Intranät i Sverige 2012

Om undersökningen intranät i Sverige 2012

101 intranätansvariga har deltagit i undersökningen. Vi kommer i denna artikel att berätta om hur intranät organiseras, används och styrs. Vi kommer även att redovisa vilka funktioner och tjänster som är viktiga och vanliga, samt även vad som inte är lika populärt. I denna artikel kommer ibland jämföra med resultat från Jane McConnells ”Digital Workplace Trends” rapporter. För mer information om ”Digital Workplace Trends”, kontakta Jane McConnell på info@netjmc.com.

Om du är intresserad av fördjupningar i materialet och vill diskutera resultatet i detalj så gör vi det gärna på någon av våra konferenser, i Intranätverks professionella nätverksgrupper, eller i en direkt dialog, kontakta gärna oss.

Intranätet som ingång till alla system

För många är det en lång resa tills intranätet blir en ingång till alla system och tjänster som medarbetarna behöver under sin arbetsdag. Det finns dock dom som redan har kommit långt i sitt arbete med att göra intranätet till det främsta verktyget för sina medarbetare oavsett verksamhet. Fler och fler anser att den nya typen av avancerade intranät kan kallas för ”digitala arbetsplatser”. Vi tycker det är olika namn för samma sak.  Vår definition av intranät hittar du här.

Historiskt har intranätet av många organisationer endast använts som en elektronisk anslagstavla, en digital variant av den tryckta personaltidningen, med inslag av telefonbok samt för publicering av viktiga dokument. Denna typ av intranät blir gradvis allt oftare ersatt av intranät som fungerar som digitala arbetsplatser, med åtkomst till de system och tjänster som vi behöver för att kunna göra vårt jobb.

För de flesta är det det en ambition, en strävan att göra intranätet till ett verktyg som täcker medarbetarnas behov av kommunikation, information, självbetjäning, samarbete, problemlösning, kunskapsdelning och utbildning med mera. är intranätet ingången till alla system

Ansvar för intranätet

Kommunikation är den avdelning som med förkrossande majoritet har ansvar för intranätet och intranätförvaltning. Hela 70 % av organisationerna har kommunikationsavdelningen som ansvariga för intranätet. I den resterande tredjedelen av svaren kommer IT först med cirka en sjundedel av organisationerna följt av marketing (en tiondel) och HR ca 5 %.

I Sverige är kommunikationsavdelningen traditionellt ofta de som har haft ansvaret för intranätet, enligt vår erfarenhet och kunskap. Nu börjar det traditionella intranätet, som kommunikationskanal, ersättas av intranätet i dess nya skepnad som arbetsverktyg (den digitala arbetsplatsen). Då intranätet allt oftare ses som ett verksamhetskritiskt verktyg för alla medarbetare, blir det allt tydligare att fler organisationsinterna nyckelfunktioner måste ges och också ta ansvar för intranätet.

Förväntningarna hos medarbetarna på intranätet baseras idag inte endast på organisationens egna intranät och dess utveckling över tid, utan allt mer på externa tjänster på internet som medarbetarna använder på sin fritid OCH ibland även på jobbet. Då kraven och behoven ökar på att tillgodose medarbetarnas förväntningar anser vi att intranätet (den digitala arbetsplatsen) bör vara en egen stabsfunktion direkt underställd ledningen. 

Vilken avdelning har ansvaret för intranätet

Huvudsyftet med intranätet

Huvudsyftet med intranätet är tydligt kommunikation, kan vara en avspegling av att kommunikationsavdelningen ofta är ansvarig för intranätet, men kan också vara ett uttryck för att intranätet är den primära kommunikationskanalen och att kommunikation är en av de viktigaste syftena för intranätet. Vilket i så fall naturligtvis ofta gör kommunikationsavdelningen ansvarig för intranätet. Eller så är det kommunikationsavdelningens ansvar för intranätet som gör det till i först hand en kommunikationskanal och att intranätets användningsområde för processoptimering, som verktyg och till själv-service (till exempel inom HR) kommer i andra hand.

Att göra arbetet lättare för kollegorna är också ett viktigt syfte, i detta bör även kunskapsdelning kunna grupperas, likväl som samarbete. Att intranätet ska göra arbetet enklare, är ett tecken på att intranätet ses som ett viktigt inslag i arbetet och alltmer blir verksamhetskritiskt.

