En inblick i forskarvärlden

Dick Stenmark är docent i informatik och arbetar på institutionen för tillämpad IT på Göteborgs universitet. Han har avsatt flera år åt att forska kring intranät ur olika perspektiv – bland annat design, policy och sök. I sin avhandling skrev han om hur man med hjälp av ett intranät kan lokalisera kompetens i sin organisation. Därefter har Dick tittat närmre på olika sökaspekter på intranät, och i dag forskar han kring organisationers användning av sociala medier.

Vi på Intranätverk har tagit några ord med Dick om hans tidigare forskning kring intranät, vilket har genererat väldigt intressanta resultat. I denna artikel delar han även med sig av sin kunskap i ämnet och sina tankar om intranät både i dag och i framtiden.

Du forskar i dag kring sociala medier – vilka resultat har du fått fram?

På sistone har jag fått ett uppdrag från MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) att se på hur myndigheter inom räddnings/krisorganisationer använder sociala medier för att skapa dialog med medborgarna. Och även titta på vilka attityder man har till sociala medier och desinformation – när man medvetet går ut med felaktig information i syfte att manipulera och vilseleda. Min slutsats var att det inte fanns någon direkt misstänksamhet mot sociala medier och att desinformation inte var något som man oroade sig för.

Om vi kikar på din forskning kring intranät – vad kom du fram till då? Var det något resultat som stack ut?

Det som var tydligast var att alla inblandade – management, intranätansvariga, kommunikatörer, medarbetare etc. – var överens om att intranätet var dåligt. Den gemensamma övertygelsen var att det var strukturen som var bristfällig och att det hela behövde styras upp hårdare. Vad min forskning dock visar är att den största internetapplikationen av dem alla (World Wide Web) just fungerar på grund av avsaknaden av strukturer och styrning. Alla får vara innovativa och göra vad de vill. Men på intranät tror folk att struktur är ett måste.

Varför är det så?

Det är ganska spännande. Vi blir lite itutade att ordning och reda är en dygd – det ska man ha. Ett bibliotek framhålls ofta som en förebild för ordning, men saken är den att det egentligen bara är ordnat för bibliotekarien som har studerat på högskola i fyra år. En person som besöker biblioteket har ofta ingen aning om vart böckerna finns och vad alla dessa bokstäver står för. Så egentligen är det en ordning som bara informationseliten förstår.

Ett intranät fungerar lite på samma sätt. Om en person organiserar materialet efter någon typ av struktur är det inte säkert att det kommer att passa de personer som strukturen är byggd för. Eftersom vi som individer tänker och jobbar på olika sätt är det väldigt svårt att hitta en struktur som alla skulle kunna komma överens om. På ett intranät behöver man inte ha endast en struktur eftersom det finns en massa olika ingångar till samma dokument. Det är mångfald och bra tekniska hjälpmedel, inte styrning och struktur, som är poängen. Skillnaden mellan webben och intranätet är också att på intranätet har du en liten informationselit som skriver allt, och de kan omöjligt veta allt.

Tror du att den där biten kan ändras i och med att intranät blir mer sociala?

Jag hoppas det, men för att det ska hända är det två saker som måste samspela. Det handlar dels om tekniktröskeln. Om man skulle ha en hemsida för ett antal år sedan var man tvungen att kunna knacka HTML. Det gjorde att Kalle på lagret och Kajsa i kassan inte riktigt fick tillgång till detta. Så där har de sociala medierna med bloggar, chatt, Twitter och Facebook sänkt tröskeln avsevärt. Men det andra och det som kanske är viktigast är policybiten. I många organisationer finns det en väl inarbetad tanke att det är redaktörerna som ska kommunicera och att de andra ska jobba. Man glömmer då bort att kommunikation i dag är en väldigt stor del av arbetet.

Vad skulle du säga är det mest intressanta med intranät?

Det finns flera aspekter. Dels är ett intranät ett verktyg inom en och samma organisation, och därmed finns det någon slags inbyggd gemensamhetstanke. Ute på webben kan det dra åt väldigt olika håll. Den här ”vi-känslan” är något som man kan utnyttja i sociala sammanhang – vissa saker som man inte vill exponera för världen kan man tänka sig att dela med sig av till kollegor.

Den andra biten är att en del av de tekniker som har tagits fram forskarmässigt aldrig går att realisera på webben eftersom den är för stor. Men ett intranät är mer hanterbart och du behöver inte ha en superstor dator för att implementera någon form av ny teknologi.

Finns det några framgångsfaktorer när man arbetar med intranät som du vill lyfta fram?

Jag är visserligen inte uppdaterad på det som händer nu, men IBM är ett företag som har gjort en intressant resa. De verkar ha anammat den här tanken om att man måste kunna lite på sina medarbetare. Om man som chef hela tiden tror det värsta om sina anställda blir det väldigt dåligt. Man måste få möjligheten att kunna bekanta sig med ny teknologi och därigenom utvecklas och hitta nya möjligheter.

Hur går dina tankar kring den digitala arbetsplatsen?

Det är väl något som har krupit på oss under flera år, och jag kikade lite på detta när jag forskade om intranät. Nästan allt som vi gör på kontoret i dag lämnar elektroniska spår efter sig. De här spåren går att använda för att dels förstå vad vi gör, så man kan designa bättre hjälpmedel för det, och dels säger de också något om vilka vi är. Genom dessa spår kan vi bygga upp profiler om oss som kan användas för att hjälpa oss i vårt arbete. Det finns visserligen ett potentiellt integritetsproblem, men jag tror att det är mindre på arbetsplatsen och på intranätet eftersom det jag gör där är jobbrelaterat.

Till sist slänger vi en liten blick på framtiden – vad tror du kommer hända i intranätvärlden?

Jag vet vad jag vill ska hända, och det är att man öppnar upp intranäten – man låter fler bli aktiva och utnyttjar de resurser som medarbetare är. Det finns väldigt, väldigt mycket information som ligger låst på medarbetares laptophårddiskar och i deras e-postsystem som skulle kunna användas mer effektivt om det gjordes sökbart. På smarta och enkla sätt kan du få reda få vilka kompetenser dina medarbetare besitter – det kan räcka med metadata för att exempelvis hitta att en person skriver på italienska på sin e-post. Detta utan att behöva exponera vad de skriver om.

Nyckeln till att World Wide Web har blivit så populär är att det går att få tag i allt i och med att alla är med och delar med sig. Och det skulle jag vilja se mer av på intranät – att den här sociala rörelsen expanderar. Alla kan vara aktiva och på så sätt kan man utnyttja den informationen för att synliggöra vad som är på gång.

Mer om forskning kring intranät.

Leave a comment

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *