Organisationsprinciper för en sammanhållen digital arbetsplats

Fredric Landqvist (Findwise)

Hur skapar man hållbara rutiner, processer och verktyg för att få en sammanhållen digital arbetsplats och användarupplevelse? Och hur skapar man en smidig informationshantering i den digitala vardagen? Dessa var frågor som Fredric Landqvist från Findwise diskuterade i sin presentation, med exempel från DNV GL, Husqvarna och Domstolsverket.

Fredric Landqvist är sedan ett år tillbaka hemmahörande på Findwise. Vid sidan av sitt primära jobb spenderar han också tid vid institutionen för tillämpad IT på Göteborgs universitet. Ett stort intresse för Fredric är informatikfrågor, det vill säga socialiseringsnormen för hur vi människor använder information för att kunna jobba och göra saker ihop.

I sin presentation på Intranätverk 2014: Malmö diskuterade Fredric organisationsprinciper för en sammanhållen digital arbetsplats.

Exempel: Kylskåp och garderob

Fredric inledde sin presentation med att förklara att många av oss väljer att sortera våra varor i kylskåpet på ett visst sätt. Det mest praktiska är att placera varorna med kort utgångsdatum längst fram och de med längre hållbarhet i kylskåpets bakre del. En princip som kan tyckas självklar, men som inte följs av alla.

Ett annat exempel är hur vi organiserar våra garderober. Vissa väljer att placera de kläder som de främst vill använda på ett ställe där det är enkelt att komma åt dem. Även här pratar vi om en ganska otvivelaktig princip för att underlätta vid själva urvalsprocessen.

Enligt Fredric är dessa två exempel väldigt talande i och med att de illustrerar en praxis som borde följas. Men något som vi måste ta i beaktning är att vi alla har olika användarbeteenden runt den sorteringsalgoritm vi har för gemensamma resurser.

Ordning och reda

Fredric förklarar att vi människor inte kan låta bli att hänga ihop. Men när vi pratar om sorteringsalgoritmer kretsar mycket kring att försöka få människor att samarbeta runt samma tema, vilket inte alltid är så lätt. Det finns dessutom en densitet, det vill säga hur mycket som får plats, som måste has i åtanke. När det gäller organiseringsprinciperna för vårt innehåll har vi dock glömt bort den här enkla mekanismen. Fredric förklarar att detta i längden innebär att vår hårddisk eller liknande till sist är överfull, och att gå igenom allt material kräver mycket tid och blir sällan gjort.

Därför förespråkar Fredric lite ordning och reda. Han berättar att vardagen för oss som arbetar med intranät ofta ser ut precis på detta vis, med en massa dokument som inte har kvalitetsstämplats på flera år. Ett annat bekymmer är alla dessa ihopbyggda system som i många fall har helt separata organiseringsprinciper. För att kunna nå fram mellan systemen krävs en organisering som sträcker sig utanför den enskilda entiteten.

Organisering genom metadata

Som forskare har Fredric tittat en hel del på vad som händer på utsidan. Och enligt honom kan flera av de organiseringsprinciper som vuxit fram på utsidan nu även användas på insidan. Allt handlar om metadata, något som Fredric brukar kalla för resursbeskrivningar. På ett klädesplagg finns det exempelvis en resursbeskrivning som är väldigt användbar i tvättstugan. Det är dock få personer som sorterar sina kläder i garderoben efter tvättanvisningar, något som emellertid hade underlättat stort vid själva tvättprocessen.

Samma princip gäller för den information som vi skapar i alla dessa gemensamma system. Den som skriver ett dokument har ett särskilt syfte, medan den som ska hitta dokumentet har ett helt annat användningsområde. Detta betyder att vi måste ha delaktighet. De personer som skapar innehåll i alla dess former måste bjuda in de som använder informationen för att skapa en bättre beskrivning.

Riksantikvarieämbetet och standarder

För att illustrera lyfte Fredric fram Riksantikvarieämbetet som har i uppgift att vara en minnesorganisation, det vill säga att katalogisera alla prylar från runstenar till tavlor. Efter att de hade skrivit långa register som beskrev alla objekt insåg de att några saker var dåligt beskrivna. För att lösa detta använde de sig av användarna.

Fredric förklarar att varje profession har en viss metod för vad den vill beskriva, vilket gör att behovsbilden varierar för olika människor. Därför måste man komma överens om vad det är man egentligen pratar om. Eftersom nästan inga verksamheter är helt unika finns liknande standarder hos de flesta. Det som är bra med dessa är att de kan fungera som praxis. Och enligt Fredric kan dessa standarder också vara en normering för vår inre arbetsarena.

För mer information om metadata och standarder samt fler illustrerande case; titta gärna på Fredrics presentation från Intranätverk: Malmö (video på Vimeo).

En sammanhållen digital arbetsplats och användarupplevelse

Enligt Fredric finns alla förutsättningar för att kunna applicera dessa metoder i arbetet med intranät och digitala arbetsplatser. Faktum är att allt redan finns på utsidan – väldigt snyggt illustrerat, välfungerande och väl sammansatt. Fredric förklarar att om vi exempelvis söker på Leonardo Da Vinci på Google kommer vi att få upp namnet på honom, en strukturerad sökresultatruta, samt en massa referenser till hans tavlor etc.

Med hjälp av metadata och standarder kan alltså saker som ligger på olika ställen, med olika syften, harmonisera med varandra. Någonting som i det stora hela skapar en sammanhållen användarupplevelse.

Biografi Fredric Landqvist

Fredric Landqvist har lång erfarenhet i intranätbranschen och arbetar i dag som informationsstrateg och informationsarkitekt. Sedan 2002 är han också industridoktorand på institutionen för tillämpad IT vid Göteborgs universitet.

Vi frågar – Fredric svarar:

Vad tycker du är det mest intressanta med intranät?

Att det ska vara en replika av den externa Internetframväxten. Rent logiskt borde det vara lättare att få folk på insidan att arbeta ihop, men så är det inte. Faktum är att folk i professionella nätverk delar bättre och enklare än vad de gör på insidan. Internet är en väldigt länkad arena, men intranäten är fortfarande strukturerade genom olika uppgiftsorienterade stödsystem och man har en massa dokument, vilka är svåra att länka. Det är en stor utmaning och blir intressant att försöka lösa.