Verksamhet och intranät i symbios

När Ingrid Domingues och Linda Backlund tar sig an ett intranätprojekt använder de sig av ett arbetssätt som heter Effektstyrning®. Grunderna i effektstyrning är lika enkla som genialiska – det handlar om att svara på frågorna varför, hur och vad? På Intranätverk 2014 fick vi höra om deras arbete med Metrias nya intranät och varför verksamhet och intranät måste samspela för att resultatet ska bli lyckat.

Det statliga bolaget Metria (tidigare en del av Lantmäteriet) har 22 kontor i Sverige utspridda från Kiruna i norr till Malmö i söder. När det var dags att skaffa ett nytt intranät fick inUse uppdraget att utforska vad det bästa intranätet för bolaget skulle vara och sedan utforma det. Processen började med att direkt bestämma intranätets huvudsyfte, vilket, enligt Ingrid och Linda, är väsentligt för att minska risken för missförstånd mellan kund och leverantör.

Arbetssättet som Ingrid och Linda applicerar kallas för Effektstyrning ® och börjar med att ställa frågan: varför? Att göra klart för vad verksamheten vill åstadkomma är en grundpelare för att skapa ordning och en tydlig riktning. Nästa steg handlar om hur användarna gör i dag och hur man vill att användarna ska agera framöver. Den tredje och sista nivån, förklarar Ingrid och Linda, är en fråga om vad vi kan göra i vår lösning och vad vi ska hjälpa dem med. Hela modellen bygger på insikten ”Nyttan uppstår i användningen” – det är först om användarna lyckas som några reella värden kan uppstå. Effektstyrningens tre faser:

  1. En förstudie som just handlar om att ta reda på varför – vad ska vara annorlunda när intranätet används fullt ut? Under förstudien tar man också fram en grov design som testas med riktiga användare.
  2. Själva byggfasen där fokus ska ligga på att skapa nytta och se till så att värdena som bolaget vill uppnå faktiskt uppstår. Här testar man alla viktiga funktioner och flöden med riktiga användare, allt eftersom de byggs.
  3. Den kontinuerliga förbättringsprocessen. Att bygga ett intranät är som att skaffa ett barn – det är när barnet kommer ut som den riktiga resan börjar.

För att ta reda på varför och hur använder sig Ingrid och Linda av semistrukturerade intervjuer. Både för att titta på verksamhetens mål och syfte men också för att förstå användarna och deras mönster. Däremellan hålls workshops för att justera och förankra besluten med nyckelpersoner i organisationen. I Metrias fall handlade mycket om att man hade många olika system som hade växt fram från gräsrotsnivå och det var tydligt att det fanns ett behov i verksamheten av en gemensam plattform. Samarbete och koll var två nyckelord som identifierades.

”Intranätet kan ofta fungera som en katalysator för verksamheten.” – Linda Backlund

Efter detta hjälpte inUse Metria med att formulera mätpunkter för vad de ville åstadkomma och Metria gjorde en så kallad nollmätning. Detta tydliggjorde en klar vision för vad som skulle uppnås. Alla mål för verksamheten (varför), användarnas behov (hur), och krav på lösningar (vad) beskrivs i en effektkarta som Ingrid och Linda förklarar i deras presentation på Intranätverk 2014 nedan.

Till skillnad från många andra valde Metria att avvika från benämningen intranät utan kallade det istället för Metria ENAS som står för Engagerat Nära Agilt Samarbete – ord som representerar deras kärnvärden. Just ordet samarbete var något som Metria la till parallellt med intranätprojektet då detta blev allt mer framträdande.

Verksamhet och intranät

Under processen med att ta fram Metrias nya intranät cirkulerade det flera tankar i bolaget om vikten av ett projekt som detta – varför är det verksamhetskritiskt? Och för att kunna åstadkomma någonting bra är det enligt Ingrid och Linda väsentligt att det verksamhetskritiska lyfts upp. Det är just när intranätet är verksamhetskritiskt som de anställda behöver använda det och kommer att använda det. Annars finns det en risk att intranätet bara blir någonting som är bra att ha. Ett verksamhetskritiskt intranät bidrar också till en stärkt ”vi-känsla” i organisationen som är oerhört värdefull för att nå sina mål. Om du vill veta mer om Effektstyrning (Wikipedia) och Effektkartläggning (inUse).

Biografi Ingrid Domingues

Ingrid Domingues (tidigare Ottersten) är kvinnan bakom metoderna Effektstyrning och Effektkartläggning (Business Impact Management & Mapping). Hennes specialitet är krav och mätbarhet, och hon har mer än tjugo års erfarenhet av att designa digitala upplevelser. Ingrid är också en av grundarna till ett av Skandinaviens ledande UX-företag, inUse, där hon i dag är verksam.

Vi frågar – Ingrid svarar

Vilken är den främsta utmaningen i arbetet med intranät i dag?

Eftersom intranät handlar om människors arbete blir det en fråga om kärnverksamheten. Och då måste man verkligen förstå vad som är verksamhetens kärna – var värdet ligger och hur vi gör ett intranät som är mest värdeskapande.

Biografi Linda Backlund

Linda Backlund är strateg och projektledare sedan flera år tillbaka och har arbetat på inUse de senaste tre åren. Hon drivs av att vara involverad i stora intranätprojekt med dedikerade team. Om Linda får bestämma lämnas ingenting åt slumpen och hon har gärna ett finger med i hela processen från strategi till lansering.

Vi frågar – Linda svarar

Kan du dela med dig av en framgångsfaktor i ditt arbete med intranät?

Det handlar väldigt mycket om att ha en process som gör att medarbetare, beställare och intressenter är med från början. Så att det blir en förankring längs med vägen och en gemensam bild av vad vi ska uppnå och vad som är viktigt.