Nytt koncernintranät på PostNord

För ungefär tre år sedan inledde PostNord sin förstudie för att skapa ett gemensamt koncernintranät. I sin presentation på Intranätverk 2014 berättade Robert Zetterlind om företagets resa från ett organisatoriskt uppbyggt intranät till ett koncernintranät vars huvudfokus låg på funktion och process.

Koncernen PostNord AB bildades 2009 genom ett samgående mellan svenska Posten och Post Danmark. Ganska snabbt märkte man att det var svårt att arbeta effektivt när man inte hade en och samma informationskälla, och därav bestämde sig koncernen för att skapa ett koncerngemensamt intranät. Målbilden var tydlig redan från början och mycket handlade om kunskapsdelning – att kunna dela information med varandra på ett enkelt och effektivt sätt, samt att kunna hjälpa varandra i det dagliga arbetet. I grund och botten att skapa ett gemensamt arbetsverktyg.

Från förstudie till lansering tog det ungefär två år. Det var det jobbigaste men också mest lärorika jag gjort. Robert Zetterlind

Något som framkom och slogs fast i analysen var att de tidigare intranäten var organisatoriskt uppbyggda och att det nya behövde utvecklas efter funktion och process. Detta för att kunna parera förändringar i organisationen på ett helt annat sätt än vad man gjorde då samt att göra det enklare för medarbetarna att finna relevant information.

Projektorganisationen bestod av en styrgrupp där högre chefer ingick och en lite mindre projektgrupp. Man tog också hjälp av koordinatorer, vilka var personer som redan arbetade med intranätet och var kända i organisationen. Dessa involverades i projektmöten och gick sedan ut i sina lokala organisationer och genomförde aktiviteter, förankrade och spred budskapet. Enligt Robert var både styrgruppen med högre chefer och koordinatorerna väldigt viktiga delar i projektorganisationen. Ingrid Domingues ‏@ingriddomingues skriver på twitter: Nödvändigt att slå fast viktiga designval i styrgruppen. Lärdom från PostNord För att underlätta arbetsgången tog man tidigt ett antal beslut som slogs fast i styrgruppen.

Ansatsen – ur användarens perspektiv – var också något som ständigt fanns i åtanke. Själva grunden för intranätet var tre sidmallar bestående av en startsida, en informationssida samt de olika enhetssidorna. För att gå från organisationsstruktur till funktionsstruktur var det väsentligt för PostNord att få med alla medarbetare. Man samlade därför alla intressenter i företaget och anordnade en gemensam strukturworkshop där de gick igenom vad som efterfrågades, vilka problem som existerade, samt hur intranätet kunde hjälpa till för att lösa dessa. Efter workshopen anordnades enskilda möten med de olika enheterna där förslag presenterades, vilka fick bemötas av enheten som då också hade möjligheten att föreslå ändringar. Slutligen gjordes en till workshop där saker finjusterades för att sedan gå ut i organisationen på remiss en sista gång innan fastställande.

Roberts erfarenheter från arbetet med PostNords nya koncernintranät

  • Arbetet tog längre tid än förväntat
  • Man behöver vara realistisk när det gäller förväntan och ambitioner
  • Man skulle ha vågat kommunicerat tidigare och mer öppet
  • Systemet (SharePoint) är synonymt med intranätet
  • IT-projektledare är en värdefull resurs som bör utnyttjas
  • Arbetet var det jobbigaste men också mest lärorika han gjort

Innan intranätet lanserades var PostNord också noga med att utbilda personalen. Man anlitade extern resurs som utbildade cirka 100 redaktörer i SharePoint, och genomförde även i egen regi kortare ambassadörsutbildningar veckan innan lansering.

Biografi Robert Zetterlind

Robert Zetterlind har arbetat som Intranätansvarig för PostNord de senaste åren. Robert har lång erfarenhet av utveckling och förvaltning av intranät. Han kom i kontakt med intranät redan 1995 då han byggde upp ett lokalt intranät på Posten. Robert är kommunikationsutbildad vid Berghs SOC i Stockholm.

Vi frågar – Robert svarar

Vilken är den största utmaningen med intranät i dagsläget?

Att konkret koppla aktiviteter och utveckling av den digitala arbetsplatsen/intranät mot verksamhetens övergripande mål och strategier. Påvisa att intranät gör skillnad och att det kan stötta medarbetarna i till exempel kundmötet.