Intranät­projekt

Ett intranätprojekt kan förstås vara olika i omfattning, svårighetsgrad och resurstilldelning. Under åren har vi själva genomfört ett par och bistått i många intranätprojekt. Här har vi samlat några av de erfarenheterna. Vi fokuserar har på de delar av ett projekt kring intranät som sker före en eventuell upphandling och det som ingår efter upphandlingsfasen i ett intranätprojekt. Och kom ihåg: det viktigaste är att kontinuerligt arbeta med förbättringar av intranätet och undvika åtminstone omdesign-projekt, även om det ibland förstås kan vara nödvändigt. Hur du kontinuerligt arbetar med intranätet kan du höra Nils-Erik Gustavsson berätta om i presentationen ”Tre år med mitt intranät”.

Förstudie

Denna del av ett projekt är nog det allra viktigaste och det som måste genomföras grundligt för ett lyckat intranätprojekt som leder till ett intranät som både användarna och organisationen vill ha och använda. Vi har mycket positiva erfarenheter av både effektkartläggning och Customer Carewords som metoder för att identifiera användningskrav och sätta mål och önskad effekt. Alla metoder där användaren och användningen sätts i fokus är bra. Björn Böller berätta i ”Applying User-Centered Design (UCD) to Intranet Projects…or how employees can/should be involved” om hur de samlade in krav och involverade användarna i utvecklingen av sitt prisvinnande intranät. Märk väl att kravinsamling inte får bli för detaljerad. Vad användarna vill och varför är i denna fas viktigare än hur de vill göra något.

Varför är faktiskt den allra viktigaste frågan och den förklaras väl av Samuel Driessen i denna presentation: The importance of why for intranets and digital workplaces. I förstudiefasen kan också viktiga nyckelpersoner och intressenter (stakeholders) identifieras. Att jobba tillsammans med dem är avgörande för om intranätet (och projektet) i slutändan ska bli framgångsrikt. Hur du kan jobba med förankring kan du höra Sara Redin berätta om i sin presentation ”Intranätets förankring i organisationen”.

Kravspecifikation

En kravspec ska enkelt beskrivet innehålla alla de krav som anses viktiga och relevanta, men även oviktiga och irrelevanta. Den innehåller övergripande krav baserat på den vision och de mål som intranätet har. Även viktiga principer fastställs i en kravspec. Om intranätet ska vara mobile-first, responsivt, tillgängligt. Vad är designprinciperna? Funktionalitet osv. Ett exempel på utmärkta principer presenteras av Jesper Bylund: ”Nio vägledande principer i intranätarbetet”. Detaljeringsgraden är förstås olika för olika typer av kravspecifikationer, men att bli för detaljerad är något vi avråder ifrån. Åtminstone om utvecklingen ska ske enligt agila principer och användbarheten ska testas innan lansering. Chansen är ganska stor att kravpecen inte lyckats beskriva användarna krav tillräckligt bra och det vet ingen förrän i användningen!

Utveckling

Utveckla intranät bör ske iterativa med agila utvecklingsmetoder. Snabba, små utvecklingsuppdrag leder till stora förbättringar över tid. Enligt devisen: Hur äter man en elefant? En bit i taget… Emil Öberg berättar om utvecklingen av Uppsala Universitets första gemensamma intranät och hur de använde behovsdriven utveckling i: ”Två år av behovsdriven utveckling – sakerna som funkar, vi har hela listan

Införande

Kanske den del av ett intranätprojekt som ofta inte får den uppmärksamhet som den förtjänar. Det är ju nu arbetet börjar på riktigt. Med utbildning, förvaltning, ledning, styrning och mycket annat. Mycket viktigt är den kommunikation och marknadsföring som sker före, under och efter införandet av projektresultatet. Att använda lanseringsvideos har blivit ett alltmer populärt grepp de senaste åren och många bra exempel hittar du i Ellen Van Aken samling av ”Intranet Launch Videos”.