first design principle goes under the name of “intranet design thinking”. Arthur explains that it’s been around for about 15 years now and the main reason for using it is that it’s a very simple but still effective model.

Don’t do surveys

Surveys might be a typical way to begin the reconstruction of an intranet but, according to Arthur, they’re actually pretty useless. Why? Because people don’t know what they want. Since their expertise often lies in other fields, such as finances or sales, they’re not really aware of how to build a good intranet. Instead of using surveys, Arthur and his colleagues basically shadow people while they work. By walking along with them, they notice what kind of interactions occur, what kind of information the employees need every day as well as how a typical day looks. And, most importantly, how they can make the day easier for them by using the intranet. After that it’s basically about defining which issues that are most important and how they should be solved in the best possible way. Arthur explains that in this stage it’s vital to tackle each problem individually by building prototypes and testing them. Equally important is to always keep in mind that it’s all about the people – what they desire. This is a principle that does not only apply to the intranet but the organization in general. It’s all about being more effective in the workplace.

Arthur Turksma presenting at Intranätverk 2014
Arthur Turksma presenting at Intranätverk 2014

2nd and 3rd principle

The second principle that Arthur uses is that, on the intranet, people should be able to communicate by doing. This is about looking at the actual day of employees within the company; understanding their demands, moderating their behavior and ultimately connect that to their primary process. So the intranet is not something you consult next to your work, it’s something you consult during your work. “Context awareness” is the third principle. Arthur explains that although the content itself is important, it must be aligned to the location, activity, function, time and subject. Otherwise you risk not getting the attention of the people in mind. Basically, the content has to vary depending on the target audience. This is a task that might sound easy but Arthur points out that it could be quite a challenge.

“Data is the oxygen of the age of context”

One of Arthur’s favorite books at the moment is ”The Age of Context” by Robert Scoble and Shel Israel. The book has a pretty vital message according to him. It basically states that it’s all about data – knowing what’s important to serve somebody at a certain time.

4th and 5th principle

The fourth design principle is to “design for all devices”. Arthur explains that you should be able to use the intranet no matter what location. An important factor here is that the intranet needs to be responsive. This is not only about scaling it down but also thinking about what’s important. For instance, a smartphone is probably not used to look up pension plans etc. Instead, it should support your work at the time. A tricky principle, according to Arthur, is the fifth one called “design for all humans”. Why is it tricky? Because human behavior in general is very predictable. And by predictable Arthur means that even though we all think that we’re different from each other, we’re all more or less the same. A basic standpoint is to design the intranet so that people like to use it instead of dragging them in. This could be done by engaging the employees in the process by asking them questions and paying attention to them.

Add a “like button”

Another book of interest to Arthur is one about the Progress Principle. When he read the book a couple of years ago, the main thing that caught his attention was how people are driven forward: by telling what they’re doing and sharing information. What’s the motivating factor behind this? Progress. It doesn’t matter whether the progress is big or small – just showing that they’ve taken a step forward is very satisfying for everyone. Therefore, a simple thing as a “like button” could mean a great deal to the employees. It’s basically about encouraging people to report their progress, an area in which the intranet could be very useful. Equally as important as progress is giving the employees a purpose. Arthur explains that people want to have control of what they’re doing and constantly enhance their capabilities. It’s therefore very important to explain the reason behind a specific task or otherwise there’s a great risk nobody will do it.

Find out more

“Information finds you”, “work should be fun”, and “less is more”. These are the last three principles brought to our attention by Arthur. If you’re interested in finding out more about them, please have a look at Arthur’s presentation at Intranätverk 2014 in this video.

By following these principles, Arthur and his colleagues have reached their goal with the Iris intranet: to have happy users. And isn’t that what we all want in the end?

Bio Arthur Turksma

Online architect, design thinker and intranet strategist. During his Architecture and Building Informatics studies, Arthur started one of the first 300 websites in the world (we’re talking 1992 here). He continued at the Eindhoven University of Technology as an assistant professor for several years. In 1997, he co-founded triptic, an agency for online communications. Throughout all these years in the digital world, Arthur has been translating technology to ways to improve (work) life. This led him into the intranet world with Iris, context-driven and designed to help you work smarter, faster and better. Continuously looking further, Arthur was the initiator of TEDxBrainport, and, as if his schedule isn’t packed enough, he’s also part of the Creative Industries committee for The Netherlands Organization for Scientific Research (NWO).

Sketch notes for Case: How Governance Helped Ericsson med Annika Appeltofft

How Intranet Governance Helped Ericsson

When the Swedish telecommunications company Ericsson decided to improve their intranet, one of the key aspects was governance. At Intranätverk 2014, Annika Appeltofft spoke about the challenging journey as well as how governance proved to be extremely valuable for Ericsson while making the transition.

Ericsson is a well-known company around the globe that has been around for more than 100 years. Ericsson is a world leader in the rapidly changing environment of information and communications technology – providing equipment, software and services to their customers in approximately 180 countries. To be able to meet the customer’s needs, Ericsson has a large organization spread out over several different areas. And because of that, you probably understand the difficulties when trying to make an intranet that fulfills everyone’s needs.

Annika Appeltofft from Ericsson presenting "How Intranet Governance Helped Ericsson" at Intranätverk 2014

Annika Appeltofft, director of internal communications, explains that the intranet is a pretty wide definition for Ericsson, and they have therefore divided it in to three parts. The global entry point for all of the employees is to access the managed content such as strategies, processes and tools, as well as news and specific unit information. During her presentation at Intranätverk 2014, Annika chose to focus on this part, leaving out the parts concerning collaboration and search on the intranet.

The journey

Although Annika wasn’t a part of the project from the beginning, she has good insight in all of the processes leading up to the improved intranet. The journey started in 2010, and the situation at Ericsson then was that the intranet was built up in many large silos all over the globe with a huge amount of information. A lot of the content was sender-oriented and Annika explains that it often felt that people wanted to tell their specific story when uploading something to the intranet. Therefore, it was very difficult for the target audiences to find the information they were looking for. The tool Ericsson had at that time was difficult to work with, which made it hard to update information. In addition, it was filled with banners and links going in circles. According to Annika, it was not at all in line with how the company wanted to work and the situation was quite troubling at the time. A pre-study also showed that about 60 percent couldn’t find what they were looking for and 42 percent had no trust in the information published on the intranet.

Changes needed to be done

The actual project began in 2012 with making an outline of how the company wanted the governance framework. Ericsson also had a change driver that was responsible for implementing the change. In 2013, Annika joined the project, and at the time the transition was already ongoing with a lot of implementations in place. During this year, the company established most of the bulk of the governance and created a web manager as one of the job roles within the organization.

As mentioned before, Ericsson had several issues with the sender-oriented content, which made it hard to find appropriate information. To solve this problem, they wanted to make the intranet more personal with information targeted to specific audiences. In order to make that happen, changes needed to be done in many processes, which required a governance model that worked. The intranet governance model had to be:

  • Independent to make organizing efficient within the different departments.
  • Scalable so that it’s possible to use within both smaller and larger units.
  • Flexible so that employees can have different roles and still be able to work within the framework.

The organization

Since the establishment of the improved intranet, Ericsson has made some changes regarding the organizational structure. The core of the machinery is the global web manager who has regular contact with the development team. The global web manager picks up the needs from the employees through the web managers, content owners as well as the web editors. At the top of the pyramid sits the intranet board, consisting of leaders within the different regions, and at a lower level there’s a board for the managed content. But according to Annika, the two groups that have made the biggest impact during the project are the web manager’s forum as well as the core workgroup. The web manager’s forum gathers all the web managers once a month to discuss the most important issues. The core workgroup meets more frequently focusing on “day-to-day” problems. Annika explains that these two compliment each other in a good way.

Functionality vs. intranet governance

According to Annika, a whole lot of time is often put on functionality issues, but that’s not necessary what makes the difference in the end. Instead, more energy should be focused on governance of the intranet – how we work with content owners, web editors etc. Through good governance it’s possible to provide correct and trustworthy information, and in the end make the intranet more compact by deleting unnecessary things. This will benefit the employees in the search for relevant information and, further on, be a huge time- and money saver.

Speaker information for Intranätverk

Intranätverk speaker information

We are very happy that you have agreed to give a presentation at Intranätverk. Please read the speaker information below so that you can deliver the best possible experience for the audience at Intranätverk.

Before the conference

As soon as possible before the conference, we appreciate if you could provide us with:

  • A title of your presentation (it should be very descriptive and preferably contain no more than 45 characters)
  • A short summary of your presentation (1-2 paragraphs or 3-7 bullets – about 300-500 characters)
  • A short biography for the speaker bio page (about 500-1000 characters)
  • A photo of your choice for the speaker bio page

The presentation

We like the Guy Kawasaki 10 – 20 – 30 rule for presentations, Guy explaining the rule in a short video clip

  • The presentation can not surpass 20 minutes (unless another time limit has been agreed upon with the moderator)
  • If your original presentation is more than 20 minutes, please make sure that it fits within the time limit
  • Each presentation should preferably focus on one topic only
  • We appreciate if you include both good and bad experiences (mistakes are the foundation of progress)
  • If you can provide a summary page as one of the last slides of your speaker deck, that is always appreciated
  • Screenshots, when applicable, are always much appreciated by the attendees
  • Following your presentation, there will be a five minute Q&A
  • No fonts smaller than 30 points, bigger is better.
  • Black background is the best.
  • Please put your name and @TwitterHandle on every page. (top or bottom)

During the conference

  • Except from giving your presentation, we don’t expect a lot from you during the conference. Relax, have a good time, discuss and try to learn as much as possible.
  • If you’re interested, we would very much like to perform a video interview with you during one of the breaks. We will ask a few questions about your presentation as well as your experience of the conference. The video interview will be published a few weeks after the conference (your permission is, of course, required).

After the conference

Our goal is to document as much as possible during the conference. Everything will be published about a month afterwards. Your permission is, of course, required.

Evaluation

  • The participants will have the opportunity to grade each presentation using Net Promoter Score (on a scale from 0 (really poor) to 10 (excellent))
  • A few weeks after the conference, we will announce the most highly rated presentation

For more information

If you have any questions regarding the conference or the content of your presentation? Do you need help with your title, summary or biography? Or do you have any questions about the documentation? Please contact Kristian via email at kristian@intranatverk.se

nätverksgrupp diskuterar

Nätverks­grupper om intranät

Professionella nätverksgrupper
– om intranät och den digitala arbetsplatsen

Ökad kunskap ger större framgång i arbetet med intranät och den digitala arbetsplatsen. Att följa med i de senaste trenderna, dra lärdom av andras erfarenheter och bygga nätverk med likasinnade är samtliga framgångsfaktorer för ett lyckat resultat. Allt detta får du genom nätverksgrupperna.

Intranätverk erbjuder två olika medlemskap:

Fortsätt läsa nedan om våra fysiska nätverksgrupper eller få mer information om nätverksgrupp online

Om nätverksgrupperna

Våra nätverksgrupper är endast till för praktiker som jobbar i organisationer och företag med intranät/ digitala arbetsplatsen. Konsulter kan ej bli medlemmar.

Fysiska nätverksgrupper

Intranätverks olika nätverksgrupper träffas minst 4 gånger per år. Vi ansvarar för all samordning, kommer med förslag på upplägg och bjuder in experter i intranätbranschen som presenterar och delar med sig av sin kunskap på nätverksträffarna. Kristian Norling deltar som facilitator på alla nätverksträffar. Våra geografiska grupper:

  • Göteborg / Västsverige
  • Malmö / Skåne
  • Stockholm

Särskilda intressegrupper:

  • Episerver
  • Internationella organisationer
  • Offentlig sektor
  • Office 365
  • SharePoint
  • Sitevision
  • Sök / Enterprise Search

Och självklart ställer vi vår kunskap om intranät / digitala arbetsplatsen, intranätsök och kommunikation till ditt förfogande. Det enda du behöver göra är att finnas på plats – redo att dela med dig av dina erfarenheter om intranät och dra lärdom av andra.

Hur går nätverksträffarna till?

Nätverksträffarna hålls hos någon av medlemmarna i nätverksgruppen, och vi uppmuntrar alla att stå för värdskapet vid något tillfälle. En typisk nätverksträff brukar ha 8-12 deltagare och går till på följande sätt:

  • Värden hälsar alla välkomna
  • Deltagarna presenterar sig själva
  • Kort information från Intranätverk
  • Värden presenterar sitt intranät (demo) med frågestund och diskussion
  • Information om senaste nytt inom intranät
  • Diskussion kring aktuella utmaningar bland deltagarna
  • Lunch med fortsatt nätverkande och diskussioner

Våra nätverksträffar handlar inte om att ge korrekta svar, utan mer om att dela med sig och genom detta komma till nya insikter. Samtalen drivs genom att varje deltagare har möjlighet att ta upp aktuella utmaningar för dem. Därefter förs en diskussion kring utmaningarna där alla deltagare bidrar med egna erfarenheter och råd.

En av de största fördelarna med att delta på våra nätverksträffar är att du vid varje tillfälle får den unika möjligheten att se ett intranät live. Ett medlemskap i våra nätverksgrupper innebär också att du får åtkomst till medlems- och diskussionsforumet (vi använder Yammer) där vi mellan nätverksträffarna fördjupar samtalsämnen, ställer frågor och utbyter kunskap.

Dessutom får du delta på våra intranätkonferenser i Stockholm, Göteborg och Malmö, det ingår i medlemskapet.

Vad kostar det?

Är ni flera inom samma organisation som vill bli medlemmar, så erbjuder vi rabatt (50%) för alla tillkommande medlemmar.

Du som vill kan prova på en nätverksträff (anmälan längst ner på denna sida) för att bilda dig en egen uppfattning. Att prova på en nätverksträff är självklart gratis.

Vad ingår i medlemskapet?

Om medlemskapet

Medlemskapet är personligt men kan när som helst överlåtas till en kollega, och om du får förhinder vid ett tillfälle går det naturligtvis bra att skicka en ersättare. Känner du att en specifik nätverksträff är av stort intresse för din organisation kan du förstås, vid enstaka tillfällen, ta med en kollega.

Nätverksgrupper och -träffar ger unika möjligheter till erfarenhetsutbyte och bidrar till nya insikter som ofta direkt kan användas i den egna verksamheten.

Bli medlem premium eller medlem online redan i dag eller anmäl dig för att prova på en nätverksträff helt utan kostnad.

Anmälan till provmöte

Intranätverks professionella nätverksträffar är endast för praktiker i företag och organisationer.
  • Jag vill gärna delta på en nätverksträff i gruppen:

Sketchnotes: Intranet systems beyond Sharepoint with Perttu Tolvanen

Intranet Systems Beyond SharePoint

Perttu Tolvanen (North Patrol)

In contradiction to Tony Byrne, Perttu Tolvanen from North Patrol gave us some valuable knowledge about intranet systems beyond SharePoint. North Patrol is a company based in Helsinki, Finland. The company focuses on helping their clients to buy intranet project, which basically means selecting partners and technologies. According to intranet consultant Perttu Tolvanen, there’s no doubt that SharePoint is a huge beast. However, there are great alternatives to this enormous platform, especially if you’re only doing subsets of the things that SharePoint does.

Two philosophies

Perttu explains that North Patrol has two philosophies on how to approach things. The first, and probably most important, is to always understand the philosophy of the product. Every product has been designed for a specific purpose and Perttu, along with his colleagues, work hard to match the clients’ needs to the appropriate product. According to Perttu, great projects are done with great partners. But if you want to stay in line with your budget and have long-term success, you need wise technology selections. Partners and technology go hand-in-hand, but the thing is that good projects can be done without the best technology. If you strive to reach long-term success, though, the right technology must be in place.

Perttu Tolvanen presenting at Intranätverk 2014: Göteborg

Intranet concepts

If we are to believe Perttu, a great intranet concept is about business needs – finding out what the top managers expect from the intranet. It’s also important to understand the market and match the needs of the organization to what the market offers. This is especially important in terms of choosing the right technology. But to be able to accomplish a good intranet concept design, you must understand your own system environment. The intranet is in a lot of ways the heart of the modern digital workplace in many organizations. But there are also several other systems, which sometimes need to be integrated to work properly. Therefore, you have to make a decision of what kind of intranet you want before looking at partners and technology. What is the relationship between the intranet and other key systems inside your organization? And how would you define your company culture?

The 5 most typical concepts

  • The traditional 1.1 intranets
  • More complex publishing scenarios
  • The management portal concepts
  • Collaboration intranet concepts
  • “The elephant” or “SharePoint” concept

In addition to these concepts, there are also several different kinds of increment concepts. Perttu points out that it’s up to each organization to choose which concept is the best suited for them. Please have a look at Perttu’s presentation at Intranätverk 2014 for more information about the concepts. Video below.

