Snabbguide till ett bra intranätsök (verksamhetssök – enterprise search)

Ett väl fungerande intranätsök är verksamhetsövergripande och kräver insatser av ett flertal olika roller, på många områden med olika tidsomfång. Insatser behöver ofta genomföras inom både förvaltning/ledning, information och teknik/design. Ett intranätsök ska betraktas holistiskt eftersom det är många olika faktorer som påverkar om sökfunktionen på intranätet fungerar bra eller dåligt. Vi använder intranätsök eller verksamhetssök istället för det engelska enterprise search.

Huvudregeln för en sökfunktion är: skit in, skit ut.

Avgörande för en väl verksamhetssök är hur bra kvaliteten är på informationen som indexeras. Exempel: Om information som indexeras saknar läsbara och beskrivande titlar (oläsbar titel är t.ex. Dokument1.doc), eller saknar korrekt metadata (t.ex. att författarfältets innehåll i ett Word-dokument är mallens skapare, bara en förkortning eller är tomt) så håller informationen låg kvalitet. Det som kallas sökmotoroptimering är helt enkelt oftast en fråga om att ha god informationshygien och att följa skrivregler.

För att ett intranätsök ska fungera på ett bra sätt behövs ofta insatser på nedanstående områden, med de viktigaste åtgärderna i punktlista. Praktikfall med god praxis : Att jobba med sök på Chalmers.

Förvaltning/ledning

Det viktigaste beslut en organisation kan ta kring sök är att utse en sökansvarig! Att införa en organisation, sätta upp en förvaltning och införa rutiner för sök är också viktigt. Detta behöver inte bli varken kostsamt eller resurskrävande. Det är bättre att börja i liten skala än att inte börja alls. Med liten skala avses här ett par timmar i veckan i genomsnitt. Och kom ihåg att långsiktigt arbete är det viktiga, inte massiva punktinsatser (även om det också kan behövas). Saker du bör göra inom förvaltning/ledning för att få ett bra intranätsök:

  • Utse en sökansvarig
  • Skapa en organisation för sök
  • Sätt upp en förvaltning av intranätsök/verksamhetssök
  • Tillgodose verksamhetskrav och mål, dvs. identifiera krav och mål där sök kan vara (en del) av lösningen t.ex. genom effektkartläggning.
  • Fastställ en sökstrategi. Exempel: VGR sökstrategi (under arbete)
  • Analys av sökstatistik

Information

Det allra viktigaste för en väl fungerande sökfunktion är att det är god kvalitet på den information som indexeras och att organisationen har en god informationshygien. Med god informationshygien menas att information som är gammal och inaktuell regelbundet gallras efter fastställda rutiner. I offentliga organisationer finns detta ofta fastställt i så kallade dokumenthanteringsplaner.

Paradox: En stor mängd information ger potentiellt större verksamhetsnytta (genom att tillgängliggöra befintlig dokumenterad information) men försvårar möjligheten att hitta rätt information!

Livscykelhantering av information

Livscykelhantering av information är mycket viktig för god sökbarhet. Med detta begrepp avses att information som finns tillgänglig inte ska vara RUTten, dvs. Redundant, Utgången eller Trivial. I praktiken betyder det att informationen som finns tillgänglig i alla informationskällor ska gallras enligt fastställda principer.

Enkelt utryckt: När ska information raderas, arkiveras eller uppdateras?

Detta bör ske genom att kategorisera all information/alternativt informationskällan i sin helhet. Kategorisering styr informationens livslängd. En policy kan t.ex. anses vara giltig i 10 år, en nyhet ska arkiveras efter 6 månader. Evenemangsinformation ska arkiveras efter att den inträffat osv.

Kontrollerat vokabulär/Ordlista/Nomenklatur/Taxonomi

Många organisationer som har lyckats väl med sin sökfunktion har som en del i sin informationshantering skapat en förteckning över sin gemensamma begreppsvärld som bidrar till en bra sökbarhet. I dessa organisationer återfinns oftast ett särskilt gemensamt system för hanteringen av organisationens gemensamma begreppsvärld, så kallad taxonomi (ibland Master Data), och en förvaltning av densamma (i förekommande fall Master Data Management).

Metadata

Det bör finnas en specifikation för vilken metadata som är ett minimum i alla de informationskällor som ska vara sökbara.  Metadata ger god sökbarhet. Ett minimum av metadata borde var:

  • Titel
  • Beskrivning
  • Nyckelord
  • Datum (publicerad, uppdaterad och arkiverad)
  • Status för dokument. T.ex. Giltig/Utgången/Arkiverad
  • Canonical URL, alla webbsidor ska ha en ursprungs-URL

En organisation som vill lyckas med sitt intranätsök bör införa ett standardiserat sätt att märka upp innehållet på intranätet. Med fördel kan också schema.org specifikationen användas på intranät likaväl som på webben. Saker du bör göra med information för att få ett bra intranätsök:

  • Skapa en bra informationsarkitektur/struktur
  • Skapa en förteckning över den gemensamma begreppsvärlden inom oganisationen
  • Sätt upp livscykelhantering av information
  • Metadatahantering ska vara standardiserad och en del i informationsskapandet.

Teknik/design

Tekniken är förstås en viktig del av ett väl fungerande intranätsök. Generellt kan sägas att alla de tekniska plattformar för sök (sökmotorer) som i dag finns på marknaden är bra. Idag är det också vanligt att använda sig av öppna källkodslösningar för sin sökfunktion, speciellt i de fall där organisation har anammat verksamhetssök (Enterprise Search).

Valet av plattform för sökfunktionen är ett viktigt strategiskt ställningstagande och bör vara en del av en bra sökstrategi. Design är viktigt, speciellt i dag då de flesta refererar till Google som referens när det gäller hur en sökfunktion bör se ut och fungera. Det är viktigt att sökfunktionen beter sig likadant överallt på intranätet i största möjliga utsträckning – allt för att underlätta för användarna. Givetvis ska en sökfunktions designmönster och designprinciper inte avvika från användarnas referensram. Det viktigaste är att sökfunktionens design ger användar- och verksamhetsnytta. Saker du bör göra inom teknik/design för att få ett bra intranätsök:

  • Gör ett strategiskt plattformsval för sök
  • Sätt upp en teknisk förvaltning av sök
  • Ett globalt intranätsök bör fungera likadant överallt (funktioner) och vara placerad på samma ställe (designprincip)
  • Fastställ designprinciper för sök
  • Fastställ önskvärda funktioner för sök

Inspiration till bra intranätsök

Exempel på god design av sök*, som självklart är responsiv.  Varningstrianglarna markerar innehåll som har passerat bäst-före-datum.

Exempel på bra intranätsök. Skärmdump med sökningen "influensa" i prototyp för ny sökdesign på VGR - december 2014
Skärmdump med sökningen ”influensa” i prototyp för ny sökdesign på VGR – december 2014

*författaren har varit IT-arkitekt (systemdesign) i arbetet med prototypen.