Vad skulle hända i din organisation om intranätet var otillgängligt under en vecka? Att stödja organisationens behov, stödja verksamhetens värderingar och kultur, produktivitet/effektivitet och stödja affärsstrategin är andra viktiga faktorer. Dessa syften anser vi vara mycket viktiga och vi har länge argumenterat för att de borde vara högt prioriterade.  Kommunikation och kunskapsdelning är medlen för att nå effekt och verksamhetens mål, vilket borde göra ”stödja verksamhetens behov” till intranätets viktigaste syfte.

Intressant att notera är att ”reducera email” anses lika viktigt som att stödja affärsstrategin. Och att spara kostnader verkar inte vara viktigt alls som uttalat syfte för intranätet. Det måste tolkas som mycket positivt eftersom ”spara kostnader” istället kan anses vara en indirekt konsekvens av att intranätet bättre stödjer verksamhetens behov! vad är huvudsyftet med intranätet

Är Intranätet den primära informationskällan?

Intranätet är den primära informationskällan för drygt hälften av de organisationer som svarat på undersökningen. Och inom en snar framtid kommer det att vara verklighet för mer än 90% av organisationerna.

I många fall har intranätet ersatt informationskällor som personaltidningar, anslagstavlor, epost som tidigare varit de viktigaste källorna till information. Trots att de har ersatts av intranätet, så har de tidigare källorna till information inte alltid tagits bort, utan de finns kvar som komplement. Det är bra eftersom vi har olika informationsbehov och föredrar att ta till oss ny information på olika sätt.

Kom ihåg: All kommunikation sker på mottagarnas villkor!

är intranätet den primära informationskällan

Vilka tjänster finns länkade från intranätet?

Länkar till personalsystem, tidsregistrering och ekonomisystem finns hos två tredjedelar (runt 70%) av organisationerna. Det är ändå lite förvånande att det inte finns länkar till verksamhetssystem i större utsträckning. Framförallt att kanske epost, eftersom eposten var ett av de första verksamhetssystemen som har haft ett webbbaserat användargränssnitt som standard. Att inte alla typer av verksamhetssystem finns länkade på intranätet, beror förstås också på att alla typer av system inte finns i alla organisationer, eller att systemen inte är webb-baserade.

Drygt en tredjedel har länkar till självbetjäning, en andel som rimligtvis borde öka till nästa undersökning. Banker och andra samhällsinstitutioner har gjort oss användare vana vid självservice och det finns två goda anledningar till att använda sig av självservice i större utsträckning; för den anställda är det  smidigare att själv hantera olika typer av ansökningar och ärenden som t.ex. semesteransökningar. För arbetsgivaren finns det möjlighet att förbättra processer och göra hanteringen effektivare.

Mer om självservice i denna rapport från Razorfish, Corporate Intranets Best Practices Report, en rapport som fortfarande känns aktuell. Att ha länkar är en god början och ett effektiv sätt att enkelt tillgängliggöra åtkomst till verksamhetens system. Ett integrerat intranät med funktioner ”i” intranätet är kostsamt att införa och är inte alltid det som ger störst effekt för verksamheten (baserat på storleken av investeringen). Men länkar till samtliga möjliga verksamhetssystem, det bör man ha på sitt intranät!

har ni från intranätet en länk till följande

Vilket system används för intranätet?

I Sverige är Episerver det mest använda systemet med en dryg tredjedel av alla installationer, vilket skiljer sig mot bland annat Danmark där SharePoint är det ledande systemet. Därefter följer gruppen Annat med över en fjärdedel av intranäten och först på tredje och fjärde plats återfinns Sharepoint i versionerna 2007 och 2010 som tillsammans står för vart femte intranät. Notes används av nästan var tionde organisation. Andelen egenutvecklade intranät är minskande mellan de undersökningarna 2011 och 2012, vilket överensstämmer med trenden på den danska marknaden.

vilket system använder ni till intranätet

Används formulär på intranätet?

Minst en tredjedel av de som svarade på undersökningen har inte elektroniska formulär på intranätet. En femtedel planerar att införa det, men har inga i dagsläget. En fjärdedel har formulär som fungerar, vilket är glädjande! Formulär är ett sätt att göra intranätet till ett verktyg i arbetet, att flytta manuella rutiner till ett elektroniskt flöde kan rätt utfört bli en succé. Att införa elektroniska formulär innebär ofta projekt som är tvärorganisatoriska och kräver naturligtvis ofta ett engagemang från många nyckelpersoner och intressenter i hela organisationen.

