Information

En av de allra viktigaste uppgifterna för ett intranät är att ge medarbetarna tillgång till den information de behöver för att göra sitt jobb. Genom att kontinuerligt arbeta med organisationens informationshantering, där dokumenthantering ingår, kan användarna få tillgång till rätt information som är enkel att hitta. Bra informationshantering leder till ett bra intranätsök.

För att lyckas med informationshanteringen krävs det en god kvalitet på informationen och att organisationen har en god allmän informationshygien. En god informationshygien innebär att information som är gammal och inaktuell regelbundet tas bort enligt fastställda rutiner. I offentliga organisationer finns rutiner och riktlinjer fastställda i så kallade dokumenthanteringsplaner.

Livscykelhantering av information

Med livscykelhantering avses att informationen som är publicerad inte är RUTten, dvs. Redundant, Utgången eller Trivial.

I praktiken betyder det att informationen ska gallras enligt fastställda principer. Frågan som ska besvaras är: När ska information raderas, arkiveras eller uppdateras? All information som publiceras måste ha information om när den är skapad, publiceras, uppdaterad (ändrad) och beräknad livstid. Genom kategorisering av information kan dess livslängd bestämmas. Exempel:

  • En policy har ofta en lång giltighetstid, kanske 10 år
  • En nyhet ska arkiveras efter 6 månader
  • Evenemangsinformation ska arkiveras efter att den inträffat

Metadata

Metadata är information om informationen, den beskriver informationens karaktär. Med hjälp av metadata kan information klassificeras och kategoriseras. I de allra flesta publiceringsverktyg och dokumenthanteringssystem finns det en uppsjö av metadata som antingen kan fyllas i av användaren eller av systemet självt. De metadata som är viktigast för informationshanteringen har att göra med olika typer av datum:

  • Skapat
  • Publicerat
  • Ändrat
  • Arkiveras

Övriga metadata som är användbar i informationshantering och dokumenthantering är klassifikation och dokumenttyp. Klassifikation, ofta användas begreppet kategorisera, används för att ordna och dela upp information i olika grupper och göra den översiktlig. Genom att dela upp informationen i olika kategorier kan livscykelhanteringen underlättas, t.ex. genom att bestämma vad som är policydokument, och sen ha en regel som säger att alla policydokument har en giltighetstid på 10 år från publiceringsdatumet osv.