Alternatives to SharePoint

For example, the social intranet is in a real hype at the moment. Not only because it’s practical, it can also be a business tool. In terms of a social platform, Perttu explains that there are many systems that can be useful. SharePoint isn’t necessarily a good option, since even EPiServer and WordPress offer simple and cost-efficient solutions. The best alternative, though, might be Atlassian Confluence. Another scenario that occurs more frequently today is the one regarding the multi-language management. This is about having business in different countries, which can be a truly complex task to resolve. Especially when it comes to sharing content across countries and languages. In this situation, SharePoint is to be avoided according to Perttu. Instead you should use web-content management systems like EPiServer or Sitevision.

Functionality = portal system

The third scenario is management portal concepts, which might not be seen as often nowadays. Though, many banks, financial institutions, manufacturing organizations and energy companies use them. Perttu explains that these institutions, organizations and companies like to build intranets that are report-heavy and has a lot of functionality. The more you have this kind of business functionality in your intranet concept, the more you are actually doing a portal project as well as a software development project. According to Perttu, using SharePoint as this type of platform is often not very efficient. Instead, Liferay should be considered a better option. If you want your employees to be able to organize and personalize, you are actually looking at a portal or portal systems.

People-centric collaboration

One of the newest concept layers that we have is the one about collaboration. Perttu explains that the intranet owns the people-centric collaboration, but it necessarily doesn’t own the documents. The document management is done with SharePoint or with some other tool. According to Perttu, the people-centric collaboration is a good concept for many organizations that aren’t document heavy. Software companies, for example, don’t work a lot with document but are in great need of collaboration. So their ideal intranet is often a social one with publishing capabilities and lightweight collaboration. One challenger to SharePoint in this area is Atlassian Confluence. Why? Because it has the social features and the group social capabilities necessary, and also offers a better editing environment than SharePoint.

All-in-one-package

Although there might be better options than SharePoint for several tasks, there’s to doubt that SharePoint is the best option if you want an all-in-one-package. Perttu explains that when it comes to social publishing, team sites, document management and enterprise search combined, SharePoint is definitely the way to go.

Bio Perttu Tolvanen

Perttu Tolvanen is an intranet concept design and content management system expert. Perttu consults with clients on project planning and defining requirements, and supports customers in selecting content management systems and implementation partners. He has worked with intranet systems for over 10 years and has helped over 60 clients in intranet projects during his career. Perttu has a background as a project manager on the client side as well as the vendor side. He is also an active blogger.

Sketchnotes: Communication Culture and the Digital Workplace

Communication Culture and the Digital Workplace

Cristina Filipe Araujo (former employee of Bayer)

Should your company go for a digital workplace? And, if so, how should you approach this huge process? What about the communication culture? These were questions that Cristina Filipe Araujo brought up for discussion during her presentation at Intranätverk 2014.

Cristina Filipe Araujo has had the position as Web Global Manager in Bayer for seven years. While working for the Crop Science unit in France, she implemented a new intranet for the entities based in the country. Her most recent experience, before moving to Gothenburg for new challenges, was regarding the digital workplace. Cristina began an in depth analysis of how a digital workplace could benefit Bayer, which focused not only on technology but also the company communication culture.

Creating a big supermarket

Jane McConnell once said: “The digital workplace is much more than technology. It lives at the intersection of people, organizations and tools.” This was something that Cristina bared in mind during the process and, therefore, put a lot of focus on the human dimension of the digital workplace. The analysis began with determining how people inside Bayer communicated as well as their behavior towards the technology and functionality already in place. According to Cristina, it’s important to look at a digital workplace as something that goes beyond collaboration tools and the intranet. It’s actually about creating a big supermarket where everyone could find anything at any place or time.

Cristina Filipe Araujo presenting at Intranätverk 2014 in Gothenburg
Cristina Filipe Araujo presenting at Intranätverk 2014 in Gothenburg

Three communication pillars

At the time, Bayer had three communication pillars. The first one was about giving accurate information to the employees, which was mainly done through the intranet in forms of newsletters or articles. The second pillar concerned knowledge management and included stuff such as Wikis and E-learning. The perhaps most important pillar, according to Cristina, was the third one about collaboration sites. Here, SharePoint played a big part, but there were also a lot of technologies developed independently from each other. This resulted in the lack of a global messenger policy as well as a global governance policy, and the coordination between departments didn’t work properly. All these independent solutions also created confusion among the employees since they didn’t know how or where to share information. While analyzing the prospect of a digital workplace, Cristina therefore decided to review the way the employees worked together.

Communication culture

Cristina explains that the ultimate goal of the digital workplace was to support the daily business. Bayer was in great need of a platform focused on business objectives and communication, and the idea was to build a digital workplace customized for these needs. When analyzing the current behavior of the employees in regards to communication, Cristina also considered the culture of the company. Why? Because the company culture can have a great impact on how communication is carried out. If you’re interested in finding out more about the connection between culture and communication, please have a look at Cristina’s presentation at Intranätverk 2014 in this video.

Open for everyone

A vital point when considering the digital workplace, according to Cristina, is that people know the value of information. It’s also important that everyone can be the actor of information by sharing and commenting etc. However, the culture of all companies isn’t compatible to the concept of a digital workplace. In Bayer, for example, there is a lot of regulation concerning the information, which makes it difficult to act freely. And Cristina explains that for a digital workplace to function properly, it has to be open for everyone. Some sort of control is of course necessary, but the hard truth is that too much control will become a barrier.

Global governance

When dealing with a lot of different technologies and a lack of coordination between them, which was the case at Bayer, Cristina found it very important to set up a global governance of the systems. This would fully place the digital workplace as a strategy point to support business.   In order to accomplish this, Bayer had to break silos between the departments responsible of these communication issues. Cristina explains that departments such as Internal Communication, IT and HR had to collaborate in a way they hadn’t done before. Last but not least, the managers also had an essential role. Cristina explains that when working with a huge project such as a digital workplace, it’s vital that the employees understand the concrete value of the digital workplace for the business. Therefore, the use of information managers is essential – not only to inform the employees, but also make them understand that a digital workplace will benefit them in their work. Getting everyone on board will make the process a lot easier.

Design your own Digital Workplace

Before you decide to go for a digital workplace, there are several things that need to be considered. According to Cristina, in order to create a successful digital workplace, it has to fit within the company culture. This means that each organization has to define its own purpose with a digital workplace, and then try to reach that goal. Cristina also points out that the business value of the company should be put in focus. Technologies are, of course, important, but the success of the digital workplace is more about supporting the daily work of the employees. In the end, that is what will benefit the business the most.

Bio Cristina Filipe Araujo

Cristina Filipe Araujo is an experienced digital communication manager. She’s been at international companies such as Bayer, Citroën and Volvo in France and Spain, working with Internet and intranets. As a web project manager for many years, she has inspired and implemented new intranet strategies & technologies for several companies. Since a year back, Cristina lives in Gothenburg, ready to take on new web project challenges.

Tony Byrne from Real Story Group at Intranätverk 2014

SharePoint: What’s Good, What’s Bad

At a base level, whether you use SharePoint 2010 or SharePoint 2013 doesn’t really matter. Since the differences are mostly changes in degree rather than kind, it’s possible to make some fundamental judgments about SharePoint that are irrespective of the version. And this was just what Tony Byrne did during his presentation at Intranätverk 2014.  

In 2001, Tony Byrne founded the analyst firm CMS Watch, which later became the Real Story Group. The company specializes in evaluating digital marketing and digital workplace technologies, and SharePoint is almost always part of the conversation. Why? Because it can be a jack of many trades. Tony explains that when SharePoint gets into an enterprise, it becomes part of the conversation for almost any sort of implementation that’s intended to be done.

Pros and cons with SharePoint (the words of Tony Byrne)

On the plus side, SharePoint is an extraordinarily rich development platform. The problem is that many people, particularly business people, have a very contradictory perception of it; that it’s a simple product. That contradiction often causes a lot of friction and problems. The other issue is that although SharePoint is a jack of many trades, it’s arguably a master of none. This also brings in conflict between business and IT.

Platforms vs. products

Perhaps the most meaningful pro and con with SharePoint is the fact that it’s demonstrably feature rich but application poor. SharePoint is definitely a development platform, which means that with enough time, money and ibuprofen, you can get it to do whatever you want. In the broader technology world, though, customers face a spectrum between platforms and products. Products tend to be more out of the box but not necessarily very configurable or extensible. This means that you can reach a ceiling with them, although they’re usually very simple to implement and can do one or two things very well. On the other end of the spectrum is “platform”. IT people tend to like platforms, not just because they’re fun or particularly lucrative, but because it means that they never have to say no to the business. They only have to say “how much”: how much time and how much money do you have to get this done right?

Make sure to have the funds

There’s no doubt wonderful things can be done with SharePoint. It’s just that it takes a whole lot of time, money and ibuprofen to accomplish that. According to Microsoft, for every dollar spent on SharePoint licensing, the average enterprise spends 6 to 9 dollars on services. By services we can refer to a lot of different things – it could, for example, be some very essential user experience. Also, a lot of it is going to go into implementation and customization. (The actual median dollar figure for what an enterprise spends on the initial implementation is about $250,000.) This is not an unusual ratio for big enterprise implementation. But the fact is that you’re going to spend up to nine times your licensing fees in terms of services. So the way people perceive SharePoint to be cheap and simple could be a huge problem. They license it and later realize that they haven’t budgeted for the enormous amount of work necessary to create real applications out of it. Since SharePoint is a platform, people may expect it to do wonders automatically. There’s no doubt that SharePoint could do great things, but you need to have the resources to fulfill its potential.

SharePoint – the best alternative?

When a problem comes up, you can answer it with SharePoint. In need of portal services, better search, or a content management system? SharePoint can help you. But the issue is: is SharePoint good at all of these or good enough? A great deal today revolves around the social aspects as well as being able to collaborate on the intranet. In terms of these two things, SharePoint is very feature rich in terms of core services like blogs and discussions. But, as mentioned before, it’s actually pretty application poor. So in the end it’s really a question of what you’re trying to accomplish. SharePoint might be the best alternative, but there could also be better options. If you’re interested in finding out more about when SharePoint could be the best option and in which cases it’s not that useful, please have a look at Tony’s presentation at Intranätverk 2014 in this video.

Extend, supplement or complement

If SharePoint is going to be your foundation, you have to figure out how you’re going to take this vast toolkit of services and convert it into applications. Fundamentally, you have three choices, which we call “extend, supplement or complement”. So, how do you turn SharePoint features into business applications? Since it’s a platform, you can customize and extend it. There’s also a possibility to supplement it by licensing something above SharePoint, which can be a SharePoint add-on that’s designed to plug in to a SharePoint directory. And, of course, there are also several ways to complement SharePoint with complimentary platforms like Jive, Atlassian, and even Microsoft Yammer, which today runs in a completely different technology stack than SharePoint.

More information

Still not certain if SharePoint is the best option for you? Check out Tony’s presentation (video) for more in depth information. Or feel free to contact Tony and have a discussion about it.

Bio Tony Byrne

Tony Byrne is the original author of the Real Story Group’s Web Content Management research, a former journalist, and a 20-year technology industry veteran. Prior to 2001, when he founded CMS Watch (now Real Story Group), he managed an engineering team at a systems integration firm. Tony now focuses his own research on Enterprise Social and Collaboration software, SharePoint, Mobile, and Web Content Management.

Artiklar från Intranätverk 2014 Göteborg

Vi på Intranätverk vill att du ska kunna njuta av din konferensupplevelse och inte känna dig tvungen att anteckna frenetiskt för att få med dig all värdefull information. Därför dokumenterar vi så mycket som möjligt så att du enkelt kan se tillbaka på de ögonblick som fångade ditt intresse. 

Och om du inte hade möjlighet att delta på konferensen så vill vi att du ska kunna ta del av den kunskap som förmedlades på konferensen. Allt material från Intranätverk 2014: Göteborg (maj)  är sammanställt i artiklar som du kan läsa nedan.

Vårt uppdrag är att sprida kunskap om intranät!

Artiklar från Intranätverk 2014 Göteborg, 20 maj

Artiklar från Intranätverk 2014 Göteborg, 21 maj

Tre år med mitt intranät som trädgård med Nils-Erik Gustafsson på Intranätverk 2014 Göteborg

Tre år med mitt intranät som en trädgård

Att vara intranätansvarig på Skatteverket kan liknas vid att vara en mångarmad trädgårdsmästare. I alla fall om vi får tro Nils-Erik Gustafsson. I sin presentation på Intranätverk 2014 berättade han om sitt arbete på Skatteverket och varför man kan se sitt intranät som en trädgård – en intressant och användbar metafor.

Skatteverket är en dokumenttung organisation med många anställda (10 800) fördelade över hela Sverige på 105 orter. Ordning och reda är därför ett måste, någonting som Nils-Erik Gustafsson ständigt strävar efter. Hans arbete spänner över flera områden och mycket fokus ligger på att göra intranätet användbart för medarbetarna.

En bok som Nils-Erik rekommenderar och själv har inspirerats av är ”Ett år med min trädgård” av den tjeckiska författaren Karel Čapek. I boken sägs bland annat”Hur sant är det inte att det bästa ligger framför oss? Varje nytt år skänker större växt och skönhet”. Att arbeta långsiktigt och strategiskt är något som Nils-Erik tillämpar i sitt arbete som intranätansvarig. Och att se sitt intranät som en trädgård är en metafor som han gärna använder.

Intranät som en trädgård

  • Precis som en trädgård behöver man anlägga intranätet. Oftast är det där som allt fokus och alla pengar hamnar. Därefter måste man:
  • Underhålla,
  • Förändra,
  • Utvidga,
  • Och framför allt: Vårda och rensa ogräs. Låter man tusen blommor blomma blir det många maskrosor, och precis så är det på ett intranät. Den dagliga vårdnaden och skötseln måste prioriteras.

Någonting som Nils-Erik också vill lyfta fram är vikten av att aldrig vara nöjd. Det finns alltid saker som kan förbättras i takt med att såväl verksamheten som tekniken utvecklas. Det mest fundamentala tipset enligt Nils-Erik är återkoppling. Skatteverket använder till exempel ett återkopplingsformulär för sin sökfunktion, något som myndigheten har haft stor nytta av. Formuläret ger möjligheten att förstå hur den som har gjort en sökning har tänkt. Man kan gradera huruvida sökresultatet var bra eller dåligt, och lämna en fritextkommentar kring hur sökfunktionen kan förbättras. För att underlätta för ännu mer återkoppling är Skatteverket tydligt med att framhäva vem som är intranätansvarig, ämnesrådesansvarig respektive sidansvarig.

Alla artiklar som publiceras på intranätet är också signerade och möjliga att kommentera. En annan viktig aspekt i Nils-Eriks arbete med intranätet är utbildning. Tillsammans med en IT-kollega utbildar han alla redaktörer i Skatteverkets CMS (SiteVision). Detta för att dels öka medveten hos dem men också för att de ska få ett ansikte på Nils-Erik och hans kollega på IT-avdelningen och veta att de finns tillgängliga.

Garbage in – garbage out gäller alltid. Om du exempelvis skriver en dålig rubrik minskar möjligheten för både sökfunktionen och dina kollegor att hitta rätt.

Om ni är intresserade av att lära er mer om hur Nils-Erik arbetar med Skatteverkets sökfunktion rekommenderar vi att ni kikar på hans presentation på Intranätverk 2014. Där bjuds ni på några snabba fix som tar upp när man ska använda sig av flikar istället för federerad sökning, iFrames för externa källor samt specialsidor. Det råder inget tvivel om att tydlighet och användbarhet är två värdepelare i Nils-Eriks arbete.

Den mångarmade trädgårdsmästaren (som han själv beskriver sig) har många knep för att skapa ordning och reda, och att se sitt intranät som en trädgård har säkert väckt flera intressanta tankar hos er.

Biografi Nils-Erik Gustafsson

Nils-Erik Gustafsson
Nils-Erik Gustafsson

Nils-Erik har, efter att studerat datateknik på LiTH, ägnat sitt drygt 30-åriga yrkesliv åt att göra det ”lätt att göra rätt och svårt att göra fel”. Han har varit verksam som systemergonom, interaktionsdesigner och användbarhetsexpert på företag som CERN, Ericsson, ELLEMTEL och IBM Nordic Laboratories, samt under åtta år arbetat som konsult med uppdrag hos bl.a. Vägverket, Borlänge kommun och Svenska Kyrkan. Under sin långa karriär har Nils-Erik arbetat med allt från mobiltelefoner och uttagsautomater till stora telekomsystem, intranät och externa webbar.

Sedan drygt tre år tillbaka är han webbstrateg på Skatteverkets huvudkontor och ansvarig för Skatteverkets intranät, som har drygt 10 800 användare. Understundom föreläser och undervisar han på bl.a. Uppsala och Stockholms universitet samt Designhögskolan i Umeå. Vid pressläggning meddelar Nils-Erik att han lämnar Skatteverket och i september kommer att börja arbeta som användbarhetskonsult på inUse i Stockholm.

Vi frågar – Nils-Erik svarar

Vad är det roligaste/mest intressanta med intranät?

