Scanias interna sociala nätverk – en snabbare väg till kunskap

Karin Gustavsson (Scania)

Med flertalet stundande utmaningar är det ett måste för Scania att hänga med i svängarna. På Intranätverk: Stockholm visade Karin Gustavsson exempel på hur Scanias interna sociala nätverk, Agora, är integrerat i verksamheten och hur det används av medarbetarna i deras dagliga arbete.

Karin Gustavsson har arbetat på Scania i tre år och innehar rollen som community manager. Hon ingår i ett team som kallas core collaboration som jobbar med Scanias alla gemensamma lösningar för kommunikation och samarbete.

Som ni säkerligen vet är Scania ett stort företag med anställda verksamma i över 100 länder. I dagsläget har Scania dock inte ett gemensamt intranät utan, som Karin förklarar det, ett lapptäcke av alla möjliga kommunikationslösningar.

Agora, Scanias interna sociala nätverk, är den första lösningen på Scania som är tillgänglig för alla, även om alla inte har behov av nätverket som det ser ut i dag. 

Den sociala satsningen

Karin förklarar att Scania har som mål att öka sin produktivitet. Tanken är att produktiviteten ska ha fördubblats fram till 2020 med samma antal anställda. För att lyckas med detta krävs åtgärder som underlättar för medarbetarna att göra sitt arbete på ett effektivt sätt.

En av de största utmaningarna med att åstadkomma en ökad produktivitet är själva kunskapsöverföringen. Enligt Karin kommer Scania behöva rekrytera cirka 10 000 nya medarbetare fram till 2020 på grund av pensionsavgångar och liknande. Och dessa måste lära sig sina arbetsuppgifter genom enkla metoder.

Hur går man då tillväga?

Den stora frågan är självklart hur man löser detta. Karin och hennes kollegor kom ganska tidigt till insikten att sociala verktyg, likt Agora, är nödvändiga för att skapa ett bra stöd till medarbetarna. Men den sociala biten är bara en del av lösningen.

Karin förklarar att Scanias strategi kring IT är att man jobbar modulärt – det vill säga att man anpassar lösningen efter kundens behov. Vidare lägger man också stor vikt vid så kallad core collaboration, som är en modulbaserad lösning. Core collaboration handlar om flera lösningar som är väldigt integrerbara och flexibla. Framför allt integration är nyckeln i det hela.

För mer information om Scanias arbete med core collaboration, ta en titt på Karins presentation på Intranätverk: Stockholm i videon nedan.

En inblick hos Scania

Karin fortsatte sin presentation med att visa några exempel på hur arbetar med de sociala verktygen och hur dessa har integrerats på Scanias intranät. Hon berättar att man bland annat har en funktion som kallas ”Ask a colleague” (förklaras längre ned i texten). Man har också skapat stor nytta av profilkorten då dessa möjliggör en direkt kontakt mellan personer genom det sociala nätverket. Karin och hennes kollegor gör i dag också en hel del enkäter som genererar svar från användare runt hela världen, vilket bidrar till värdefulla synpunkter och kunskap.

En djupare förklaring av de sociala verktygen finns tillgänglig i videon ovan.

Ask a colleague

Den största succén, enligt Karin, är funktionen ”Ask a colleague”. Denna funktion är integrerad på intranätet och gör det möjligt för vem som helst att ställa en fråga till alla som är verksamma i organisationen. När frågan är ställd får samtliga på intranätet en notifikation och kan då svara på frågan, bevaka konversationen eller helt enkelt bara strunta i den – allt beroende på om den är av intresse eller inte. 

Frågor som ställs med hjälp av ”Ask a colleague” börjar ofta med: Är det någon som vet vem? Eller: Är det någon som vet var? Men så länge som ämnet är arbetsrelaterat är alla frågor välkomna.

Karin förklarar att funktionen i sig är väldigt tidseffektiv och erbjuder ett kunskapsutbyte som annars förmodligen inte hade varit möjligt. 

Några lärdomar

I arbetet med Scanias sociala nätverk har Karin och hennes kollegor dragit flera lärdomar. De har bland annat kommit till insikten att ständigt förbättringsarbete är betydligt bättre än en stor lansering. Förändringar likt dessa tar tid, och detta är något som de flesta medarbetare har förståelse för.

Vidare berättar Karin att idéer och åtgärder nödvändigtvis inte behöver komma uppifrån och ner. I många fall är det en framgångsfaktor när saker kommer från gräsrotsnivå istället för från ledningen. Detta eftersom de ”vanliga” arbetarna ofta är mer insatta i hur det dagliga arbetet sköts och vad som skulle kunna göras bättre. 

Allmänna observationer

Karin avslutade sin presentation med några allmänna observationer:

  • Jobba med information och engagemang parallellt
  • Leta efter människors drivkrafter
  • Arbeta med ett dedikerat team
  • Hitta de naturliga ledarna

Biografi Karin Gustavsson

Karin har jobbat på Scania IT de senaste tre åren. Hon ansvarar bland annat för det interna sociala nätverk som används globalt på Scania. Karin har en bakgrund inom strategisk kommunikation och har jobbat med en lång rad uppdrag, främst inom internkommunikation och intranät, både som konsult och anställd.