Praktikfall: Svensk Energis intranät

Ska man ha ett intranät om man bara är 65 anställda? Och vad ska i så fall Svensk Energis intranät innehålla? Dessa var frågor som Catharina Götbrant och medarbetarna på Svensk Energi ställde sig. I sin presentation på Intranätverk 2014 berättade Catharina om beslutsprocessen och resan som till sist resulterade i ett nytt socialt intranät för branschföreningen.

Svensk Energi är en branschförening för elproducenter, elnätsägare/distributörer och elhandlare i Sverige. Som uppdrag har man bland annat att bevaka, analysera och påverka politiska beslut på EU-nivå och nationellt, samt att främja opinionsbildning och sprida information.

”Intranät eller ’inte-nät’? Ska man ha ett intranät om man bara är 65 anställda och 60 sitter på samma kontor?”

Under 2012 bestämde sig föreningen för att göra om den externa webbplatsen. I detta skede hade man en relativt stram budget och tog därför beslutet att inte göra någon satsning på intranätet. Men allt eftersom tiden gick blev tankarna om att skapa ett mer modernt intranät allt mer förekommande. Det tidigare intranätet var en flik på den externa webbplatsen och inte särskilt prioriterat. Men även om intranätet var i behov av en uppfräschning var åsikterna spridda huruvida Svensk Energi skulle lägga pengar på det.

I branschföreningen är man bara 65 anställda varav 60 sitter på samma adress, och den ständigt förekommande frågan var om man verkligen behövde ett intranät. Hur ser behovet ut, och går det kanske att lösa på ett enklare sätt? För att avgöra vikten av ett nytt intranät gjorde man ett antal överväganden:

  • Bakvänt och omodernt att gå från att ha ett intranät till att inte ha ett.
  • De anställda fick redan extrema mängder mail och risken fanns att man missade viktig information om allt kommunicerades via mailen.
  • Hur publicerar vi interna nyheter och information från ledningen utan ett intranät?
  • Det finns en viss geografisk spridning i föreningen, även om den är liten.

Till sist kom man fram till beslutet att ett nytt intranät var på sin plats. För Svensk Energis del handlade mycket om att minska antalet interna mail, samt att ha en gemensam plats där alla kunde få och hitta samma information. Det fanns också ett önskemål om att inrätta någon typ av chattfunktion för att göra kommunikationen medarbetare emellan enklare.

När beslutet väl var taget ställdes föreningen inför ett antal utmaningar. För det första var tidsfrågan ett stort problem då de som hade kompetens inom utveckling var fullt upptagna med den externa webbplatsen. Den ekonomiska biten var också ett bekymmer som behövde lösas. Valet föll därför på en lösning som var både tids- och kostnadseffektiv. Man valde att köpa in den färdiga produkten MyLive som, enligt Catharina, uppfyllde alla önskemål. Och så här ser Svensk Energis intranät ut:

 

Svensk Energis intranät – projektet

I projektgruppen för det nya intranätet ingick fyra interna medarbetare, en person från leverantören samt att man hyrde in en extern intranätstrateg. Ansvaret för att driva intranätet framåt ligger hos Catharina. För att skapa ett större intresse för intranätet satte föreningen ihop en referensgrupp med personer från olika enheter som samlade in synpunkter om intranätet och dess funktioner. I samband med lanseringen valde man också att köpa till SSO- Single Sign On – så att Svensk Energis intranät öppnades direkt när medarbetarna loggade in på sina datorer.

Enligt Catharina var också den inhyrda intranätstrategen en värdefull resurs. Men trots dessa åtgärder är intresset för det nya intranätet relativt svagt. Det traditionella mötet och kommunikationskanaler så som mailen prioriteras fortfarande och Catharina har en tuff utmaning framför sig med att väcka liv i intranätet. Det bristfälliga engagemanget grundar sig i flera saker och Catharina har dragit följande lärdomar:

  • Man behöver öka aktiviteten på sidan genom att publicera sådant som driver trafik. Också viktigt att prata mer om intranätet och medarbetarnas förväntningar samt att hålla liv i referensgruppen.
  • Eftersom Svensk Energi är en påverkansorganisation är många anställda väldigt aktiva på sociala medier såsom Facebook och Twitter. Detta gör att aktiviteten på intranätet blir lidande.
  • Man måste våga släppa mailen och prioritera kommunikation via intranätet.

Resan med Svensk Energis intranät fortsätter och kanske är det så att vissa organisationer helt enkelt klarar sig fint utan ett intranät?

Fler praktikfall presenterade på Intranätverk.

Biografi Catharina Götbrant

Catharina Götbrant
Catharina Götbrant

Som enhetschef för intern administration på Svensk Energi har Catharina Götbrant många bollar i luften. I arbetsuppgifterna ingår bland annat IT, HR och lokaler, och förra året agerade hon projektledare för Svensk Energis sociala intranät som lanserades i juni 2013.

Vi frågar – Catharina svarar

Vad tror du kommer hända i framtidens intranät?

Jag tror och hoppas att intranätet ersätter mailen när det gäller internkommunikation. Sedan tror jag också att intranät behöver bli mer mobila. Det blir än mer viktigt när många jobbar på andra ställen än vid sitt skrivbord, och den utvecklingen kommer säkerligen fortsätta.