Introduktionsprogram på intranätet för nyanställda

Att byta arbetsplats kan vara en nervös process för många. Som nyanställd är det därför viktigt att snabbt känna sig bekväm och komma till underfund med vad som förväntas av en. I sin presentation på Intranätverk 2014 berättade Ingvar Johansson om NNE Pharmaplans introduktionsprogram för nyanställda och hur detta har gynnat såväl medarbetarna som företaget.

Istället för att berätta om vad NNE Pharmaplan är och gör rekommenderar vi er att kika på Ingvars korta introduktion av företaget i början av hans ”presentation på Intranätverk 2014”.

När man inledde processen med att på deras intranät skapa ett nytt introduktionsprogram för nyanställda (också kallat on-boarding-program) var den självklara frågan varför detta behövdes. För NNE Pharmaplans del grundade sig det hela i att det inte fanns något gemensamt system, och man såg många fördelar med att skapa ett introduktionsprogram som alla kunde använda sig av. Bara inom de närmaste tre åren räknar företaget med att anställa mellan 1000 och 1 500 personer och enligt Ingvar uppstår det ofta problem när det gäller ombyte av personal. Eftersom NNE Pharmaplan sysslar med att sälja kunskap blir det en dyr process att byta medarbetare med allt som det innebär. Det nya systemet skulle därför bidra till såväl en ökad trygghet hos de nyanställda som ökad effektivitet och minskade kostnader.

Introduktionsprogrammet ”Navigate”

Genom introduktionsprogrammet får de nyanställda lära sig om företaget samt får en inblick i marknaden. De ges dessutom träning i viktiga arbetsmoment och har därmed en bra grund att stå på när det ”riktiga” arbetet väl drar igång. Hur går man då till väga? När NNE Pharmaplan utvecklade programmet använde man sig av en modell som heter SCRUM där de olika uppgifterna delades in i små bitar. Själva introduktionen består av tre missioner och börjar på företagets webbplats för att sedan fortsätta på intranätet.

Mission 1

Här loggar den nyanställda in på ett konto via företagets webbplats. Personen möts av en välkomstvideo där de olika ledarna i företaget medverkar. Därefter förs du vidare till ett kontrollrum i vilket de olika uppgifterna finns tillgängliga. Här ges du också tydliga direktiv med hjälp av en introduktionsvideo som förklarar hur det hela går till. När du klickar på de olika uppgifterna kommer du in på en sida som består av text, information och en uppgift. Uppgifterna är av många olika typer men gemensamt är att det finns ett inslag av interaktivitet. När du löst dina uppgifter tilldelas du en examen och leds vidare till nästa steg.

Mission 2

Den här delen sker på intranätet och handlar mer om undervisning än allmänvetande om firman. Tanken är att den nyanställda ska lära sig viktiga moment och precis som i föregående del ställs du inför flera olika uppgifter som leder fram till en examen.

Det här systemet skulle bidra till en ökad trygghet med att byta arbetsplats. Ingvar Johansson

Mission 3

Ganska liknande föregående del fast med andra typer av moduler. Här finns också en interaktiv fråga-svar-funktion där du kan ställa frågor till personalchefen. I detta steg stöter du även på ett flertal att-göra-listor som innehåller checklistor som du ska beta av. När du tagit dig igenom de tre stegen får du en examen som bevis på din nytillägnade kunskap. Och därefter är du mer än redo att möta de utmaningar som väntar. För att göra själva inlärningsprocessen rolig och givande använder sig NNE Pharmaplan av något som kallas för ”blended learning”. Det är ett sätt där man blandar olika typer av lärande – det kan exempelvis vara face-to-face, e-learning, videoklipp, webinars, eller ren och skär läsning.

När NNE Pharmaplan gjorde sitt introduktionsprogram satte de upp ett krav på att man skulle arbeta på befintliga plattformar och att man i den mån möjligt skulle använda sig av resurser inom organisationen. Ungefär 75 procent har gjorts utan extern inblandning, vilket har reducerat kostnaderna en hel del. Projektteamet bestod av anställda från både HR och IT, något som enligt Ingvar innebar stora utmaningar ur ett kommunikationsperspektiv. Det var därför väsentligt att tidigt formulera klara direktiv för hur arbetet skulle bedrivas så att alla jobbade på samma nivå.

Biografi Ingvar Johansson

Ingvar ”Ingo” Johansson bor i Malmö och jobbar på NNE Pharmaplan norr om Köpenhamn, Danmark. Hans arbetsuppgifter är mycket varierande med fokus på webbdesign, kommunikation, användbarhet/användarvänlighet med mera. Därutöver förekommer det en hel del bild- och videoredigering.

Ingvar är ursprungligen autodidakt grafiker/illustratör. Han gick över till design på elektroniska medier i början av 90-talet och läste några år senare en utbildning som hette ”Internetspecialist”. Det avslutande examensprojektet gjorde han hos NNE (som det hette på den tiden) och har sedan 1997 varit anställd där. Numera kan ”Ingo” också stoltsera med att ha fått en bensinstationskedja uppkallad efter sig…

Vi frågar – Ingvar svarar

Vad skulle du säga är det mest intressanta med intranät?

Om jag börjar med webben som media så går utvecklingen i en väldigt hög fart, vilket sällan gör det tråkigt utan bara svårt att följa med i. På vårt företag är vi cirka 2000 medarbetare på ungefär 25 platser globalt. Därför är det väldigt intressant och spännande att försöka hjälpa kollegorna att lösa sina uppgifter, hitta information och kommunicera med varandra på ett bra sätt. Helt enkelt att underlätta deras vardag.

Vilken skulle du säga är den främsta utmaningen i arbetet med intranät i dagsläget?

Det tror jag kan vara att antalet mediekanaler/plattformar har ökat så kraftigt. Inte bara på intranätet med nyheter, sociala nätverk, forum etc. utan också att mobila enheter som tablets och smartphones har tillkommit. I dag ska applikationer fungera på många fler browsers och styrsystem, och alla ska ha snabb tillgång till innehållet.