Delvis att du har en större omsättning på informationen på ett intranät jämfört med en extern webb, men också att man kan ta sig lite större frihet. På ett intranät finns möjligheten att testa olika saker utan att man får dåligt anseende. Ofta testar jag en ny funktion, t.ex. facetter, på intranätet och sedan kan mina kollegor som arbetar med vår externa webb utnyttja den lösningen.

Vilka trender kan vi urskilja när det gäller intranät i framtiden?

Jag tror att interaktiviteten kommer att öka — att man använder sig av olika sorters diskussionsforum ännu mer. Sedan tror jag också att vi får se mer video i framtiden. Istället för att skriva en nyhetsartikel om exempelvis en ny chef kan man intervjua personen i en kort videosnutt på några minuter. Faktum är att de flesta människor i dag har en ganska kapabel videokamera i sin mobiltelefon som möjliggör detta.

Verksamhet och intranät, presenterat av Ingrid och Linda på Intranätverk 2014

Verksamhet och intranät i symbios

När Ingrid Domingues och Linda Backlund tar sig an ett intranätprojekt använder de sig av ett arbetssätt som heter Effektstyrning®. Grunderna i effektstyrning är lika enkla som genialiska – det handlar om att svara på frågorna varför, hur och vad? På Intranätverk 2014 fick vi höra om deras arbete med Metrias nya intranät och varför verksamhet och intranät måste samspela för att resultatet ska bli lyckat.

Det statliga bolaget Metria (tidigare en del av Lantmäteriet) har 22 kontor i Sverige utspridda från Kiruna i norr till Malmö i söder. När det var dags att skaffa ett nytt intranät fick inUse uppdraget att utforska vad det bästa intranätet för bolaget skulle vara och sedan utforma det. Processen började med att direkt bestämma intranätets huvudsyfte, vilket, enligt Ingrid och Linda, är väsentligt för att minska risken för missförstånd mellan kund och leverantör.

Arbetssättet som Ingrid och Linda applicerar kallas för Effektstyrning ® och börjar med att ställa frågan: varför? Att göra klart för vad verksamheten vill åstadkomma är en grundpelare för att skapa ordning och en tydlig riktning. Nästa steg handlar om hur användarna gör i dag och hur man vill att användarna ska agera framöver. Den tredje och sista nivån, förklarar Ingrid och Linda, är en fråga om vad vi kan göra i vår lösning och vad vi ska hjälpa dem med. Hela modellen bygger på insikten ”Nyttan uppstår i användningen” – det är först om användarna lyckas som några reella värden kan uppstå. Effektstyrningens tre faser:

  1. En förstudie som just handlar om att ta reda på varför – vad ska vara annorlunda när intranätet används fullt ut? Under förstudien tar man också fram en grov design som testas med riktiga användare.
  2. Själva byggfasen där fokus ska ligga på att skapa nytta och se till så att värdena som bolaget vill uppnå faktiskt uppstår. Här testar man alla viktiga funktioner och flöden med riktiga användare, allt eftersom de byggs.
  3. Den kontinuerliga förbättringsprocessen. Att bygga ett intranät är som att skaffa ett barn – det är när barnet kommer ut som den riktiga resan börjar.

För att ta reda på varför och hur använder sig Ingrid och Linda av semistrukturerade intervjuer. Både för att titta på verksamhetens mål och syfte men också för att förstå användarna och deras mönster. Däremellan hålls workshops för att justera och förankra besluten med nyckelpersoner i organisationen. I Metrias fall handlade mycket om att man hade många olika system som hade växt fram från gräsrotsnivå och det var tydligt att det fanns ett behov i verksamheten av en gemensam plattform. Samarbete och koll var två nyckelord som identifierades.

”Intranätet kan ofta fungera som en katalysator för verksamheten.” – Linda Backlund

Efter detta hjälpte inUse Metria med att formulera mätpunkter för vad de ville åstadkomma och Metria gjorde en så kallad nollmätning. Detta tydliggjorde en klar vision för vad som skulle uppnås. Alla mål för verksamheten (varför), användarnas behov (hur), och krav på lösningar (vad) beskrivs i en effektkarta som Ingrid och Linda förklarar i deras presentation på Intranätverk 2014 nedan.

Till skillnad från många andra valde Metria att avvika från benämningen intranät utan kallade det istället för Metria ENAS som står för Engagerat Nära Agilt Samarbete – ord som representerar deras kärnvärden. Just ordet samarbete var något som Metria la till parallellt med intranätprojektet då detta blev allt mer framträdande.

Verksamhet och intranät

Under processen med att ta fram Metrias nya intranät cirkulerade det flera tankar i bolaget om vikten av ett projekt som detta – varför är det verksamhetskritiskt? Och för att kunna åstadkomma någonting bra är det enligt Ingrid och Linda väsentligt att det verksamhetskritiska lyfts upp. Det är just när intranätet är verksamhetskritiskt som de anställda behöver använda det och kommer att använda det. Annars finns det en risk att intranätet bara blir någonting som är bra att ha. Ett verksamhetskritiskt intranät bidrar också till en stärkt ”vi-känsla” i organisationen som är oerhört värdefull för att nå sina mål. Om du vill veta mer om Effektstyrning (Wikipedia) och Effektkartläggning (inUse).

Biografi Ingrid Domingues

Ingrid Domingues (tidigare Ottersten) är kvinnan bakom metoderna Effektstyrning och Effektkartläggning (Business Impact Management & Mapping). Hennes specialitet är krav och mätbarhet, och hon har mer än tjugo års erfarenhet av att designa digitala upplevelser. Ingrid är också en av grundarna till ett av Skandinaviens ledande UX-företag, inUse, där hon i dag är verksam.

Vi frågar – Ingrid svarar

Vilken är den främsta utmaningen i arbetet med intranät i dag?

Eftersom intranät handlar om människors arbete blir det en fråga om kärnverksamheten. Och då måste man verkligen förstå vad som är verksamhetens kärna – var värdet ligger och hur vi gör ett intranät som är mest värdeskapande.

Biografi Linda Backlund

Linda Backlund är strateg och projektledare sedan flera år tillbaka och har arbetat på inUse de senaste tre åren. Hon drivs av att vara involverad i stora intranätprojekt med dedikerade team. Om Linda får bestämma lämnas ingenting åt slumpen och hon har gärna ett finger med i hela processen från strategi till lansering.

Vi frågar – Linda svarar

Kan du dela med dig av en framgångsfaktor i ditt arbete med intranät?

Det handlar väldigt mycket om att ha en process som gör att medarbetare, beställare och intressenter är med från början. Så att det blir en förankring längs med vägen och en gemensam bild av vad vi ska uppnå och vad som är viktigt.

Jostein Magnussen på Intranätverk 2014

Bra intranät = se till att få grunderna rätt

Hur får man de anställda att använda intranätet? Genom att fixa det! Men hur ska man då gå till väga? Nyckeln är att lägga fokus på grunderna och underlätta för de anställda att lösa sina dagliga uppgifter, då har du ett bra intranät. I sin presentation på Intranätverk 2014: Göteborg delade Jostein Magnussen från Netlife Research med sig av några enkla och praktiska knep.  

Som intranätansvarig är det självklart väsentligt att ha ett kärleksförhållande till sitt intranät. Men frågan är om de anställda är lika förtjusta i det? Enligt Jostein Magnussen finns det ett gap mellan de som utvecklar intranätet och de som använder det. En del hatar det, en del drar sig från att besöka det, och vissa är till och med omedvetna om att ett intranät existerar. Den grundläggande frågan som Jostein tog upp i sin presentation på Intranätverk 2014 var: Hur får man de anställda att använda intranätet? Det enkla svaret är att fixa det, vilket kan åstadkommas genom flera olika åtgärder.

”En sak som du kan vara säker på är att demokrati aldrig har byggt ett bra intranät.”

Bra intranät

En bra start är att producera mindre innehåll. I många organisationer i dag läggs det stort fokus på att skriva artiklar, något som ofta resulterar i att intranätet till slut blir gigantiskt. Detta gör det också svårt för redaktörerna att hantera innehållet på ett bra sätt. Fokus ska alltså ligga på kvalitet istället för kvantitet. Det mest väsentliga är dock att få grunderna rätt. I dag är det mycket prat om att intranät ska vara sociala, mobila och snygga designmässigt. Men enligt Jostein gör detta ingen nytta så vida inte grunderna finns på plats. Ett intranät ska vara till för att lösa de simpla uppgifterna – de vardagliga problem som de anställda ställs inför. Inledningsfasen av ett intranätprojekt består nästan alltid av en målformulering. Dessa mål är i 90 procent av fallen lika för alla intranät:

  • Underlätta för arbetet
  • Bättre kommunikation
  • Bygga företagskultur

Men något som faktiskt kan vara till större hjälp är att definiera det som intranätet inte ska vara, till exempel:

  • Det enda arbetsverktyget
  • En informationskanal
  • Lösningen för alla kulturella problem
  • Ett substitut för x antal system

När målen eller ”inte-målen” är spikade blir nästa steg att titta på vad användarna behöver. Vilka uppgifter anser de är viktigast och hur kan man stödja dem?

Det har genomförts en stor undersökning om vad användarna tycker är viktigast på intranätet. I Josteins presentation (ovan) på Intranätverk 2014 får ni lite bakgrundsfakta. Resultatet visar att merparten av deras tid går åt till ”core business”, det vill säga deras kärnarbete. Detta kan självklart variera beroende på i vilken organisation de arbetar. Något som därför är viktigt är att anpassa intranätet så att den anställde direkt får tillgång till det som berör dennes huvuduppgifter. Nummer två på listan är nyheter. Det kan tyckas vara onödigt att fylla upp intranätet med nyheter, men i vissa organisationer är det ett måste för de anställda att hålla sig uppdaterade om vad som händer både internt och i omvärlden. En bra sak att tänka på kan vara att intervjua de anställda om varför de anser att nyheter är viktiga och vilka nyheter de prioriterar. På så sätt blir det enklare att producera relevant material. Den tredje handlar om att hitta personer, något som ständigt figurerar bland toppuppgifterna på intranät. En självklar åtgärd som underlättar är att bygga ett bra personsök, vilket visserligen kräver tid och resurser, men som kommer att vara värt det i slutändan. Efter dessa tre följer saker som policy och riktlinjer, support samt system och applikationer.

”Du har målen, du har inte-målen och du har de viktigaste uppgifterna. Vad behöver du göra nu? Trycka på delete-knappen!”

För att skapa ett bra och användbart intranät gäller det att ta bort allt som inte stödjer de utsatta målen. Det är i grund och botten frågor om vad som är relevant respektive irrelevant samt välskrivet respektive inte välskrivet. Ett stort intranät med mycket information behöver alltså inte vara ett bra intranät. Ju mindre och enklare, desto bättre. Det är en lärdom vi tar med oss från Josteins presentation.

Biografi Jostein Magnussen

Jostein Magnussen
Jostein Magnussen

Jostein är en av grundarna till Netlife Research som drog igång för 13 år sedan. Tanken bakom företaget var att göra webbplatser och intranät enkla att använda, vilket Jostein och hans kollegor fortfarande applicerar i sitt vardagliga arbete. På hans CV finns arbete med webbplatser och intranät för flera stora organisationer.

Vi frågar – Jostein svarar

Vad skulle du säga är det mest intressanta med intranät?

Det är att intranät är i gränslandet mellan en webbapplikation, ett socialt nätverk som Facebook och något liknande en klassisk nyhetskanal. Du får helt enkelt en slags mix som är väldigt intressant.

Att jobba med sök på Chalmers med Andreas Hallgren på Intranätverk 2014 i Göteborg

Att jobba med sök på Chalmers

Det man inte hittar, finns inte – oavsett hur många sidor man har på sitt intranät eller sin externwebb. Detta var utgångspunkten när Andreas Hallgren och hans medarbetare på Chalmers tog sig an uppgiften att jobba med sök. På Intranätverk 2014 fick vi höra om resan vars mål var att göra det så enkelt som möjligt för besökaren att lösa sin uppgift.

En extern webbplats, ett intranät, en studentportal, och ett personsök. Då förstår ni säkerligen att Chalmers är en organisation där mycket information cirkulerar. När Andreas Hallgren och hans medarbetare skulle ta sig an uppgiften att förbättra sökfunktionen handlade det inte bara om att effektivisera tillgången till relevant information. I och med att alla dessa platser hade separata funktioner ställdes man inför utmaningen att koppla ihop dem. Man utgick därför från en enterprise search-tanke och försökte kombinera sökkällorna till ett sökindex med ett antal sökapplikationer ovanpå dem.

Jobba med sök

Visionen var tydlig redan från start: Att ge enkel och effektiv tillgång till relevant information för att genomföra önskad aktivitet. Men för att kunna åstadkomma detta var man tvungna att ta reda på vad användarna var ute efter. Metoden blev att man gjorde en effektkartläggning som resulterade i ett antal effektmål.

Projektet i sig delades in i tre faser. Den första fasen handlade om att få den grundläggande tekniken på plats. Fas tvåfokuserade på att utveckla sökapplikationerna utifrån varje webbplats unika behov och att ta fram verktyg för att kunna jobba med analys och administration påett enklare sätt. Den sista fasen handlade om att tillföra ytterligare informationskällor och mer avancerade, sökdrivna funktioner till webbplatserna. I detta nu har Andreas och hans medarbetare slutfört den första fasen, men fas två och tre har lämnats över från projektet till den förvaltningsorganisation som hanterar infrastruktur. Andreas förklarar att förvaltningen hanterar flera olika system, så både fokus och budget blev mindre för sökfunktionens räkning efter överlämningen. Ambitionerna kring sök är dock fortfarande höga, men tidsplanen är lite mer utsträckt i tid.

När det gäller att jobba med sök framöver förklarar Andreas att man ser tre olika grupper av arbete. En är den tekniska utvecklingen som alltid är framträdande i projekt som dessa. En annan är sökredaktörsskap som, enligt Andreas, är väldigt viktigt att man kommer igång med. Emellan dessa finns den ack så väsentliga sökanalysen.

”Genom vad man söker på visar besökarna för oss vad de är ute efter, och det ska vi självklart dra lärdom av.”

Bitarna som handlar om sökanalys och sökredaktörsskap är några som man redan har börjat sniffa på. Chalmers har runt 40 000-50 000 sökningar per månad och ungefär 14 procent av alla sökningar berör ord som ligger på topp 100-listan. Detta är något som Andreas och hans medarbetare har tagit fasta på och tittar på möjligheterna att tydligare lyfta upp denna information för besökaren så man inte behöver söka efter den. Man har också sett att sökningen till en stor del är säsongsberoende, något som Andreas förklarar djupare i följande del av hans ”presentation på Intranätverk 2014”.

Mäta mer - tycka mindre
Mäta mer – tycka mindre

Något som alltid är förekommande, oavsett projekt, är diverse åsikter. Andreas förklarar att Chalmers, i likhet med andra universitet och högskolor, är en organisation där väldigt många tycker mycket. Dialogen är nödvändig men tyckandet behöver också ha en grund i fakta för att bli användbar. Man har därför jobbat mycket med att hitta mätverktyg och ta fram nyckeltal. Webbanalys/sökanalys, besöksenkäter, översyn av tillgängligheten, riskanalyser, enkäter med interna grupper och omvärldsbevakning – allt detta görs för att ta fram konkreta bevis för vad som fungerar och efterfrågas.

Att jobba med sök är, enligt Andreas, en nödvändighet för att få nöjda användare.

”Chalmers.se är inte vår hemsida, det är besökarens webbplats. Och vi ska göra det så enkelt som möjligt för besökaren att lösa sin uppgift.”

Men någonting som inte får glömmas av är att bra sök och navigation inte är allt – innehållet spelar också en viktig betydelse för resultatet i slutändan.

Sju lärdomar om att jobba med sök

  1. Anpassa dina tidsplaner och din ambitionsnivå efter förutsättningarna.
  2. Att införa en gemensam söklösning är mycket svårare än vad man tror.
  3. Tänk på den interna förankringen – varför jobbar vi med sök, och varför är detta viktigt?
  4. Bestäm tidigt vem som ska förvalta söklösningen när den är på plats.
  5. Jobba parallellt med innehållet så att det är relevant och uppdaterat.
  6. Det tar tid att förändra. Den nya funktionen kanske inte upplevs som positiv direkt, men med tiden kommer bättre respons.
  7. Tekniken är bara början. Det är själva jobbet med redaktörsskap, förbättringar och att ständigt skruva på saker som är det viktigaste.
  8. Den åttonde punkten – en uppmaning att kontinuerligt mäta, utvärdera och förbättra. Och glöm inte av att fråga dina användare.

Biografi Andreas Hallgren

Andreas Hallgren
Andreas Hallgren

Andreas arbetar med digitala kanaler på Chalmers avdelning för kommunikation och marknadsföring. Vardagen består ofta av att lyfta verksamhetsbehov, kravställa, prioritera och beställa utveckling kring bland annat webb och intranät för Chalmers. På visitkorten, om han haft några, hade det stått webbsamordnare och förvaltningsledare.

