Intranät och personalisering

”Personalisering handlar i grunden om att lära sig vad som verkligen betyder något för en viss individ och sedan använda den kunskapen till att leverera en skräddarsydd tjänst eller produkt till individen ifråga. Personalisering kan ses just som förmågan hos en verksamhet att leverera rätt produkt eller tjänst på rätt sätt i rätt tid till rätt person och är ett koncept som är tillämpbart i alla kanaler, såväl fysiska som digitala.”

Oscar Berg, 2009

Intranät personalisering kan göras ur de tre aspekterna:

  • Innehåll
  • Funktionalitet
  • Presentation

Denna artikel fokuserar på presentation av innehåll.

Intranät personalisering – innehåll

För att personalisera innehållet för den enskilda användaren (genom profilbaserad filtrering) behöver användaren ange vissa egenskaper/attribut om sig själv. Egenskaperna utryckts med hjälp av nyckelord (så kallad metadata). Frågor som användaren ska besvara är

  • Jag arbetar med…
  • Jag är intresserad av…
  • Jag jobbar på…

För varje enskild fråga kan flera nyckelord anges. Exempel.

  • Jag arbetar med: ekonomi, verksamhetsutveckling, projekt
  • Jag är intresserad av: ledarskap, personalfrågor, friskvård
  • Jag jobbar på: Volvo, fabriken, stad, industrigatan

All information som publiceras måste ha angett nyckelord som svarar på ovanstående frågor. De är

  • Ämne (frågorna Jag arbetar med och Jag är intresserad av).
  • Organisation och plats (motsvaras av frågan Jag jobbar på)

Information matchas mot användarens angivna egenskaper (profilbaserad filtrering) och visas för användaren. Det gäller dokument, nyheter och mycket annat. I förlängningen bör även personalisering innefatta de tjänster (verktyg/funktioner/applikationer) som erbjuds via intranätet.

Personalisering innebär INTE att information kan väljas bort av den enskilda användaren. I arbetet med  personalisering är det viktigt att ange vilken information som ska ses av ”alla”. Med alla menas alla inom en viss kontext, tex. organisation: alla som jobbar på lagret eller ämne: alla som jobbar med ekonomi. Detta styrs genom målgrupp i metadataramverket (se nedan)

De kontrollerade ämnesorden (de valbara nyckelorden) fastställs och ägs av Intranätansvarig (läs mer om förvaltning).

Intranät personalisering – viktiga saker att tänka på

Metadata (ämnesordlista) utgör basen för en god sökbarhet och hittbarhet, och kan bidra till ett bra intranätsök / verksamhetssök.

Inom en intranätförvaltning blir metadata, den kontrollerade ämnesordlistan, ett av de viktigaste objekten att förvalta. Arbetet med metadata, ämnesordlista,  bör göras i samarbete mellan sökredaktör, intranätansvarig och ansvarig för dokumenthatering.

Ämnesordlistan böra vara en del av det metadataramverk, mycket väl beskrivet av Västra Götalandsregionen ”Informationsmodell: Metadata för Episerver CMS”.

En kontrollerad ämnesordlista måste oftast arbetas fram, då det generellt saknas i de flesta organisationer. Med utgångspunkt från befintliga intranät, kategorisering av styrdokument och kortsorteringsövningar. Befintliga intranät har ofta en navigeringsstruktur som bör kunna utgöra basen i en grundläggande ämnesordlista. Därefter bör kortsorteringsövningar genomföras (se Card Sorting). Inom ramen för arbetet med en ämnesordlista bör resultaten i rapporten ”Intranet in a Box”, av Customer Carewords, studeras eftersom ämnesordlistan hänger ihop med navigations- och informationsstruktur för ett intranät.

Den kontrollerade ämnesordlistan måste också samordnas med t.ex. dokumenthantering och den hantering av metadata.