Bra intranät = se till att få grunderna rätt

Hur får man de anställda att använda intranätet? Genom att fixa det! Men hur ska man då gå till väga? Nyckeln är att lägga fokus på grunderna och underlätta för de anställda att lösa sina dagliga uppgifter, då har du ett bra intranät. I sin presentation på Intranätverk 2014: Göteborg delade Jostein Magnussen från Netlife Research med sig av några enkla och praktiska knep.  

Som intranätansvarig är det självklart väsentligt att ha ett kärleksförhållande till sitt intranät. Men frågan är om de anställda är lika förtjusta i det? Enligt Jostein Magnussen finns det ett gap mellan de som utvecklar intranätet och de som använder det. En del hatar det, en del drar sig från att besöka det, och vissa är till och med omedvetna om att ett intranät existerar. Den grundläggande frågan som Jostein tog upp i sin presentation på Intranätverk 2014 var: Hur får man de anställda att använda intranätet? Det enkla svaret är att fixa det, vilket kan åstadkommas genom flera olika åtgärder.

”En sak som du kan vara säker på är att demokrati aldrig har byggt ett bra intranät.”

Bra intranät

En bra start är att producera mindre innehåll. I många organisationer i dag läggs det stort fokus på att skriva artiklar, något som ofta resulterar i att intranätet till slut blir gigantiskt. Detta gör det också svårt för redaktörerna att hantera innehållet på ett bra sätt. Fokus ska alltså ligga på kvalitet istället för kvantitet. Det mest väsentliga är dock att få grunderna rätt. I dag är det mycket prat om att intranät ska vara sociala, mobila och snygga designmässigt. Men enligt Jostein gör detta ingen nytta så vida inte grunderna finns på plats. Ett intranät ska vara till för att lösa de simpla uppgifterna – de vardagliga problem som de anställda ställs inför. Inledningsfasen av ett intranätprojekt består nästan alltid av en målformulering. Dessa mål är i 90 procent av fallen lika för alla intranät:

  • Underlätta för arbetet
  • Bättre kommunikation
  • Bygga företagskultur

Men något som faktiskt kan vara till större hjälp är att definiera det som intranätet inte ska vara, till exempel:

  • Det enda arbetsverktyget
  • En informationskanal
  • Lösningen för alla kulturella problem
  • Ett substitut för x antal system

När målen eller ”inte-målen” är spikade blir nästa steg att titta på vad användarna behöver. Vilka uppgifter anser de är viktigast och hur kan man stödja dem?

Det har genomförts en stor undersökning om vad användarna tycker är viktigast på intranätet. I Josteins presentation (ovan) på Intranätverk 2014 får ni lite bakgrundsfakta. Resultatet visar att merparten av deras tid går åt till ”core business”, det vill säga deras kärnarbete. Detta kan självklart variera beroende på i vilken organisation de arbetar. Något som därför är viktigt är att anpassa intranätet så att den anställde direkt får tillgång till det som berör dennes huvuduppgifter. Nummer två på listan är nyheter. Det kan tyckas vara onödigt att fylla upp intranätet med nyheter, men i vissa organisationer är det ett måste för de anställda att hålla sig uppdaterade om vad som händer både internt och i omvärlden. En bra sak att tänka på kan vara att intervjua de anställda om varför de anser att nyheter är viktiga och vilka nyheter de prioriterar. På så sätt blir det enklare att producera relevant material. Den tredje handlar om att hitta personer, något som ständigt figurerar bland toppuppgifterna på intranät. En självklar åtgärd som underlättar är att bygga ett bra personsök, vilket visserligen kräver tid och resurser, men som kommer att vara värt det i slutändan. Efter dessa tre följer saker som policy och riktlinjer, support samt system och applikationer.

”Du har målen, du har inte-målen och du har de viktigaste uppgifterna. Vad behöver du göra nu? Trycka på delete-knappen!”

För att skapa ett bra och användbart intranät gäller det att ta bort allt som inte stödjer de utsatta målen. Det är i grund och botten frågor om vad som är relevant respektive irrelevant samt välskrivet respektive inte välskrivet. Ett stort intranät med mycket information behöver alltså inte vara ett bra intranät. Ju mindre och enklare, desto bättre. Det är en lärdom vi tar med oss från Josteins presentation.

Biografi Jostein Magnussen

Jostein Magnussen
Jostein Magnussen

Jostein är en av grundarna till Netlife Research som drog igång för 13 år sedan. Tanken bakom företaget var att göra webbplatser och intranät enkla att använda, vilket Jostein och hans kollegor fortfarande applicerar i sitt vardagliga arbete. På hans CV finns arbete med webbplatser och intranät för flera stora organisationer.

Vi frågar – Jostein svarar

Vad skulle du säga är det mest intressanta med intranät?

Det är att intranät är i gränslandet mellan en webbapplikation, ett socialt nätverk som Facebook och något liknande en klassisk nyhetskanal. Du får helt enkelt en slags mix som är väldigt intressant.