Vi frågar – Andreas svarar

Vilken är den främsta utmaningen i ditt arbete?

Det handlar dels om att se till så att våra verktyg är så effektiva och relevanta som möjligt för användarna. Sedan måste våra besökare också kunna nyttja webbplatserna på ett välfungerande sätt.

intranät i praktiken

Intranät i praktiken

Hur jobbar andra praktiskt med intranät? Vad säger intranätexperterna?

I artikelserien ”Intranät i praktiken” berättar intranätansvariga om sitt arbete med intranät och delar med sig av utmaningar, framgångar och lärdomar. Intranätexperter ger råd och vägledning inom sina expertisområden, om allt från tillgänglighet, intranätsök, semantiska webb till att skriva för intranätet.

Artikelserien baseras på presentationervideos och intervjuer med intranätansvariga och -experter. Vi hoppas med ”Intranät i praktiken” att bidra till en ökad kunskap om intranät och den digitala arbetsplatsen.  Samt att ge dom som jobbar med intranät uppmärksamhet för sitt professionella och engagerade arbete!

Intranät i praktiken

Praktikfall om intranät

Expertråd om intranät

Praktikfall: Svensk Energis intranät med Catharina Götbrant från Intranätverk 2014: Göteborg

Praktikfall: Svensk Energis intranät

Ska man ha ett intranät om man bara är 65 anställda? Och vad ska i så fall Svensk Energis intranät innehålla? Dessa var frågor som Catharina Götbrant och medarbetarna på Svensk Energi ställde sig. I sin presentation på Intranätverk 2014 berättade Catharina om beslutsprocessen och resan som till sist resulterade i ett nytt socialt intranät för branschföreningen.

Svensk Energi är en branschförening för elproducenter, elnätsägare/distributörer och elhandlare i Sverige. Som uppdrag har man bland annat att bevaka, analysera och påverka politiska beslut på EU-nivå och nationellt, samt att främja opinionsbildning och sprida information.

”Intranät eller ’inte-nät’? Ska man ha ett intranät om man bara är 65 anställda och 60 sitter på samma kontor?”

Under 2012 bestämde sig föreningen för att göra om den externa webbplatsen. I detta skede hade man en relativt stram budget och tog därför beslutet att inte göra någon satsning på intranätet. Men allt eftersom tiden gick blev tankarna om att skapa ett mer modernt intranät allt mer förekommande. Det tidigare intranätet var en flik på den externa webbplatsen och inte särskilt prioriterat. Men även om intranätet var i behov av en uppfräschning var åsikterna spridda huruvida Svensk Energi skulle lägga pengar på det.

I branschföreningen är man bara 65 anställda varav 60 sitter på samma adress, och den ständigt förekommande frågan var om man verkligen behövde ett intranät. Hur ser behovet ut, och går det kanske att lösa på ett enklare sätt? För att avgöra vikten av ett nytt intranät gjorde man ett antal överväganden:

  • Bakvänt och omodernt att gå från att ha ett intranät till att inte ha ett.
  • De anställda fick redan extrema mängder mail och risken fanns att man missade viktig information om allt kommunicerades via mailen.
  • Hur publicerar vi interna nyheter och information från ledningen utan ett intranät?
  • Det finns en viss geografisk spridning i föreningen, även om den är liten.

Till sist kom man fram till beslutet att ett nytt intranät var på sin plats. För Svensk Energis del handlade mycket om att minska antalet interna mail, samt att ha en gemensam plats där alla kunde få och hitta samma information. Det fanns också ett önskemål om att inrätta någon typ av chattfunktion för att göra kommunikationen medarbetare emellan enklare.

När beslutet väl var taget ställdes föreningen inför ett antal utmaningar. För det första var tidsfrågan ett stort problem då de som hade kompetens inom utveckling var fullt upptagna med den externa webbplatsen. Den ekonomiska biten var också ett bekymmer som behövde lösas. Valet föll därför på en lösning som var både tids- och kostnadseffektiv. Man valde att köpa in den färdiga produkten MyLive som, enligt Catharina, uppfyllde alla önskemål. Och så här ser Svensk Energis intranät ut:

 

Svensk Energis intranät – projektet

I projektgruppen för det nya intranätet ingick fyra interna medarbetare, en person från leverantören samt att man hyrde in en extern intranätstrateg. Ansvaret för att driva intranätet framåt ligger hos Catharina. För att skapa ett större intresse för intranätet satte föreningen ihop en referensgrupp med personer från olika enheter som samlade in synpunkter om intranätet och dess funktioner. I samband med lanseringen valde man också att köpa till SSO- Single Sign On – så att Svensk Energis intranät öppnades direkt när medarbetarna loggade in på sina datorer.

Enligt Catharina var också den inhyrda intranätstrategen en värdefull resurs. Men trots dessa åtgärder är intresset för det nya intranätet relativt svagt. Det traditionella mötet och kommunikationskanaler så som mailen prioriteras fortfarande och Catharina har en tuff utmaning framför sig med att väcka liv i intranätet. Det bristfälliga engagemanget grundar sig i flera saker och Catharina har dragit följande lärdomar:

  • Man behöver öka aktiviteten på sidan genom att publicera sådant som driver trafik. Också viktigt att prata mer om intranätet och medarbetarnas förväntningar samt att hålla liv i referensgruppen.
  • Eftersom Svensk Energi är en påverkansorganisation är många anställda väldigt aktiva på sociala medier såsom Facebook och Twitter. Detta gör att aktiviteten på intranätet blir lidande.
  • Man måste våga släppa mailen och prioritera kommunikation via intranätet.

Resan med Svensk Energis intranät fortsätter och kanske är det så att vissa organisationer helt enkelt klarar sig fint utan ett intranät?

Fler praktikfall presenterade på Intranätverk.

Biografi Catharina Götbrant

Catharina Götbrant
Catharina Götbrant

Som enhetschef för intern administration på Svensk Energi har Catharina Götbrant många bollar i luften. I arbetsuppgifterna ingår bland annat IT, HR och lokaler, och förra året agerade hon projektledare för Svensk Energis sociala intranät som lanserades i juni 2013.

Vi frågar – Catharina svarar

Vad tror du kommer hända i framtidens intranät?

Jag tror och hoppas att intranätet ersätter mailen när det gäller internkommunikation. Sedan tror jag också att intranät behöver bli mer mobila. Det blir än mer viktigt när många jobbar på andra ställen än vid sitt skrivbord, och den utvecklingen kommer säkerligen fortsätta.

Pär Lannerö presenterar på Intranätverk 2014: Göteborg

Så bygger du ett intranät för alla

Vad innebär tillgängliga intranät? Varför ska vi sträva efter det? Och hur gör vi? Dessa var tre frågor som Pär Lannerö diskuterade i sin presentation på Intranätverk 2014.

Pär Lannerö är projektledare för webbriktlinjer.se på E-delegationen. Där fokuserar han på frågor som rör tillgänglighet, trovärdighet och användbarhet, samt annat som kan vara bra för den som vill kvalitetssäkra sin webb. I sin tjänst har Pär också ett uppdrag att verka för en ökad medvetenhet om tillgänglighet på webben i Sverige, och just detta fick vi en närmare inblick i när han presenterade om tillgängliga intranät på Intranätverk 2014: Göteborg.

Vad innebär tillgänglighet på intranätet?

Enligt den internationella standarden WCAG finns det fyra principer för vad som definierar tillgänglighet. Den första är att ett intranät ska vara möjligt att uppfatta oavsett förmåga. I praktiken innebär detta att erbjuda olika typer av alternativ för de som har någon funktionsnedsättning. För en person med synproblem kan det exempelvis vara bra att koda på ett sådant sätt som gör att datorn kan läsa upp det som finns på intranätet. Om man arbetar med video är det också till fördel att beskriva det som händer med hjälp av syntolkning. Det finns alltså en rad relativt enkla åtgärder att vidta för de som har nedsatt syn. Den kanske mest klassiska tillgänglighetsåtgärden är att man skriver en ALT-text, vilket innebär ett textalternativ till bilder. Att möjliggöra förstoring av tecken är också ett måste.

Men som vi alla är medvetna om finns det fler funktionshinder än nedsatt syn. För de som inte hör så bra kan det vara lämpligt att sätta text till filmer. Och om ni använder er av Podcasts finns det mycket att vinna genom att transkribera dem, framför allt när det gäller sökmotorer. Färgblinda är också en kategori av användare som man behöver tänka på, särskilt om man har värdefull information i färgkodningen. Den andra principen för ett tillgängligt intranät är att det ska vara hanterbart, och med det menas att intranätet ska gå att hantera av människor med varierande funktioner och förmågor. Många behöver till exempel kunna hantera sin dator endast med hjälp av ett tangentbord. Detta kan vara lite klurigt, men går oftast att åstadkomma om webbutvecklaren har tänkt till lite grann. För de som har svårighet att navigera med en mus är det viktigt att tydliggöra vart de befinner sig på sidan.

”Överraskningar är kul, men inte i navigations-funktionen på en webbplats. Där ska man få det man förväntar sig.”

Det markerade elementet kan exempelvis ha en ram runt sig eller liknande. Stora ytor, stora länkar och stora knappar gör också tillgängligheten bättre. Princip nummer tre är att intranätet ska vara begripligt. Det finns funktionsnedsättningar av det kognitiva slaget som exempelvis begränsad vokabulär och koncen-trationssvårigheter. Tänkt därför klarspråk och tydlighet – det kommer att underlätta för många. Robust är den sista principen. Den handlar om att webbplatsen ska kunna presenteras oavsett vilken teknik användaren väljer. Man kan säga att det är en förlängning av responsiv design – att sajten anpassar sig efter den skärm eller terminal man har. När man jobbar med tillgänglighet ska man ha ambitioner längre än dator, surfplatta och mobil – exempelvis punktskrift. Det gör man enklast genom att se till att koda.

Varför ska vi jobba med tillgänglighet?

För det första finns det ett stort värde för den med en funktionsnedsättning att kunna vara självständig. Det är inte särskilt bra för vare sig individen eller organisationen om personen behöver ha hjälp hela tiden. Ett intranät som är rätt byggt kan också bidra till en större känsla av innanförskap, vilket är viktigt att sträva efter. Enligt SCB har ungefär 26 procent av alla svenskar i arbetsför ålder någon form av funktionshinder. Men om vi får tro Pär har vi alla särskilda behov ibland. Det kan exempelvis handla om problem med språket, en krävande miljö, eller att man som person har en dålig dag eller är stressad. Faktum är att nästan alla tillgänglighetsåtgärder medför en ökad effektivitet och användbarhet. Bra kodning och text-alternativ underlättar för den som behöver hitta, och om det är mindre krångel på intranätet får supporten också färre frågor. Så det går att spara pengar.

Hur gör vi då för att skapa tillgängliga intranät?

Som en bra grundpelare rekommenderar Pär att besöka webbriktlinjer.se. Mer konkret är det viktigt att redan i uppköpsfasen tänka på tillgängligheten. Och för de som själva utvecklar är det ett måste att låta riktiga användare testa, gärna personer med olika funktionsnedsättningar. Detta är det bästa sättet att identifiera problem och få idéer till förbättringar. För att kunna jobba med tillgänglighet fullt ut krävs det också en policy och resurser från ledande personer i organisationen.

Biografi Pär Lannerö

Pär Lannerö
Pär Lannerö

Pär Lannerö är projektledare för webbriktlinjer.se (tidigare Vägledningen 24-timmarswebben) på E-delegationen. Han är grundare av webbföretaget Metamatrix och har jobbat med webben på olika sätt sedan 1993. De senaste åren med fokus på ”hållbart internet”, alltså hur internetanvändningen kan bli långsiktigt resursbevarande. Något som i praktiken handlar om till exempel skydd av användares integritet på nätet, tydliggörande av användarvillkor, och tillgänglighet för personer med olika funktionsnedsättningar.

Vi frågar – Pär svarar

Vad är det mest intressanta med intranät?

Det är väl just närheten. Man har ju ett engagemang runt saker och ting som berör en själv och människor i sin närhet, så det finns ofta ett naturligt intresse för det som figurerar på intranätet.

Alla är redaktörer presenterat av Jeanette Rådström på Intranätverk 2014: Göteborg

Alla är redaktörer

ÖrebroBostäder jobbar ungefär hälften inne på kontoret och hälften ute på fältet. Då förstår ni säkerligen utmaningen som Jeanette Rådström hade med att göra ett intranät som passar alla, där alla är redaktörer. På Intranätverk 2014 berättade hon om den spännande och mödosamma resan från digital anslagstavla till socialt arbetsforum.

ÖrebroBostäder har cirka 23 000 bostäder, 40 000 hyresgäster och 400 medarbetare. Men bara en person i organisationen ansvarar för intranätet. Hon heter Jeanette Rådström och har under de senaste åren arbetat med att ta fram ett helt nytt intranät för det kommunala bostadsbolaget. En av de största utmaningarna som Jeanette ställdes inför var att hitta en lösning för att koppa ihop de som var verksamma inne på kontoret och de som höll till på fältet.

Användare = Redaktörer

Resan med ÖrebroBostäders nya intranät började med en grundlig undersökning där ett tydligt mål sattes upp samt hur detta mål skulle nås. Det tidigare intranätet hade levt i åtta år och det fanns en hel del saker som behövde förbättras. Något som låg högt upp på prioriteringslistan var att skapa en bra känsla för användarna. Man ville komma ifrån känslan av SharePoint och Microsoft i den mån möjligt och göra det tydligt för medarbetarna hur de åstadkommer saker med hjälp av intranätet.

Vi var tvungna att hitta en medelväg som inkluderar alla.

I och med att ÖrebroBostäder är ett bolag med anställda inom flera olika yrkeskategorier finns det personer med jättehög teknisk kompetens till de som knappt vet hur en dator fungerar. Därför var Jeanette tvungen att hitta en medelväg och försöka skapa ett intranät som inkluderar alla.

När Jeanette och hennes medarbetare lanserade det nya intranätet var de lite tveksamma på om folk skulle använda det, men den oron skulle visa sig vara helt obefogad. Varför? Mycket tack vare det gedigna arbetet med att skapa tydlighet. De olika funktionerna på intranätet är strukturerade på ett sådant sätt att de kan hittas och användas även av dem som inte har någon direkt datorvana.

På startsidan kan du exempelvis se dina olästa mail och skriva statusuppdateringar, och under ”Mina händelser” får du notifikationer från de grupper som du är med i. De valbara systemlänkarna är samlade under en flik som kan nås på hela intranätet och nu har alla också tillgång till bolagets bildbank för presentationer eller liknande.

En annan ny funktion på intranätet är att alla medarbetare i dag är medlemmar på en särskild enhetssida. När någon skriver, delar ett dokument eller liknande på sidan får man en notifikation om det. Detta betyder att du, oavsett om du är ute eller inne, är föräldraledig eller på semester, alltid kan ta del av det som händer på din enhet.

Något som Jeanette är väldigt mån om är att alla ska få synas och höras på intranätet. Istället för att åka ut och fota alla enheter själv bestämde hon sig för att anordna en tävling där alla skulle fota sin enhet. Detta blev en stor succé och bidrog till ett större intresse för det nya intranätet eftersom bilderna först kunde ses vid lanseringen.

Från att tidigare ha haft en ”vi-och-dem-stämpel” har ÖrebroBostäder numera ett intranät tillgängligt för alla, där alla är redaktörer. Och för att alla ska kunna vara delaktiga på intranätet har samtliga medarbetare fått en smartphone. Men resan slutar inte där, utan det finns en hel del idéer i Jeanettes huvud som hon vill förverkliga. Kanske bjuds vi på en uppdatering när det är dags för Intranätverk 2015…

Jeanettes råd för att skapa ett framgångsrikt intranät

  • Avgränsa dig: Sätt upp ett tydligt mål från början och sträva efter att nå dit först. Fortsätt sedan att bygga vidare.
  • Involvera många: Det är bättre att personer får testa intranätet och dess funktioner i ett tidigt stadie så de kan ge förslag på förbättringar.
  • Lär känna dina användare: Hur vill de att intranätet ska fungera? Det är inte ett intranät för dig utan ett intranät för dem.
  • Släpp fokus på nyheter: Det finns mycket annat som är viktigare.
  • Funktion framför allt.
  • Alla är redaktörer: Ge medarbetarna möjligheten att få säga sitt och vara med och bidra. Visst, det kanske dyker upp någonting negativt men det är bra för organisationen att snappa upp.
  • Aldrig färdiga: Saker kan ständig förbättras och det ska de anställda vara medvetna om.

Biografi Jeanette Rådström

Jeanette Rådström
Jeanette Rådström

Jeanette är webb- och intranätansvarig på ÖrebroBostäder AB (ÖBO) och har sedan 2007 arbetat med företagets digitala kanaler. Hon har under åren bland annat projektlett och lanserat en ny, prisbelönt webb (2009) och nu senast ÖBO:s nya, sociala intranät. Jeanette ansvarar även för ÖBO:s sociala medienärvaro. Älskar fotboll, hästar och New York.

