Navigate – smart och effektiv hjälp för nyanställda

Ingvar ”Ingo” Johansson (NNE Pharmaplan)

Under Intranätverk: Göteborg fick vi stifta bekantskap med Ingvar Johansson då han berättade om NNE Pharmaplans nya ”on-boarding”-program. På Intranätverk: Malmö var han tillbaka och delade ännu en gång med sig av det framgångsrika introduktionsprogrammet som gör det lättare för nyanställda att snabbt bekanta sig med organisationen och komma in i sina arbetsuppgifter.

Ingvar började sin presentation med att visa en kort introduktion av NNE Pharmaplan. Om du är intresserad av att få lite bakgrundskunskap om företaget ber vi dig att kika på Ingvars presentation från Intranätverk: Malmö (video på Vimeo). När NNE Pharmaplan inledde processen med att skapa ett nytt introduktionsprogram för nyanställda (också kallat on-boarding-program) var den självklara frågan varför detta behövdes. För NNE Pharmaplans del grundade sig det hela i att det inte fanns något gemensamt system för nyanställda, och man såg många fördelar med att skapa ett introduktionsprogram som alla kunde använda sig av. Inom de närmaste tre åren räknar företaget med att anställa mellan 1000 och 1 500 personer och, enligt Ingvar, uppstår det ofta problem vid ombyte av personal. Eftersom NNE Pharmaplan sysslar med att sälja kunskap blir det en dyr process att byta medarbetare med allt som det innebär. Det nya systemet skulle därför bidra till såväl en ökad trygghet hos de nyanställda som ökad effektivitet och minskade kostnader.

En bra grund att stå på

Ingvar berättar att tanken bakom introduktionsprogrammet är att de nyanställda ska lära sig om företaget och samtidigt få en inblick i marknaden. De ges dessutom träning i viktiga arbetsmoment och har därmed en bra grund att stå på när det ”riktiga” arbetet väl drar igång. Hur går man då till väga för att uppnå detta? När NNE Pharmaplan utvecklade programmet använde företaget sig av en modell som heter SCRUM där de olika uppgifterna delades in i små bitar. Själva introduktionen, som den ser ut i dag, består av tre “missioner” och börjar på företagets webbplats för att sedan fortsätta på intranätet.

De tre missionerna

Mission 1: Här loggar den nyanställda in på ett konto via företagets webbplats. Personen möts av en välkomstvideo där de olika ledarna i företaget medverkar. Därefter förs du vidare till ett kontrollrum i vilket de olika uppgifterna finns tillgängliga. Här ges du också tydliga direktiv med hjälp av en introduktionsvideo som förklarar hur det hela går till. När du klickar på de olika uppgifterna kommer du in på en sida som består av text, information och en uppgift. Uppgifterna är av varierande slag men gemensamt är att det finns ett inslag av interaktivitet. När du löst dina uppgifter tilldelas du en examen och leds vidare till nästa steg. Mission 2: Den här delen sker på intranätet och handlar mer om undervisning än allmänvetande om firman. Tanken är att den nyanställda ska lära sig viktiga moment, och precis som i föregående del ställs du inför flera olika uppgifter som leder fram till en examen. Mission 3: Ganska liknande föregående del fast med andra typer av moduler. Här finns också en interaktiv ”fråga-svar-funktion” där du kan ställa frågor till personalchefen. I detta steg stöter du även på ett flertal ”att-göra-listor” som innehåller checklistor som du ska beta av. När den nyanställda tagit sig igenom de tre stegen får han eller hon en slutlig examen som bevis på sin nytillägnade kunskap. Och därefter är denne mer än redo att möta de utmaningar som väntar.

”Blended learning” och projektteamet

För att göra själva inlärningsprocessen rolig och givande använder sig NNE Pharmaplan av något som kallas för ”blended learning”. Det är ett sätt där man blandar olika typer av lärande – det kan exempelvis vara face-to-face, e-learning, videoklipp, webinars, eller ren och skär läsning. Projektteamet bakom introduktionsprogrammet bestod av anställda från både HR och IT, något som, enligt Ingvar, innebar ett antal utmaningar ur ett kommunikationsperspektiv. NNE Pharmaplan samarbetade bland annat med kinesiska utvecklare, vilket ställde höga krav på tydlighet. Det var därför väsentligt att tidigt formulera klara direktiv för hur arbetet skulle bedrivas så att alla jobbade på samma nivå.

Effektivt ur flera aspekter

När NNE Pharmaplan gjorde sitt introduktionsprogram satte företaget upp ett krav på att man skulle arbeta på befintliga plattformar och att man, i den mån möjligt, skulle använda sig av resurser inom organisationen. Ungefär 75 procent har gjorts utan extern inblandning, vilket har reducerat kostnaderna en hel del. Inte nog med att kostnaderna har varit låga, det nya introduktionsprogrammet har också visat sig vara en stor succé för organisationen. Kunskapsfrämjande och tidseffektivt är två andra attribut som sticker ut, och det är kanske just därför som programmet har uppmärksammats även utanför företaget.

Biografi Ingvar ”Ingo” Johansson

Ingvar ”Ingo” Johansson bor i Malmö och jobbar på NNE Pharmaplan norr om Köpenhamn, Danmark. Hans arbetsuppgifter är mycket varierande med fokus på webbdesign, kommunikation, användbarhet/användarvänlighet med mera. Därutöver förekommer det en hel del bild- och videoredigering. Ingvar är ursprungligen autodidakt grafiker/illustratör. Han gick över till design på elektroniska medier i början av 90-talet och läste några år senare en utbildning som hette ”Internetspecialist”. Det avslutande examensprojektet gjorde han hos NNE (som det hette på den tiden) och har sedan 1997 varit anställd där. Numera kan ”Ingo” också stoltsera med att ha fått en bensinstationskedja uppkallad efter sig…