När elektroniska formulär och arbetsflöden blir införda på ett bra sätt, sparar de mycket tid och frustration för anställda och för de som administrerar arbetsflödena. Det blir helt enkelt en bättre service för medarbetarna, och det är något som varje intranät måste ta till sig att: Allt handlar om service (Fredrik Wackå). Typiska exempel på elektroniska formulär som kan ge bättre service är tidsregistrering, introduktion av nya medarbetare, mötesbokningar och beställningar av varor och tjänster, bland annat resebeställningar. använder ni elektroniska formulär

Används podcast på intranätet?

På 9 av 10 svenska intranät används inte podcasting. Detta är en låg siffra jämfört till exempel med rapporten ”Digital Workplace Trends 2012”, av Jane McConnell, där 40 procent av organisationerna använder sig av eller planerar att använda sig av podcasts. Det finns tyvärr inte mycket publicerat om podcasts på intranät i form av god praxis, en bra fallstudie är dock denna om hur BT använder sig av podcasts.

En av fördelarna med podcasting är att du kan lyssna samtidigt som du kör bil, åker kollektivt till jobbet, eller när du utför ditt arbete. Exempel där podcasting kan användas på intranät: tal och presentation från ledningen, utbildningar, möten, säljpresentationer.

använder ni podcast

Används video på intranätet?

I motsats till podcasts så är video mer utbrett på de svenska intranäten. Det finns en stor spännvidd mellan amatörvideos tagna med till exempel mobiltelefoner och professionella videoproduktioner. Video används enligt vår erfarenhet mest till nyhetsförmedling samt till instruktions- och utbildningsfilmer. Dock används video endast på hälften av intranäten i undersökningen. Men på nästan var femte av dessa intranät, så anses video fungera bra!

använder ni video

Största utmaningen för sociala medier på intranätet?

Kulturen är den största utmaningen för sociala medier i organisationerna som svarat på enkäten. Tätt följt av ”Stöd från ledningen” och ”Verksamhetens interna politik. Dessa svar gör det tydligt att utmaningen med sociala medier är att dom inte passar in i det traditionella sättet att bedriva verksamhet. Transparens och möjligheten för fler att delta i diskussionen om verksamhetens vardag ställer stora krav på organisationer där; information är makt, inställningen är ”det vet vi redan” samt där en hierarkisk organisationsstruktur och informationssilos är det normala.

Var femte organisation uppger att andra projekt har högre prioritet, och var sjätte pekar på säkerhet som en utmaning. Positivt är att endast var tionde organisation pekar på bristande intresse hos medarbetarna.

vilken är den största utmaningen när det gäller sociala medier internt i verksamheten

Bloggar på intranätet

En tredjedel av använder bloggar internt och det fungerar eller till och med fungerar bra! En sjättedel har inte bloggar idag men planerar att införa det, medan 4 av 10 inte alls använder bloggar internt. använder ni interna bloggar

Mikrobloggar på intranätet?

Mikrobloggar har inte slagit igenom på de svenska intranäten i någon större utsträckning. Färre än var tionde intranät har idag fungerande mikrobloggar och om de som planerar införa mikrobloggar lyckas, kommer endast var femte svenskt intranät ha mikrobloggar i en snar framtid.

Diskussionsforum på intranätet?

En av tre organisationer använder sig av forum och det tycker att det fungerar. För fem procent av de som använder sig av forum anser att det inte fungerar. Fyrtio procent har inga planer på att införa forum alls, medan var sjätte organisation har planer för användning av forum.

Sedan förra undersökningen har antalet organisationer som använder sig av forum ökat från 25% till 35% samtidigt som andelen som inte tycker att det fungerar minskat rejält. I takt med att organisationer inför funktioner med aktivitetsströmmar och andra verktyg med forumliknande inslag, tex. Yammer osv ska det bli intressant att följa utvecklingen framöver. Använder ni forum

Wikis på intranätet?

Vi kan krasst konstatera att användningen av Wikis inte är utbredd. Endast var femte använder sig av wikis och av dom anser en tredjedel att det inte fungerar! I globala undersökningar är det betydligt fler som använder sig av Wikis, t.ex är det över 80% av de ledande organisationerna i Jane McConells undersökning (2013) som använder sig av wikis.

använder ni Wikis

Mobil och intranät

Framtiden är här och den är mobil säger “alla”. Vi vet inte riktigt om framtiden har anlänt, då undersökningen säger att endast 5% har en mobilversion av sitt intranät. Och 1% säger att det inte fungerar. Rapporten “Digital Workplace Trends 2013” pekar på att ledande organisationer har investerat i mobilversioner av sina intranät/digitala arbetsplatser och ser det som mycket viktigt.

använder ni mobilversion