Alla är redaktörer

ÖrebroBostäder jobbar ungefär hälften inne på kontoret och hälften ute på fältet. Då förstår ni säkerligen utmaningen som Jeanette Rådström hade med att göra ett intranät som passar alla, där alla är redaktörer. På Intranätverk 2014 berättade hon om den spännande och mödosamma resan från digital anslagstavla till socialt arbetsforum.

ÖrebroBostäder har cirka 23 000 bostäder, 40 000 hyresgäster och 400 medarbetare. Men bara en person i organisationen ansvarar för intranätet. Hon heter Jeanette Rådström och har under de senaste åren arbetat med att ta fram ett helt nytt intranät för det kommunala bostadsbolaget. En av de största utmaningarna som Jeanette ställdes inför var att hitta en lösning för att koppa ihop de som var verksamma inne på kontoret och de som höll till på fältet.

Användare = Redaktörer

Resan med ÖrebroBostäders nya intranät började med en grundlig undersökning där ett tydligt mål sattes upp samt hur detta mål skulle nås. Det tidigare intranätet hade levt i åtta år och det fanns en hel del saker som behövde förbättras. Något som låg högt upp på prioriteringslistan var att skapa en bra känsla för användarna. Man ville komma ifrån känslan av SharePoint och Microsoft i den mån möjligt och göra det tydligt för medarbetarna hur de åstadkommer saker med hjälp av intranätet.

Vi var tvungna att hitta en medelväg som inkluderar alla.

I och med att ÖrebroBostäder är ett bolag med anställda inom flera olika yrkeskategorier finns det personer med jättehög teknisk kompetens till de som knappt vet hur en dator fungerar. Därför var Jeanette tvungen att hitta en medelväg och försöka skapa ett intranät som inkluderar alla.

När Jeanette och hennes medarbetare lanserade det nya intranätet var de lite tveksamma på om folk skulle använda det, men den oron skulle visa sig vara helt obefogad. Varför? Mycket tack vare det gedigna arbetet med att skapa tydlighet. De olika funktionerna på intranätet är strukturerade på ett sådant sätt att de kan hittas och användas även av dem som inte har någon direkt datorvana.

På startsidan kan du exempelvis se dina olästa mail och skriva statusuppdateringar, och under ”Mina händelser” får du notifikationer från de grupper som du är med i. De valbara systemlänkarna är samlade under en flik som kan nås på hela intranätet och nu har alla också tillgång till bolagets bildbank för presentationer eller liknande.

En annan ny funktion på intranätet är att alla medarbetare i dag är medlemmar på en särskild enhetssida. När någon skriver, delar ett dokument eller liknande på sidan får man en notifikation om det. Detta betyder att du, oavsett om du är ute eller inne, är föräldraledig eller på semester, alltid kan ta del av det som händer på din enhet.

Något som Jeanette är väldigt mån om är att alla ska få synas och höras på intranätet. Istället för att åka ut och fota alla enheter själv bestämde hon sig för att anordna en tävling där alla skulle fota sin enhet. Detta blev en stor succé och bidrog till ett större intresse för det nya intranätet eftersom bilderna först kunde ses vid lanseringen.

Från att tidigare ha haft en ”vi-och-dem-stämpel” har ÖrebroBostäder numera ett intranät tillgängligt för alla, där alla är redaktörer. Och för att alla ska kunna vara delaktiga på intranätet har samtliga medarbetare fått en smartphone. Men resan slutar inte där, utan det finns en hel del idéer i Jeanettes huvud som hon vill förverkliga. Kanske bjuds vi på en uppdatering när det är dags för Intranätverk 2015…

Jeanettes råd för att skapa ett framgångsrikt intranät

  • Avgränsa dig: Sätt upp ett tydligt mål från början och sträva efter att nå dit först. Fortsätt sedan att bygga vidare.
  • Involvera många: Det är bättre att personer får testa intranätet och dess funktioner i ett tidigt stadie så de kan ge förslag på förbättringar.
  • Lär känna dina användare: Hur vill de att intranätet ska fungera? Det är inte ett intranät för dig utan ett intranät för dem.
  • Släpp fokus på nyheter: Det finns mycket annat som är viktigare.
  • Funktion framför allt.
  • Alla är redaktörer: Ge medarbetarna möjligheten att få säga sitt och vara med och bidra. Visst, det kanske dyker upp någonting negativt men det är bra för organisationen att snappa upp.
  • Aldrig färdiga: Saker kan ständig förbättras och det ska de anställda vara medvetna om.

Biografi Jeanette Rådström

Jeanette Rådström
Jeanette Rådström

Jeanette är webb- och intranätansvarig på ÖrebroBostäder AB (ÖBO) och har sedan 2007 arbetat med företagets digitala kanaler. Hon har under åren bland annat projektlett och lanserat en ny, prisbelönt webb (2009) och nu senast ÖBO:s nya, sociala intranät. Jeanette ansvarar även för ÖBO:s sociala medienärvaro. Älskar fotboll, hästar och New York.

Vi frågar – Jeanette svarar

Vad skulle du säga är det roligaste med intranät?

Att man slår lite underifrån. Intranät är en ganska bortglömd produkt – det är inte så många som intresserar sig eller lägger fokus på det. Så jag känner att jag vill lyfta intranät så att det ska bli allas favorit.