Manus för demonstration av paketerad lösning för SharePoint och Office 365

Ett exempel på manus för leverantörer att följa vid en demonstration av paketerad lösning för SharePoint och Office 365.

Grundförutsättningar

Bifoga dokument att användas i demonstrationen:

  • Nyhet (text, bild)
  • Anvisning (text i Word)
  • Bifoga ett organisationsschema för demonstrationen.

Personas (exempel)

  • Direktör (Direk Törius), leder ”Verksamhet”, och är linjeansvarig för ”Chef”
  • Chef (Che Fén), leder arbetet på ”Avdelning”, underställd ”Direktör”.
  • Medarbetare (Med Arbetarsson), arbetar för ”Chef”
  • Intranätansvarig (Intranät Ansvarig), arbetar på ”Huvudkontoret”, där VD sitter.
  • Kommunikatör (Kommunika Törsdotter), arbetar på ”Staben” för ”Verksamheten”, där ”Avdelning” ingår.

Schema

Sammanlagd tid för leverantören att genomföra demonstration är 2 timmar.

Förkonfigurerade integrationer

Nedanstående konfigurationer är genomförda i förväg och är en del av utvärderingsmatrisen.

  • Personlig profil, språkkunskaper ska kunna redigeras av samtliga användare.
  • Visning av utvald RSS-flöde, exempel: https://intranatverk.se/feed/
  • Visning av flöde från Yammer för gruppen ”Verksamheten”.
  • Samarbetsplats med dokument, med nyhetsflöde och dokumentbibliotek för ”Avdelning”.

Demonstration

Leverantören inleder med en övergripande presentation som besvarar frågorna:

Kostnad och licensmodell, 10 minuter.

  • Leverantören ska redovisa licensmodell.
  • Leverantören ska beskriva kostnaden för deras lösning som inbegriper funktionalitet för att genomföra alla uppgifter i denna demonstration.
  • Leverantören ska också redovisa kostnad där all funktionalitet ingår i leverantörens paketerade lösning.
  • Redovisa pris för det antal användare som din organisation har, fundera på om mobiltelefon är främsta sättet för åtkomst.

Teknik, 40 minuter

Leverantörens ska lämna dokumenterat svar på nedanstående i form av en PowerPoint-presentation. Leverantören ska redovisa:

  • Lösningens övergripande arkitektur
    • Integration med katalogtjänst och behörigheter
    • Personalisering (målgruppsanpassning av innehåll)
    • Templates
    • Web parts/add-ins
  • Hantering av metadata
  • Notifieringssystem (förklara hur det fungerar, kan med fördel visas som en del av ”Uppgifter”)
  • Mobilitet, redovisa för vilka plattformar som stöds och hur (t.ex. RWD eller App)
  • Förvaltning
  • Hantering av hjälpsystem (se ”Uppgifter > ”Kommunikatör behöver hjälp”)
  • Visa och förklara testresultat för, Google PageSpeed och W3C validator.

Paus 10 minuter

Uppgifter, 60 minuter.

Dessa uppgifter ska köras i realtid under demonstrationen, är mätpunkter i utvärderingsmatrisen.

Publicera nyhet för alla

  • Publicera en nyhet (se bifogad nyhet) som ”Kommunikatör”.
  • Nyheten ska sedan visas för alla i organisationen.
  • ”Intranätansvarig” ska kunna se statistik och ändra metadata för nyheten.

Publicera en nyhet för ”Staben”,

  • Publicera en nyhet i grupparbetsplatsen ”Staben”,

Publicera dokumentet ”Anvisning”

  • Publicera dokumentet ”Anvisning” (bifogas) på en grupparbetsplats för  ”Staben”
  • Dokumenten ska kunna läsas av alla på ”Staben”.

Medarbetare uppdaterar sin personlig profil

  • Medarbetare ska uppdatera sin profil med uppgiften att hen pratar finska.

Söka efter ”acme”

  • Kommunikatör söker efter ”acme” via startsidan.
  • Informationen kan inte hittas. Kommunikatör ska uppdatera metadata för dokumentet ”Anvisning” och lägga till ”acme” som metadata.

Sök efter ”anvisning”

  • Medarbetare söker efter ett dokument som heter ”anvisning” via startsidan.

Söka efter kompetens ”finska”

  • Direktör söker efter någon med kompetensen ”finska”, inför ett studiebesök från Finland.

Målgruppsstyr dokument

  • Dokumentet ”Anvisning” ska kunna ses av ”Chef” på ”Avdelning.
  • Kommunikatör ser till att dokumentet är riktat till målgruppen ”Chefer”.

Visa dokument i mobil

  • Chef går till grupparbetsplatsen för ”Staben” med sin mobil för att läsa  ”Anvisning”
  • Chef lämnar en kommentar.

Kommunikatör behöver hjälp

  • Kommunikatör vill infoga en bild i ”Nyhet” men vet inte hur man gör.
  • Kommunikatören läser inbyggd hjälp för att lära sig hur.

Uppdatera RSS-visning

  • Intranätansvarig ska uppdatera RSS-visningens länk samt se över möjligheterna att formatera utseendet.

Uppdatera visning av Yammer

  • Intranätansvarig ska uppdatera visningen av Yammer, idå det ska visas ett flöde från en annan grupp än den som är inställd.

Analysera användning

  • Intranätansvarig vill se vad som har hänt den senaste veckan. Statistik och händelser.

Förbättringsförslag (Ideation) – Optional

  • Medarbetare lämnar in förbättringsförslag. Chef granskar förslaget och ger positivt besked.

Spelifiering (Gamefiction) – Optional