Vi frågar – Jeanette svarar

Vad skulle du säga är det roligaste med intranät?

Att man slår lite underifrån. Intranät är en ganska bortglömd produkt – det är inte så många som intresserar sig eller lägger fokus på det. Så jag känner att jag vill lyfta intranät så att det ska bli allas favorit.

Ingvar Johansson på Intranätverk 2014

Introduktionsprogram på intranätet för nyanställda

Att byta arbetsplats kan vara en nervös process för många. Som nyanställd är det därför viktigt att snabbt känna sig bekväm och komma till underfund med vad som förväntas av en. I sin presentation på Intranätverk 2014 berättade Ingvar Johansson om NNE Pharmaplans introduktionsprogram för nyanställda och hur detta har gynnat såväl medarbetarna som företaget.

Istället för att berätta om vad NNE Pharmaplan är och gör rekommenderar vi er att kika på Ingvars korta introduktion av företaget i början av hans ”presentation på Intranätverk 2014”.

När man inledde processen med att på deras intranät skapa ett nytt introduktionsprogram för nyanställda (också kallat on-boarding-program) var den självklara frågan varför detta behövdes. För NNE Pharmaplans del grundade sig det hela i att det inte fanns något gemensamt system, och man såg många fördelar med att skapa ett introduktionsprogram som alla kunde använda sig av. Bara inom de närmaste tre åren räknar företaget med att anställa mellan 1000 och 1 500 personer och enligt Ingvar uppstår det ofta problem när det gäller ombyte av personal. Eftersom NNE Pharmaplan sysslar med att sälja kunskap blir det en dyr process att byta medarbetare med allt som det innebär. Det nya systemet skulle därför bidra till såväl en ökad trygghet hos de nyanställda som ökad effektivitet och minskade kostnader.

Introduktionsprogrammet ”Navigate”

Genom introduktionsprogrammet får de nyanställda lära sig om företaget samt får en inblick i marknaden. De ges dessutom träning i viktiga arbetsmoment och har därmed en bra grund att stå på när det ”riktiga” arbetet väl drar igång. Hur går man då till väga? När NNE Pharmaplan utvecklade programmet använde man sig av en modell som heter SCRUM där de olika uppgifterna delades in i små bitar. Själva introduktionen består av tre missioner och börjar på företagets webbplats för att sedan fortsätta på intranätet.

Mission 1

Här loggar den nyanställda in på ett konto via företagets webbplats. Personen möts av en välkomstvideo där de olika ledarna i företaget medverkar. Därefter förs du vidare till ett kontrollrum i vilket de olika uppgifterna finns tillgängliga. Här ges du också tydliga direktiv med hjälp av en introduktionsvideo som förklarar hur det hela går till. När du klickar på de olika uppgifterna kommer du in på en sida som består av text, information och en uppgift. Uppgifterna är av många olika typer men gemensamt är att det finns ett inslag av interaktivitet. När du löst dina uppgifter tilldelas du en examen och leds vidare till nästa steg.

Mission 2

Den här delen sker på intranätet och handlar mer om undervisning än allmänvetande om firman. Tanken är att den nyanställda ska lära sig viktiga moment och precis som i föregående del ställs du inför flera olika uppgifter som leder fram till en examen.

Det här systemet skulle bidra till en ökad trygghet med att byta arbetsplats. Ingvar Johansson

Mission 3

Ganska liknande föregående del fast med andra typer av moduler. Här finns också en interaktiv fråga-svar-funktion där du kan ställa frågor till personalchefen. I detta steg stöter du även på ett flertal att-göra-listor som innehåller checklistor som du ska beta av. När du tagit dig igenom de tre stegen får du en examen som bevis på din nytillägnade kunskap. Och därefter är du mer än redo att möta de utmaningar som väntar. För att göra själva inlärningsprocessen rolig och givande använder sig NNE Pharmaplan av något som kallas för ”blended learning”. Det är ett sätt där man blandar olika typer av lärande – det kan exempelvis vara face-to-face, e-learning, videoklipp, webinars, eller ren och skär läsning.

När NNE Pharmaplan gjorde sitt introduktionsprogram satte de upp ett krav på att man skulle arbeta på befintliga plattformar och att man i den mån möjligt skulle använda sig av resurser inom organisationen. Ungefär 75 procent har gjorts utan extern inblandning, vilket har reducerat kostnaderna en hel del. Projektteamet bestod av anställda från både HR och IT, något som enligt Ingvar innebar stora utmaningar ur ett kommunikationsperspektiv. Det var därför väsentligt att tidigt formulera klara direktiv för hur arbetet skulle bedrivas så att alla jobbade på samma nivå.

Biografi Ingvar Johansson

Ingvar ”Ingo” Johansson bor i Malmö och jobbar på NNE Pharmaplan norr om Köpenhamn, Danmark. Hans arbetsuppgifter är mycket varierande med fokus på webbdesign, kommunikation, användbarhet/användarvänlighet med mera. Därutöver förekommer det en hel del bild- och videoredigering.

Ingvar är ursprungligen autodidakt grafiker/illustratör. Han gick över till design på elektroniska medier i början av 90-talet och läste några år senare en utbildning som hette ”Internetspecialist”. Det avslutande examensprojektet gjorde han hos NNE (som det hette på den tiden) och har sedan 1997 varit anställd där. Numera kan ”Ingo” också stoltsera med att ha fått en bensinstationskedja uppkallad efter sig…

Vi frågar – Ingvar svarar

Vad skulle du säga är det mest intressanta med intranät?

Om jag börjar med webben som media så går utvecklingen i en väldigt hög fart, vilket sällan gör det tråkigt utan bara svårt att följa med i. På vårt företag är vi cirka 2000 medarbetare på ungefär 25 platser globalt. Därför är det väldigt intressant och spännande att försöka hjälpa kollegorna att lösa sina uppgifter, hitta information och kommunicera med varandra på ett bra sätt. Helt enkelt att underlätta deras vardag.

Vilken skulle du säga är den främsta utmaningen i arbetet med intranät i dagsläget?

Det tror jag kan vara att antalet mediekanaler/plattformar har ökat så kraftigt. Inte bara på intranätet med nyheter, sociala nätverk, forum etc. utan också att mobila enheter som tablets och smartphones har tillkommit. I dag ska applikationer fungera på många fler browsers och styrsystem, och alla ska ha snabb tillgång till innehållet.

Robert Zetterlind presenterar på Intranätverk

Nytt koncernintranät på PostNord

För ungefär tre år sedan inledde PostNord sin förstudie för att skapa ett gemensamt koncernintranät. I sin presentation på Intranätverk 2014 berättade Robert Zetterlind om företagets resa från ett organisatoriskt uppbyggt intranät till ett koncernintranät vars huvudfokus låg på funktion och process.

Koncernen PostNord AB bildades 2009 genom ett samgående mellan svenska Posten och Post Danmark. Ganska snabbt märkte man att det var svårt att arbeta effektivt när man inte hade en och samma informationskälla, och därav bestämde sig koncernen för att skapa ett koncerngemensamt intranät. Målbilden var tydlig redan från början och mycket handlade om kunskapsdelning – att kunna dela information med varandra på ett enkelt och effektivt sätt, samt att kunna hjälpa varandra i det dagliga arbetet. I grund och botten att skapa ett gemensamt arbetsverktyg.

Från förstudie till lansering tog det ungefär två år. Det var det jobbigaste men också mest lärorika jag gjort. Robert Zetterlind

Något som framkom och slogs fast i analysen var att de tidigare intranäten var organisatoriskt uppbyggda och att det nya behövde utvecklas efter funktion och process. Detta för att kunna parera förändringar i organisationen på ett helt annat sätt än vad man gjorde då samt att göra det enklare för medarbetarna att finna relevant information.

Projektorganisationen bestod av en styrgrupp där högre chefer ingick och en lite mindre projektgrupp. Man tog också hjälp av koordinatorer, vilka var personer som redan arbetade med intranätet och var kända i organisationen. Dessa involverades i projektmöten och gick sedan ut i sina lokala organisationer och genomförde aktiviteter, förankrade och spred budskapet. Enligt Robert var både styrgruppen med högre chefer och koordinatorerna väldigt viktiga delar i projektorganisationen. Ingrid Domingues ‏@ingriddomingues skriver på twitter: Nödvändigt att slå fast viktiga designval i styrgruppen. Lärdom från PostNord För att underlätta arbetsgången tog man tidigt ett antal beslut som slogs fast i styrgruppen.

Ansatsen – ur användarens perspektiv – var också något som ständigt fanns i åtanke. Själva grunden för intranätet var tre sidmallar bestående av en startsida, en informationssida samt de olika enhetssidorna. För att gå från organisationsstruktur till funktionsstruktur var det väsentligt för PostNord att få med alla medarbetare. Man samlade därför alla intressenter i företaget och anordnade en gemensam strukturworkshop där de gick igenom vad som efterfrågades, vilka problem som existerade, samt hur intranätet kunde hjälpa till för att lösa dessa. Efter workshopen anordnades enskilda möten med de olika enheterna där förslag presenterades, vilka fick bemötas av enheten som då också hade möjligheten att föreslå ändringar. Slutligen gjordes en till workshop där saker finjusterades för att sedan gå ut i organisationen på remiss en sista gång innan fastställande.

Roberts erfarenheter från arbetet med PostNords nya koncernintranät

  • Arbetet tog längre tid än förväntat
  • Man behöver vara realistisk när det gäller förväntan och ambitioner
  • Man skulle ha vågat kommunicerat tidigare och mer öppet
  • Systemet (SharePoint) är synonymt med intranätet
  • IT-projektledare är en värdefull resurs som bör utnyttjas
  • Arbetet var det jobbigaste men också mest lärorika han gjort

Innan intranätet lanserades var PostNord också noga med att utbilda personalen. Man anlitade extern resurs som utbildade cirka 100 redaktörer i SharePoint, och genomförde även i egen regi kortare ambassadörsutbildningar veckan innan lansering.

Biografi Robert Zetterlind

Robert Zetterlind har arbetat som Intranätansvarig för PostNord de senaste åren. Robert har lång erfarenhet av utveckling och förvaltning av intranät. Han kom i kontakt med intranät redan 1995 då han byggde upp ett lokalt intranät på Posten. Robert är kommunikationsutbildad vid Berghs SOC i Stockholm.

Vi frågar – Robert svarar

Vilken är den största utmaningen med intranät i dagsläget?

Att konkret koppla aktiviteter och utveckling av den digitala arbetsplatsen/intranät mot verksamhetens övergripande mål och strategier. Påvisa att intranät gör skillnad och att det kan stötta medarbetarna i till exempel kundmötet.

Intranätvideos

Samtliga intranätvideos från Intranätverk finns på Vimeo!

Ett urval intranätvideos på svenska

ALT är inte allt – så bygger du ett intranät för alla med Pär Lannerö.

Tre år med mitt intranät med Nils-Erik Gustafsson

Get the basics right med Jostein Magnussen

 Verksamheten gör intranätet och intranätet gör verksamheten

Intranätanalys

Om att analysera intranät.

Intranätkonsult – en köpguide

Finns inget om intranätkonsult skrivet. Den tar vi hand om.

Ingo Johansson

Ingvar ”Ingo” Johansson

Ingvar ”Ingo” Johansson, 53, bor i Malmö. Jobbar hos NNE Pharmaplan norr om Köpenhamn, Danmark. Dvs pendlar över och under vatten mer eller mindre varje dag ;-) Arbetar med webb på Global IT. Arbetsuppgifterna är mycket varierande med fokus på webbdesign, kommunikation, användbarhet/användarvänlighet mm. Därutöver är det en hel del bild- och videoredigering. Är ursprungligen autodidakt grafiker/illustratör. Gick över till design på elektroniskt media i början av 90-talet och gick en utbildning i -96 som hette ”Internetspecialist”. Gjorde mitt examensprojekt hos NNE (som det hette på den tiden) i -97 och har varit där sen dess. Privata intressen är olika typer av design, grafik, konst, fotografering och liknande. Spenderar mycket tid tillsammans med Photoshop. Har varit med att starta och är med att driva rullskridskoklubben Malmö City Skaters. Tycker rullskridskoåkning är mycket skoj, både inlines och ”side-by-side”.

Presentation:  Navigate – ett nytt ”on-boarding” program för nyanställda

  • Varför ett nytt introduktionsprogram
  • Projektteam och utvecklingsprocessen
  • Genomgång av Navigate
  • ”Learnings”

Mer om Ingo

Anders Häggdahl

Anders Häggdahl

Beskriver sig själv som en glad figur från Mölndal som gillar det mesta. Anders är sannolikt en av personerna i Sverige med störst inblick i hur olika organisationer arbetar med enterprise search idag. Han har varit med i och startat upp flera av söksveriges mest spännande projekt. Tiden utanför Findwise spenderas gärna i trädgården med en spade i handen eller långt ut i skogen iförd leriga löparskor.

Presentation: Enterprise search och framtiden

Anders gör en trendspaning inom sök och sökmotorns framtida roller. Du får veta mer om sök som tjänst, hur sökmotorn blir analysmotor, vad en Enterprise graph är och hur du bäst uppnår förbättringar.

Mer om Anders

Kerstin Forsberg på Intranätverk 2014: Göteborg 53

Kerstin Forsberg

Informationsarkitekt som arbetat i många år med informationshantering och informatiklösningar, -standards och -strategier i läkemedels-, nyhets- och bilindustrin. För 20 år var jag med och införde web 1.0 tekniken på Volvo. De senaste 10 åren har web 2.0 gett oss nya sätt att samarbeta. Nu är jag med och inför web 3.0 som ger oss nya möjligheter att länka samman data och ge data sammanhang och betydelse (semantik).

Mer om Kerstin

Fredric Landqvist

Fredric Landqvist

Forskare och Senior Informationsstrateg, med fokus på kunskapshantering, sociala nätverk, lärandeorganisering (Communities of Practice) samt informationsarkitektur. Arbetar med informationshantering, styrning och ledning av stora intranät, samarbetsplattformar och sök. Aktiv inom öppet-data, länkat-data och framväxande praktiker/forskning inom semantisk webb. Har länge arbetat med medicinsk informatik (e-hälsa) och aktiv invånardialog.

Mer om Fredric

Linda Backlund presenterar på Intranätverk 2014: Malmö

Linda Backlund

Linda har lång erfarenhet av att driva digitala projekt från förstudie till förvaltning i stora organisationer och företag. Sedan Linda började som projektledare 1999 har hon med framgång varit drivande i utveckling av både intranät och externa webbplatser för bl a Myndigheten för yrkeshögskolan, Lunds universitet, Sydsvenskan, IKEA, Ericsson och Telia. Förra året drev hon arbetet med att ta fram iPhone och iPad-applikation för ”smarta hem” i Västra hamnen.
Lindas roll i olika projekt är oftast en kombination av strateg, rådgivare och projektledare och arbetar ofta även med frågor som rör innehåll, kommunikation, organisation och  arbetssätt. Hon är en van kravställare och har oftast ansvar att koordinera samarbetet mellan olika underleverantörer. Med fokus på användaren och sin känsla för innehåll och form, tillsammans med sin kommunikativa förmåga, bidrar Linda till smidigare projekt. Hon är också en entusiasmerande workshopledare och utbildare med scenvana från hennes komediklubb Skambyrån i Malmö och Stockholm.

Presentation: Praktikfall Metria – Ett bra intranät är smörjmedlet i verksamheten

Linda kommer tillsammans med Ingrid Domingues att berätta om Metrias Intranät som är ett case där som startade med den öppna frågan ”hur får vi ett enat Metria” till ett läge som skapat en plattform för smidigt samarbete både i linjen och tvärs Metria – och med kund. Och varför Metria inte kallar det Intranät…

Mer om Linda

 

Pär Lannerö

Pär Lannerö

Pär Lannerö är projektledare för webbriktlinjer.se (tidigare Vägledningen 24-timmarswebben) på E-delegationen. Han är grundare av webbföretaget Metamatrix och har jobbat med webben på olika sätt sedan 1993. De senaste åren med fokus på ”hållbart internet”, alltså hur internetanvändningen kan bli långsiktigt resursbevarande. Vilket i praktiken handlat om till exempel skydd av användares integritet på nätet, tydliggörande av användarvillkor, och tillgänglighet för personer med olika funktionsnedsättningar.

Presentation: ALT är inte allt – så bygger du ett intranät för alla

Det syns inte alltid, men omkring en fjärdedel av alla svenskar i arbetsför ålder har någon funktionsnedsättning. Hur många är det i din organisation? Idag? Imorgon? Alla webbutvecklare vet nog att man ska ha ALT-taggar på bilderna för att de ska kunna beskrivas för personer med nedsatt syn. Genom att lära dig ytterligare några riktlinjer kan du se till att ert intranät bidrar till att göra arbetsplatsen mer och inte mindre tillgänglig! Denna session introducerar behov, verktyg, riktlinjer, regleringar och argument för att hjälpa dig att komma igång med tillgänglighet. Små åtgärder kan göra stor nytta för många!

