HRs roll på intranätet / digitala arbetsplatsen

Den digital och den fysiska arbetsplatsen

Vi står idag inför en stor förändring av organisationer och deras arbetssätt, en digital omvandling. HRs roll på intranätet och förändringen av den fysiska och den digitala arbetsplatsen (läs intranät) går hand i hand, ny teknik ger möjlighet till nya arbetssätt, som samtidigt kräver ny teknik, nya organisationsformer och ett nytt ledarskap (Global Human Capital Trends 2015, Leading in the new world of work). Den stora utmaningen i den digitala omvandlingen är kulturell. Organisationskultur, ledarskap och anpassade regelverk är det som hjälper eller stjälper den förändringsresa som precis har påbörjats. Här är ett strategiskt ledarskap från HR avgörande. Och en möjlighet för organisationer att bli attraktiva som arbetsplatser.

Den digitala arbetsplatsens / intranätet syften

HRs roll på intranätet / den digitala arbetsplatsen bör vara självklar och framträdande. Intranät / digital arbetsplatser har två huvudsyften. 

  • Att fungera som kulturbärare och -förstärkare
  • Ge medarbetarna verktyg för att sköta sitt jobb (självservice OCH verksamhetssystem)

HRs roll på intranätet / digitala arbetsplatsen

Specifikt så kan HR särskilt driva arbetet inom följande delar av de intranätet/den digitala arbetsplatsen:

  • Organisationskultur och förändringsledning
  • Introduktion för nyanställda
  • Kompetensutveckling 
  • Kunskapsbanker
  • Självservice

Organisationskultur och förändringsledning

Samarbetsfunktioner ger möjlighet att stödja och stärka organisationskulturen. Interna sociala nätverk (t.ex. som Yammer/Tibbr och Jive) ger möjligheter att stödja ett kommunikativt ledarskap , hitta kompetens, kunskapsdelning, få svar (råd och stöd) av kollegor samt även främja verksamhetsutveckling innovation. Stora kvalitetsförbättringar kan uppnås relativt enkelt genom att det blir enklare att dela med sig av och sprida goda erfarenheter. För att inte tala om all arbetstid som sparas. Praktikfall: Scanias globala sociala nätverk – en snabbare väg till kunskap (video, ca 20 minuter).

Introduktion för nyanställda

Introduktion för nyanställda är ett område där intranätet kan ge ett kostnadseffektivt och välfungerande stöd för nyanställda. De kan genom ett introduktionsprogram (uppdrag, videos, dokument) lära sig om organisationen och sin roll och i slutändan även genomgå test för att följa upp att de förstått och tagit till sig nödvändig baskunskap om organisationen. Ett prisbelönt exempel är NNE Pharmaplans introduktionsprogram för nyanställda (video, ca 20 minuter).

Kompetensutveckling

Ett annat område där den digitala arbetsplatsen verkligen kan ge stort genomslag är inom kompetensutveckling. Genom att erbjuda möjligheter till utbildning och uppföljning via intranätet kan medarbetarna själv bestämma när och hur de ska gå utbildningar och genomföra tester och certifieringar. En annan aspekt är den interna arbetsmarknaden, viktig för att behålla kompetens samt ge medarbetarna möjlighet att utvecklas genom att byta arbetsuppgifter. Vanligt förekommande är:

  • Utbud och anmälningar till kurser, utbildningar mm
  • E-Learning
  • Certifiering
  • Platsannonser / Intern arbetsmarknad
  • Personprofiler, ge medarbetarna möjlighet att själva beskriva sin kompetens

Kunskapsbank

Inkluderar all dokumentation, webbplatser och handböcker som ger svar på vanligt förekommande frågor och ger stöd till medarbetare och chefer kring:

  • Lön
  • Pension
  • Arbetsmiljö
  • Ledar- och medarbetarskap
  • Utvecklings- och lönesamtal
  • Tjänsteresor
  • Mötesteknik

Självservice

I väl fungerande intranät erbjuds medarbetarna god självservice som inkluderar bland annat:

  • Lönebesked
  • Tidsredovisning (flex mm)
  • Ledighetsansökningar
  • Redovisning av egna utlägg
  • Friskvårdsbidrag (ansökan)
  • Resebeställningar

Referenser