Intranätets roll i digitaliseringen av dagens organisationer

Oscar Berg

I sin presentation gick Oscar Berg in på ämnet om hur allt fler organisationer genomgår en omfattande digitalisering, och hur detta påverkar såväl arbetssätt som interaktion inom och utanför organisationen. Hans slutsats var att intranät, med rätt strategi och utformning, kan komma att spela en strategisk roll som möjliggörare i den digitala transformeringen. 

Genomgår er verksamhet en digital transformering? Detta var en fråga som ställdes av analysföretaget Altimeter Group, och utgångspunkten i Oscar Bergs presentation. Frågan besvarades av flertalet företag, framför allt amerikanska, och hela 88 procent svarade ja. Vad som menas med digital transformering kan vara luddigt och Oscar förklarar att det i grund och botten handlar om att man omdefinierar organisationen – från affärsmodell till processer och arbetssätt. Även hur man kommunicerar och arbetar internt för att kunna möta kunden på ett digitalt sätt. Kort och gott ett slags paradigmskifte.

Upplevelser och evighetsloopen

Den digitala transformeringen är väldigt kopplad till hur konkurrenssituationen ser ut. Enligt Oscar förväntar sig dagens konsumenter någonting mer än bara det basala. De förväntar sig upplevelser, och det är egentligen där som företagen differentierar sig mot varandra i allt högre grad. I dagens samhälle råder det en hysteri över vissa varumärken. Bland cafékedjorna är Starbucks ett tydligt exempel. Varför har då de lyckats så mycket bättre än många andra? För att de erbjuder kunderna någonting extra utöver själva kaffet. Och de har dessutom gjort detta på ett digitalt sätt där kundupplevelsen omfattar alla digitala kanaler.

Som företag måste man alltså leverera kundupplevelser som naturligtvis behöver vara bättre än vad någon annan kan ge. Oscar förklarar också att det är högst väsentligt att samla feedback och få återkoppling kring kundernas upplevelser. Företaget behöver sedan omvandla detta till insikter som det kan använda för att förbättra sitt erbjudande. Denna så kallade evighetsloop togs fram av Esteban Kolsky och är en modell som måste fungera för ett lyckat resultat.

Två viktiga faktorer

Enligt Oscar finns det två faktorer som sticker ut i den digitala transformeringen. Dessa är kundmöte och samarbete. Gemensamt för både kundmöte och samarbete är att det i första hand ska ske digitalt och i andra hand fysiskt. Företag och organisationer måste alltså tänka om från grunden. Dels hur de möter kunderna, men också hur de kommunicerar och samarbetar internt. Oscar förklarar att detta dessvärre inte fungerar särskilt bra. Den fysiska närheten och den organisatoriska tillhörigheten blir kommunikationsbarriärer som gör det svårt för människor att arbeta med andra. Detta är någonting som måste förändras.

Förändrade arbetssätt

Någonting som kan vara både skrämmande och fascinerande, enligt Oscar, är hur vårt arbetssätt förändras. Han förklarar att vi länge har jobbat med att ersätta människor med maskiner för att slippa betala löner. Även rutinbaserat kunskapsarbete börjar ersättas av datorer i allt raskare takt. Det som dock ökar i betydelse är det kreativa kunskapsarbetet och det manuella arbetet. Människor som skruvar på saker och fixar behövs fortfarande i hög grad även om det i dagsläget handlar mer om kreativ problemlösning än rutinbaserade uppgifter. Oscar förklarar att grunden i det här arbetet är att vi har fungerande kommunikation och samarbete via digitala medel. Alla är egentligen kunskapsarbetare i någon utsträckning och det är detta vi behöver stödja med våra system som exempelvis intranätet.

Kommunikations- och samarbetsplattform

Dagens organisationer har ofta affärssystem för hela verksamheten. Det finns också funktionella system som stödjer grupper och team, och i vissa fall även någon form av projektstöd. När det gäller det mer dagliga arbetet, som att lösa uppgifter och hitta information, menar Oscar dock att stödet i många fall är dåligt. Varför? För att det i mångt och mycket består av e-post. Enligt Oscar var e-post aldrig tänkt för samarbete utan mer för att dela information på ett snabbt sätt. Som situationen ser ut i dag brottas vi emellertid med överfulla inboxar, vilket leder till en enda stor röra. Detta i sig är ett stort problem, men ett nästan ännu större bekymmer är det faktum att de allra flesta inte är medvetna om problematiken. De räds istället av tanken av ytterligare ett verktyg för att kunna kommunicera. Just här kan intranätet spela en stor roll som en kommunikations- och samarbetsplattform.

Oscar förklarar att intranätet har alla möjligheter att bidra i paradigmskiftet – från att arbetet styrs av fysisk närhet till att det formas av virtuell närhet.

Intranätets roll i den digitala transformeringen

Om intranätet kan ta den rollen har det, enligt Oscar, också ett existensberättigande i det lite längre perspektivet. Målet är i grund och botten att flytta människor närmare varandra genom bättre kommunikation och samarbete. Men för att i slutändan kunna åstadkomma detta måste följande grundstenar tas i beaktande:

  • Fokusera på individernas behov i olika situationer. Användarna behöver ha stöd i de situationer de befinner sig i.
  • Tänk mobilt först. Utgå ifrån att man ska kunna göra arbetet var som helst.
  • Bryt teknikfokuset med tjänstetänkande. Att prata om tjänster istället för teknik gör att man kan fokusera på det som är viktigast; att skapa värde.
  • Gör tjänsterna lika enkla och tillgängliga som vi är vana vid som konsumenter.
  • Ta fasta på dessa principer för effektivare kommunikation. Principer för att kunna samarbeta och kommunicera gränslöst: Öppenhet, Transparens, Deltagande, Dialog, Erkännande.

Biografi Oscar Berg

Oscar Berg bor i Lund och arbetar på frilansbasis som digital strateg och expert inom Enterprise Collaboration. Oscar har under många år bloggat och föreläst om hur sociala teknologier och mobilitet kan användas till att öka organisationers produktivitet, innovationsförmåga och snabbrörlighet.