Praktikfall Metria: ett verksamhetskritiskt intranät

Linda Backlund (inUse)

Ännu ett kärt återseende från Intranätverk: Göteborg. Linda Backlund från inUse berättade om deras arbete med Metrias intranät som resulterade i en plattform för smidigt samarbete inom organisationen och med kund. Att säga intranät i det här fallet är kanske inte helt korrekt eftersom Metria till slut valde att kalla det för någonting annat…

Det statliga bolaget Metria (tidigare en del av Lantmäteriet) har 22 kontor i Sverige utspridda från Kiruna i norr till Malmö i söder. När det var dags för Metria att skaffa ett nytt intranät   fick Linda Backlund från inUse uppdraget att utforska vad det bästa intranätet för bolaget skulle vara och sedan vara med i processen att utforma det.

Nyttan uppstår i användningen

InUse har ett motto som heter ”nyttan uppstår i användningen”. Linda förklarar att det utgår från tre punkter där den mellersta är själva systemet – i det här fallet ett intranät. Verksamheten (till höger) vill göra en investering i det här systemet, och för den investeringen vill man självklart få ut en viss effekt. Till vänster finns användarna som nyttjar systemet. En arbetsinsats som användarna naturligtvis vill få ut en viss nytta av.

Enligt Linda är detta en cykel som måste hänga ihop. För att verksamheten ska kunna få de önskvärda effekterna av investeringen behövs en förståelse för vilket värde användarna kan få för att de i sin tur ska använda systemet. Om det råder några tveksamheter här är chansen till succé inte särskilt stor.

Effektstyrning

Vid Lindas första möte med Metria diskuterades olika typer av intranät och i vilken riktning intranätet skulle gå. Och Metria kände sig tryggt med den metod som inUse använder sig av.

Metoden som Linda applicerar kallas för Effektstyrning ®. Den börjar med den ack så väsentliga frågan ”varför” för att förstå och beskriva syftet med verksamheten. Att göra klart för vad verksamheten vill uppnå är en grundpelare för att skapa ordning och en tydlig riktning.

Nästa steg handlar om att förstå användningen: hur gör användarna i dag och hur vill de agera framöver? Vad är det som motiverar dem och vad är det som hindrar dem? Linda förklarar att det är först när dessa frågor har besvarats som man kan börja utforma lösningen, det vill säga vad. Vad kan vi göra för att hjälpa användarna för att de ska lyckas? Detta handlar också om att kunna generera ett värde till både användarna och verksamheten.

Effektstyrningens tre faser:

  • Undersökningsdelen som innefattar en analys, både kring verksamheten och användarna.
  • Utvecklingsdelen som gärna får göras i små avgränsade enheter.
  • Effektstyrd förvaltning – den kontinuerliga förbättringsprocessen.

Effektstyrningens olika delar sammanfattas i en effektkarta som fungerar likt en blueprint för projektet. Linda berättar att effektkartan är av stort värde då den har fastställts på hög nivå. Även om den visserligen är ett levande dokument ger den möjligheten att skjuta bort en massa tyckande som skapar oreda under arbetets gång.

Från problemidentifiering till uppföljning

För att ta reda på varför och hur använder sig Linda av semistrukturerade intervjuer. Både för att titta på verksamhetens mål och syfte, men också för att förstå användarna och deras mönster. Linda förklarar att det med hjälp av dessa intervjuer är enkelt att ta reda på var det gör mest ont i verksamheten. Utöver intervjuerna hålls även workshops för att justera och förankra besluten med nyckelpersoner i organisationen.

Någonting som också är otroligt viktigt, enligt Linda, är mätning och uppföljning. Dels att validera och testa under projektets gång med riktiga användare, men också att man följer upp projektet i efterhand. Därför är det högst väsentligt att formulera mätpunkter och det är bra om man gör en så kallad nollmätning för att veta var man står i dag.

Linda berättar att problemet i Metrias fall handlade mycket om att bolaget hade ett stort lönsamhetsfokus, vilket gjorde att man jobbade mer och mer i stuprör istället för att samarbeta. Detta förstärktes av att Metria hade många olika system som hade växt upp från gräsrotsnivå. Konsekvenserna blev att man inte visste vad den andra gjorde och hade dålig koll på bland annat kundrelationer. Samarbete och koll var därför två nyckelord som identifierades.

Ett verksamhetskritiskt intranät

Under processen med att ta fram Metrias nya intranät cirkulerade det flera tankar i bolaget om vikten av ett projekt som detta. Den stora frågan handlade om varför just detta var verksamhetskritiskt. För att kunna åstadkomma någonting bra är det, enligt Linda, väsentligt att verksamhetsnytta lyfts upp. Det är just när intranätet stödjer affären och verksamheten som de anställda behöver använda det och sedermera kommer använda det. Linda förklarar att det annars finns en risk att intranätet bara blir någonting som är bra att ha.

När projektet hade slutförts och intranätet stod redo valde Metria, till skillnad från många andra, att avvika från benämningen intranät. Det kallades istället för Metria ENAS som står för Engagerat Nära Agilt Samarbete – ord som representerar bolagets kärnvärden. Just ordet samarbete var något som Metria la till parallellt med intranätprojektet då detta blev allt mer framträdande. Ett ganska bra bevis på att projektet i sig och Lindas arbete var väldigt lyckat.

Fler praktikfall om intranät presenterade på Intranätverk.

Biografi Linda Backlund

Linda Backlund är strateg och projektledare sedan flera år tillbaka och har arbetat på inUse de senaste tre åren. Hon drivs av att vara involverad i stora intranätprojekt med dedikerade team. Om Linda får bestämma lämnas ingenting åt slumpen och hon har gärna ett finger med i hela processen från strategi till lansering.

Vi frågar – Linda svarar:

Kan du dela med dig av en framgångsfaktor i ditt arbete med intranät?

Det handlar väldigt mycket om att ha en process som gör att medarbetare, beställare och intressenter är med från början. Så att det blir en förankring längs med vägen och en gemensam bild av vad vi ska uppnå och vad som är viktigt.