Intranätets förankring i organisationen

Sara Redin (Think! Digital)

Sara Redin kommer från danska Think! Digital och hennes presentation handlade om hur viktigt det är att förankra intranätet i organisationen. I alla de intranätprojekt som hon har tagit del av har det funnits en vital gemensam nämnare: en projektägare som aktivt jobbat med att hantera de många intressenter/nyckelpersoner som måste inkluderas för att intranätet ska bli en succé och kunna fortsätta utvecklas.

Att förankra sitt intranät innan, under och efter ett projekt är ett måste. Annars finns det så mycket som kan gå fel. Dessa ord kommer från Sara Redin som har arbetat med många intranätprojekt under sina år i branschen. I dagsläget jobbar hon med ett intranät i en dansk/svensk organisation. Ett kännetecken i organisationen är att danskarna är väldigt framåt medan svenskarna är mer försiktiga. Det finns alltså nyansskillnader som det är viktigt att vara uppmärksam på. Och precis samma sak gäller när vi pratar om stakeholder management.

En samlad arbetsplats

I början av sin presentation refererade Sara till Jane McConnells term ”Unified workplace web”. Sara förklarar att dilemmat vi ska försöka lösa med intranät är att vi ska skapa en samlad arbetsplats för alla på det ena eller andra sättet. Detta kan vara olika svårt beroende på organisationens storlek och spridning etc. Så vilken är då den rätta vägen för att nå till ett förankrat intranät? En fråga som man kan ställa sig är om stakeholder management är annorlunda i intranätprojekt än i andra typer av projekt. Sara förklarar att så ofta är fallet, även om skillnaderna inte är allt för stora. Ett intranät fungerar inte som en extern webbplats där 80 procent av syftet kan uppfyllas av två, tre affärsenheter i ett företag. Intranät har många olika syften och ska fylla en rad olika funktioner.

Lär känna dina stakeholders

Sara förklarar att det är av stor betydelse att hålla koll på sina stakeholders och de som är viktiga i det aktuella projektet. Ett bra sätt att börja är att mappa ut vad som är viktigt för dessa personer och hur de tänker. När allt är utmappat kan det hela samlas i ett system, vilket underlättar för alla att samexistera inom samma ram. Enligt Sara är detta inte det enklaste och man behöver också ha i åtanke att stakeholders kan ändra sig med tiden då andra affärsområden kommer i fokus. Därför är det av yttersta vikt att ha en väldigt strukturerad map som beskriver hur man kan angripa de här aktörerna i sitt projekt.

Kommunikation är exempelvis en stakeholder som är viktig att ständigt hålla glad. Annars kommer avdelningen, med största säkerhet, att sätta en massa käppar i hjulet. Med IT och andra mer teknologiskt orienterade avdelningar gäller det att hålla sig involverad för att kunna arbeta tillsammans med lösningar. Sara förklarar att det naturligtvis kan se olika ut beroende på organisation, men att mappa ut sina stakeholders och deras tankar kring projektet är en oerhört viktig pusselbit. Frågan man ska ställa sig ur deras synvinkel är: What’s in it for me?

Agila processer

För ett par år sedan kom Sara till en stor organisation där en kvinna vid namn Lona arbetade. Hon hade, under ett och ett halvt år, jobbat med att förbereda alla stakeholders på att förstasidan på intranätet skulle ändras. Saras stora lärdom från detta var att Lonas insats med intressenterna var en absolut färskvara. När man har fått dem på sin sida gäller det att verkligen göra någonting här och nu. Annars finns det en stor risk att det sker någon förändring och att det hela rinner ut i sanden. Därför är det, enligt Sara, bra att jobba med agila processer som skapar resultat relativt fort och flyttar positionen från en gång till en annan.

Behöver en Frodo

Vem är då den rätta personen för att sköta detta krävande arbete? Sara förklarar att det mycket väl kan vara en intranätprojektledare. Men faktum är att de som jobbar med intranät sällan har möjlighet att enbart ansvara för ett projekt – de har en massa andra uppgifter att sköta samtidigt. Stakeholder management handlar mycket om att hålla möten, involvera människor, skriva nyhetsbrev och kommunicera för att hålla projektet levande. Eftersom de som arbetar med intranätet ofta är ansvariga för något annat område är risken stor att de blir avbrutna och inte kan jobba fullt ut med ett projekt.

Och som Sara förklarade tidigare bör stakeholder management pågå hela tiden – innan, under och efter. Personen som lämpar sig bäst för en uppgift som denna är därför en som är lite osjälvisk och nästan innehar rollen som en ofrivillig hjälte med många vänner på rätt ställe. En person som har ett nätverk av folk som ständigt jobbar med honom eller henne under hela projektet. Helt enkelt en karaktär likt Frodo i Sagan om Ringen.

Kommunicera lika budskap

Enligt Sara är de flesta stakeholders för intranätet ofta människor som har rätt så lite förståelse för vad som krävs för att ett intranät ska fungera. De har många åsikter, de förväntar sig att bli hörda, och de har i vissa fall väldigt mycket inflytande. Sara förklarar att dessa personer kan vara svåra att hålla på spåret. Därför gäller det att tidigt få dem på din sida så att de också kommunicerar ditt budskap.

Något som är av stor vikt är att hitta KPI:er (Key Performance Indicator) som man kommer överens om och kan kommunicera tillsammans. En bra idé, enligt Sara, är också att involvera skeptikerna i att ta svåra beslut för att på så sätt stärka förtroendet hos dem.

Till sist poängterar Sara också betydelsen av att använda design med omsorg samt att kunna påvisa felaktigheter och potentiella lösningar. Ju mer man kan kvantifiera sin rekommendation, desto bättre är det. Risken om man inte gör detta är att gräsrötterna för eller senare kommer att resa sig och gå emot allt, och sedermera etablera en egen informationskanal utanför ditt intranät.

Biografi Sara Redin

Med cirka 15 års erfarenhet i webbranschen har Sara Redin kunskap så att det blir över. I dag arbetar hon på danska Think! Digital där hon dagligen stöter på spännande utmaningar. Innan dess har hon under sju års tid jobbat som ERFA-gruppmoderator hos J. Boye i Danmark med fokus på bland annat digital strategi och governance. Vid sidan av arbetet värdesätter Sara tid med familjen och tre gånger i veckan ägnar hon sig åt sitt stora fritidsintresse – konståkning.

Vi frågar – Sara svarar

Vilken är den främsta utmaningen i arbetet med intranät i dagsläget? Det beror mycket på organisationen. Även om vi alla skulle vilja att intranätet var prioriterat så finns det andra system i organisationerna som är mer kritiska här och nu. Det gör att de stora lyften som kanske behöver göras blir svåra att få till.