Swedish Match intranät – fokus på det viktigaste

Rikard Spålséus presenterar Swedish Match intranät på Intranätverk 2015: Stockholm, 5 november

Social kommunikation, nyheter och dokument. Fokus på det viktigaste har gett ett uppskattat intranät inom Swedish Match. Och just detta fick vi en inblick i när Rikard Spålséus höll sin presentation på Intranätverk 2015: Stockholm.

Swedish Match (mest känt för sin snustillverkning) finns i nio länder och har sex tillverkningsanläggningar. Företaget klassas som semiglobalt då det finns utspritt över olika delar av världen, men inte riktigt överallt. Merparten av användarna av intranätet är dock lokaliserade i Sverige och USA.

Swedish Match intranät i siffror och ord

Rikard inledde sin presentation med att ge oss några konkreta fakta om Swedish Match intranät:

  • SharePoint Online, Office 365
  • 2500 användare
  • 1000 dagliga användare
  • 75 000 visningar av startsidan per månad
  • Ca. 600 visningar per global ”nyhet”
  • Ca. 400 visningar per lokal ”nyhet”

I sin tidiga yrkeskarriär arbetade Rikard som brevbärare på CityMail för att sedan inrikta sig på kvalitets- och processutveckling. Han har alltid varit en förespråkare för enkla processer och myntade själv begreppet ”fyllesäkert” som, på ett skämtsamt sätt, syftar till att saker ska vara så enkla att de kan klaras av på fyllan. Och, enligt Rikard, bör samma princip appliceras på intranätet.  

Mest använda funktioner

Rikard förklarar att de mest använda funktionerna på Swedish Match intranät är Yammer, nyheter och arbetsrum/samarbetsytor. Nedan följer Rikards djupgående beskrivningar av de olika funktionerna samt dess användningsområden.

Nyheter

På kommunikationsavdelningen där Rikard arbetar publicerar de ungefär tio nyheter i veckan. Dessa nyheter kan gillas och kommenteras av medarbetarna. Nyheterna kategoriseras som antingen globala eller lokala. En ytterligare kategori är så kallade sociala nyheter som medarbetarna publicerar själva.

Nyheterna går att hitta på intranätets startsida och är uppdelade efter de olika kategorierna.

Yammer

Även om nyheter är ett bra sätt att sprida information anser Rikard att Yammer är den viktigaste kommunikationskanalen inom Swedish Match. Anledningen till detta är att Yammer används i väldigt hög grad av medarbetarna och därav bygger företagets kultur. Rikard förklarar att de unga människor som kommer in i Swedish Match oftast har gedigen erfarenhet av sociala medier och vet hur de får ”likes” och skapar engagemang. Han sträcker sig till och med så långt som att kalla dem för ”bättre kommunikatörer än vad jag är”.

Vidare förklarar Rikard att Yammer inte bara är kul och glamouröst. Det fungerar också som det främsta kommunikationsverktyget för säljavdelningen som använder Yammer för att publicera försäljningssiffror direkt via sina mobiltelefoner. Swedish Match har också skapat en grupp på Yammer vid namn ”produktavvikelser” där exempelvis klagomål från kunder och liknande publiceras.

Enligt Rikard har båda dessa användningsområden lett till ett större engagemang bland medarbetarna. Han berättar att Yammer i grund och botten gör medarbetarna till kommunikatörer. Istället för att gå via kommunikationsavdelningen kan de själva kommunicera via Yammer, vilket medför att själva kommunikationsprocessen kan utföras utan fördröjning.

Arbetsrum/samarbetsytor

Utöver nyheter och Yammer är arbetsrum eller så kallade samarbetsytor en funktion som används i hög grad inom Swedish Match. Rikard förklarar att dessa arbetsrum inte är särskilt roliga utan nästan enbart består av dokument. Han har själv försökt få medarbetarna att använda arbetsflöden, uppgiftslistor, gemensamma kalendrar etc. utan genomslag. Arbetsrummen fungerar helt enkelt som dokumentbibliotek, vilket, enligt Rikard, verkar vara det som medarbetarna känner sig bekväma med.

För att underlätta att hitta dokument finns en sökfunktion som, enligt Rikard, fungerar väldigt bra i SharePoint. Det finns även mappar och mappnavigering för bättre struktur. Vidare förklarar Rikard att ”Utforskaren” fortfarande är nödvändig då de jobbar i Office 2010. Han och hans kollegor har mappat upp arbetsrummen som favoriter så att medarbetarna kan jobba i SharePoint precis som i en vanlig file share. En metod som gör det enklare för användaren och även bidrar till att dokumenten kompletterar varandra snarare än att ta ut varandra.

Sök och användarnas åsikter

Rikard berättar att intranätets sökfunktion har utvecklats en hel del under åren. I dagsläget jobbar han och hans kollegor bland annat en hel del med sponsrade länkar. Viktiga funktioner i relation till sök är även sökfrågor, sökboxar för varje sajt/dokumentbibliotek samt möjligheten att avgränsa sökningen.

I och med det ständiga fokuset att prioritera de mest vitala delarna anser de flesta inom Swedish Match att intranätet är enkelt att använda och fyller en bra funktion inom verksamheten. Enligt Rikard finns det dock brister vad gäller hastigheten i SharePoint Online-miljön, vilket är en utmaning för framtiden. Och sedan går det självklart även att finslipa de funktioner som fungerar bra i dagsläget.