Mer om Pär

Sökstrategi

Intranät­strategi

Strategi är oberoende från teknik

En intranätstrategi ska inte beskriva tekniska lösningar, plattformar eller systemval. Faktum är att en strategi måste vara oberoende av teknik!

“Strategy is independent of technology, and should precede the selection, architecture, and implementation of the technology. In fact, any choice for or work on technology before the development of the intranet strategy is synonymous with putting the cart before the horse; except this horse is massive and dam expensive.” Toby Ward, Prescient Digital

Vision / syfte för intranätet

Vad är intranätet till för? Den frågan om ett intranät ska besvaras innan arbetet med strategin kan fortsätta. Skriv ner visionen och testa den. Litmus-testet för vision och syfte är om vi har två likvärdiga alternativa vägar/val att göra, talar då visionen och syftet om för oss vad vi ska välja av dem?

Strategiska mål

“What is your organisation’s strategy and does your intranet contribute to it?” 5 tips for a great intranet strategy, Mark Morrell

Hur stödjer intranätet organisationens övergripande strategi? Det är den första frågan du ska ställa dig. Och hur kan intranätet bidra till uppfylla de strategiska målen för verksamheten? En strategi bör beskriva de viktigaste sakerna som intranätet ska göra framöver.

”What are the 4-5 main things that the intranet will do in the future?” What Does an Intranet Strategy Look Like? av Sam Marshall

Inventering

I arbete med strategin bör en inventering göras av var intranätet står idag. Vi rekommenderar följande:

  • Utvärdering  av intranätet (genom t.ex gapanalys)
  • Verksamhetskrav (intervjuer med nyckelpersoner)
  • Användarintervjuer
  • Användningsenkäter
  • Analys av teknisk infrastruktur
  • Benchmarking med andra organisationer
  • God praxis hos andra organisationer

Referens: Intranet strategy – planning a successful intranet

Planering

En långsiktig grov planering bör efterfölja arbetet med vision och inventering, den kan innehålla följande punkter:

  • Mål och uppfyllelse
  • Förvaltning
  • Nyckeltal (KPIs)
  • Verksamhetslösningar och investeringskalkyler
  • Innehållshantering och policies/riktlinjer

Utkast på detaljerade taktiska planer kan vara användbara med avseende på:

  • Funktioner på intranätet
  • Informationsarkitektur
  • “Wireframes” för sidtyper
  • Designkoncept
  • Användningstester

Nyckeltal

Hur vet du att målen har uppfyllts?

  • Mät, mät , mät
  • Följ upp och bevaka

Exempel på mål:

  • 98% av användarna är nöjda med sökresultatet
  • Antalet genomförda “semesteransökningar” har ökat med 50%

Implementera och genomföra

  • Vägen framöver – projektplan på hög molnfri höjd
  • Taktiska planer
  • Kulturfrågor
  • Användning (user adoption)

Rekommenderad läsning om intranätstrategi

En sökstrategi är ett bra komplement till en intranätstrategi.

Intranät i Sverige 2012

Om undersökningen intranät i Sverige 2012

101 intranätansvariga har deltagit i undersökningen. Vi kommer i denna artikel att berätta om hur intranät organiseras, används och styrs. Vi kommer även att redovisa vilka funktioner och tjänster som är viktiga och vanliga, samt även vad som inte är lika populärt. I denna artikel kommer ibland jämföra med resultat från Jane McConnells ”Digital Workplace Trends” rapporter. För mer information om ”Digital Workplace Trends”, kontakta Jane McConnell på info@netjmc.com.

Om du är intresserad av fördjupningar i materialet och vill diskutera resultatet i detalj så gör vi det gärna på någon av våra konferenser, i Intranätverks professionella nätverksgrupper, eller i en direkt dialog, kontakta gärna oss.

Intranätet som ingång till alla system

För många är det en lång resa tills intranätet blir en ingång till alla system och tjänster som medarbetarna behöver under sin arbetsdag. Det finns dock dom som redan har kommit långt i sitt arbete med att göra intranätet till det främsta verktyget för sina medarbetare oavsett verksamhet. Fler och fler anser att den nya typen av avancerade intranät kan kallas för ”digitala arbetsplatser”. Vi tycker det är olika namn för samma sak.  Vår definition av intranät hittar du här.

Historiskt har intranätet av många organisationer endast använts som en elektronisk anslagstavla, en digital variant av den tryckta personaltidningen, med inslag av telefonbok samt för publicering av viktiga dokument. Denna typ av intranät blir gradvis allt oftare ersatt av intranät som fungerar som digitala arbetsplatser, med åtkomst till de system och tjänster som vi behöver för att kunna göra vårt jobb.

För de flesta är det det en ambition, en strävan att göra intranätet till ett verktyg som täcker medarbetarnas behov av kommunikation, information, självbetjäning, samarbete, problemlösning, kunskapsdelning och utbildning med mera. är intranätet ingången till alla system

Ansvar för intranätet

Kommunikation är den avdelning som med förkrossande majoritet har ansvar för intranätet och intranätförvaltning. Hela 70 % av organisationerna har kommunikationsavdelningen som ansvariga för intranätet. I den resterande tredjedelen av svaren kommer IT först med cirka en sjundedel av organisationerna följt av marketing (en tiondel) och HR ca 5 %.

I Sverige är kommunikationsavdelningen traditionellt ofta de som har haft ansvaret för intranätet, enligt vår erfarenhet och kunskap. Nu börjar det traditionella intranätet, som kommunikationskanal, ersättas av intranätet i dess nya skepnad som arbetsverktyg (den digitala arbetsplatsen). Då intranätet allt oftare ses som ett verksamhetskritiskt verktyg för alla medarbetare, blir det allt tydligare att fler organisationsinterna nyckelfunktioner måste ges och också ta ansvar för intranätet.

Förväntningarna hos medarbetarna på intranätet baseras idag inte endast på organisationens egna intranät och dess utveckling över tid, utan allt mer på externa tjänster på internet som medarbetarna använder på sin fritid OCH ibland även på jobbet. Då kraven och behoven ökar på att tillgodose medarbetarnas förväntningar anser vi att intranätet (den digitala arbetsplatsen) bör vara en egen stabsfunktion direkt underställd ledningen. 

Vilken avdelning har ansvaret för intranätet

Huvudsyftet med intranätet

Huvudsyftet med intranätet är tydligt kommunikation, kan vara en avspegling av att kommunikationsavdelningen ofta är ansvarig för intranätet, men kan också vara ett uttryck för att intranätet är den primära kommunikationskanalen och att kommunikation är en av de viktigaste syftena för intranätet. Vilket i så fall naturligtvis ofta gör kommunikationsavdelningen ansvarig för intranätet. Eller så är det kommunikationsavdelningens ansvar för intranätet som gör det till i först hand en kommunikationskanal och att intranätets användningsområde för processoptimering, som verktyg och till själv-service (till exempel inom HR) kommer i andra hand.

Att göra arbetet lättare för kollegorna är också ett viktigt syfte, i detta bör även kunskapsdelning kunna grupperas, likväl som samarbete. Att intranätet ska göra arbetet enklare, är ett tecken på att intranätet ses som ett viktigt inslag i arbetet och alltmer blir verksamhetskritiskt.

Vad skulle hända i din organisation om intranätet var otillgängligt under en vecka? Att stödja organisationens behov, stödja verksamhetens värderingar och kultur, produktivitet/effektivitet och stödja affärsstrategin är andra viktiga faktorer. Dessa syften anser vi vara mycket viktiga och vi har länge argumenterat för att de borde vara högt prioriterade.  Kommunikation och kunskapsdelning är medlen för att nå effekt och verksamhetens mål, vilket borde göra ”stödja verksamhetens behov” till intranätets viktigaste syfte.

Intressant att notera är att ”reducera email” anses lika viktigt som att stödja affärsstrategin. Och att spara kostnader verkar inte vara viktigt alls som uttalat syfte för intranätet. Det måste tolkas som mycket positivt eftersom ”spara kostnader” istället kan anses vara en indirekt konsekvens av att intranätet bättre stödjer verksamhetens behov! vad är huvudsyftet med intranätet

Är Intranätet den primära informationskällan?

Intranätet är den primära informationskällan för drygt hälften av de organisationer som svarat på undersökningen. Och inom en snar framtid kommer det att vara verklighet för mer än 90% av organisationerna.

I många fall har intranätet ersatt informationskällor som personaltidningar, anslagstavlor, epost som tidigare varit de viktigaste källorna till information. Trots att de har ersatts av intranätet, så har de tidigare källorna till information inte alltid tagits bort, utan de finns kvar som komplement. Det är bra eftersom vi har olika informationsbehov och föredrar att ta till oss ny information på olika sätt.

Kom ihåg: All kommunikation sker på mottagarnas villkor!

är intranätet den primära informationskällan

Vilka tjänster finns länkade från intranätet?

Länkar till personalsystem, tidsregistrering och ekonomisystem finns hos två tredjedelar (runt 70%) av organisationerna. Det är ändå lite förvånande att det inte finns länkar till verksamhetssystem i större utsträckning. Framförallt att kanske epost, eftersom eposten var ett av de första verksamhetssystemen som har haft ett webbbaserat användargränssnitt som standard. Att inte alla typer av verksamhetssystem finns länkade på intranätet, beror förstås också på att alla typer av system inte finns i alla organisationer, eller att systemen inte är webb-baserade.

Drygt en tredjedel har länkar till självbetjäning, en andel som rimligtvis borde öka till nästa undersökning. Banker och andra samhällsinstitutioner har gjort oss användare vana vid självservice och det finns två goda anledningar till att använda sig av självservice i större utsträckning; för den anställda är det  smidigare att själv hantera olika typer av ansökningar och ärenden som t.ex. semesteransökningar. För arbetsgivaren finns det möjlighet att förbättra processer och göra hanteringen effektivare.

Mer om självservice i denna rapport från Razorfish, Corporate Intranets Best Practices Report, en rapport som fortfarande känns aktuell. Att ha länkar är en god början och ett effektiv sätt att enkelt tillgängliggöra åtkomst till verksamhetens system. Ett integrerat intranät med funktioner ”i” intranätet är kostsamt att införa och är inte alltid det som ger störst effekt för verksamheten (baserat på storleken av investeringen). Men länkar till samtliga möjliga verksamhetssystem, det bör man ha på sitt intranät!

har ni från intranätet en länk till följande

Vilket system används för intranätet?

I Sverige är Episerver det mest använda systemet med en dryg tredjedel av alla installationer, vilket skiljer sig mot bland annat Danmark där SharePoint är det ledande systemet. Därefter följer gruppen Annat med över en fjärdedel av intranäten och först på tredje och fjärde plats återfinns Sharepoint i versionerna 2007 och 2010 som tillsammans står för vart femte intranät. Notes används av nästan var tionde organisation. Andelen egenutvecklade intranät är minskande mellan de undersökningarna 2011 och 2012, vilket överensstämmer med trenden på den danska marknaden.

vilket system använder ni till intranätet

Används formulär på intranätet?

Minst en tredjedel av de som svarade på undersökningen har inte elektroniska formulär på intranätet. En femtedel planerar att införa det, men har inga i dagsläget. En fjärdedel har formulär som fungerar, vilket är glädjande! Formulär är ett sätt att göra intranätet till ett verktyg i arbetet, att flytta manuella rutiner till ett elektroniskt flöde kan rätt utfört bli en succé. Att införa elektroniska formulär innebär ofta projekt som är tvärorganisatoriska och kräver naturligtvis ofta ett engagemang från många nyckelpersoner och intressenter i hela organisationen.

När elektroniska formulär och arbetsflöden blir införda på ett bra sätt, sparar de mycket tid och frustration för anställda och för de som administrerar arbetsflödena. Det blir helt enkelt en bättre service för medarbetarna, och det är något som varje intranät måste ta till sig att: Allt handlar om service (Fredrik Wackå). Typiska exempel på elektroniska formulär som kan ge bättre service är tidsregistrering, introduktion av nya medarbetare, mötesbokningar och beställningar av varor och tjänster, bland annat resebeställningar. använder ni elektroniska formulär

Används podcast på intranätet?

På 9 av 10 svenska intranät används inte podcasting. Detta är en låg siffra jämfört till exempel med rapporten ”Digital Workplace Trends 2012”, av Jane McConnell, där 40 procent av organisationerna använder sig av eller planerar att använda sig av podcasts. Det finns tyvärr inte mycket publicerat om podcasts på intranät i form av god praxis, en bra fallstudie är dock denna om hur BT använder sig av podcasts.

En av fördelarna med podcasting är att du kan lyssna samtidigt som du kör bil, åker kollektivt till jobbet, eller när du utför ditt arbete. Exempel där podcasting kan användas på intranät: tal och presentation från ledningen, utbildningar, möten, säljpresentationer.

använder ni podcast

Används video på intranätet?

I motsats till podcasts så är video mer utbrett på de svenska intranäten. Det finns en stor spännvidd mellan amatörvideos tagna med till exempel mobiltelefoner och professionella videoproduktioner. Video används enligt vår erfarenhet mest till nyhetsförmedling samt till instruktions- och utbildningsfilmer. Dock används video endast på hälften av intranäten i undersökningen. Men på nästan var femte av dessa intranät, så anses video fungera bra!

använder ni video

Största utmaningen för sociala medier på intranätet?

Kulturen är den största utmaningen för sociala medier i organisationerna som svarat på enkäten. Tätt följt av ”Stöd från ledningen” och ”Verksamhetens interna politik. Dessa svar gör det tydligt att utmaningen med sociala medier är att dom inte passar in i det traditionella sättet att bedriva verksamhet. Transparens och möjligheten för fler att delta i diskussionen om verksamhetens vardag ställer stora krav på organisationer där; information är makt, inställningen är ”det vet vi redan” samt där en hierarkisk organisationsstruktur och informationssilos är det normala.

Var femte organisation uppger att andra projekt har högre prioritet, och var sjätte pekar på säkerhet som en utmaning. Positivt är att endast var tionde organisation pekar på bristande intresse hos medarbetarna.

vilken är den största utmaningen när det gäller sociala medier internt i verksamheten

Bloggar på intranätet

En tredjedel av använder bloggar internt och det fungerar eller till och med fungerar bra! En sjättedel har inte bloggar idag men planerar att införa det, medan 4 av 10 inte alls använder bloggar internt. använder ni interna bloggar

Mikrobloggar på intranätet?

Mikrobloggar har inte slagit igenom på de svenska intranäten i någon större utsträckning. Färre än var tionde intranät har idag fungerande mikrobloggar och om de som planerar införa mikrobloggar lyckas, kommer endast var femte svenskt intranät ha mikrobloggar i en snar framtid.

Diskussionsforum på intranätet?

En av tre organisationer använder sig av forum och det tycker att det fungerar. För fem procent av de som använder sig av forum anser att det inte fungerar. Fyrtio procent har inga planer på att införa forum alls, medan var sjätte organisation har planer för användning av forum.

Sedan förra undersökningen har antalet organisationer som använder sig av forum ökat från 25% till 35% samtidigt som andelen som inte tycker att det fungerar minskat rejält. I takt med att organisationer inför funktioner med aktivitetsströmmar och andra verktyg med forumliknande inslag, tex. Yammer osv ska det bli intressant att följa utvecklingen framöver. Använder ni forum

Wikis på intranätet?

Vi kan krasst konstatera att användningen av Wikis inte är utbredd. Endast var femte använder sig av wikis och av dom anser en tredjedel att det inte fungerar! I globala undersökningar är det betydligt fler som använder sig av Wikis, t.ex är det över 80% av de ledande organisationerna i Jane McConells undersökning (2013) som använder sig av wikis.

använder ni Wikis

Mobil och intranät

Framtiden är här och den är mobil säger “alla”. Vi vet inte riktigt om framtiden har anlänt, då undersökningen säger att endast 5% har en mobilversion av sitt intranät. Och 1% säger att det inte fungerar. Rapporten “Digital Workplace Trends 2013” pekar på att ledande organisationer har investerat i mobilversioner av sina intranät/digitala arbetsplatser och ser det som mycket viktigt.

använder ni mobilversion

Linda Gerstenmeyer

Linda Gerstenmayer jobbar idag med företag och skolor såsom Peak performance, Nike, SATS och Stockholms universitet, där hon utbildar/föreläser om tekniken bakom din personliga presentation. Med en bakgrund som skådespelerska, barchef i London och Göteborgare tar hon dig bakom scen och avslöjar tekniken bakom ett övertygande kroppsspråk.

Presentation: Visa ditt bästa jag!

  • Att göra ett första intryck som håller
  • Varför vill man lyssna på just dig?
  • Att vara attraktiv inför sin omgivning

Detta är några av de frågeställningar som Linda kommer att ta upp i sin föreläsning!

