Hur mår Sveriges intranät 2014?

Pierre Du Rietz (Web Service Award)

Pierre Du Rietz delade med sig av resultat från trendrapporten: ”Hur mår Sveriges intranät 2014?”. Den årliga studien, som startade 2008, kartlägger statusen på Sveriges intranät och dess organisationer enligt intranätansvariga. Studien genomförs av Web Service Award, och i år har Intranätverk varit med och bidragit.

Pierre Du Rietz kommer från Web Service Award som arbetar med undersökningar och mätningar av företags intranät och webbplatser. Därför är det kanske inte så konstigt att Pierre värdesätter den viktiga variabeln av att kunna mäta och påvisa effekt. Web Service Award genomför varje år studien: Hur mår Sveriges intranät? Resultatet är en sammanställning av intervjuer/enkäter med ansvariga i intranätbranschen. I Pierres presentation på Intranätverk: Malmö fick vi ta del av några viktiga slutsatser från undersökningen om intranät 2014.

Antal användare, åtkomst och ingång

Pierre berättar att de flesta intranät har fler än 500 användare. En siffra som kan låta hög, men kan förklaras av det faktum att mindre organisationer ofta inte är i behov av ett intranät. Enligt Pierre är det i de flesta fall först när man kommer över 50 anställda som det finns en anledning att ha ett intranät. Vidare förklarar Pierre att de flesta personer i dag har tillgång till intranätet utanför arbetsplatsen. Endast åtta procent har svarat att de bara når intranätet på arbetsplatsen.

Frågan man dock kanske bör ställa sig är vad som egentligen klassas som en arbetsplats i dagsläget. Hur kommer man då åt intranätet? Enligt Pierre finns det två principer. Den ena är att man börjar på en gemensam startsida i organisationen. Alltså att man startar i det stora perspektivet (där alla ser samma sak) och sedan vandrar vidare nedåt. Den andra principen är ett personligt inlogg med en personlig startsida, vilket enbart fyra procent har angett att de har. 19 procent har svarat att de har en kombination av dessa två.

Arbetstid och administration av intranätet

Hur mycket tid jobbar egentligen de som är ansvariga med sina intranät? Undersökningen visar att de flesta arbetar mindre än 50 procent med intranätet, vilket alltså betyder att merparten av alla intranätansvariga har intranätet som en arbetsuppgift bland många andra. Problematiken med detta, enligt Pierre, är att det uppstår en konkurrens om tid och blir en fråga om vad som kommer att prioriteras. Som Pierre förklarade tidigare finns de flesta intranät hos stora företag. Bland dessa är det vanligt förekommande att man har en decentraliserad organisation, det vill säga att många bidrar till innehållet.

Knappt en tredjedel har svarat att administrationen är centraliserad. Enligt Pierre är det väldigt intressant att se hur organisationen bakom ser ut eftersom det troligtvis påverkar hur man arbetar med intranätet och i slutändan även resultatet. I de organisationer där få jobbar med intranätet blir arbetet oftast enklare tack vare att man jobbar nära varandra och får en stringens i arbetet. Nackdelen är dock att tiden för dessa inte alltid räcker till. I en decentraliserad organisation kan många vara med och bidra till intranätet, men det är inte säkert att alla har den kunskap som krävs eller ens vill jobba med intranätet. Pierre förklarar att han i de flesta fall är motståndare till decentralisering då det är svårt att bli duktig på någonting man gör väldigt sällan.

Syfte – det absolut viktigaste

Enligt Pierre måste alla intranät ha ett syfte och ett mål, och det ska vara mätbart. På frågan om det finns ett definierat syfte med intranätet svarade 71 procent ja. För Pierre är det en gåta att inte 100 procent vet varför de har sina intranät. Vad är poängen med att ha någonting om man inte vet varför man har det? En lika oroväckande siffra är att enbart 46 procent upplever att undersidorna på intranätet har ett syfte. Pierre förklarar att detta innebär att många sidor på intranätet alltså är helt onödiga. Varför inte lyfta upp informationen så att varje sida har ett syfte och blir meningsfull? Pierre förklarar att vi här kan finna nyckeln till varför ganska många intranät går rätt så dåligt.

Som redaktör måste man vara rakryggad och ha inställningen att inget som inte har ett direkt syfte får komma ut på intranätet. Frågan man måste ställa sig är: Vad är syftet och vem vänder sig detta till? Enligt Pierre är det först då vi kan påvisa att intranätet faktiskt levererar någonting och inte bara finns där.

Användarvänlighet och information

En sammanställning av resultatet från Web Service Awards senaste 20 undersökningar visar att drygt 30 procent upplever att det är svårt att hitta på intranätet. Ännu fler tycker också att sökverktyget inte fungerar särskilt bra. Något som, enligt Pierre, visar att det finns ett navigations- och strukturproblem på många intranät. Vad gäller information ser dock siffrorna relativt bra ut, vilket betyder att navigationen och strukturen har större brister än själva informationen. Pierre förklarar att detta är något som många bör ta fasta på för att förbättra intranätet i sin helhet.

Kvalitetssäkring av innehåll

Hur jobbar vi med innehållet? Enligt Pierre pekar resultatet tyvärr på att de flesta inte har rutiner för att jobba med kvalitetssäkring av innehållet. Och, som vi alla förstår, innebär detta att en hel del av innehållet på intranätet är irrelevant. Pierre menar att en lösning skulle kunna vara att redaktörerna får kontinuerliga påminnelser om att kontrollera all information. Vidare kan det också vara bra att utnyttja potentialen hos användarna genom att även de kan rapportera felaktigheter. För den fullständiga rapporten och fler undersökningar, besök Web Service Awards webbplats.

Biografi Pierre Du Rietz

För mer information om Pierre, besök hans profil på LinkedIn.