Intranätstrategi och förändringsarbete

Helene Dahlberg (NetRelations)

Vad finns det för särskilda krav att ta hänsyn till i globala intranätprojekt? Hur arbetar man strategiskt med utveckling, utrullning och införande av ett nytt intranät? Och när börjar egentligen förändringsarbetet? Dessa var frågor som Helene Dahlberg från NetRelations diskuterade i sin presentation ”Intranätstrategi och förändringsarbete” på Intranätverk: Stockholm – en presentation som byggde på hennes arbete med ett globalt företag inom förpackningsbranschen.

Helene Dahlberg arbetar som intranätstrateg på NetRelations och har lång erfarenhet från webbkommunikation och intranätutveckling. Hennes stora intresse ligger i hur man gör information tillgänglig samt hur man skapar informationintranät som ger ett mervärde för slutanvändaren och den tilltänkta målgruppen.

Agenda

På Intranätverk: Stockholm berörde Helene ämnena intranätstrategi och förändringsarbete i ett projekt med ett globalt företag inom förpackningsbranschen. Agendan för presentationen såg ut som följer:

  • Varför är det svårt att få användarna att ta till sig ett nytt intranät?
  • När börjar förändringsarbetet och hur kan man öka användandet av intranätet?
  • Varför behöver man en intranätansvarig och hur arbetar man med en strategi?

Varför är det svårt att få användarna till intranätet?

Enligt Helene finns det en massa olika anledningar som ofta är gemensamma för många organisationer. Det kan handla om allt från ointresse till att det inte finns tid för att arbeta med intranätet eller att intranätet inte fyller någon funktion.

Helene berättar att man, i det berörda fallet, ställdes inför utmaningen att gå från 50 intranät till 1 intranät. Det första steget var att föra över all global information till det nya intranätet. Enligt Helene finns det ingen mening med att ha informationen lokalt om den redan är tillgänglig globalt – då är det istället bättre att ärva och använda sig av den information som redan existerar. Detta är ett nytt sätt att tänka och strukturera innehåll och ett förändringsarbete som involverar aktiva val om vilken information som är nödvändig för en specifik målgrupp eller användare. Det är också när användarna får göra aktiva val som de börjar se nyttan och fördelarna med intranätet.

Vidare förklarar Helene att man gick från ett delvis organisatoriskt och uppgiftsorienterat intranät till ett personifierat och uppgiftsorienterat intranät. Mycket fokus lades på att förbättra sökfunktionen och införa ny funktionalitet för samarbete.

När börjar förändringsarbetet?

Enligt Helene börjar förändringsarbetet redan i ett tidigt stadium när diskussionen om ett nytt intranät tar vid – vid förstudien och business caset. Hon förklarar att man från start oftast är en ganska liten grupp som börjar analysera behov och skapa en målbild. Det stora förändringsarbetet tar dock vid när projektet påbörjas och förväntningar byggs upp under utrullningsprojekt, workshops och intervjuer etc.

Lanseringsaktiviteter är en del av kommunikationsplanen som i grund och botten handlar om att visa funktionalitet och möjligheter med intranätet och skapa beröringspunkter med användarna. Men att införa nya sätt att jobba och ändra beteende tar lång tid och måste kontinuerligt arbetas med.

Just därför kommer det största förändringsarbetet efter projektet när man ska få de anställda att använda det nya intranätet och se möjligheter som finns. Särskilt i projekt med personaliserade intranät där de anställda behöver tid för att lära sig se fördelarna med de nya funktionerna och börja anpassa sig till nya beteenden på intranätet.

 


 

I nästa del av Helenes presentation pratade hon om hur man arbetar med förändring på både det strategiska och praktiska planet.

Strategiskt förändringsarbete handlar om att veta intranätets målgrupper, vad de behöver och vilka som är nyckelpersoner inom organisationen, och hur man bäst når ut och aktiverar dem under och efter projektet.

Praktiskt handlar det om att veta när, hur och hur mycket man ska kommunicera till de olika målgrupperna. Hur hittar man ”early-adopters” och hur kan man använda dem för att kommunicera fördelar och erfarenheter till andra?

Samtidigt är det också viktigt att kunna påvisa vilken nytta och effekt det nya intranätet ger med KPI:er, enkätundersökningar, användartester och statistik.

Intranätstrategi

Helene avslutade sin presentation med några korta ord om intranätstrategi. Enligt henne handlar strategi alltid om nuläge och framtid. Hon förklarar att en intranätstrategi måste följa företagets strategiska mål och visioner. Intranätstrategin behöver också utvecklas och göras om under tidens gång då man ständigt befinner sig i nya ”nulägen” och utefter dem måste skapa nya mål och visioner.

Biografi Helene Dahlberg

Helene Dahlberg jobbar som intranätstrateg på NetRelations och har femton års erfarenhet från att arbeta med intranät och webben i internationella företag.