Mer info om Linda

Kunskap om intranät

Kunskap om intranät

Vi vill bidra till kunskapbildningen och forskningen om intranät / digitala arbetsplatsen. Genom att arrangera konferenser, skriva om intranät, bedriva forskning och berätta om erfarenheter i nätverksgrupper, så delar vi kunskap om intranät. Som en del i den ambitionen så dokumenterar vi konferenserna och gör materialet tillgängligt för alla att ta del av. Du kan läsa artiklar om intranät, se videos, presentationer, foto och skissanteckningar.

Mer kunskap om intranät är bättre

Ju mer vi kan lära oss av varandra, tillsammans, desto bättre intranät kan vi utveckla och förvalta. Vi anser att ett bra och väl fungerande intranät är ett viktigt stöd för verksamheten i alla typer av organisationer.

Om du har förslag på ämnen som vi kan skriva om och undersöka, hör gärna av dig till oss via epost till info@intranatverk.se

Intranät i Sverige 2013 - Har intranätet ett värde för organisationen?

Intranät i Sverige 2013

Om undersökningen Intranät i Sverige 2013

Under hösten 2013 genomförde vi en enkätundersökning, Intranät i Sverige 2013, riktad till intranätansvariga i Sverige. Det betyder att konsulter och leverantörer inte finns representerade i det resultat som redovisas här.

Sammanlagt har 132 praktiker, med lika representation från från offentlig och privat sektor, svarat på enkäten Intranät i Sverige 2013. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att det inte skett några större förändringar på någon frågeställning under de tre senaste åren. I allmänhet är intranät en någorlunda förankrad funktion som främst används till kommunikation, med kommunikationsavdelningen som ansvarig och en ledning som visserligen stödjer intranätet men inte satsar mer resurser än tidigare.

Eftersom allt mer av våra organisationers besparingar, produktivitetshöjningar och effektiviseringsåtgärder torde infrias genom ytterligare digitalisering, med intranätet som utgångspunkt. Trots att digitalisering är vägen framåt, är resurstilldelningen för intranät oförändrad.

Information som resurs och avsaknaden av ett bra intranätsök?

Som det konstaterats i många undersökningar, bland annat i Enterprise Search and Findability Survey 2013, är återanvändning av information och kunskap inte särskilt prioriterat i realiteten eftersom det inte satsas något på sök. Det märks främst i att ingen är utsedd som ansvarig för sökfunktionen och att det inte satsas pengar på sök. Vi ställer oss frågan hur mycket pengar som läggs på att skapa information, som aldrig någon sedan kan hitta eftersom det inte satsas något på att få ett bra intranätsök?

Speciellt med tanke på att intranätets främsta syfte är kommunikation, göra arbetet enklare för kollegor, stödja organisationens behov och kunskapsdelning. Vi väljer att främst publicera resultat som inte redovisats från undersökningen intranät i Sverige 2012, eftersom det inte har skett några större förändringar mellan undersökningarna. De mest intressanta resultaten från Intranät i Sverige 2013 är publicerade nedan.

Vi ser fram emot dina kommentarer på resultaten!

Har intranätet ett värde för organisationen?

Svaret på frågan är för 9 av 10 organisationer är ja, och en tiondel svarar kanske. Inte så konstigt kanske, eftersom det är relativt svårt att  mäta värdet av intranätet som helhet. Betydligt enklare är det att sätta värde på enstaka funktioner.

Vad är huvudsyftet med intranätet?

Intranätet har ju ett värde för organisationer, men vad används det till? Vad är det värdeskapande syftet? Fortfarande är intranätets syfte huvudsakligen kommunikation, om det hänger ihop med att kommunikationsavdelningarna oftast är ansvariga kan ju vara en förklaring. Till vår stora glädje är det näst viktigaste syftet att ”göra arbetet lättare för kollegor” tätt följt av ”stödja organisationens behov”. Kunskapsdelning är också viktigt.

Ställer sig ledningen bakom intranätet och stödjer det?

Ledningen stödjer intranätet både i ord och handling (genom att tilldela budget).

Till vilken grad är intranätet förankrat hos ledningen

I nästen hälften av alla organisationer är intranätet i hög grad förankrat hos ledningen, och den resterande delen åtminstone delvis förankrat.

Använder ledningen intranätet?

Intressant är att intranätet som i huvudsak används för kommunikation, i var femte organisation används väldigt sällan av ledningen. Det borde används dagligen för kommunikation med organisationens alla medarbetare, speciellt med tanke på att intranätet i 62% av alla organisationer är den främsta informationskällan.

Vilken avdelning har ansvaret för intranätet

Inte helt oväntat håller kommunikationsavdelningen ställningen som ansvarig för intranätet, speciellt med tanke på att huvudsyftet fr intranätet är kommunikation. Att IT i överhuvudtaget är ägare till intranätet i 15% av organisationerna är lika förvånande som tidigare. Men att endast 9% har HR/Personal som ansvarig är det som förvånar oss mest. Intranätets ansvar borde ligga hos alla funktioner i organisationen, förvaltningsmodellen borde innefatta alla betydande intressenter inom organisationen (det innefattar självklar kommunikation, HR, ekonomi, produktion etc, samt IT som utförare.)

Är intranätet den primära informationskällan?

För mer än hälften (62%) av organisationerna är intranätet den främsta informationskällan och ytterligare en fjärdedel (25%) arbetar mot det målet. För dom som arbetar med intranätet är det förstås glädjande, men för användarna är åtkomst till intranätet från andra platser än arbetet och att kunna använda mobilen för att komma åt intranätet två saker som bör tas i beaktande för de organisationer som använder intranätet som främsta informationskanal.

Resurserna till intranätet är…

Resurserna till intranätet är i något större utsträckning ökande. IT-kostnader betraktas generellt som minskande år-för-år eftersom kostnader för mjuk- och hårdvara sjunker för motsvarande prestanda för varje år. Med detta i beaktande kan situationen anses vara ganska god. Dock är den digitala transformering av arbetsuppgifter det som främst driver produktivitets- och effektivitetsförbättringar i organisationer idag, ur detta hänseende borde resurserna till intranätet öka i mycket större utsträckning enligt vår mening.

Ett (eller flera) business case för intranätet?

Det finns ofta inget business case för ett intranät (endast 4% av organisationerna har det), något oftare (15%) finns det för  delar av intranätet. Detta kan betrakta som ganska naturligt. Jämför med business case för telefoni, lokaler eller andra funktioner som kan anses vara av naturen ”måste-ha”/hygienfaktor. Denna fråga kommer vi att fokusera på i kommande undersökning (2014).

Mäter ni värdet på intranätet sett utifrån användarens perspektiv?

Att mäta värdet på intranätet ur användarens perspektiv är både betydligt enklare och kanske även mer intressant. Glädjande nog för mer än en fjärdedel fungerar det, och för en del av dem anses det fungera bra! Att mäta värdet från användarnas perspektiv bör ge insikter i värdet av att förbättra och utveckla intranätet och motivera investeringar och ökande resurser. 

Testar ni användbarheten på intranätet?

Uttrycket ”jävla skitsystem” är inte bara en bok som bör vara obligatorisk läsning för alla som arbetar med intranät, utan en kommentar som antagligen undsluppit många användare av intranät.  Till våra stora glädje testar en tredjedel av organisationerna  användbarheten och hela 38% planerar för det! Nödvändigt och nyttigt! Att testa användbarheten ger stor insikt i förbättringspotential och vilka åtgärder som är nödvändiga för att göra arbetet lättare för kollegor (ett huvudsyfte för intranätet)!

Är intranätet ingången till alla system?

För stor del av organisationerna är intranätet en ingång till andra system antingen via länkar (39%) eller delvis (42%). Dock är det integrerade intranätet inte en realitet. Inte någon organisation i undersökningen har ett intranät med integrerade system. Är den gamla idén om intranätportalen död undrar vi?

Hur stor andel av medarbetarna använder intranätet dagligen?

I hälften av organisationer används intranätet av fler än hälften av de anställda.

>

Hur kan medarbetarna komma åt intranätet?

De flesta medarbetare kan nå intranätet på arbetsplatsen.

10-toppsökningar

En introduktion till sökanalys

Denna artikel är även publicerad i boken ”Webbstrategi för alla” av Marcus Österberg.

Varför ska jag göra sökanalys undrar du kanske? För mig är svaret enkelt. Sökanalys ger dig tydlig insikt i vad besökarna på din webbplats eller intranät vill. Det kan gälla uppgifter de vill utföra eller information de förväntar sig att hitta! Den största nyttan med sökanalys är förståelsen du får för användarens intentioner när denne söker.

Alla organisationer som vill ha en bra sökfunktion, ett bra intranätsök, behöver göra sökanalys. 59% av de deltagande organisationerna genomför sökanalys enligt Findwise undersökning Findability Report 2013 (skriven av mig, Kristian Norling). De organisationer som är mest nöjda med sin sökfunktion genomför också flera av de analyser som förekommer i tabellen nedan:

What kind of search analysis is done?
What kind of search analysis is done?

Sökanalys är intressant när du är nyfiken på hur besökare agerar på en webbplats eller ett intranät. Vad är de egentligen ute efter? Med små åtgärder, baserade på sökanalys, kan du åstadkomma stora förbättringar vad gäller sökupplevelsen.

I denna artikel kommer följande ämnen behandlas:

  • Hur samlar jag in sökloggar och vilket material är intressant?
  • Vad ska jag göra med loggarna? Hur analyserar jag sök?
  • Vad kan jag åstadkomma baserat på sökanalys?
  • Se mönster kring innehåll som är ständigt eftertraktat och innehåll som är periodvis eftertraktat
  • Arbeta med kvalitet på eftertraktat innehåll
  • Se över navigation till eftertraktat innehåll
  • Lägga till innehåll som saknas
  • Lyfta fram specifik information när behov finns
  • Arbete med synonymer och redaktionella sökresultat

Praktikfall – Västra Götalandsregionen

Genomgående i detta kapitel används Västra Götalandsregionen (VGR) som praktikfall.

Grundläggande om sökanalys

Sökanalys är inte sökmotoroptimering, men sökanalysen kan hjälpa dig att uppnå bättre sökmotoroptimering. Om du analyserar hur människor söker på din webbplats så förstår du vad de faktiskt är ute efter. När du vet vad besökarna vill kan du anpassa innehållet därefter och även förbättra din sökmotoroptimering.

Webbanalys, med hjälp av verktyg som Google Analytics, talar om vad människor har gjort eller gör på din webbplats. Du ser vad som klickas på, men dessa klick visar inte nödvändigtvis vad besökaren vill. Sökord däremot berättar för oss om besökarens avsikter. Med andra ord kan sökanalys i kombination med webbanalys ge fantastiska insikter i vad som funkar och vad som bör förbättras på webbplatsen. Speciellt tydligt när det nuförtiden inte är möjligt att se inkommande sökord i webbanalysverktygen.

Att ägna sig åt sökanalys några timmar i månaden är väl investerad tid. En liten insats kommer att förbättra sökfunktionen på din webbplats avsevärt.

Att få tag i sökstatistik

Hur får jag tag i nödvändig data och hur kan jag se hur användarna faktiskt använder min sökfunktion?

Det finns olika sätt. Dels kan du använda ett webbanalysverktyg (såsom Google Analytics). Det finns en mängd sådana och oftast har de en funktion som heter site search. I dessa verktyg får du visserligen bra statistik kring vad folk har sökt på, men information om sökresultaten saknas. Det är en bra början – du vet vad användaren söker på – men inte vad de gör efteråt. Det räcker tyvärr inte hela vägen…

Istället bör du använda sökmotorns loggfiler. Ibland är de väl dolda men de finns alltid att hitta någonstans oavsett vilken sökmotor du använder. Kanske hittar du till och med en vacker fil som innehåller all information du behöver. Loggfilerna är tyvärr inte lättlästa för det ovana ögat men som tur är finns det verktyg till hjälp.

Sökloggar
Sökloggar

Du kan använda specialiserad programvara som tar in loggarna och lämnar tillbaka dem i mer läsbart format. Det finns bland annat gratisvarianter med öppen källkod (open source) som Piwik. En bra molnlösning är Sematexts “Site Search Analytics

Att agera på sökstatistik

Så du har dina sökloggar, vad ska du göra med dem? Du har mycket information att gå igenom men det viktigaste att analysera är nollresultat och de vanligaste sökorden.

Nollresultat

Allra viktigast att titta vidare på är nollresultat. Ett nollresultat innebär att användaren sökt på ord som inte gav några träffar. Inget är mer förödande för sökfunktionens trovärdighet än när användaren får noll träffar. Det finns faktiskt exempel på företag där nyanställda använt den interna söklösningen, fått noll träffar och sedan inte använt sök på flera år. Det är katastrof! Nollresultat vill du bli av med! Användarna förväntar sig någonting och hittar ingenting.

Kom ihåg att all kommunikation sker på mottagarens villkor – den som skriver in ett sökord förväntar sig ett resultat. Jag har själv lämnat webbplatser med nollresultat och inte kommit tillbaka.

Nollresultat är alltså något du måste hantera och förebygga, speciellt om du jobbar med exempelvis e-handel där besökaren lätt går vidare till nästa butik om de inte hittar vad de söker efter. Figuren nedan illustrerar hur VGR listar sökord med nollresultat efter hur många gånger de förekommit.

Nollresultat
Nollresultat

Hur fixar jag nollresultat?

Felstavningar

Börja med att titta på om det förekommer en massa felstavningar. Ofta innehåller nollresultaten en del felstavningar eller alternativa stavningar av begrepp. Enklaste sättet att få ner antalet nollresultat på grund av felstavningar är att ha en felstavningsfunktion i söket – en ”menade du?”.

Menade du?
Menade du?

Synonymer

Ofta finns det många alternativa benämningar på samma sak. För att ta ett exempel finns det ett medicinskt tillstånd som heter hallux valgus, också känt som hammartå. Om jag skriver inhammartå som sökbegrepp och inte får något svar vore det lämpligt att sökmotorn använt sig av en synonymordlista. En synonymfunktion föreslår en synonym till begreppet, i detta fall “menar du ‘hallux valgus?’. Eller presentera ett sökresultat som innehåller alla synonymer till sökbegreppet – det innebär att sökning på “hammartå” ger ett sökresultat som innehåller både “hammartå” och “hallux valgus”.

Förkortningar

Förkortningar är även de väldigt bra att ta hand om redan vid sökfrågan. Inom alla specialiseringar och professioner används förkortningar. Projekt, procedurer, enheter etc. är förkortningar som en nyanställd inte känner till i början – för att inte tala om att ni nog inte har samma språkbruk som era kunder använder. De här sakerna kan sökfunktionen faktiskt föreslå redan innan användaren har gjort en aktiv sökning – ett sökordsförslag samtidigt som någon skriver in själva sökbegreppet.  Det finns exempelvis på Google i form av en rullgardinsmeny.

Sökordsförslag
Sökordsförslag

Det går att minska antalet nollträffar, men ibland finns det helt enkelt inte någon information på webbplatsen som handlar om det som användaren är ute efter. Då är det bra att designa en trevlig resultatsida som talar om att det inte fanns några sökträffar. Ungefär som en bra felsida när en länk inte fungerar. Det finns lite olika varianter på dessa meddelanden, både bra och dåliga. Ibland blir jag glad och skrattar och ibland är det bara en rad med obegriplig text och jag känner mig jättedum, vilket inte är särskilt trevligt för en användare.

Distribution av sökord

Vad ska du göra med all denna data från sökloggarna? Känner du till Paretos princip? Också kallad 80/20-regeln eller Zipf-kurva. Brukar ofta också förklaras som en graf med “lång hals och en lång svans”. Det innebär att en liten andel olika artiklar/produkter/personer står för en stor del av läsning/försäljning/rikedom. Denna regel gäller för topplistor med musik eller böcker eller vad som helst – det finns en maktdistribution i naturen som ser ut på det här sättet. Samma sak med rikedomar i världen där mindre än 10% av befolkningen äger 85% av världens tillgångar.

I en distribution – antalet olika sökfrågor på en axel och antalet gånger sökfrågan har ställts på den andra axel – får vi ofta en distribution där vi har en väldigt stor volym av sökfrågorna. Ett ganska litet antal av sökfrågorna av den totala volymen, står för 20 procent av den totala volymen, till antalet är det ofta ungefär de 200 vanligaste sökfrågorna.

Long neck - long tail
Long neck – long tail

Y-axeln högra del har en oändlig lång svans av sökfrågor varav många förekommer bara en enda gång. För exemplet VGR så förekommer det drygt 30 000 olika sökfrågor på ett helt år, ca hälften av dem görs endast 1 enda gång – du ska inte ägna någon större tid att analysera resultatet av dessa sökfrågor. Möjligtvis kan du gå igenom dem för att hitta synonymer som du kan gruppera. Fokusera istället på det fåtal sökningar som görs om och om igen, de står för en betydande volym. Och det gäller att se till att de sökningarna ger bra resultat eftersom del flesta användare gör någon av dessa sökningar regelbundet!

