Extreme intranet makeover

Anna Feltsen (Addtech)

”Det finns ingen mening med att köpa Ferrari om det är Skoda man behöver.”

I sin presentation ”Extreme intranet makeover” på Intranätverk: Stockholm berättade Anna Feltsen om Addtechs rekordsnabba resa med att plocka fram ett helt nytt intranät. En resa som resulterade i en stabil plattform och ett återuppstått intresse bland medarbetarna.

Vad gör man när man inser att användarna beskriver sitt intranät som en plats dit dokument kommer för att dö? Vad gör man när man inser att företaget har vuxit ifrån sin befintliga leverantör? Och vad gör man när man har koncerninformation på 120 SharePoint-sajter och i 147 dokumentbibliotek?

Dessa var frågor som Anna Feltsen och hennes kollegor i Addtechs intranätgrupp ställdes inför när de för drygt ett år sedan bestämde sig för att se över intranätet. Deras gemensamma lösning var ganska simpel: ”Vi måste börja om” – helt enkelt göra en ”extreme intranet makeover”.

Stora utmaningar

För att förstå vilka utmaningar Addtech stod och, även i dag, ställs inför krävs lite bakgrundsinformation om företaget. Addtech är en teknikhandelskoncern som består av cirka 140 starkt decentraliserade och entreprenörsdriva dotterbolag. Moderbolaget i sig är väldigt litet men hos dessa dotterbolag finns i dag cirka 2000 anställda – ett antal som ständigt växer i takt med att dotterbolagen ökar. Och till allt detta finns ett centraliserat intranät.

Därför är det kanske inte så konstigt att företaget har en stor förbättringspotential när det kommer till intranätet. Anna förklarar att en av de största utmaningarna hon och hennes kollegor har är att leverera centrala IT-tjänster i den här decentraliserade världen.

Börja om på nytt

När Addtech beslutade sig för att börja om på nytt med intranätet insåg man att det krävdes någonting att relatera till. Anna berättar att enkelhet och effektivitet var två ord som togs som gisslan och ständigt finns i grunden när företaget tittar på intranätfrågor.

Den första konkreta åtgärden som vidtogs var att Anna och hennes kollegor började titta sig runt och lära av andra: Vad gör alla andra? Och hur lyckas de? I samma skeende satte de sig också ned i företagets intranätforumgrupp. Anna förklarar att gruppen består av en extremt engagerad koncern-VD och en minst lika engagerad koncern-CFO. Till detta tillkommer personal från kommunikation och IT som arbetar aktivt med intranätfrågor.

I intranätforumgruppen diskuterades vad som var bra, vad som var dåligt samt hur företaget skulle kunna etablera en bättre kontakt med sina dotterbolag. Anna berättar att man ville skapa möjligheten för alla dessa dotterbolag att ha sina egna intranät inom en global lösning. Ett annat mål var att fokusera på samarbetsytorna – helt enkelt att bolagen skulle kunna samarbeta på ett bra sätt.

Ny leverantör

Det hela resulterade i en lättare variant av kravspecifikation, vilken låg till grund för sökandet efter en ny leverantör.

Som vi alla vet är det inte alltid helt enkelt att hitta en ny leverantör. Anna berättar att Addtech tittade på ett antal olika leverantörer som målade upp många fina lösningar. I detta skeende är det, enligt Anna, viktigt att hålla hårt i sin kravspecifikation för att inte ryckas med i något man egentligen inte behöver. Efter mycket letande hittade Addtech en leverantör som matchade företagets önskemål.

Bygga från grunden

När en ny leverantör väl var funnen valde Addtech att pensionera det man tidigare hade. Det handlade helt enkelt om att bygga om från grunden. Vad gäller informationsflytten förklarar Anna att det mesta gjordes manuellt av den enkla anledningen att det behövde städas.

Under arbetet med att starta om tog Anna och hennes kollegor fäste vid de nyttiga diskussioner som fördes vid projektets uppstart: Vad vill vi med vårt intranät? Hur ska meny och navigering se ut? Vilken information ska finnas kvar? Och vilka funktioner ska aktiveras?

Lansering

Vid själva lanseringen förstod Anna och hennes kollegor direkt att de stod inför en tuff utmaning med att skapa intresse kring intranätet. Men med några smarta knep, varav ett förklaras mer utförligt i videon av Annas presentation på Intranätverk 2014: Stockholm, lyckades man få fler anställda att besöka intranätet.

Resan i korthet

  • I oktober kom uppvaknandet – insikten att det måste börjas om
  • Under november hämtades inspiration från andra och sökandet efter en ny leverantör påbörjades
  • Precis innan jul skrevs det avtal med en ny leverantör och Addtech var redo att köra igång i januari
  • I januari var det dags för uppstartsmötet för intranätprojektet
  • Det största jobbet var från mars till maj, under denna period lades mycket tid på att flytta information, visa och definiera vad som skulle fås ut av intranätet
  • I maj skedde själva lanseringen av intranätet

Hur ser intranätet ut i dag?

Till skillnad från tidigare är all koncerninformation i dag samlad i en och samma undermeny. Anna berättar att dotterbolagen också har möjligheten att ha sina egna intranät inom den globala lösningen. De gemensamma samarbetsytorna kan skapas och tas bort efter egna önskemål, någonting som också gäller länkarna. Utöver detta finns ett gemensamt nyhetsflöde där bolagsinformation och nyheter kan styras.

Det har alltså hänt en hel del sedan Anna och hennes kollegor ställdes inför utmaningen att plocka fram ett nytt intranät för Addtech. Den rekordsnabba resan har resulterat i en stabil grund att stå på och ett intranät som för första gången väcker intresse bland medarbetarna. Och även om det finns mycket kvar att göra är den gemensamma uppfattningen i företaget att projektet har varit lyckat.

Biografi Anna Feltsen

Med mer än 13 års erfarenhet från IT-branschen jobbar Anna Feltsen i dag som Service Manager för IT och infrastruktur på Addtech. Stort fokus ligger på IT-tjänsteleveransen till dotterbolagen inom Addtech där mycket användar- och leverantörskontakter ingår. Till detta är Anna även extremt engagerad i intranätarbetet – hon drivs av att IT ska skapa värde för användaren. Privat är Anna, utan inbördes ordning, pysseltokig, mamma, fru och nyfrälst löpare.