Intranät­förvaltning

Intranätförvaltning (intranet governance) är det enligt oss mest avgörande för ett bra, användbart och nyttigt intranät. För att lyckas med intranätförvaltning krävs det en beslutsmässig förvaltningsorganisation med tillräckliga resurser, tydliga mål, fastställd intranätstrategi och en väl fungerande styrning och uppföljning. Läs om ett praktikfall: How Intranet Governance Helped Ericsson och Mark Morrell har länge arbetat med och skrivit mycket om intranet governance. Se Sara Redins presentation från Intranätverk 2013: There is always Governance somewhere, but has it reached your intranet?

Intranätförvaltning – organisation

Vilken typ av förvaltningmodell som än används, behövs det en styrgrupp för intranätet där viktiga strategiska och taktiska beslut tas. Kanske styrgruppen rent av ska kallas för en intranätstyrelse, likt en bolagsstyrelse. Oavsett vad den heter ska gruppen vara beslutsmässig, det innebär att de som finns representerade i intranätstyrelsen har mandat att besluta om intranätets budget (storlek och innehåll). Styrelsen fastställer också mål för intranätet. Den intranätansvariga bör regelbundet rapportera till intranätstyrelsen och rapportera hur arbetet fortskrider i förhållande till de uppsatta målen och intranätbudgeten.

Hur analys och uppföljning kan ske beskrivs i sista delen av denna artikel. Den intranätansvariga ansvarar för att intranätstrategin följs och är den som bör ansvara för att ta fram strategin för beslut i intranätstyrelsen. Fredric Landqvist har på på sin blogg ”Emergent Meccano” beskrivit hur en förvaltningsorganisation skulle kunna se ut i posten: ”Moving targets: playin’ the networked web governance game”. Illustration nedan är från bloggposten.

Governance Workflow av Fredric Landqvist
Governance Workflow av Fredric Landqvist

Intranätstyrning

Att styra ett intranät är inte enkelt för att nå den största framgång, kan det beroende på organisationens kultur behöva göras på olika sätt. Användningen av intranätet måste också förankras i organisationen. Det krävs ofta ständiga förhandlingar med olika intressenter för att nå framgång, inte bara kontroll. Det viktiga är att använda sig av sunt förnuft och sätta saker i kontext. De regelverk som är fastställda (för att utöva kontroll) kanske inte är anpassade till eller fungerar i alla verksamheter i organisationen. Dessa utmaningar i arbetet med intranät innebär att den intranätansvariga ibland måste agera diplomat och ibland polis. Emellanåt kan humor också vara användbart.

Malmö stad har fastställt ett antal principer för att leda arbetet med intranätet. Läs ”Nio vägledande principer i intranätarbetet” med Jesper Bylund för mer insikt. Utöver principer kan dokumenterade av riktlinjer och rutiner vara bra för att utöva viss kontroll.

Intranätanalys, -statistik och -utvärdering

För att veta om intranätet levererar nytta och uppfyller uppsatta mål, är det lämpligt att ha ett antal nyckeltal för intrantätet som kan mätas över tid. Nyckeltalen bör baseras på statistik från intranätet. Exempel på nyckeltal för intranätanalys: Intranet Analytics: 5 Truly Helpful Social Intranet Measurements. En påminnelse om att vi bara ska mäta det som vi ska agera på: Intranet metrics & KPIs – only measure what you mean to act upon. Självklart måste intranätstatistiken analyseras, uttolkas och förklaras.

Att ha många besök på intranätets startsida kan verka vara ett bra mått på hur populärt intranätet är. Men om alla besökare till startsidan snabbt lämnar den är det inte bra, om det är viktigt för organisationen att de besöker startsidan.

Att arbeta med kontinuerlig uppföljning går hand-i-hand med kontinuerlig utveckling. Att mäta, analysera, följa upp och agera/ändra är en bra process för ett ständigt arbetete med att förbättra intranätet. Att mäta användarnas nöjdhet med intranätet, med hjälp av kvalitativa metoder är också viktigt. Genom att analysera användningsnöjdheten kan nya insikter fås som inte hade upptäckts med hjälp av användningsstatistik. T.ex kan en total avsaknad av en för verksamheten viktig funktion upptäckas via kvalitativa undersökningar, men via intranätstatistik hade det inte uppdagats eftersom något som inte finns inte kan mätas! Ett annat sätt att upptäcka innehåll som användarna efterfrågar eller tror finns kan identifieras med hjälp av sökanalys.