De vanligaste sökorden

En annan sak som är väldigt bra att titta på är de mest förekommande sökorden/sökfrågorna. På VGR handlar de om system som personalen använder eller att söka nya jobb. De är mycket populära sökfrågor. VGR är en stor arbetsgivare med över 50 000 anställda, vilket innebär en stor inre arbetsmarknad och arbetsgivaren uppmuntrar till jobbrotation. Genom att analysera sökresultaten för de vanligaste sökorden och genomföra åtgärder för att förbättra sökresultatet, kommer du att göra sökupplevelsen mycket bättre för en stor andel. Och det tar relativt lite tid.

Hur analyserar jag sökloggarna?

VGR:s intranät och webb hade smått ofattbara 24,3 miljoner och 87 miljoner sidvisningar under 2013. Antalet sökningar under 2013 var exakt 1 599 059. Nästan 7% procent av alla besök på resulterade i en sökning. 1 på 50 sidvisningar var en sökning. Det är många sökningar. Var ska jag börja? Kolla på de vanligast förekommande sökningarna!

De 200 vanligaste sökbegreppen

Sökbegreppet med flest sökningar gjordes 10 928 gånger. Däremot gjordes den 200:e vanligaste sökningen endast 633 gånger. Det är väldigt stor skillnad mellan nummer 1 och nummer 200, hela 17 gånger vanligare är dem mest använda söktermen 1 jämfört med nummer 200!

De 200 vanligaste sökningarna utgör totalt 19,8% (hela 315 933 stycken) av alla sökfrågor. Vi kan alltså ganska enkelt ta hand om var femte sökfråga av den totala volymen genom att fokusera på de 200 vanligaste sökorden. Det bör vi hinna med utan att det tar särskilt mycket tid. I de flesta organisationer är fördelning som detta exempel.

Vad ska jag göra med de vanligaste sökorden?

Först ska du titta på de vanligaste sökningarna för att se om du hittar några synonymer bland dem.

10-toppsökningar
10-toppsökningar

När vi gjorde en av de första sökanalyserna i VGR så tittade vi först på de vanligaste sökningarna. Sex av de tio vanligaste sökningarna handlade om att leta efter nytt jobb. Platsbanken, nytt jobb, lediga tjänster, platsannonser osv.

Sen gör du själv sökningar på alla de populäraste sökbegreppen och analyserar sökresultatet. Då ser du om sökresultatet är det förväntade, det önskade sökresultatet.

En sökmotor gör så gott den kan, den jobbar med det den har:

Skit in – skit ut

Sökmotorer försöker med hjälp av olika algoritmer räkna ut vad som är rätt svar. Rätt svar enligt sökmotorn blir inte alltid vad vi har tänkt oss och kanske förväntar sig användaren också någonting annat. Först och främst måste vi försöka få rätt sökresultat genom att jobba med innehåll och metadata.

Innehåll

Oavsett om du jobbar med sökanalys eller webbanalys så får vi aldrig glömma att vi måste ha ett innehåll som är anpassat till användarens förväntningar. En självklarhet som tål att upprepas, för ibland tror användarna att en sökmotor löser saker som har med innehållet att göra, men så är det inte.

Metadata

Metadata är en sökmotors bästa vän. Vid sökningar är det metadata som är det allra viktigaste för att få till ett bra sökresultat. På vår egen webbplats är det metadata vi ska använda för att tala om vad innehållet handlar om. På så sätt kan sökmotorn förstå vilka sökbegrepp användaren förväntar sig att hitta den här informationen på. Exempelvis om jag skriver en artikel om värmeslag så bör jag skriva in ordet värmeslag plus alla synonymer till det begreppet.

Om sökresultatet fortfarande är fel?

Om sökresultatet, efter att vi fixat innehåll och metadata, inte blir rätt – då får vi använda oss av någonting som kallas för best bets eller key matches. Sponsrade länkar kallas det för på Google.

Översta sökresultatet är en Key match
Översta sökresultatet är en Key match

Key Matches

Man kan använda så kallade key matches för att flytta fram information som vi verkligen vill att användaren ska se. Hos VGR skapade vi en enkel funktion (läs: formulär), fyllde i ett önskat utseende på själva sökresultatet med en titel och en länk till det önskade sökresultatet och en massa sökbegrepp, alltså sökord, som vi ville skulle inkluderas för varje enskild “key match”. Sökmotorn kommer längst upp i träfflistan visa det resultatet som vi har angett som key match, alltså innan alla vanliga träffar.

Key match formulär
Key match formulär

Och då tänker du kanske; har vi inte en sökmotor som ska ordna det? Jo, en sökmotor kan lösa mycket men ibland finns det skäl på grund av att informationen är säsongsbetonad eller tillfällig, eller det finns ett önskemål inom organisationen att lyfta fram en viss information – då fungerar key matches bäst.

Sammanhang

Vi kan titta på i vilket sammanhang (kontext) användarna har sökt. Om jag tittar på ett helt års sökstatistik får jag inte med det som är säsongsbetonat. Inom sjukvården – där praktikfallet VGR kommer ifrån – finns det väldigt mycket säsongsbetonade sökfrågor, exempelvis vinterkräksjukan. Det är mycket mer sökningar på kräksjuka i november än i juni månad. I juni ser vi i sökstatistiken däremotvärmeslag, solbränna, myggbett etc. som är väldigt säsongsbetonade sökbegrepp. Detta när det gäller vad användarna på den externa webbplatsen söker efter. På intranätet används andra varianter på dessa sökbegrepp.

Trender inom sökord

Om jag var ansvarig för ett intranät så skulle jag vara väldigt intresserad av att titta på vilka sökfrågor som är en trend just nu. Sökordstrender (trending searchterms), det vill säga vilka sökord har en stigande trend? Vilka sökord blir mer och mer populära just nu? Det betyder att jag redaktionellt kanske bör flytta innehåll till startsidan, eller lyfta fram vissa ämnessidor på min webbplats baserat på data från sökloggarna. Säg exempelvis att jag ser att fler börjar söka efter lediga jobb – då lägger vi det på startsidan på vår webbplats.

Tidsbundna sökord

Så det är väldigt viktigt att titta på säsongsbetoning men även den tidsmässiga aspekten. Inom VGR finns det jourcentraler som är öppna dygnet runt dit du kan gå om du blir akut sjuk. Om jag letar efter en öppen mottagning klockan nio på kvällen är det inte så bra om sökmotorn levererar resultat tillbaka med mottagningar som inte ens är öppna, i alla fall inte som första träffar. Det är jättebra om sökmotorn istället visar upp de mottagningar som faktiskt är öppna just då. Om klockan är åtta på morgonen visas kanske istället den mottagning som är närmast där jag befinner mig.

Plats och enhet

Idag kan vi veta – om användaren tillåter det – ungefär var användaren befinner sig när hen gör sin sökning – i alla fall när det gäller mobiltelefoner.

Alltså ska man inte bara fokusera på datum utan också tid på dygnet, varifrån jag har gjort sökningen, och med vad jag gjorde sökningen. Gjorde jag det från en stationär dator eller från en mobiltelefon, eller en surfplatta? Det är bra att titta på det också. Framför allt; hur gjorde jag min sökning?

Sammanfattning

Vad är det då som vi praktiskt kan göra för något baserat på vår sökanalys?

Kom ihåg: Ett par timmar sökanalys per månad ger mycket bra resultat.

Nollresultat

Fixa nollresultaten. Var medveten om vilka sökbegrepp som ger ett nollresultat. Varför får jag inga svar om jag gör en sökning? Vi vet ju vad användaren vill. Vill de någonting och inte får ett bra svar blir de väldigt frustrerade.

De 200 mest förekommande sökorden

Vi kan också titta på vilka söktermer som är mest förekommande, och det kan vi också lösa på olika sätt. Jobba med innehållet och försök göra så att det blir bättre – det är ett kontinuerligt arbete. Och lägg till metadata, till exempel synonymer.

Vi bör använda key matches för att lyfta fram rätt resultat när sökmotorn, trots arbetet med innehåll och metadata, fortfarande inte ger “rätt” sökresultat.

Användningsmönster

Analysera användningsmönster för sökningar. Vad är det användarna förväntar sig? Vilka sökord har de använt förut? Det mest intressanta är när du kan se en lång rad med sökningar som hänger ihop.  Användarna nöjer sig många gånger inte utan att de hittar vad de söker efter. De söker tills de har kommit rätt. Med hjälp av sökanalys vet vi vad användarna vill!

Vid analys av användarnas hela söksessioner är det nästan som att användarna har skrivit en mindre novell om vad de söker efter. Att analysera alla de sökningar som en användare har gjort vid ett och samma tillfälle är mycket, mycket kraftfullt.

Sammanhang

I vilket sammanhang sökte användarna? Titta inte bara på hela årets sammantagna sökstatistik – det är visserligen jättebra att göra det när du ska titta på de mest förekommande sökorden. Titta även på sökstatistiken månad för månad och analysera förändringen från föregående månad. De mest använda söktermerna kan variera ganska kraftigt under året. Jobbar du med innehåll på webbplatser så är det starkt rekommenderat att analysera och följa upp hur söktermernas popularitet fördelas över året, per månad och säsong!

Inte endast sökanalys

Du ska självklart inte bara använda sökanalys utan göra det i kombination med webbanalys. Dessa fungerar bra ihop och ger dig och din organisation goda insikter i hur sökmotoroptimeringbör genomföras.

Fördjupad läsning

Fantastiskt bra läsning är följande bok om sökanalys –”Search analytics for your site” . Författaren Louis Rosenfeld är interaktionsdesigner och jobbar med användarupplevelser. Boken är väldigt rakt på sak om hur du kan använda sökanalys för att förbättra sökupplevelsen.

Referens: Boken ”Search analytics for your site”. av Lous Rosenfeld https://rosenfeldmedia.com/books/search-analytics/

Referens: Video – Sökanalys i praktiken med Kristian Norling https://www.youtube.com/watch?v=YXrC5qZlCnU

Intranät som skapar värde och andra intranätböcker

Intranät­böcker

Intranätböcker som vi läst och rekommenderar. Helt enkelt en lista med läsvärda böcker som berör intranät ur olika aspekter.

Saknar du några intranätböcker i listan? Skicka ett mejl till info@intranatverk.se

I april 2015 publicerade vi en ny bok om intranät på svenska:
Intranät som skapar värde”.

Intranätböcker och den digitala arbetsplatsen

Sök på intranätet / Enterprise Search

Innehåll på intranätet

Catharina Götbrant

Catharina Götbrant

Catharinas roll på Swedenergy är som enhetschef för intern administration och  omfattar HR, IT och lokaler. I den rollen har hon ansvarat för framtagande och  införande av olika administrativa stödsystem. Senast projektledde  hon ett nytt, socialt intranät som gick live i juni 2013. Catharinas roll i organisationen är att tillsammans med sina medarbetare på enheten Administration se till att vardagen fungerar så enkelt och problemfritt som möjligt. Ansvaret för HR innebär till stor del att utgöra en stöttande funktion för cheferna i deras ledarroller.

  • Ägandeskapet för vårt intranät, ”Insidan”, ligger på ”HR”. Är det bra tro?
  • Och är det verkligen nödvändigt med ett intranät med knappt 70 medarbetare?

Svensk Energi

Svensk Energi är en branschförening som samlar ca 380 företag inom elproduktion, elnät och elhandel. Svensk Energi har ca 65 medarbetare och merparten finns på kansliet i Stockholm. En handfull personer finns i vår regionala verksamhet med fyra regionkontor samt att vi har egen bemanning på plats i Bryssel. Vårt uppdrag är att arbeta för goda förutsättningar för medlemsföretagen. En viktig del i det arbetet är att öka förståelsen för elens viktiga roll för samhällets utveckling. Inte minst när det gäller utmaningar i klimatfrågan är elen betydelsefull. Genom att ersätta fossila bränslen, exempelvis i bilar eller för att värma hus med koldioxidneutral el, så minskar utsläppen med nära 100 procent. Den svenska elproduktionen är i dagsläget till 97 procent koldioxidneutral, vilket bara Island, Norge och Nya Zeeland kan konkurrera med i resten av världen! Vi har också som uppgift att vara centrum för kompetensuppbyggnad och informationsspridning, inom och utom branschen.

Mer om Catharina

Cristina Filipe Araujo

Cristina Filipe Araujo

Cristina is an experienced digital communication manager and has been at international companies such as Bayer, Citroën and Volvo in France and Spain, working with Internet and Intranet. As a web project manager for many years, she inspired and implemented new Intranet strategies & technologies. Cristina lives in Gothenburg since one year now and is ready to take new web project challenges!

Presentation:  The company communication culture is crucial for the success of your digital workplace

Should your company go for a Digital Workplace? When a new trend appears, everybody wants to take part of it. Digital Workplace, Social Intranet or Intranet 2.0 are today’s new Intranet ideals. Having the investment agreement, the right technology and the good implementation methodology won’t be enough if your company is not ready to cross the course. Find out why the company communication culture is crucial for the success of your digital workplace. The presentation will revolve around these key parts:

  • The Digital Workplace dream of Bayer Cropscience
  • Why the identity and the communication behavior are essential
  • The actors of the change
  • The Digital Workplace challenges

More about Cristina

Intranätnamn - 160+ namn på intranät

Namn på intranät i Sverige

intranätundersökningen 2013 var en av frågorna. ”Har intranätet ett namn?” och hela 65,9% svarade ja på frågan. Det vanligaste namnet i Sverige är ”Insidan”, och den vanligaste kombinationen innehåller -net i någon form, exempelvis SkyNet. På tredje plats kommer intranätet/intranet/intra.

Under åren har vi samlat på oss en del namn på intranät. Sedan tidigare har Intranet Matters upprättat en lista över intranätnamn, dock utan särskilt många namn på intranät från Sverige. Syftet med denna lista är att skapa en samlad förteckning över namn på intranät i svenska organisationer och även  internationella företag med huvudkontor i Sverige.

Kanske letar du efter namnförslag till ditt intranät? Roliga, fyndiga och traditionella namn på intranät? Då har du kommit rätt, här finns en massa inspiration till namn på intranät.

Mer än 170 olika namn på svenska intranät! Vi publicerar fler namn allt eftersom vi får nya bidrag. Du kan hjälpa till genom att bidra med nya namn, rätta eventuella fel och hitta källor som bekräftar namnen.


Namn på intranät

Bidra med namnet på ett intranät. Om du uppger en källa eller kontaktinformation hjälper du oss verifiera att uppgiften är riktig!

Listan med svenska intranätnamn

NamnOrganisationÅrKälla
(S)intraSocialdemokraterna2014Webbdagarna
AccESSEuropean Spallation Source ESS2014*
ActiwebStadium2012Cloud Nine
AgdaAlecta2016MKSE.com
AL intranätAtrium Ljungberg2014Hans Leijström
AllrummetPartillebo2013*
AqvanetStockholms Vatten2012Stockholms Vatten
ArbetsnätetVellinge kommun2010Marie Carlberg
ArenaLKAB2014*
ArvidArvika kommun2014Arvika kommun
AuroraUmeå universitet2012Umeå universitet
AxetLantmännens riksförbund (LRF)2012Linnéuniversitetet
BackstageParks and Resorts2014Sogeti
BladetGS Facket2015*
Bona InsideBona2013*
BonätetBostadsbolaget2014*
BosseHyresgästföreningen2012Hyresgästföreningen
BubblanHögsby kommun2012*
ByrålådanFastighetsbyrån2013Nansen
CentralenCenterpartiet2012Mikael Persson
CommunisKatrineholms kommun2013Katrineholms kommun
CompassGetinge, Perstorp2013*
ConnectHaldex2015Catharina Paulcén
CoopNetCoop2014Nansen
CoornetCoor2016*
dinODiskrimineringsombudsmannen (DO)2013*
Direkt VTIVTI2013*
Ditt och mitt IntranätMölndals stad2016*
DorisDomstolsverket / Sveriges Domstolar2014*
du&jaHögskolan Dalarna2014*
DuninetDuni2013*
E-gateElectrolux2013Avantime
EkisEslövs kommun2014*
EKOTEksjö kommun2014*
ElinE.ON2014*
EmiliaFörsvarsmakten2014*
ENASMetria2014Hanna Aspklint
EssentialsSCA2014*
FiAFörsäkringskassan2013*
FinspånätetFinspångs kommun2014Finspångs kommun
FokusAventus AB2014*
FramsidanPartille kommun2012Partille kommun
GalaxisAxis Communications2014LinkedIn
Green LightSöderberg & Partners2016MKSE.com
GroupNetCDON Group2014*
HappyIntraHappy Homes2015*
HelgonätSveriges Riksdag2013Sveriges Riksdag
HemmaplanSvenska Spel2014*
HintHudiksvalls kommun2014Hudiksvalls kommun
HippodromenATG2014*
I-NETITAB2015Bool
IdaFastighetsägarna
Härryda kommun
2014*
IdenetBlekinge Tekniska Högskola2014*
Ikano OneIkano Group2014*
INSvensk byggtjänst
Nyköpings kommun
2014Nyköpings kommun
InblickSCB2013*
InblickenUddevalla kommun2013*
INEXGöteborg City Airport2014*
InfartenVägverket / Trafikverket2014*