Riksdagens nya rollstyrda intranät

Jessica Bodin (Riksdagsförvaltningen)

Riksdagens intranät har tre olika målgrupper som i det stora hela har samma behov som ska uppfyllas på intranätet. Men hur gör man intranätet relevant och intressant när användarna har olika fokus i sitt uppdrag och arbete? Detta var någonting som Jessica Bodin diskuterade i sin presentation ”Riksdagens nya rollstyrda intranät” på Intranätverk 2014: Stockholm.

Jessica Bodin arbetar som projektledare på Riksdagsförvaltningen och har under de två senaste åren jobbat med intranätet. Hon har spelat en stor roll i framtagandet av Riksdagens nya intranät som lanserades i mars 2014.

Bakgrund

Innan arbetet med det nya intranätet påbörjades gjorde Jessica och hennes kollegor en förstudie samt en grundlig behovsanalys. Detta följdes av cirka ett års genomförandeprojekt. Riksdagens nya intranät är byggt på EPiServer 7 tillsammans med SharePoint 2013 där EPiServer främst används som ett publiceringssystem. Jessica berättar att man i dagsläget försöker koppla ihop EPiServer med SharePoint och vidareutveckla det för de sociala delarna. Vidare förklarar Jessica att Riksdagen i dag har cirka 1500 användare som nyttjar intranätet nästan varje dag. Intranätredaktionen består av sex medarbetare där alla jobbar heltid med olika uppdrag. Utöver detta finns en projektledare – en roll som innehavs av Jessica på deltid.

Målgrupper, behov och rollstyrning

Ledamöter, partikanslier och riksdagsförvaltningen – dessa är de tre målgrupper som Riksdagens intranät vänder sig till. Även om målgrupperna i sig är väldigt tydliga har de verksamma i Riksdagen inte samma regler och förutsättningar. Just därför har Jessica och hennes kollegor valt att rollstyra intranätet. Jessica berättar att det i huvudsak är tre delar på intranätet som är rollstyrda. En av delarna är den som innefattar nyheter och går under namnet ”Aktuellt”. Den som jobbar på Riksdagsförvaltningen kan exempelvis få egna nyheter som är märkta med ”RDF”.

Nyheterna kan också riktas specifikt till chefer/ansvariga. De nyheter som inte är märkta gäller för alla. Även om materialet är märkt är det möjligt för samtliga användare att se allt som cirkulerar på intranätet. Detta genom funktionen ”Byt roll”. Jessica förklarar att man där kan gå in och se intranätet som om man vore någon annan. Utöver nyheterna finns det två andra delar som också är rollstyrda.

På Riksdagens intranät finns en flik som heter ”Jag vill”. Denna fungerar som ett stöd för medarbetarna av praktisk och administrativ karaktär. Jessica berättar att syftet med detta är att samtliga ska kunna fokusera på sina huvudsakliga uppgifter och inte behöva lägga ned tid på att leta på intranätet. Vidare har Jessica och hennes kollegor också gjort det möjligt att blanda rollstyrda sidor med sidor som är till för alla. Till detta har man infört en teknisk lösning som tillåter att återanvända block och bara ändra där det behövs.

Sökfunktionen

Hur går det då till i sökfunktionen? Jessica förklarar att en sökning på exempelvis ”resa” ger ett resultat som riktar sig till förvaltningen och ett som vänder sig till ledamöterna. Däremot ger denna sökning inget specifikt resultat för partikanslierna då dessa inte ersätts vid resor. Den som söker behöver därför vara lite uppmärksam om det som kommer upp vid sökningen verkligen gäller en själv. När man klickar på ett sökresultat är sidorna i sig också märkta med exempelvis ”ledamot”.

Nya vs. gamla intranätet

En stor skillnad med Riksdagens nya intranät jämfört med det gamla är att den tidigare versionen var relativt informationstung medan den nya är mer uppgiftsbaserad. Det nya intranätet är dessutom anpassat för mobil användning i mycket större utsträckning. Jessica berättar också att Riksdagen har gått från ett ganska vildvuxet intranät till ett där redaktionen har superkoll. Sist, men inte minst, finns det betydligt mer så kallat verksamhetskritiskt innehåll, vilket gör att medarbetarna behöver använda intranätet för att kunna utföra sitt arbete.

Vad tycker redaktörerna om det rollstyrda intranätet?

Enligt Jessica mottogs det nya intranätet väl bland redaktörerna. Det som i första hand uppskattades var möjligheten att kunna anpassa innehållet efter mottagaren, vilket gör det lättare att nå rätt målgrupp. Tack vare rollstyrningen kan man nu också rikta material direkt till specifika personer. På den negativa sidan innebär det nya intranätet en ganska stor omställning i tankesätt. Det gäller att redaktörerna håller tungan rätt i mun då rollstyrningen kräver uppmärksamhet vid publicering.

Arbetsmetoden

Som avslutning valde Jessica att säga några ord om själva arbetsmetoden vid genomförandet av projektet. Hon berättar att man under projektets gång använde sig av Scrum. Och enligt henne har det fungerat otroligt bra att arbeta enligt en anpassad version av Scrum när man jobbar med just innehållsutveckling, både under och efter projektet.

Biografi Jessica Bodin

Jessica Bodin har de senaste sjutton åren arbetat som projektledare för digitala lösningar för extern och intern kommunikation för både myndigheter och den privata sektorn. Hjärtat klappar extra mycket för användbarhet och användarens upplevelse. Hon har tagit fram flera prisbelönta webbplatser och appar, bland annat för IKEA Sverige och för Utrikesdepartementet och Sida.