Intranätarbete: nio vägledande principer

Jesper Bylund (Malmö Stad)

Precis som rubriken antyder valde Jesper Bylund, konferensens sista talare, att prata om ett antal principer för intranätarbete som har gjort Malmö Stads intranät till en stor succé. Dessa principer har inte bara bidragit till en ökad aktivitet på intranätet och en större nöjdhet bland de anställda, utan också underlättat vid flertalet processer.

För ett par månader sedan övertog Jesper Bylund rollen som digital utvecklingschef på Malmö Stad. En krävande uppgift som innebär stort ansvar och förmågan att ge tydliga direktiv. Därför är det nödvändigt att ha ett antal väl utarbetade principer att luta sig mot. I sin presentation på Intranätverk 2014: Malmö delade han med sig av just detta; närmare bestämt hans nio vägledande principer för ett lyckat intranätarbete.

Principer för intranätarbete

#1 Vänd på pyramiden

Jesper anställdes på Malmö Stad 2003 och det första han märkte var att intranätet var ganska föråldrat. Intranätet var i grund och botten uppbyggt från ”top-down” istället för ”bottom-up”. Alla de 21 000 anställda fördes in på samma startsida, vilket enligt Jesper var långt ifrån optimalt. Den första principen handlar därför om att vända på pyramiden och ge den anställda det han eller hon eftersöker direkt, gärna på startsidan. Den enskildes behov måste alltid prioriteras.

#2 Mer än nyheter

När Jesper anställdes på Malmö Stad var det i första hand för att skriva nyheter på intranätets startsida. Den generella åsikten vid denna tidpunkt var att intranätet var till för just detta. Men Jesper insåg relativt fort att intranätet handlade om mer än nyheter. Det första steget blev därför att utveckla intranätet till en plattform för intern kommunikation för att sedan ta steget till att fokusera på intern effektivitet. Jesper förklarar att intranätet inte ska fungera som en informationsplats utan ett verksamhetssystem för effektivitet. Ordet effektivitet är också någonting som ofta får ledningen att öppna både ögon och öron.

#3 Fyra typer av innehåll

För att lyckas med ett intranät behövs fyra typer av innehåll. Ett gammalt intranät har oftast bara det så kallade basmaterialet samt nyheterna medan ett modernt intranät måste innehålla tjänster. Det modernaste är det som vi brukar kalla för sociala intranät, vilket är en benämning som Jesper inte använder sig av (att vara social är någonting man är på middagen eller krogen). På intranätet handlar det istället om samarbete.

#4 Iterationer vs. Big Bang

Stora projekt är i vissa fall ett måste, men för att arbetet ska gå framåt kan det vara lämpligt att jobba i små iterationer. Enligt Jesper är en tidsram på 2-3 månader rimlig. Genom att arbeta i små iterationer kan man hela tiden påvisa att saker blir bättre längs med vägen. Detta arbetssätt gör det också enklare att bibehålla en tydlig och effektiv kommunikation.

#5 Olika typer av tid

Gerry McGovern pratar om att det finns två typer av arbetstid – ”skill time” och ”tool time”. Jesper förklarar att Malmö Stad lägger stort fokus på att sina anställda ska vara i så kallat skill time. En förskolelärare ska exempelvis ägna sin arbetstid åt att ta hand om barnen (skill time) och inte sitta med en massa pappersarbete (tool time). Enligt Jesper har normala organisationer mellan 20-30 procent tool time. Denna tid är väldigt dyr och i Malmö Stad skulle en tool time på 30 procent bland de anställda innebära kostnader på ca. 2,5 miljarder skattepengar per år. Om intranätet kan bidra till att minska denna tool time frigörs tid som har ett stort värde.

#6 De anställda rör på sig

En anställd tillhör olika gemenskaper och ett bra intranät måste stödja att medarbetarna rör på sig. Vid det ena ögonblicket kan man vara en kommunikatör, vid det andra tillfället en Malmö Stad-anställd och vid det tredje en stadskontorsanställd. Jesper förklarar att detta är något som Malmö Stad stödjer genom sin masthead på intranätet. Denna innehåller flikar som leder den anställda vidare till exempelvis dashboarden, ”min förvaltning”, eller ”mitt arbetsfält”.

Jesper och hans kollegor jobbar också mycket med att kategorisera innehållet så att det tydligt framgår om en sida på intranätet gäller för alla eller bara vissa. Utöver det läggs också tid på att segmentera efter affärsenhet och arbetsroll. Och till sist även personifiera innehållet i den mån möjligt.

#7 För alla devices

Malmö Stad har en enad uppfattning om att intranätet ska vara tillgängligt i alla devices. I dag kan intranätet nås från mobilen, surfplattan och datorn. Samma adress, användarnamn och lösenord gäller oavsett om man är hemma eller på kontoret. Värdefulla saker och funktioner som kontaktboken, kommentarsfält för nyheter och sök fungerar exakt likadant i alla devices.

#8 Ett open source-intranät

Den åttonde principen handlar om open source. Om du är intresserad av att veta mer kring Malmö Stads open source-intranät ber vi dig titta på videon av Jespers presentation från Intranätverk: Malmö.

#9 Regel: Fem procent

Jesper förklarar att han vill ha fem procent av varje system. Enligt honom ska exempelvis HR-systemet inte se ut precis som intranätet. Däremot bör kanske flexen vara en funktion som är integrerad i intranätet. Likaså vill Jesper inte heller att hela ekonomisystemet ser ut som intranätet, utan kanske enbart attesten eftersom många attesterar räkningar med jämna mellanrum. Den grundläggande tanken är alltså att intranätet ska vara separerat från övriga system, men samtidigt inkludera nödvändiga funktioner från dessa.

Hitta dina egna principer

Dessa nio principer har gjort Jespers liv och intranätarbete mycket enklare. Men han poängterar att det gäller för var och en hitta sina egna principer. Oavsett vilka man väljer att följa är det oerhört viktigt att ha några att knyta an till. Annars är risken stor att både intranät och intranätarbete blir alldeles för svårt att hantera.

Biografi Jesper Bylund

För mer information om Jesper, besök hans profil på LinkedIn.