Intranät i Sverige 2013

Om undersökningen Intranät i Sverige 2013

Under hösten 2013 genomförde vi en enkätundersökning, Intranät i Sverige 2013, riktad till intranätansvariga i Sverige. Det betyder att konsulter och leverantörer inte finns representerade i det resultat som redovisas här.

Sammanlagt har 132 praktiker, med lika representation från från offentlig och privat sektor, svarat på enkäten Intranät i Sverige 2013. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att det inte skett några större förändringar på någon frågeställning under de tre senaste åren. I allmänhet är intranät en någorlunda förankrad funktion som främst används till kommunikation, med kommunikationsavdelningen som ansvarig och en ledning som visserligen stödjer intranätet men inte satsar mer resurser än tidigare.

Eftersom allt mer av våra organisationers besparingar, produktivitetshöjningar och effektiviseringsåtgärder torde infrias genom ytterligare digitalisering, med intranätet som utgångspunkt. Trots att digitalisering är vägen framåt, är resurstilldelningen för intranät oförändrad.

Information som resurs och avsaknaden av ett bra intranätsök?

Som det konstaterats i många undersökningar, bland annat i Enterprise Search and Findability Survey 2013, är återanvändning av information och kunskap inte särskilt prioriterat i realiteten eftersom det inte satsas något på sök. Det märks främst i att ingen är utsedd som ansvarig för sökfunktionen och att det inte satsas pengar på sök. Vi ställer oss frågan hur mycket pengar som läggs på att skapa information, som aldrig någon sedan kan hitta eftersom det inte satsas något på att få ett bra intranätsök?

Speciellt med tanke på att intranätets främsta syfte är kommunikation, göra arbetet enklare för kollegor, stödja organisationens behov och kunskapsdelning. Vi väljer att främst publicera resultat som inte redovisats från undersökningen intranät i Sverige 2012, eftersom det inte har skett några större förändringar mellan undersökningarna. De mest intressanta resultaten från Intranät i Sverige 2013 är publicerade nedan.

Vi ser fram emot dina kommentarer på resultaten!

Har intranätet ett värde för organisationen?

Svaret på frågan är för 9 av 10 organisationer är ja, och en tiondel svarar kanske. Inte så konstigt kanske, eftersom det är relativt svårt att  mäta värdet av intranätet som helhet. Betydligt enklare är det att sätta värde på enstaka funktioner.

Vad är huvudsyftet med intranätet?

Intranätet har ju ett värde för organisationer, men vad används det till? Vad är det värdeskapande syftet? Fortfarande är intranätets syfte huvudsakligen kommunikation, om det hänger ihop med att kommunikationsavdelningarna oftast är ansvariga kan ju vara en förklaring. Till vår stora glädje är det näst viktigaste syftet att ”göra arbetet lättare för kollegor” tätt följt av ”stödja organisationens behov”. Kunskapsdelning är också viktigt.

Ställer sig ledningen bakom intranätet och stödjer det?

Ledningen stödjer intranätet både i ord och handling (genom att tilldela budget).

Till vilken grad är intranätet förankrat hos ledningen

I nästen hälften av alla organisationer är intranätet i hög grad förankrat hos ledningen, och den resterande delen åtminstone delvis förankrat.

Använder ledningen intranätet?

Intressant är att intranätet som i huvudsak används för kommunikation, i var femte organisation används väldigt sällan av ledningen. Det borde används dagligen för kommunikation med organisationens alla medarbetare, speciellt med tanke på att intranätet i 62% av alla organisationer är den främsta informationskällan.

Vilken avdelning har ansvaret för intranätet

Inte helt oväntat håller kommunikationsavdelningen ställningen som ansvarig för intranätet, speciellt med tanke på att huvudsyftet fr intranätet är kommunikation. Att IT i överhuvudtaget är ägare till intranätet i 15% av organisationerna är lika förvånande som tidigare. Men att endast 9% har HR/Personal som ansvarig är det som förvånar oss mest. Intranätets ansvar borde ligga hos alla funktioner i organisationen, förvaltningsmodellen borde innefatta alla betydande intressenter inom organisationen (det innefattar självklar kommunikation, HR, ekonomi, produktion etc, samt IT som utförare.)

Är intranätet den primära informationskällan?

För mer än hälften (62%) av organisationerna är intranätet den främsta informationskällan och ytterligare en fjärdedel (25%) arbetar mot det målet. För dom som arbetar med intranätet är det förstås glädjande, men för användarna är åtkomst till intranätet från andra platser än arbetet och att kunna använda mobilen för att komma åt intranätet två saker som bör tas i beaktande för de organisationer som använder intranätet som främsta informationskanal.

Resurserna till intranätet är…

Resurserna till intranätet är i något större utsträckning ökande. IT-kostnader betraktas generellt som minskande år-för-år eftersom kostnader för mjuk- och hårdvara sjunker för motsvarande prestanda för varje år. Med detta i beaktande kan situationen anses vara ganska god. Dock är den digitala transformering av arbetsuppgifter det som främst driver produktivitets- och effektivitetsförbättringar i organisationer idag, ur detta hänseende borde resurserna till intranätet öka i mycket större utsträckning enligt vår mening.

Ett (eller flera) business case för intranätet?

Det finns ofta inget business case för ett intranät (endast 4% av organisationerna har det), något oftare (15%) finns det för  delar av intranätet. Detta kan betrakta som ganska naturligt. Jämför med business case för telefoni, lokaler eller andra funktioner som kan anses vara av naturen ”måste-ha”/hygienfaktor. Denna fråga kommer vi att fokusera på i kommande undersökning (2014).

Mäter ni värdet på intranätet sett utifrån användarens perspektiv?

Att mäta värdet på intranätet ur användarens perspektiv är både betydligt enklare och kanske även mer intressant. Glädjande nog för mer än en fjärdedel fungerar det, och för en del av dem anses det fungera bra! Att mäta värdet från användarnas perspektiv bör ge insikter i värdet av att förbättra och utveckla intranätet och motivera investeringar och ökande resurser. 

Testar ni användbarheten på intranätet?

Uttrycket ”jävla skitsystem” är inte bara en bok som bör vara obligatorisk läsning för alla som arbetar med intranät, utan en kommentar som antagligen undsluppit många användare av intranät.  Till våra stora glädje testar en tredjedel av organisationerna  användbarheten och hela 38% planerar för det! Nödvändigt och nyttigt! Att testa användbarheten ger stor insikt i förbättringspotential och vilka åtgärder som är nödvändiga för att göra arbetet lättare för kollegor (ett huvudsyfte för intranätet)!

Är intranätet ingången till alla system?

För stor del av organisationerna är intranätet en ingång till andra system antingen via länkar (39%) eller delvis (42%). Dock är det integrerade intranätet inte en realitet. Inte någon organisation i undersökningen har ett intranät med integrerade system. Är den gamla idén om intranätportalen död undrar vi?

Hur stor andel av medarbetarna använder intranätet dagligen?

I hälften av organisationer används intranätet av fler än hälften av de anställda.

>

Hur kan medarbetarna komma åt intranätet?

De flesta medarbetare kan nå intranätet på arbetsplatsen.