Att jobba med sök på Chalmers

Det man inte hittar, finns inte – oavsett hur många sidor man har på sitt intranät eller sin externwebb. Detta var utgångspunkten när Andreas Hallgren och hans medarbetare på Chalmers tog sig an uppgiften att jobba med sök. På Intranätverk 2014 fick vi höra om resan vars mål var att göra det så enkelt som möjligt för besökaren att lösa sin uppgift.

En extern webbplats, ett intranät, en studentportal, och ett personsök. Då förstår ni säkerligen att Chalmers är en organisation där mycket information cirkulerar. När Andreas Hallgren och hans medarbetare skulle ta sig an uppgiften att förbättra sökfunktionen handlade det inte bara om att effektivisera tillgången till relevant information. I och med att alla dessa platser hade separata funktioner ställdes man inför utmaningen att koppla ihop dem. Man utgick därför från en enterprise search-tanke och försökte kombinera sökkällorna till ett sökindex med ett antal sökapplikationer ovanpå dem.

Jobba med sök

Visionen var tydlig redan från start: Att ge enkel och effektiv tillgång till relevant information för att genomföra önskad aktivitet. Men för att kunna åstadkomma detta var man tvungna att ta reda på vad användarna var ute efter. Metoden blev att man gjorde en effektkartläggning som resulterade i ett antal effektmål.

Projektet i sig delades in i tre faser. Den första fasen handlade om att få den grundläggande tekniken på plats. Fas tvåfokuserade på att utveckla sökapplikationerna utifrån varje webbplats unika behov och att ta fram verktyg för att kunna jobba med analys och administration påett enklare sätt. Den sista fasen handlade om att tillföra ytterligare informationskällor och mer avancerade, sökdrivna funktioner till webbplatserna. I detta nu har Andreas och hans medarbetare slutfört den första fasen, men fas två och tre har lämnats över från projektet till den förvaltningsorganisation som hanterar infrastruktur. Andreas förklarar att förvaltningen hanterar flera olika system, så både fokus och budget blev mindre för sökfunktionens räkning efter överlämningen. Ambitionerna kring sök är dock fortfarande höga, men tidsplanen är lite mer utsträckt i tid.

När det gäller att jobba med sök framöver förklarar Andreas att man ser tre olika grupper av arbete. En är den tekniska utvecklingen som alltid är framträdande i projekt som dessa. En annan är sökredaktörsskap som, enligt Andreas, är väldigt viktigt att man kommer igång med. Emellan dessa finns den ack så väsentliga sökanalysen.

”Genom vad man söker på visar besökarna för oss vad de är ute efter, och det ska vi självklart dra lärdom av.”

Bitarna som handlar om sökanalys och sökredaktörsskap är några som man redan har börjat sniffa på. Chalmers har runt 40 000-50 000 sökningar per månad och ungefär 14 procent av alla sökningar berör ord som ligger på topp 100-listan. Detta är något som Andreas och hans medarbetare har tagit fasta på och tittar på möjligheterna att tydligare lyfta upp denna information för besökaren så man inte behöver söka efter den. Man har också sett att sökningen till en stor del är säsongsberoende, något som Andreas förklarar djupare i följande del av hans ”presentation på Intranätverk 2014”.

Mäta mer - tycka mindre
Mäta mer – tycka mindre

Något som alltid är förekommande, oavsett projekt, är diverse åsikter. Andreas förklarar att Chalmers, i likhet med andra universitet och högskolor, är en organisation där väldigt många tycker mycket. Dialogen är nödvändig men tyckandet behöver också ha en grund i fakta för att bli användbar. Man har därför jobbat mycket med att hitta mätverktyg och ta fram nyckeltal. Webbanalys/sökanalys, besöksenkäter, översyn av tillgängligheten, riskanalyser, enkäter med interna grupper och omvärldsbevakning – allt detta görs för att ta fram konkreta bevis för vad som fungerar och efterfrågas.

Att jobba med sök är, enligt Andreas, en nödvändighet för att få nöjda användare.

”Chalmers.se är inte vår hemsida, det är besökarens webbplats. Och vi ska göra det så enkelt som möjligt för besökaren att lösa sin uppgift.”

Men någonting som inte får glömmas av är att bra sök och navigation inte är allt – innehållet spelar också en viktig betydelse för resultatet i slutändan.

Sju lärdomar om att jobba med sök

  1. Anpassa dina tidsplaner och din ambitionsnivå efter förutsättningarna.
  2. Att införa en gemensam söklösning är mycket svårare än vad man tror.
  3. Tänk på den interna förankringen – varför jobbar vi med sök, och varför är detta viktigt?
  4. Bestäm tidigt vem som ska förvalta söklösningen när den är på plats.
  5. Jobba parallellt med innehållet så att det är relevant och uppdaterat.
  6. Det tar tid att förändra. Den nya funktionen kanske inte upplevs som positiv direkt, men med tiden kommer bättre respons.
  7. Tekniken är bara början. Det är själva jobbet med redaktörsskap, förbättringar och att ständigt skruva på saker som är det viktigaste.
  8. Den åttonde punkten – en uppmaning att kontinuerligt mäta, utvärdera och förbättra. Och glöm inte av att fråga dina användare.

Biografi Andreas Hallgren

Andreas Hallgren
Andreas Hallgren

Andreas arbetar med digitala kanaler på Chalmers avdelning för kommunikation och marknadsföring. Vardagen består ofta av att lyfta verksamhetsbehov, kravställa, prioritera och beställa utveckling kring bland annat webb och intranät för Chalmers. På visitkorten, om han haft några, hade det stått webbsamordnare och förvaltningsledare.

Vi frågar – Andreas svarar

Vilken är den främsta utmaningen i ditt arbete?

Det handlar dels om att se till så att våra verktyg är så effektiva och relevanta som möjligt för användarna. Sedan måste våra besökare också kunna nyttja webbplatserna på ett välfungerande sätt.